CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1.1 KHẢO SÁT PHẦN MỀM 1.1 Phần mềm quản lý tài sản Faceworks Phần mềm quản lý tài sản Faceworks là một trong những phần mềm nổi bật của hệ thống cung cấp phần mềm TIT Faceworks – một trong những công ty nỗi tiến về lĩnh vực phần mềm ERP. Hình ảnh giao diện phần quản lý tài sản faceworks Phần mềm quản lý tài sản Faceworks cho phép người dùng sử dụng mọi lúc mọi nơi, không cần cài đặt, truy cập nhanh chóng trên các trình duyệt web, tiện lợi, dễ dàng sử dụng trên mọi thiết bị. Phần mềm quản lý tài sản Faceworks mang lại những trải nghiệm cho người dùng mới mẻ về khả năng quản lý tài sản, quản lý thông tin hồ sơ tài sản, thiết bị đến kế hoạch bảo dưỡng tài sản, thiết bị; cảnh báo và theo dõi thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, thiết bị; cập nhật và tra cứu nhật trình, nhật ký vận hành của thiết bị. ➢ Ưu điểm phần mềm - Các chức năng đầy đủ cho hệ thống quản lý tài sản cơ bản.
- Giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý danh mục tài sản khi được di chuyển hoặc chuyển giao. - Cung cấp cảnh báo theo tiến độ, thời gian bảo trì của các thiết bị. - Tự động tổng hợp báo cáo, thống kê tài sản theo từng phòng ban, đơn vị. 3 do an ➢ Nhược điểm phần mềm - Chưa tối ưu được khoảng trống trong giao diện, còn quá nhiều khoảng trống cũng như giao diện lịch bị che mất không rõ ràng.
- Trên menu chưa tối ưu hóa được thiết kế, có nhiều chức năng tương liên quan đến nhau nhưng không được gộp chung.2 Phần mềm quản lý tài sản Acheckin Không chỉ được biết đến là phần mềm quản lý nhân sự thông minh, ACheckin còn là ứng dụng quản lý tài sản thiết bị miễn phí. ACheckin tích hợp công nghệ iOT cho phép mở/đóng cửa văn phòng, điện nước từ xa, quản lý tình trạng các thiết bị của nhân viên do công ty cung cấp, … Với các tính năng này, ứng dụng giúp chủ doanh nghiệp, nhà quản lý dễ dàng kiểm soát các trang thiết bị, tài sản của công ty. Hình ảnh giao diện phần quản lý tài sản Acheckin ➢ Ưu điểm phần mềm - Giao diện thân thiện & dễ sử dụng - App quản lý tài sản miễn phí đầu tiên cho phép sử dụng thiết bị ngay trên ứng dụng - Tự động lưu lại lịch sử truy cập, sử dụng trang thiết bị - Hệ thống tích hợp được nhiều công cụ khác nhau trong việc quản lý doanh nghiệp 4 do an ➢ Nhược điểm phần mềm - Bởi vì đây là một hệ thống tích hợp trong quản lý doanh nghiệp nên không rõ ràng về mặt quản lý tài sản. - Một số giao diện màn hình dễ gây nhầm lẫn trong quá trình thao tác 1.2 KHẢO SÁT YÊU CẦU TỪ DOANH NGHIỆP Chương trình khảo sát thực tế tại doanh nghiệp được thực hiện tại: Tổng công ty cổ phần may Việt Tiến.
Tại địa chỉ chỉ 7 Lê Minh Xuân, Phường 7, Quận tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh. Hiện nay hoạt động quản lý tài sản của doanh nghiệp đang được quản lý bằng các công cụ đơn giản: Excel, Word, và các văn bản cứng trên giấy dẫn đến việc khó khăn trong việc tìm kiếm và quản lý tài sản. Một trong những khó khăn nhất trong việc quản lý bởi doanh nghiệp là việc điều động tài sản giữa các doanh nghiệp con. Cùng với đó là hoạt động mượn, cho mượn và thuê tài sản.
