Đặt vấn đề Trong giai đoạn Internet và các phần mềm phát triển, việc số hóa các quy trình nghiệp vụ ngày càng nhiều hơn như hiện nay thì việc áp dụng các phần mềm, công cụ hỗ trợ trong trao đổi và quản lý công việc đang trở nên cực kì cần thiết và hữu dụng. So với quản lý công việc một cách thủ công, sử dụng phần mềm sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn. Đầu tiên, các phần mềm, công cụ trực tuyến sẽ giúp người dùng có thể dễ dàng trao đổi, giao và quản lý công việc mà không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp. Ngoài ra việc trao đổi và quản lý trực tuyến cũng sẽ giúp lưu vết lại các thông tin lại để có thể kiểm tra, thống kê sau này.
Thứ hai, các phần mềm, công cụ hỗ trợ có thể giúp tăng cường hiệu suất làm việc bằng cách cung cấp cho người dùng chức năng tạo và theo dõi tiến độ các công việc từ đó giúp họ có cái nhìn tổng quan và có thể dễ dàng hơn trong việc sắp xếp thứ tự thực hiện công việc. Tóm lại, việc áp dụng các phần mềm, công cụ hỗ trợ trong trao đổi và quản lý công việc không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn giúp việc giao tiếp, trao đổi giữa các thành viên được linh hoạt hơn từ đó đem lại hiểu quả cao trong quá trình hoạt động của các công ty, tổ chức.2 Mục tiêu và phạm vi đề tài Hiện nay, nhiều công ty đang chỉ sử dụng các ứng dụng chat trực tuyến để trao đổi công việc còn việc quản lý công việc vẫn là thủ công. Điều này sẽ khiến cho việc quản lý trở nên khó khăn, không thể theo dõi được tổng quan tiến độ công việc cũng như khối lượng công việc giao cho mỗi người. Ngoài ra, một số công ty khác có sử dụng các ứng dụng quản lý công việc trực tuyến như Slack, Jira, v.
Tuy nhiên các ứng dụng này thường tập trung vào quản lý công việc nhiều hơn, người dùng khó có thể lưu vết, theo dõi lại quá trình trao đổi trong khi thực hiện nhiệm vụ hoặc phải sử dụng một ứng dụng khác để trao đổi công việc. Để giải quyết các hạn chế trên cần có một hệ thống gồm cả chức năng Trao đổi công việc và chức năng Quản lý công việc, cùng với đó 2 chức năng này cần có sự liên hệ chặt chẽ với nhau để người dùng có thể dễ dàng lưu vết thông tin và theo dõi lại sau này. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.3 Định hướng giải pháp "Hệ thống chat tích hợp trợ lý ảo hỗ trợ người dùng quản lý công việc" với 2 chức năng chính là chức năng Chat để trao đổi công việc và chức năng Nhiệm vụ để quản lý công việc sẽ giúp người dùng tăng cao hiệu suật làm việc và giải quyết các hạn chế của các ứng dụng đã nêu ở phần 1. Hệ thống sẽ được triển khai trên nền tảng Web giúp người dùng có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi từ cả máy tính và điện thoại mà không cần cài đặt ứng dụng trước từ đó tăng độ hiệu quả và tính linh hoạt.4 Bố cục đồ án Phần còn lại của báo cáo đồ án tốt nghiệp này được tổ chức như sau.
Chương 2 trình bày về Khảo sát hiện trạng từ đó phân tích yêu cầu đặt ra, quy trình nghiệp vụ thực tế để đưa ra tổng quan về các chức năng cũng như các yêu cầu phi chức năng của hệ thống. Trong Chương 3, em sẽ giới thiệu, đề xuất các công nghệ sử dụng để phát triển hệ thống và giải quyết các yêu cầu đặt ra trong Chương 2. Chương 4 sẽ trình bày về quá trình thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế kiến trúc, thiết kế chi tiết từ đó xây dựng hệ thống, đưa ra các kết quả đạt được cũng như quá trình kiểm thử và triển khai hệ thống trên thực tế. Chương 5 trình bày về một số thuật toán, vấn đề khó khăn mà em đã gặp phải cùng với cách mà em tìm ra giải pháp để giải quyết vấn đề đó.
