Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh chuyển đổi số của doanh nghiệp, công tác quản lý cơ sở vật chất và tài sản cố định đòi hỏi tính chính xác, khả năng tra cứu nhanh chóng và đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực. Đối với các đơn vị có quy mô lớn gồm công ty mẹ và nhiều công ty con, việc theo dõi biến động tài sản (điều động, mượn, cho mượn, thuê, bảo trì, thanh lý) và tiến hành kiểm kê định kỳ thường gặp nhiều trở ngại nếu chỉ sử dụng các công cụ thủ công hoặc phần mềm văn phòng rời rạc.

Đề tài khóa luận tốt nghiệp kỹ sư Công nghệ thông tin (chuyên ngành Công nghệ phần mềm) của tác giả Phan Văn Phước Thịnh thực hiện khảo sát hiện trạng tại Tổng công ty Cổ phần May Việt Tiến (địa chỉ: số 7 Lê Minh Xuân, Phường 7, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh). Thực tế tại doanh nghiệp cho thấy:

  • Hoạt động quản lý tài sản chủ yếu được theo dõi bằng Excel, Word và hồ sơ chứng từ giấy, gây khó khăn cho việc tra cứu, tìm kiếm và thống kê.
  • Việc điều động, luân chuyển tài sản giữa công ty mẹ và các công ty con thiếu kênh trao đổi dữ liệu tập trung.
  • Quy trình kiểm kê định kỳ, theo dõi sự cố và quản lý lịch trình bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị tiêu tốn nhiều nhân lực và dễ phát sinh sai sót.

Từ thực trạng trên, đề tài xác định các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Về mặt ứng dụng:
    • Xây dựng và đưa phần mềm vào triển khai thực tế tại doanh nghiệp đã khảo sát yêu cầu (Tổng công ty May Việt Tiến).
  2. Về mặt chức năng hệ thống:
    • Quản lý tài sản chung (tài sản biên chế).
    • Quản lý tài sản cho mượn và tài sản mượn.
    • Quản lý tài sản thuê.
    • Quản lý kiểm kê tài sản.
    • Quản lý thanh lý tài sản.
    • Quản lý sự cố tài sản và lịch trình bảo trì.
    • Quản trị tổ chức (mô hình công ty mẹ - công ty con) và phân quyền người dùng.
  3. Về mặt kỹ thuật:
    • Ứng dụng Spring MVC Framework cùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2017 để phát triển hệ thống web backend và giao diện quản trị.
    • Ứng dụng công nghệ nhận dạng vô tuyến dải sóng siêu cao tần (UHF RFID) kết hợp thiết bị đọc cầm tay chuyên dụng để phục vụ hoạt động kiểm kê tài sản.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ quản lý vòng đời tài sản doanh nghiệp đa chi nhánh và kỹ thuật tích hợp phần cứng UHF RFID vào quy trình kiểm kê.
  • Phạm vi không gian: Mô hình hoạt động và biểu mẫu quản lý tài sản tại Tổng công ty Cổ phần May Việt Tiến.
  • Phạm vi thời gian: Khóa luận được thực hiện trong 15 tuần (từ ngày 30/03/2020 đến ngày 19/07/2020).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài kết hợp giữa lý thuyết công nghệ phần mềm, mô hình phân tích thiết kế hướng đối tượng và công nghệ phần cứng nhận dạng vô tuyến.

Khung lý thuyết và công nghệ sử dụng

  • Mô hình kiến trúc phần mềm: Kiến trúc Model-View-Controller (MVC) trên nền tảng Spring Framework (Spring MVC), hỗ trợ tách biệt các tầng xử lý nghiệp vụ, giao diện và truy xuất dữ liệu.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2017 Express, quản lý dữ liệu quan hệ cho toàn bộ hệ thống tài sản và phân quyền.
  • Công nghệ UHF RFID (Ultra High Frequency Radio Frequency Identification): Công nghệ nhận dạng qua tần số vô tuyến dải sóng siêu cao tần, cho phép đọc thông tin từ nhiều thẻ tài sản ở khoảng cách xa mà không cần tiếp xúc trực tiếp hay căn chỉnh tầm nhìn thẳng như mã vạch.
  • Thiết bị phần cứng tích hợp: Đầu đọc RFID cầm tay Chainway C72 chạy trên hệ điều hành Android, đóng vai trò thiết bị thu thập dữ liệu quét thẻ tại hiện trường.