Hoạt động về kiểm kê tài sản, lịch trình bảo dưỡng, quản lý về các vấn đề phát trình sự Hình 3. Hình ảnh lấy yêu cầu tại VTEC cố đối với tài sản cũng là một trong những vấn đề đang gặp phải khó khăn trong việc quản lý tài sản. TỔNG CÔNG TY CÔNG TY CON A CÔNG TY CON CÔNG TY CON B C Hình 4. Hình ảnh mô hình hoạt động quản lý tài sản của doanh nghiệp 5 do an Hoạt động quản lý tài sản cần có sự giao tiếp của giữa các công ty con và công ty mẹ trong cùng một môi trường.
Tài sản của doanh nghiệp được lưu trong hệ thống quản lý của chính mỗi công ty đó. Tổng công ty cần nắm được tình trạng sử dụng tài sản của các công ty con để có lệnh điều động tài sản khi phù hợp. Việc điều động tài sản giữa các doanh nghiệp đều được thực hiện bởi chính tổng công ty. Bên cạnh việc điều động tài sản công ty muốn tra cứu thông tin tài sản hiện tại: đang ở đâu, tình trạng thế nào và các thông tin cần thiết khác.
Hình biểu mẩu báo cáo tổng tài sản của doanh nghiệp Các tài sản trong doanh nghiệp cần có lịch trình bảo dưỡng theo chu kỳ tùy theo đặc trưng của từng loại tài sản. Biểu mẩu quản lý lịch trình bảo dưỡng tài sản 6 do an Với mỗi doanh nghiệp cần có báo cáo tổng thể về hiện trạng tài sản của doanh nghiệp báo gồm các tài sản biên chế, tài sản mượn, tài sản cho mượn và tài sản thuê của doanh nghiệp đó. Biểu mẩu về quản lý số lượng tài sản có trong doanh nghiệp Từ các yêu cầu khảo sát từ doanh nghiệp trên, ta có thể hình dung được yêu cầu của phía doanh nghiệp như sau: Hệ thống phần mềm có sự tham gia của nhiều tổ thức, doanh nhiệp khác nhau bao gồm công ty mẹ và các công ty con. Hoạt động trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp thông qua môi trường phần mềm cũng là điều cần thiết.
Các chức năng khái quát cơ bản của phần mềm: Quản lý tài sản mượn và cho mượn, quản ý tài sản thuê, quản lý tài sản bảo trì, quản lý sự cố tài sản, quản lý điều động tài sản, kiểm kê tài sản, tìm kiếm thông tin tài sản, kết xuất báo cáo thống kê tài sản theo từng doanh nghiệp, báo cáo tài sản của tất cả các doanh nghiệp con và các hoạt động nghiệp vụ khác phục vụ cho việc quản lý tổ chức và quản lý hệ thống của phần mềm. Như vậy, sau khi nắm được các thông tin cơ bản từ các phần mềm hiện hữu trên thị trường, cùng các yêu cầu thực tế từ doanh nghiệp. Kết hợp với các kiến thực được học tại trường em đã tiến hành mô hình hóa yêu cầu và thiết kế cơ sở dữ liệu ở chương 2. 7 do an CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH HÓA YÊU CẦU VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 2.1 USECASE DIAGRAM HỆ THỐNG 2.1 Usecase diagram quản trị hệ thống Quản trị hệ thống là hệ các chức năng cho phép người dùng có thể cấu hình dữ liệu, thông tin cơ bản cho hệ thống bao gồm tạo lập doanh nghiệp và quản lý người dùng cùng các chức năng kèm theo hệ chức năng này.
