Xây dựng hệ thống quản trị toàn diện cho Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng

Khóa luận tốt nghiệp về hệ thống quản trị Đoàn Thanh niên HV Ngân hàng. Nội dung gồm phân tích, thiết kế CSDL, giao diện và triển khai thực tế.

• Tác giả: Lê Xuân Trường
• Người hướng dẫn: Ts. Phan Thanh Đức
• Trường học: Học viện Ngân hàng
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý
• Đề tài: Xây dựng hệ thống quản trị toàn diện cho đội trực thuộc Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Giới thiệu về Hệ thống Quản trị Đoàn Thanh niên

Hệ thống quản trị Đoàn Thanh niên là một giải pháp công nghệ thông tin toàn diện được phát triển nhằm nâng cao hiệu quả quản lý các hoạt động của đội trực thuộc Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng. Khóa luận này tập trung vào việc xây dựng một nền tảng quản trị nghiệp vụ đoàn hiện đại, giúp tối ưu hóa các quy trình hành chính và quản lý thành viên. Hệ thống này được thiết kế dựa trên nhu cầu thực tế của tổ chức, với mục tiêu cải thiện hiệu suất công tác đoàn và tăng cường sự tham gia của các thành viên. Sự phát triển của công nghệ thông tin đã mở ra cơ hội để các tổ chức thanh niên áp dụng các giải pháp quản lý hiện đại, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và quản lý.

1.1. Nền tảng và mục tiêu xây dựng

Khóa luận được thực hiện bởi sinh viên Lê Xuân Trường (mã số 21A4040126) dưới sự hướng dẫn của TS. Phan Thanh Đức tại Học viện Ngân hàng. Mục tiêu chính là xây dựng một hệ thống quản trị toàn diện cho hoạt động đoàn, bao gồm quản lý huy động, quản lý tài chính, truyền thông và khen thưởng. Đề tài này là kết quả của quá trình nghiên cứu và thực tập tại công ty cổ phần phần mềm BRAVO.

1.2. Tầm quan trọng của hệ thống

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đoàn thanh niên là xu hướng tất yếu. Hệ thống quản trị giúp tự động hóa các công việc thủ công, giảm thiểu sai sót, và cung cấp dữ liệu chính xác cho ra quyết định. Đây là bước tiến quan trọng trong hiện đại hóa công tác tổ chức đoàn.

II. Phân tích và Thiết kế Hệ thống

Phân tích yêu cầu hệ thống là bước đầu tiên trong quá trình xây dựng, nhằm xác định rõ ràng các nhu cầu của người dùng và các chức năng cần thiết. Khóa luận sử dụng biểu đồ phân rã chức năng để phân tích chi tiết các module chính của hệ thống. Việc thiết kế cơ sở dữ liệu được thực hiện theo ba mức: khái niệm, logic và vật lý, đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu quả của dữ liệu. Giao diện người dùng được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng, giúp các thành viên và quản trị viên có thể tương tác hiệu quả với hệ thống. Các màn hình giao diện bao gồm đăng nhập, quản lý huy động, quản lý tài chính, truyền thông, khen thưởng và quản lý họp.

2.1. Các phân hệ chính của hệ thống

Phân hệ quản lý huy động giúp theo dõi việc tuyển dụng và quản lý thành viên mới. Phân hệ quản lý thu chi cung cấp công cụ để quản lý tài chính, chi phí hoạt động. Phân hệ quản lý truyền thông hỗ trợ công tác thông tin, truyền thông nội bộ. Phân hệ quản lý khen thưởng ghi nhận và đánh giá thành tích của các thành viên xuất sắc.

2.2. Cấu trúc cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu được thiết kế bằng Microsoft SQL Server 2019, đảm bảo khả năng xử lý dữ liệu lớn và hiệu suất cao. Lược đồ quan hệ được xây dựng để tối ưu hóa truy vấn và bảo mật thông tin. Các bảng dữ liệu được chuẩn hóa theo các quy tắc cơ sở dữ liệu quan hệ.

