CHƯƠNG 1. GIỚI THIEU TONG QUAN Chương này sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát về vấn đề được đặt ra, các thông tin liên quan và cách tiếp cận dé giải quyết vấn đề. Nội dung chương này gồm: e M6 tả bài toán e Đối tượng nghiên cứu e Pham vi, giới hạn e Khao sát hiện trạng e Phương pháp thực hiện 1. Mô tả bài toán Trong môi trường giáo dục đại học hiện đại, các trường đại học đang gặp rất nhiều khó khăn và thách thức.
Từ áp lực tăng chỉ tiêu tuyên sinh trong khi quy mô về cán bộ giảng dạy, kinh phí cho đào tạo không theo kịp. Cho đến mở rộng các loại hình dao tạo (từ xa, trực tuyến), đổi mới chương trình và phương pháp giảng dạy và học tập theo xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, chuẩn hóa quy trình quản lý, trao đôi thông tin và hội nhập với các trường dai học khác trên thé giới. Trên thế giới và trong nước đã có rất nhiều các giải pháp được đưa ra dé giải quyết bài toán quản lý công việc, nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp. Đơn cử các ứng dụng sáng giá trong lĩnh vực quan lý, giao việc như Jira, Wrike hay Base Wework (Việt Nam) đã xây dựng những tinh năng rất mạnh mẽ dé giải quyết các van dé trong quản lý công việc.
Mặc dù đã tích hợp rất nhiều phần bé trợ (Plugin) và gói mở rộng (Extension) dé nâng cao hiệu qua quan lý công việc, nhưng vấn dé làm sao dé đánh giá được mức độ hiệu quả công việc cũng như đánh giá chất lượng nhân sự thì vẫn chưa có một giải pháp thực sự hiệu quả. Từ thực tế đó, để thống nhất các bộ phận, phòng ban trong nhà trường thành một hệ thống quản lý hành chính hoàn chỉnh và chặt chẽ. Có thể đưa ra các báo cáo về nhân sự, tiên độ công việc cũng như xêp hạng, đánh giá được năng lực thực sự của [4] cán bộ và giảng viên. Một bài toán đặt ra là đề xuất được một hệ thống quản lý hành chính mới, chạy song song với hệ thống quản lý hiện hành, cho phép quản lý và đánh giá công việc của từng nhân sự trong từng phòng / ban / khoa của nhà trường.
Hệ thống quan lý công việc mới sẽ trả lời được cho câu hỏi ai, đang làm gi, tiến độ ra sao, thời gian hoàn thành bao lâu, kết quả đạt được như thế nào, chất lượng công việc có đáp ứng được yêu cau đặt ra hay không. Đồng thời cũng cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng quan và chỉ tiết về tình hình công việc và nhân sự hiện tại trong nhà trường. Đây cũng chính là cốt lõi của “Đề án vị trí việc làm” mà chính phủ đang triển khai. Vấn dé tính điểm, đánh giá nỗ lực của nhân sự trong một tháng, quý, năm.
Từ những tiêu chí của nhà quản lý đặt ra cho từng bộ phận, phòng ban sẽ có từng cách thức tính điểm riêng, qua đó có thể tiến hành đánh giá nhân sự một cách khách quan, công bằng và minh bạch. Vấn đề thống kê, đưa ra được các báo cáo, thông kê về tình hình công việc và nhân sự trong toàn bộ hệ thống. Tính toán, phân tích các số liệu về công việc và nhân sự để nhà quản lý có được cái nhìn tổng quan nhất. Từ đó giúp cho nhà quản lý có thể sắp xếp và quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất.
Với những công việc mang tính định kỳ chang hạn như khai giảng, lễ tốt nghiệp, hội thao cần có hệ thống thu thập dữ liệu và tiến hành phân tích, so sánh với dữ liệu đã có ở các lần trước dé phát hiện, đánh giá mức độ cải tiến công việc so với cùng kỳ các năm trước. Đối tượng nghiên cứu Các đối tượng nghiên cứu chính trong bài toán này là: = Cán bộ, Giảng viên. = Nhà quản lý, Trưởng phòng / khoa. =" Lãnh dao đơn vi.