uc QUAN TRI HE THONG XEM THONG TIN NGUOI DUNG CHINH SUA THONG TAO CTY TIN CTY «extend» «extend» «extend» DANG NHAP XOA CTY «extend» QUAN LY TO CHUC «extend» «include» PHAN QUYEN «extend» QUAN TRI HE THONG TAO NGUOI DUNG «extend» QUAN LY NGUOI «extend» DUNG «extend» XEM THONG TIN «extend» «extend» «extend» «extend» PHAN QUYEN CHINH SUA THONG TIN NGUOI DUNG RESET PASSWORD XOA NGUOI DUNG Hình 8. Usecase diagram quản trị hệ thống 8 do an 2.2 Usecase diagram tổng quan chức năng quản lý tài sản Usecase diagram tổng quan chức năng quản lý tài sản là mô hình hóa lại tất cả chức năng quản lý tài sản của một doanh nghiệp uc QUAN LY TAI SAN DANG XUAT NGUOI DUNG QUAN LY TAI SAN QUAN LY TAI SAN CHO MUON MUON QUAN LY TAI SAN QUAN LY TAI SAN «include» THUE CHUNG «extend» «extend» DANG NHAP «extend» QUAN LY THANH LY «extend» «include» «extend» QUAN LY TO CHUC QUAN TRI DOANH QUAN LY DICH «extend» «extend» NGHIEP CHUYEN TAI SAN «extend» «extend» «extend» «extend» «extend» XUAT BAO CAO QUAN LY KIEM KE QUAN LY NHOM TAI SAN QUAN LY SU CO QUAN LY BAO TRI Hình 9. Usecase diagram tổng quan chức năng quản lý tài sản doanh nghiệp 2.3 Usecase diagram quản lý tài sản chung Usecase diagram quản lý tài sản chung là mô hình hóa lại các chức năng của gói quản lý tài sản chung uc QUAN LY TAI SAN CHUNG THEM TAI SAN TIM KIEM THONG TIN XEM THONG TIN TAI TAI SAN SAN «extend» «extend» «extend» QUAN LY TAI SAN CHUNG «extend» XOA TAI SAN «extend» CHINH SUA THONG TIN TAI SAN «extend» «extend» EXPORT EXCEL IMPORT EXCEL Hình 10. Usecase diagram quản lý tài sản chung 9 do an 2.4 Usecase diagram quản lý tài sản mượn Usecase diagram quản lý tài sản mượn là mô hình hóa lại các chức năng của gói quản lý tài sản mượn uc QUAN LY TAI SAN MUON THEM TAI SAN XEM THONG TIN TAI TIM KIEM THONG TIN SAN TAI SAN «extend» «extend» «extend» QUAN LY TAI SAN CHINH SUA THONG MUON «extend» TIN TAI SAN «extend» XOA TAI SAN «extend» «extend» XAC NHAN MUON TAI SAN DUYET TRA TAI SAN Hình 11.
Usecase diagram quản lý tài sản mượn 2.5 Usecase diagram quản lý tài sản cho mượn Usecase diagram quản lý tài sản mượn là mô hình hóa lại các chức năng của gói quản lý tài sản mượn uc QUAN LY TAI SAN CHO MUON XEM THONG TIN TAI THEM TAI SAN SAN «extend» «extend» CHINH SUA THONG TIN TAI SAN TIM KIEM THONG TIN «extend» TAI SAN QUAN LY TAI SAN «extend» CHO MUON «extend» «extend» «extend» XOA TAI SAN DUYET CHO MUON XAC NHAN TRA TAI TAI SAN SAN Hình 12. Usecase diagram quản lý tài sản cho mượn 10 do an 2.6 Usecase diagram quản lý tài sản thuê Usecase diagram quản lý tài sản thuê là mô hình hóa các chức năng gói quản lý thuê của hệ thống uc QUAN LY TAI SAN THUE THEM TAI SAN XEM THONG TIN TAI SAN «extend» «extend» CHINH SUA THONG TIM KIEM THONG TIN QUAN LY TAI SAN TIN TAI SAN TAI SAN THUE «extend» «extend» «extend» «extend» XAC NHAN THONG XOA TAI SAN TIN THUE TAI SAN Hình 13. Usecase diagram quản lý tài sản thuê 2.7 Usecase diagram quản lý thanh lý tài sản Usecase diagram quản lý thanh lý tài sản là mô hình hóa các chức năng gói quản lý thanh lý tài sản của hệ thống uc QUAN LY THANH LY TAI SAN XEM THONG TIN THANH LY TIM KIEM THONG TIN THANH LY «extend» «extend» QUAN LY THANH LY TAI SAN «extend» «extend» THANH LY TAI SAN CAP NHAT THONG TIN «extend» THANH LY XUAT BAO CAO THANH LY TAI SAN Hình 14. Usecase diagram quản lý thanh lý tài sản 11 do an 2.