III. Công nghệ và Nền tảng Phát triển

Đề tài sử dụng nền tảng Drupal làm công nghệ chính để xây dựng hệ thống, kết hợp với Microsoft SQL Server 2019 để quản lý cơ sở dữ liệu. Drupal là một hệ thống quản lý nội dung mạnh mẽ, cho phép xây dựng các ứng dụng web phức tạp với tính bảo mật cao. Kiến trúc hệ thống được thiết kế theo mô hình client-server, đảm bảo tính ổn định và khả năng mở rộng. Môi trường phát triển bao gồm các công cụ phát triển hiện đại, cho phép lập trình viên xây dựng, kiểm thử và triển khai hệ thống một cách hiệu quả. Lựa chọn công nghệ này dựa trên khả năng đáp ứng yêu cầu chức năng, tính bảo mật và chi phí triển khai.

3.1. Giới thiệu về Drupal

Drupal là một hệ thống quản lý nội dung mã nguồn mở được sử dụng rộng rãi trong phát triển ứng dụng web. Nó cung cấp các tính năng mạnh mẽ như quản lý người dùng, quyền truy cập, tùy chỉnh giao diện và mở rộng tính năng qua các module. Drupal phù hợp cho các dự án yêu cầu tính bảo mật cao và khả năng quản lý dữ liệu phức tạp.

3.2. Microsoft SQL Server 2019

Microsoft SQL Server 2019 là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh mẽ cung cấp hiệu suất cao, bảo mật tốt và khả năng mở rộng. Nó hỗ trợ các tính năng nâng cao như backup tự động, phân tích dữ liệu, và khôi phục sau sự cố.

IV. Đánh giá Kết quả và Hướng Phát triển

Hệ thống quản trị Đoàn Thanh niên đã được xây dựng và triển khai thành công, mang lại những kết quả đáng kể cho công tác quản lý đoàn tại Học viện Ngân hàng. Kết quả đạt được bao gồm một hệ thống hoàn chỉnh với các chức năng cơ bản, giao diện thân thiện, và khả năng quản lý dữ liệu hiệu quả. Tuy nhiên, trong quá trình phát triển đầu tiên, vẫn còn một số vấn đề tồn tại cần được cải thiện trong tương lai. Hướng phát triển của đề tài bao gồm tối ưu hóa hiệu suất hệ thống, bổ sung thêm các tính năng nâng cao, mở rộng khả năng báo cáo và phân tích dữ liệu, cũng như tích hợp các công cụ truyền thông hiện đại.

4.1. Kết quả đạt được

Hệ thống đã hoàn thành các chức năng chính được yêu cầu, bao gồm quản lý thành viên, huy động, tài chính, truyền thông và khen thưởng. Giao diện người dùng được người dùng đánh giá là dễ sử dụng. Hệ thống đã được triển khai và vận hành ổn định tại Học viện Ngân hàng.

4.2. Phương hướng cải tiến tương lai

Các hướng phát triển trong tương lai bao gồm: tối ưu hóa hiệu suất, thêm các tính năng báo cáo nâng cao, tích hợp ứng dụng di động, cải thiện bảo mật, và mở rộng khả năng tích hợp với các hệ thống khác. Đây là những bước tiếp theo để nâng cao giá trị của hệ thống.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I. TÌM HIỂU TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN 1. Giới thiệu chung về đội trực thuộc Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng Đề án mang tên “Thủ lĩnh Đoàn” được Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng hình thành vào khoảng giữa tháng 12/2014 với mục tiêu hỗ trợ và thúc đẩy hoạt động Đoàn trong đoàn viên, thanh niên Học viện Ngân hàng. Sau một thời gian dài hoạt động thử nghiệm, sinh hoạt chuyên đề thường xuyên cùng với trực tiếp phụ trách các nhiệm vụ có nhiều quy mô khác nhau, CLB Thủ lĩnh Đoàn đã chính thức được công nhận là đội trực thuộc Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng vào ngày 26 tháng 03 năm 2017.