" Các hệ thống quản lý công việc, quan lý hành chính hiện nay. Phạm vi, giới hạn Phạm vỉ: “ Các trường đại học thuộc Dai học quốc gia (ĐHQG) thành phố Hồ Chí Minh. Giới hạn: Thời gian làm khoá luận giới hạn trong khoảng 5 tháng từ ngày 12/03/2021 đến ngày 10/08/2021. Xây dựng hệ thống quản lý và đánh giá chất lượng công việc và nhân sự trong cơ quan.
Khảo sát hiện trạng 1. Hiện trạng nơi phát sinh bài toán s* Quy trình quản lý công việc tại trường Dai học Công nghệ Thông tin: "Trường Dai học Công Nghệ Thông Tin (ĐH CNTT) được định hướng va phat triển dựa theo chiến lược 5 năm — Chiến lược được xây dựng bởi hội đồng trường và các lãnh đạo của Dai hoc Quoc gia: 1. Kế hoạch 5 năm sau khi được duyệt, lãnh đạo trường sẽ xác định các mục tiêu và kế hoạch cần làm cho trường trong từng năm học. Từ kế hoạch năm này, lãnh đạo trường sẽ phân bố đến từng đơn vị, khoa và các phòng ban chức năng.
Tiếp đến trưởng khoa, trưởng phòng tiếp nhận nhiệm vụ và tiến hành phân rã kế hoạch thực hiện thành các đầu việc cụ thé. Sau đó tiến hành phân công công việc đến từng nhân viên trong phòng, ban của mình. Nhân viên sẽ tiép nhận công việc của các trưởng phòng và tiên hành thực hiện công việc. Kết quả đạt được sẽ báo cáo ngược về cho trưởng phòng và trưởng phòng tông hợp va lại báo cáo ngược cho cap trên.
[6] Quy trình trên được tóm tắt và mô hình hoá bằng sơ đồ dưới đây: Chiến lược 5 năm 1. Xác định những mục tiêu, kế hoạch cho năm. Phân bổ các kế hoạch đến trưởng phòng. Phân rã kế hoạch thành 1.
Tiếp nhận và thực hiện Không các công việc cần thực hiện. Phân công các công việc công việc được bàn giao. đến nhân viên. Lặp lại Hình 1.
Sơ đồ quy trình quản lý công việc tại Trường DH CNTT. [7] “+ Những hạn chế và khó khăn hiện tại trong quan lý với mô hình trên Trưởng đơn vị không bám sát việc phân công công việc cho nhân viên, không nắm được tiến độ công việc, không đánh giá được việc thực hiện công việc: Trưởng đơn vị chưa có công cụ để phân công đầu việc cho từng nhân viên, hiện trạng cho thấy hoàn toàn dựa vào kỹ năng ghi nhớ hoặc ghi chú dé tiến hành giao việc cho cấp dưới. Điều trên cũng dẫn đến khó khăn cho việc quản lý tiến độ công việc khi không thé biết được tiễn độ hiện tại của nhân viên hoặc khó đánh giá được mức độ, chất lượng hoàn thành của công việc (Do các trưởng đơn vị thường không có nhiều thời gian để xem xét việc báo cáo của từng nhân viên). Các công việc không được phân công theo kế hoạch, nhiều việc không được thực hiện: Các trưởng đơn vị chưa có công cụ dé có thé phân rã kế hoạch day đủ, dẫn đến tình trạng có công việc cần triển khai nhưng không được phân công, thực hiện.