Phương pháp nghiên cứu thực tế

  • Khảo sát và đánh giá phần mềm hiện hữu: Tác giả tiến hành phân tích ưu, nhược điểm của hai giải pháp trên thị trường gồm phần mềm quản lý tài sản Faceworks (thuộc TIT Faceworks) và ACheckin.
Tên phần mềm Ưu điểm ghi nhận Nhược điểm ghi nhận
Faceworks Đầy đủ chức năng cơ bản; quản lý chuyển giao tài sản; cảnh báo bảo trì; tự động tổng hợp báo cáo. Giao diện còn nhiều khoảng trống; màn hình lịch bị che khuất; menu chưa tối ưu hóa phân nhóm chức năng.
ACheckin Giao diện thân thiện; tích hợp công nghệ IoT (mở cửa, điện nước); lưu lịch sử sử dụng thiết bị. Là hệ thống quản lý tổng thể nên module tài sản chưa chuyên sâu; một số giao diện dễ gây nhầm lẫn thao tác.
  • Khảo sát yêu cầu nghiệp vụ thực tế: Tiếp cận trực tiếp quy trình quản lý tại May Việt Tiến để thu thập các biểu mẫu nghiệp vụ: Báo cáo tổng tài sản, Biểu mẫu quản lý lịch trình bảo dưỡng, và Biểu mẫu theo dõi số lượng tài sản (biên chế, mượn, cho mượn, thuê).
  • Mô hình hóa yêu cầu phần mềm: Sử dụng biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), đặc tả yêu cầu chức năng qua hệ thống mã quy định (QĐ) và mã biểu mẫu (BM) tương ứng cho từng phân hệ.
  • Phát triển và tích hợp hệ thống: Lập trình ứng dụng web trên nền Spring MVC và ứng dụng di động trên nền tảng Android kết nối với SDK của đầu đọc UHF RFID Chainway C72.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống được thiết kế theo mô hình phân tán gồm hai thành phần chính: Ứng dụng Web quản trị trung tâm và Ứng dụng di động trên thiết bị quét chuyên dụng.

Kiến trúc tổng thể và công nghệ

  • Web Server: Triển khai ứng dụng Java Web trên máy chủ Apache Tomcat.
  • Cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2017 Express lưu trữ thông tin tài sản, tổ chức và phiên kiểm kê.
  • Ứng dụng di động / Thiết bị đọc: Ứng dụng Android cài đặt trực tiếp trên đầu đọc Chainway C72, kết nối qua mạng với Web Server để tải danh sách phiên kiểm kê và đẩy dữ liệu quét thẻ về cơ sở dữ liệu.

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Hệ thống thiết kế các bảng dữ liệu chuyên biệt nhằm quản lý chi tiết từng nghiệp vụ:

Tên bảng CSDL Mục đích và phạm vi lưu trữ dữ liệu
ASSET_GENERAL Lưu trữ danh mục thông tin tài sản chung của doanh nghiệp.
BORROW_ASSET Lưu thông tin các tài sản đơn vị đang đi mượn từ đơn vị khác.
LOAN_ASSET Lưu thông tin tài sản đơn vị cho các đơn vị khác mượn.
GROUP_ASSET Quản lý việc phân loại và danh mục nhóm tài sản.
INVENTORY_SESSION Quản lý thông tin các phiên kiểm kê tài sản (mã phiên, ngày tạo, người phụ trách).
INVENTORY_CHECKING Ghi nhận chi tiết kết quả kiểm kê thực tế của từng tài sản qua sóng RFID.
PERMISSION_INVENTORY_SESSION Lưu trữ phân quyền người dùng tham gia vào từng phiên kiểm kê.
ASSET_LIQUIDATION Quản lý hồ sơ và danh sách tài sản đề xuất hoặc đã thanh lý.
MAINTAINVE_DETAIL Lưu trữ lịch trình, kế hoạch và nhật ký bảo trì, bảo dưỡng thiết bị.
COMPANY_PERMISSION Phân quyền thao tác và phạm vi quản lý giữa công ty mẹ và các công ty con.
HIS_DELETE_ASSET Lưu vết lịch sử các tài sản đã bị xóa khỏi hệ thống.
HIS_UPDATE_ASSET Lưu vết lịch sử các lần chỉnh sửa, cập nhật thông tin tài sản.