Vị trí của đội Thủ lĩnh Đoàn trong sơ đồ tổ chức của Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng và sơ đồ bộ máy tổ chức của nội bộ đơn vị: Hình 1. Sơ đồ tổ chức Đoàn Thanh niên Học viện Ngân hàng Lê Xuân Trường – 21A4040126 5 Khóa luận tốt nghiệp Hình 2. Sơ đồ tổ chức đội Thủ lĩnh Đoàn 1. Hiện trạng hệ thống quản trị nghiệp vụ của đội Thủ lĩnh Đoàn Đơn vị mặc dù vẫn phải xử lí khối lượng lớn công việc hàng ngày song hiện chưa có một hệ thống hoàn chỉnh.

Quy trình xử lí công việc cũng đã hình thành tương đối hoàn chỉnh sau thời gian dài hoạt động nhưng vẫn còn phải xử lí dựa trên nhiều công cụ rời rạc và thiếu liên kết với nhau, do đó để triển khai hoàn chỉnh và áp dụng vào xử lí tất cả các đầu việc thì hệ thống này còn có những hạn chế, cụ thể như sau: - Việc nhắc thông báo công việc mới hàng tuần trên Facebook không thật sự hiệu quả vì cài đặt thông báo của mỗi người dùng là khác nhau nên không tránh khỏi có trường hợp không nhận được thông báo công việc. - Về cơ bản, cũng giống nhiều đơn vị Đoàn Thanh niên thuộc khối Đại học, Cao đẳng tại các trường đại học, học viện khác đều quản lý đoàn viên theo nhóm các công việc như: thi đua – khen thưởng, huy động quân, hoạt động thể thao phong trào, v.v nên được chia về các nhóm phụ trách độc lập, cũng vì vậy khi có chương trình liên quan đến nhiều nhóm độc lập (ví dụ như lễ kỷ niệm ngày thành lập Đoàn 26/3) thì người quản lý khó nắm bắt được tiến độ chung và điều phối công việc Lê Xuân Trường – 21A4040126 6 Khóa luận tốt nghiệp 1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống quản trị nghiệp vụ Đoàn mới Với định hướng phát triển trong tương lai và tầm nhìn xa, mục tiêu đội Thủ lĩnh Đoàn trở thành đơn vị đi đầu trong các hoạt động, công tác Đoàn và phong trào thanh niên trong Học viện Ngân hàng, vươn xa và vượt ra khỏi quy mô học viện cũng như thành phố thì rất cần thiết có một hệ thống đủ khả năng, tin cậy và hiệu quả để hỗ trợ xử lí các nhiệm vụ thường xuyên và lâu dài, từ đơn giản đến phức tạp trong các nghiệp vụ phát sinh của đội Thủ lĩnh Đoàn. Đề tài sẽ chỉ tập trung phân tích hệ thống QTNV ở một số quy trình nhiệm vụ chính và tương đối quan trọng của đơn vị để tránh dàn trải, lặp lại và không đúng với quy mô của đề tài.

- Đối với việc quản lý nhân sự: hệ thống mới sẽ có thêm các chức năng mà các công cụ hiện tại chưa có hoặc khó tiếp cận với người dùng. Các thông tin sẽ được cập nhật liên tục và hiển thị đồng bộ trên các thiết bị và người dùng. Các thành viên và chủ chốt đơn vị có thể theo dõi thông tin trực quan và dễ dàng truy cập khi cần thiết. - Đối với việc quản lý huy động: hoạt động hiện tại có nhiều bất cập khi thông tin đăng ký huy động phải tổng hợp thủ công nên không tránh khỏi sai sót.