Việc phân công công việc không được cân đối, hài hòa; người thì nhiều, người thì ít: Hầu hết các phòng ban hiện tại chưa có bức tranh toàn cảnh về công việc của các nhân sự, chưa có nhật ký giúp ghi lại hoạt động công việc trong cơ quan. Người làm nhiều việc nhưng vẫn phải làm thêm việc khác, người thì ít việc nhưng lại được thảnh thơi. Người không làm nhưng vẫn được hưởng lương như những người làm nhiều. Thiếu cơ sở định lượng dé bầu chọn nhân viên hoàn thành tốt / xuất sắc hay không hoàn thành nhiệm vụ: Trường chưa có mô hình dé định lượng được chất lượng công việc va năng lực của nhân sự.
Đồng thời, cũng chưa có những cơ sở khách quan đề đề xuất khen thưởng đối với các cá nhân xuất sắc, hay phê bình, kỷ luật đối với nhân sự vi phạm, không hoàn thành nhiệm vụ. Hiện trạng các đơn vị trên địa bàn s* Trường Dai học Bách Khoa - ĐHQG TP.HCM Có quy định cụ thé về đánh giá xếp loại kết quả lao động của công chức, viên chức và người lao động Cụ thé, trong Quyết định số 1833/QD-DHBK-TCHC ngày 10 tháng 7 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Đại học Bách khoa về Quy định đánh giá xếp loại kết quả lao động của công chức, viên chức và người lao động Trường có nêu rõ về những quy định chung, nguyên tắc đánh giá, các nhiệm vụ, trách nhiệm cũng như cách thức tính điểm cho nhân sự. Có bảng điểm, mô hình, hội đồng đánh giá cụ thể Các quy định về phụ lục hướng dẫn đánh giá và cách thức tính điểm, hội đồng đánh giá được quy định rất rõ ràng trong phụ lục. Chưa đạt được hiệu quả tối ưu vì chưa số hoá mô hình Mặc dù đã có những quy định và phụ lục hướng dẫn đánh giá rất cụ thể và rõ ràng, nhưng quy trình và cách thức triển khai còn rất phức tạp.
Cũng như vẫn chưa thê đạt hiệu quả cao về tính khách quan. “+ Nhận xét chung Đa số các trường đều chưa số hoá mô hình tính điểm được, cách thức tính điểm và xếp loại trải qua nhiều bước, phức tạp và tốn thời gian. Chua đạt hiệu quả cao về tính khách quan, công bang vì chủ yếu van dựa trên ý kiến của cấp trên dé đánh giá và xác thực. Hiện trạng các hệ thông nồi tiêng hiện nay Chúng tôi cũng đã tiến hành khảo sát các phần mềm, hệ thống quản lý công việc nôi tiêng hiện nay đê làm rõ các chức năng và tiên hành so sánh, đánh giá ưu nhược điểm của từng ứng dụng.
Dưới đây là bảng khảo sát và phân tích các tính năng của các ứng dụng phổ biến trên thị trường: [9] Basecamp Giao việc 2 3 1 Phan quyén người dùng ! 2 3 2 Giao dién Báo cáo Sắp xếp theo độ ưu tiên 1 1 1 1 1 1 Nhac nhở Trải nghiệm người dùng Tích hợp các dịch vụ hỗ trợ Bang 1. Hiện trạng các hệ thống trên thị trường hiện nay. Bảng chú thích các mức độ đánh giá: [10] Qua bảng phân tích phía trên, có thể thấy hầu hết các chức năng quản lý công việc như giao việc, phân quyền, nhắc nhở, ưu tiên đều đã có và rất mạnh mẽ. Các ứng dụng hầu hết đánh giá dựa trên KPI (Chỉ số đo lường hiệu quả công việc) chung của dự án hoặc OKR (Quản tri theo mục tiêu) theo thời gian.
Nhưng tất cả vẫn chưa có một ứng dụng nào đưa ra giải pháp cụ thé cho việc đánh giá chất lượng từng công việc cũng như từng cá thé trong tổ chức. Phương pháp thực hiện Nhận thấy hệ thống đề xuất mới có quy mô phức tạp, đòi hỏi phải trải qua nhiều giai đoạn phân tích, hiện thực và tinh chỉnh.