Quy trình nghiệp vụ kiểm kê bằng UHF RFID

Quy trình kiểm kê được chuẩn hóa qua các bước:

  1. Khởi tạo phiên: Người quản trị tạo phiên kiểm kê trên ứng dụng web (QĐ_CR_IVN_SESS).
  2. Xác thực và nhận phiên: Nhân viên sử dụng thiết bị Chainway C72 đăng nhập và xác thực quyền truy cập vào phiên kiểm kê tương ứng (QĐ_AUTH_IVN).
  3. Quét thẻ tự động: Kích hoạt súng quét UHF RFID (QĐ_IVN_CHK). Thiết bị tự động nhận dạng mã thẻ của các tài sản nằm trong vùng phủ sóng vô tuyến, cập nhật trạng thái "đã kiểm" vào hệ thống.
  4. Xử lý sai lệch và báo mới: Với các tài sản quét được nhưng chưa có trong danh mục của phiên, nhân viên dùng chức năng "Báo mới tài sản" (QĐ_CR_IVN_CHK) để ghi nhận thông tin (model, series, vị trí).
  5. Tổng hợp và giải trình: Hệ thống web hiển thị danh sách tài sản chưa được quét để nhân viên thực hiện chức năng "Giải trình vấn đề kiểm kê" (QĐ_EXP_IVN_SESS) trước khi kết xuất báo cáo.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Khảo sát hiện trạng

Nội dung chương tập trung vào việc nghiên cứu thực tế hai phần mềm quản lý tài sản trên thị trường là Faceworks và ACheckin nhằm chỉ ra các ưu điểm cần kế thừa và hạn chế cần khắc phục về mặt giao diện và tính chuyên sâu của nghiệp vụ. Đồng thời, tác giả khảo sát chi tiết bài toán tại Tổng công ty Cổ phần May Việt Tiến, làm rõ mô hình luân chuyển tài sản giữa tổng công ty và các công ty con (Công ty con A, B, C) cùng hệ thống biểu mẫu theo dõi tài sản biên chế, mượn, cho mượn, thuê và bảo trì.

Chương 2: Mô hình hóa yêu cầu và thiết kế cơ sở dữ liệu

Chương 2 trình bày chi tiết 13 biểu đồ Use Case mô hình hóa hệ thống:

  • Use Case Quản trị hệ thống, Quản trị doanh nghiệp, Quản lý người dùng và Phân quyền.
  • Use Case Tổng quan quản lý tài sản doanh nghiệp.
  • Use Case Quản lý tài sản chung, tài sản mượn, tài sản cho mượn, tài sản thuê.
  • Use Case Quản lý sự cố tài sản, Quản lý bảo trì, Quản lý thanh lý tài sản, Quản lý nhóm tài sản.
  • Use Case Quản lý phiên kiểm kê và Quản lý kiểm kê tài sản.
  • Use Case Xuất báo cáo (báo cáo tổng tài sản, báo cáo sự cố, báo cáo tài sản đơn vị).

Chương này cũng thiết lập hệ thống các bảng đặc tả yêu cầu nghiệp vụ kèm mã quy định và biểu mẫu chuẩn hóa (từ Bảng 1 đến Bảng 30 trong văn bản), quy định rõ các tác vụ Lưu trữ, Tương tác, Tra cứu và công thức xử lý dữ liệu.