Hệ thống mới sẽ tự động tổng hợp đăng ký ca trực, thời gian huy động từ tất cả người dùng và đề xuất tự động lịch huy động cho thành viên chủ chốt của đơn vị duyệt. Thông báo huy động sẽ được thông báo tới tất cả cá nhân có liên quan thay vì trường hợp một số tài khoản bị mất thông báo từ bài đăng trong nhóm như trên Facebook. - Đối với việc quản lý họp: Thường sau khi chuyển giao các thế hệ chủ chốt, các bạn mới sẽ phải tự tìm lại các văn bản cũ và hỏi các thành viên thế hệ trước về quy trình thực hiện mượn cơ sở vật chất để tổ chức các buổi họp ban, họp toàn đơn vị, đại hội, v. Vì là truyền miệng nên không tránh khỏi sự khác biệt về kinh nghiệm và cách mô tả, dẫn tới chất lượng của tài liệu liên quan không đảm bảo đúng yêu cầu.

Hệ thống mới sẽ tạo mẫu văn bản tự động cho người dùng thay vì người dùng tự tạo, từ đó hạn chế việc sai lệch, không đúng yêu cầu các thông tin quan trọng. Quy trình thực hiện trên hệ thống cũng là cố định trừ khi tiến hành cập nhật dữ liệu quy trình mới vào hệ thống bởi quản trị viên. Các thành Lê Xuân Trường – 21A4040126 7 Khóa luận tốt nghiệp viên mới chưa biết quy trình thực hiện nhiệm vụ có thể truy cập vào hệ thống để tìm hiểu quy trình một cách rõ ràng và chính xác nhất. - Đối với việc quản lý truyền thông: người dùng phải tự tạo bảng để điền các thông tin của kế hoạch vào và tự theo dõi thời gian trên kế hoạch để xác định hạn hoàn thành.

Hệ thống mới sẽ hiển thị tự động và có thể thay đổi, cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện hiển thị kế hoạch giúp theo dõi trực quan hơn cũng như tập trung hơn vào các thông tin quan trọng. Thời hạn hoàn thành sẽ được hệ thống theo dõi tự động và có thông báo khi tới ngày hoàn thành. Ngoài ra, còn có các chức năng quan trọng hỗ trợ người dùng lâu dài như tự động lưu trữ bài viết, tổng hợp tư liệu và tính năng lọc dữ liệu thông minh theo nhiều điều kiện đầu vào. - Đối với việc quản lý ngân sách: Hiện tại các giao dịch phát sinh vẫn phải nhập liệu trên bảng tính có thể là Excel hoặc Google Sheet.

Việc thống kê số liệu phải thực hiện thủ công trong khi vì lí do chủ quan như kĩ năng viết hàm của người dùng chưa thuần thục hoặc lỗi cú pháp hoàn toàn có thể dẫn tới số liệu bị tổng hợp sai hoặc không đúng với nguyên lí kế toán. Hệ thống mới sẽ tự động tổng hợp số liệu dựa trên giá trị giao dịch của người dùng nhập vào, ngoài ra có thể cho phép người dùng cập nhật thêm các thông tin bổ sung vào giao dịch (mô tả chi tiết, hình ảnh đính kèm, địa điểm thực hiện, v.v) để khi tìm kiếm lại, người dùng vẫn có thể xác định được thông tin thay vì hoài nghi về thông tin giao dịch do chính mình đã cập nhật vào hệ thống từ trước đó. Lê Xuân Trường – 21A4040126 8 Khóa luận tốt nghiệp KẾT LUẬN CHƯƠNG I Trong chương I, đề tài đã đi vào giới thiệu tổng quan về các hoạt động và nghiệp vụ thường phát sinh của đơn vị, từ đó cho thấy những hạn chế trong hoạt động xử lí công việc hiện tại. Từ những khó khăn đó cho thấy sự cần thiết phải có một hệ thống hỗ trợ xử lí nghiệp vụ đoàn cho đơn vị.

