Tổng quan nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ là một yếu tố thiết yếu trong quản trị doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNNVV) nhằm đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tại tỉnh Phú Yên, với hơn 1.300 DNNVV đang hoạt động, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh và sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp này. Nghiên cứu tập trung khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại 50 doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh, bao gồm các loại hình doanh nghiệp như doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình COSO, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện phù hợp với đặc thù của DNNVV tại Phú Yên. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào năm yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy sự phát triển bền vững của các DNNVV tại địa phương, góp phần vào sự phát triển kinh tế của tỉnh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên báo cáo COSO năm 1992, một khuôn khổ lý thuyết chuẩn mực về kiểm soát nội bộ được chấp nhận rộng rãi trên thế giới. Báo cáo COSO xác định hệ thống kiểm soát nội bộ gồm năm yếu tố chính:

  • Môi trường kiểm soát: Bao gồm tính chính trực, giá trị đạo đức, năng lực nhân sự, cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn và chính sách nhân sự.
  • Đánh giá rủi ro: Xác định, phân tích và quản trị các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo các chỉ thị quản lý được thực hiện, bao gồm phân chia trách nhiệm, kiểm soát xử lý thông tin, bảo vệ tài sản và phân tích soát xét.
  • Thông tin và truyền thông: Hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin nội bộ và bên ngoài để hỗ trợ kiểm soát.
  • Giám sát: Quá trình đánh giá liên tục và định kỳ nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành hiệu quả.

Ngoài ra, nghiên cứu sử dụng các khái niệm chuyên ngành như “kiểm soát nội bộ”, “đánh giá rủi ro”, “môi trường kiểm soát”, “hoạt động kiểm soát”, “giám sát thường xuyên và định kỳ” để phân tích thực trạng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp khảo sát định lượng kết hợp phân tích định tính. Dữ liệu được thu thập từ 50 doanh nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Phú Yên, bao gồm 4 doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, 4 doanh nghiệp nhà nước, 25 công ty cổ phần và 17 công ty trách nhiệm hữu hạn. Đối tượng trả lời là các nhà quản lý cấp cao như giám đốc, phó giám đốc và kế toán trưởng.

Bảng câu hỏi khảo sát gồm 72 câu hỏi được xây dựng dựa trên năm yếu tố của báo cáo COSO, nhằm đánh giá chi tiết từng khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu thuận tiện với các doanh nghiệp có quy mô và tình hình kinh doanh khá tốt. Thời gian khảo sát diễn ra trong khoảng thời gian gần đây, đảm bảo tính cập nhật của dữ liệu.

Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp thống kê mô tả để tổng hợp tỷ lệ phần trăm các doanh nghiệp thực hiện các tiêu chí kiểm soát nội bộ, đồng thời so sánh giữa các loại hình doanh nghiệp để rút ra nhận xét và đánh giá thực trạng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát – Tính chính trực và giá trị đạo đức: Khoảng 74% doanh nghiệp khảo sát có quy định về đạo đức nghề nghiệp, nhưng chỉ 36% truyền đạt và hướng dẫn cụ thể các yêu cầu về đạo đức cho nhân viên. Chỉ 34% doanh nghiệp có biện pháp xử lý hành vi vi phạm đạo đức, và khoảng 20% có biện pháp hạn chế áp lực dẫn đến hành vi sai phạm. Điều này cho thấy phần lớn doanh nghiệp chưa chú trọng đầy đủ đến việc xây dựng văn hóa đạo đức và kiểm soát hành vi nhân viên.

  2. Đảm bảo về năng lực: Khoảng 54% doanh nghiệp phân chia công việc rõ ràng bằng văn bản, nhưng chỉ 26% phân tích yêu cầu kiến thức và kỹ năng để phân công phù hợp. Chỉ 38% doanh nghiệp tổ chức đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên, trong đó doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài chiếm tỷ lệ cao nhất. Việc thiếu chú trọng đào tạo và phân công phù hợp có thể ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện nhiệm vụ và kiểm soát nội bộ.

  3. Hội đồng quản trị và ban kiểm soát: Các doanh nghiệp có hội đồng quản trị và ban kiểm soát hoạt động hiệu quả chiếm khoảng 60%, trong đó mức độ độc lập và kinh nghiệm của các thành viên còn hạn chế. Việc thiếu sự giám sát chặt chẽ từ các cơ quan này làm giảm hiệu quả của môi trường kiểm soát.