Chương 3: Thiết kế giao diện xử lý và cơ sở dữ liệu

Tác giả trình bày thiết kế chi tiết giao diện trên hệ thống web và ứng dụng di động:

  • Giao diện Web: Màn hình đăng nhập, quản lý tổ chức, thêm/sửa/xóa tài sản, nhập dữ liệu hàng loạt bằng Excel, duyệt/xác nhận mượn - trả tài sản, quản lý sự cố và tạo phiên kiểm kê.
  • Giao diện Ứng dụng điện thoại: Màn hình xác thực thông tin kiểm kê, màn hình quét kiểm kê bằng đầu đọc RFID và màn hình theo dõi kết quả kiểm kê trực tiếp.
  • Cơ sở dữ liệu vật lý: Chi tiết các bảng dữ liệu (ASSET_GENERAL, BORROW_ASSET, LOAN_ASSET, INVENTORY_SESSION, INVENTORY_CHECKING,...).

Chương 4: Lập trình

Chương này thuyết minh về nền tảng công nghệ sử dụng để xây dựng sản phẩm:

  • Kiến trúc Spring Framework và cơ chế điều hướng dữ liệu của Spring MVC.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2017.
  • Cơ chế hoạt động của sóng vô tuyến UHF RFID và thông số kỹ thuật của đầu đọc di động Chainway C72 tích hợp module quét thẻ RFID.

Chương 5: Cài đặt và kiểm thử phần mềm

Trình bày các bước thiết lập môi trường hệ thống:

  • Cài đặt và cấu hình hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2017 Express.
  • Triển khai (deploy) gói ứng dụng Java Web hoàn chỉnh lên máy chủ Apache Tomcat.
  • Tiến hành kiểm thử chức năng và kiểm thử quy trình hoạt động giữa thiết bị quét RFID cầm tay và máy chủ quản trị.

Chương 6: Ý nghĩa thực tiễn

Đánh giá giá trị thực tế của đề tài trong việc giải quyết bài toán quản lý tài sản tại doanh nghiệp may mặc: giảm thiểu thao tác nhập liệu thủ công bằng giấy tờ, rút ngắn thời gian kiểm kê định kỳ nhờ sóng vô tuyến UHF RFID và hỗ trợ công tác điều động tài sản liên đơn vị.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống phần mềm quản lý tài sản: Đáp ứng đầy đủ các luồng nghiệp vụ từ tài sản chung, tài sản mượn, cho mượn, thuê, sự cố, bảo trì đến thanh lý tài sản.
  • Ứng dụng thành công phần cứng UHF RFID vào kiểm kê: Tích hợp đầu đọc cầm tay Chainway C72 giúp quét nhanh danh mục tài sản theo phiên kiểm kê, tự động phân loại tài sản đã kiểm, chưa kiểm và cho phép ghi nhận tài sản báo mới.
  • Hỗ trợ xử lý dữ liệu đa định dạng: Tích hợp chức năng nhập danh mục tài sản hàng loạt qua tệp Excel, kết xuất dữ liệu và báo cáo theo định dạng Excel và PDF.
  • Hỗ trợ quản lý đa tổ chức: Mô hình hóa được mối quan hệ tài sản giữa công ty mẹ và các công ty con, giải quyết bài toán điều động và kiểm soát trạng thái tài sản tập trung.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

  • Ứng dụng công nghệ gắn thẻ UHF RFID lên toàn bộ trang thiết bị của doanh nghiệp để đồng bộ hóa quy trình kiểm kê cơ giới.
  • Sử dụng hệ thống phân quyền phân cấp (COMPANY_PERMISSION, PERMISSION_INVENTORY_SESSION) nhằm phân định rõ trách nhiệm giữa nhân viên quản lý tài sản tại từng đơn vị thành viên và cấp quản trị tại công ty mẹ.