Vậy nên, em đề xuất xây dựng một hệ thống được thiết kế với CMS Drupal và hệ quản trị CSDL Microsoft SQL. Với ý tưởng giải pháp đề xuất này, đề tài sẽ đi vào phân tích và thiết kế hệ thống trong chương 2. Lê Xuân Trường – 21A4040126 9 Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.

Xác định yêu cầu hệ thống Để có cơ sở xác định chính xác yêu cầu người dùng cũng như quy trình và chức năng hệ thống mong muốn đồng thời để thu thập lại các biểu mẫu cần thiết, em đã có một buổi hẹn trao đổi trực tiếp với đại diện đội Thủ lĩnh Đoàn và cũng là đại diện cho người sử dụng hệ thống QTNV Đoàn. Các câu trả lời bao gồm cả ý kiến do đại diện đơn vị tổng hợp và chọn lọc thông qua khảo sát từ các cá nhân liên quan như đại diện các ban chuyên môn trong đơn vị, chuyên viên phụ trách Văn phòng Đoàn, các thầy cô trong BCH Đoàn trường, v. Kế hoạch xác định yêu cầu người dùng Bảng kế hoạch và kết quả phỏng vấn cho thiết kế hệ thống đánh giá quản trị nghiệp vụ Đoàn mới Người thực hiện phỏng vấn: Lê Xuân Người trả lời phỏng vấn: Lê Quỳnh Trường Hương – Quản lý đội Thủ lĩnh Đoàn Đơn vị khảo sát: Đội Thủ lĩnh Đoàn Thời gian: 9h00 – 11h30 Ngày: 25/04/2022 Mục tiêu: Xác định yêu cầu của người dùng, quy trình nghiệp vụ thực tế và tìm hiểu các chức năng chính mà hệ thống cần có để xây dựng hệ thống. Thu thập tài liệu liên quan.

Chi tiết buổi phỏng vấn Câu hỏi Câu trả lời Câu hỏi 1: Hiện tại, số lượng thành viên hoạt động Hiện nay đơn vị có bao nhiêu thành viên? thường xuyên của đội theo danh sách là hơn 200 người. Câu hỏi 2: Đội đang lưu thông tin về mỗi thành viên Đội đang quản lý các thông tin gì của mỗi bao gồm: Mã sinh viên, Họ tê, Ngày sinh, thành viên? Lớp, Khoa/Viện/Chương trình, Email, Số Lê Xuân Trường – 21A4040126 10 Khóa luận tốt nghiệp điện thoại, chức vụ và ban chuyên môn mà thành viên đó tham gia. Câu hỏi 3: Khi có chương trình thì thầy cô từ BCH Hoạt động huy động thành viên cho các Đoàn trường sẽ thông báo cho BQL của chương trình lớn thường được đội thực đơn vị. Sau đó, BQL sẽ thông báo tới toàn hiện như thế nào? thể thành viên trong đội.

Tiếp theo, ban Nhân sự sẽ tổng hợp danh sách các thành viên xác nhận tham gia để có được danh sách huy động cuối cùng. Câu hỏi 4: Đội gồm 5 ban là ban Quản lý và 4 ban Cơ cấu tổ chức đơn vị hiện tại thế nào? chuyên môn: Truyền thông – Kỹ thuật, Nhân sự, Đối ngoại, Tổ chức. Đứng đầu các ban là chủ chốt ban gồm 03 người, 1 trưởng ban và 2 phó ban. Với ban Quản lý sẽ là Quản lý và 2 phó Quản lý.

Câu hỏi 5: Đơn vị có cách phân bổ chức Các bạn mới vào đội sẽ được gọi là Cộng vụ cho các thành viên như thế nào? tác viên, sau một kỳ hoạt động tương ứng thời gian với một kỳ học (16 tuần), các bạn sẽ được xét lên Thành viên và có nhiều quyền hạn cũng như quyền lợi hơn.