  4. Hoạt động kiểm soát: Phân chia trách nhiệm chưa được thực hiện nghiêm ngặt ở khoảng 40% doanh nghiệp, dẫn đến nguy cơ thông đồng và sai phạm. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và bảo vệ tài sản được áp dụng ở mức trung bình, với khoảng 50% doanh nghiệp có các biện pháp kiểm soát phù hợp. Phân tích soát xét định kỳ chưa phổ biến, chỉ khoảng 35% doanh nghiệp thực hiện.

  5. Thông tin và truyền thông: Hệ thống thông tin nội bộ chưa đồng bộ và chưa đảm bảo tính kịp thời, chính xác ở khoảng 45% doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ và bên ngoài còn hạn chế, ảnh hưởng đến việc nhận biết và xử lý rủi ro kịp thời.

  6. Giám sát: Giám sát thường xuyên được thực hiện ở khoảng 55% doanh nghiệp, trong khi đánh giá định kỳ qua kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập chỉ chiếm khoảng 30%. Việc thiếu đánh giá định kỳ làm giảm khả năng phát hiện và khắc phục kịp thời các thiếu sót trong hệ thống kiểm soát.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát phản ánh thực trạng chung của các DNNVV tại Phú Yên, nơi mà nhiều doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc thiếu các quy định và biện pháp cụ thể về đạo đức nghề nghiệp làm tăng nguy cơ gian lận và sai phạm. So với các nghiên cứu trong ngành, tỷ lệ doanh nghiệp có chính sách đào tạo và phân công công việc phù hợp còn thấp, ảnh hưởng đến năng lực thực thi kiểm soát.

Môi trường kiểm soát yếu kém, đặc biệt là sự thiếu hụt về giám sát và phân chia trách nhiệm rõ ràng, làm giảm hiệu quả của các hoạt động kiểm soát. Hệ thống thông tin và truyền thông chưa được đầu tư đúng mức, dẫn đến việc thông tin không đầy đủ và không kịp thời, gây khó khăn trong việc phát hiện và xử lý rủi ro.

So sánh với các doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp tại các tỉnh phát triển hơn, các DNNVV tại Phú Yên còn nhiều hạn chế về nguồn lực và trình độ quản lý, dẫn đến việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ chưa hiệu quả. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ và hướng dẫn phù hợp, các doanh nghiệp có thể cải thiện hệ thống kiểm soát để nâng cao năng lực quản trị và giảm thiểu rủi ro.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ phần trăm thực hiện các tiêu chí kiểm soát nội bộ theo từng yếu tố, giúp minh họa rõ nét các điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và phổ biến quy định về đạo đức nghề nghiệp: Doanh nghiệp cần ban hành các quy định rõ ràng về đạo đức và hành vi nghề nghiệp, đồng thời tổ chức các buổi đào tạo, truyền thông để nhân viên hiểu rõ và tuân thủ. Mục tiêu nâng tỷ lệ doanh nghiệp có quy định và hướng dẫn đạo đức lên trên 80% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện là ban lãnh đạo doanh nghiệp phối hợp với phòng nhân sự.

  2. Tăng cường đào tạo và phân công công việc phù hợp: Thiết lập hệ thống đào tạo thường xuyên nhằm nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên, đồng thời phân tích yêu cầu công việc để phân công phù hợp. Mục tiêu đạt 70% nhân viên được đào tạo định kỳ trong 1 năm. Chủ thể thực hiện là phòng nhân sự và quản lý các bộ phận.

  3. Củng cố hoạt động của hội đồng quản trị và ban kiểm soát: Tăng cường tính độc lập và năng lực của các thành viên, tổ chức các cuộc họp định kỳ để giám sát hoạt động kiểm soát nội bộ. Mục tiêu nâng tỷ lệ doanh nghiệp có hội đồng quản trị hoạt động hiệu quả lên 75% trong 18 tháng. Chủ thể thực hiện là ban lãnh đạo doanh nghiệp và cổ đông.