Đóng góp của đề tài

  • Khảo sát và xây dựng giải pháp tin học hóa dựa trên yêu cầu thực tế của một doanh nghiệp may mặc quy mô lớn (Tổng công ty CP May Việt Tiến).
  • Kết hợp công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến UHF RFID với kiến trúc web Spring MVC để giải quyết bài toán kiểm kê tài sản lưu động tại hiện trường.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Do giới hạn thời gian thực hiện đề tài tốt nghiệp (15 tuần) và phạm vi nghiên cứu tập trung tại một doanh nghiệp cụ thể, hệ thống mới dừng lại ở việc đáp ứng các nghiệp vụ đã khảo sát và kiểm thử trên thiết bị đọc Chainway C72 trong môi trường thử nghiệm.
  • Hướng mở: Tiếp tục hoàn thiện và mở rộng các tính năng quản lý theo dõi khấu hao tài sản chuyên sâu; tối ưu hóa hiệu năng xử lý khi quét đồng thời số lượng lớn thẻ RFID trong môi trường nhiều vật cản kim loại hoặc sóng vô tuyến phức tạp; mở rộng triển khai thử nghiệm trên nhiều mô hình doanh nghiệp khác nhau.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo chuyên môn đối với các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin và Công nghệ phần mềm: Là tài liệu tham khảo cụ thể về quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng, cách lập bảng quy định/biểu mẫu nghiệp vụ (Chương 2) và kiến trúc ứng dụng web Java sử dụng Spring MVC Framework (Chương 4).
  • Người nghiên cứu ứng dụng phần cứng IoT / RFID: Phần thiết kế kết nối thiết bị đọc UHF RFID cầm tay Chainway C72 với ứng dụng di động Android và hệ thống máy chủ cung cấp mẫu tham khảo thực tế cho các bài toán kiểm kê kho bãi hoặc tài sản.
  • Kỹ sư phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp: Cung cấp tài liệu tham khảo về mô hình phân cấp quản lý tài sản giữa tổng công ty và các công ty thành viên.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp nào được tác giả lựa chọn để khảo sát quy trình và lấy yêu cầu thực tế?

Khóa luận tiến hành khảo sát thực tế tại Tổng công ty Cổ phần May Việt Tiến, có địa chỉ tại số 7 Lê Minh Xuân, Phường 7, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.

2. Thiết bị phần cứng và công nghệ nhận dạng nào được sử dụng để kiểm kê tài sản?

Đề tài sử dụng công nghệ nhận dạng vô tuyến dải sóng siêu cao tần UHF RFID kết hợp với thiết bị đọc RFID cầm tay Chainway C72 chạy trên hệ điều hành Android.

3. Hệ thống hỗ trợ quản lý những hình thức lưu chuyển và trạng thái tài sản nào?

Hệ thống hỗ trợ quản lý các hình thức và trạng thái gồm: Tài sản chung (tài sản biên chế), Tài sản cho mượn, Tài sản mượn, Tài sản thuê, Tài sản gặp sự cố, Lịch trình bảo dưỡng/bảo trì và Tài sản thanh lý.

4. Quy trình xử lý đối với các tài sản chưa được quét thấy trong phiên kiểm kê diễn ra như thế nào?

Trong màn hình kết quả kiểm kê, các tài sản chưa được quét sẽ hiển thị tùy chọn cho phép người kiểm kê thực hiện chức năng "Giải trình vấn đề kiểm kê" (QĐ_EXP_IVN_SESS) để nhập lý do không tìm thấy tài sản trước khi hoàn tất phiên.

5. Nền tảng công nghệ chính (Tech Stack) được sử dụng để phát triển phần mềm gồm những gì?

Hệ thống sử dụng ngôn ngữ Java với Spring MVC Framework cho ứng dụng Web, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2017 Express, máy chủ web Apache Tomcat, và nền tảng Android cho ứng dụng trên thiết bị đọc Chainway C72.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Văn Phước Thịnh đã hoàn thành việc nghiên cứu, thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý và kiểm kê tài sản cho mô hình doanh nghiệp đa thành viên. Bằng việc kết hợp nền tảng Spring MVC, cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2017 và công nghệ nhận dạng vô tuyến UHF RFID trên thiết bị Chainway C72, đề tài đã giải quyết được các hạn chế của phương thức quản lý thủ công truyền thống. Kết quả của đồ án thể hiện quy trình phân tích thiết kế phần mềm bài bản, cung cấp giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin có giá trị thực tiễn cho công tác quản lý tài sản doanh nghiệp.