  4. Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông: Đầu tư nâng cấp hệ thống thông tin nội bộ, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của dữ liệu. Thiết lập kênh truyền thông hiệu quả giữa các cấp quản lý và nhân viên. Mục tiêu cải thiện chất lượng thông tin lên mức 80% trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện là phòng công nghệ thông tin và quản lý doanh nghiệp.

  5. Tăng cường giám sát và đánh giá định kỳ: Thiết lập quy trình giám sát thường xuyên và đánh giá định kỳ qua kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập để phát hiện và khắc phục kịp thời các thiếu sót. Mục tiêu 50% doanh nghiệp thực hiện đánh giá định kỳ trong 1 năm tới. Chủ thể thực hiện là ban kiểm soát và phòng kiểm toán nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ: Giúp hiểu rõ về tầm quan trọng và cách thức xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực quản trị và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

  2. Chuyên gia kiểm toán và tư vấn quản trị: Cung cấp cơ sở lý thuyết và thực tiễn để tư vấn, đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các DNNVV, đặc biệt tại các tỉnh có điều kiện tương tự Phú Yên.

  3. Cơ quan quản lý nhà nước và tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo để xây dựng chính sách, chương trình hỗ trợ phát triển DNNVV, nâng cao năng lực quản lý và kiểm soát nội bộ nhằm thúc đẩy phát triển kinh tế địa phương.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành kế toán – kiểm toán, quản trị kinh doanh: Cung cấp kiến thức thực tiễn về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp nâng cao hiểu biết và áp dụng trong học tập và nghiên cứu.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng với doanh nghiệp vừa và nhỏ?
    Kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, báo cáo tài chính chính xác và tuân thủ pháp luật. Với DNNVV, kiểm soát nội bộ giúp giảm thiểu rủi ro, nâng cao năng lực quản lý và tạo nền tảng phát triển bền vững.

  2. Mô hình COSO gồm những yếu tố nào?
    Mô hình COSO gồm năm yếu tố: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ toàn diện.

  3. Làm thế nào để đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp?
    Có thể sử dụng bảng câu hỏi khảo sát dựa trên các tiêu chí của mô hình COSO, thu thập ý kiến từ các nhà quản lý cấp cao và nhân viên chủ chốt, kết hợp phân tích dữ liệu định lượng và định tính để đánh giá mức độ thực hiện và hiệu quả của hệ thống.

  4. Những khó khăn phổ biến khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ở DNNVV là gì?
    Khó khăn bao gồm thiếu nguồn lực tài chính và nhân sự, nhận thức chưa đầy đủ về kiểm soát nội bộ, thiếu chính sách và quy trình rõ ràng, hạn chế trong đào tạo và giám sát, cũng như khó khăn trong việc áp dụng công nghệ thông tin.

  5. Các giải pháp nào giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho DNNVV?
    Các giải pháp gồm xây dựng quy định đạo đức nghề nghiệp, tăng cường đào tạo và phân công công việc phù hợp, củng cố hội đồng quản trị và ban kiểm soát, nâng cấp hệ thống thông tin và truyền thông, đồng thời tăng cường giám sát và đánh giá định kỳ.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Phú Yên còn nhiều hạn chế, đặc biệt về môi trường kiểm soát, đào tạo nhân sự và giám sát.
  • Báo cáo COSO cung cấp khuôn khổ toàn diện để đánh giá và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù DNNVV.
  • Nghiên cứu đã khảo sát 50 doanh nghiệp, phát hiện tỷ lệ thực hiện các yếu tố kiểm soát nội bộ còn thấp, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao tính chính trực, năng lực nhân sự, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và giám sát trong vòng 12-18 tháng tới.
  • Khuyến nghị các nhà quản lý, chuyên gia và cơ quan quản lý địa phương phối hợp triển khai các giải pháp để thúc đẩy sự phát triển bền vững của DNNVV tại Phú Yên.

Hành động tiếp theo: Các doanh nghiệp nên tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại, xây dựng kế hoạch cải tiến dựa trên các khuyến nghị, đồng thời tăng cường đào tạo và giám sát để đảm bảo hiệu quả vận hành. Để biết thêm chi tiết và hỗ trợ triển khai, liên hệ chuyên gia tư vấn hoặc các cơ quan hỗ trợ doanh nghiệp địa phương.