Trong Chương 6, em sẽ trình bày Kết luận về Đồ án tốt nghiệp và Hướng phát triển trong thời gian sắp tới để cải thiện hệ thống trở nên tối ưu hơn. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU 2.1 Khảo sát hiện trạng Việc quản lý và trao đổi công việc của các nhân sự/thành viên trong công ty, tổ chức một cách thủ công không sử dụng các phần mềm, ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc tồn tại một số nhược điểm rõ rệt. Đầu tiên, việc quản lý và trao đổi công việc một cách thủ công có thể gây ra sự thiếu nhất quán, không đồng bộ trong công việc và khó theo dõi lại sau này do sự khác nhau về cách quản lý công việc, trao đổi thông tin giữa các thành viên trong công ty, tổ chức. Thứ hai, khả năng tương tác và trao đổi thông tin công việc sẽ bị giới hạn, không dễ dàng và linh hoạt như khi sử dụng các phần mềm, ứng dụng hỗ trợ.
Ngoài ra, việc không sử dụng các phần mềm, ứng dụng hỗ trợ cũng sẽ khiến người quản lý khó khăn trong việc đo lường hiệu suất làm việc và theo dõi tiến độ làm việc của các thành viên. Hiện nay, các công ty, tổ chức có thể sử dụng các ứng dụng nhắn tin trực tuyến như Zalo, Telegram, Messenger, v.v để trao đổi công việc. Tuy nhiên nếu chỉ sử dụng các ứng dụng này thì chưa thể giải quyết được vấn đề quản lý công việc của các thành viên. Ngoài ra, nhiều công ty có sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc như Slack, Jira, v.
Tuy nhiên các ứng dụng này thường không quá tập trung vào chức năng tin nhắn do đó việc lưu vết, theo dõi lại các đoạn chat liên quan tới từng nhiệm vụ trở nên khó khăn. Nhận thấy vấn đề trên, "Hệ thống chat tích hợp trợ lý ảo hỗ trợ người dùng quản lý công việc" được phát triển giúp người dùng có thể quản lý và trao đổi công việc hiệu quả hơn. Hệ thống sẽ gồm có cả chức năng Tin nhắn để trao đổi công việc và chức năng Nhiệm vụ để quản lý công việc, ngoài ra các nhiệm vụ sẽ được tạo trực tiếp từ các tin nhắn trao đổi trong Chat từ đó có thể giúp người dùng dễ dàng lưu vết đoạn tin nhắn trao đổi về nhiệm vụ đó để có thể theo dõi lại khi cần. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU 2.2 Tổng quan chức năng 2.1 Biểu đồ use case tổng quát Hình 2.1: Biểu đồ use case tổng quát Hệ thống gồm có 6 tác nhân chính là: Khách, Người dùng, Thành viên tổ chức, Chủ tổ chức, Thành viên nhóm dự án, Quản lý nhóm dự án.
Trong đó: • Khách là người sử dụng chưa đăng nhập vào tài khoản thuộc hệ thống, chỉ có quyền đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản. • Người dùng là người sử dụng đã đăng nhập vào tài khoản thuộc hệ thống và có quyền sử dụng các chức năng liên quan tới tài khoản hệ thống. • Thành viên tổ chức là người dùng đã đăng nhập vào tài khoản và đã chọn một tổ chức trong danh sách, có quyền sử dụng các chức năng liên quan tới tổ chức đã chọn. • Chủ tổ chức là thành viên tổ chức có quyền quản trị đối với tổ chức.
• Thành viên nhóm dự án là Thành viên tổ chức đã chọn một nhóm dự án trong danh sách và có quyền sử dụng các chức năng liên quan tới nhóm dự án đó. • Quản lý nhóm dự án là Thành viên nhóm dự án và có quyền quản trị đối với nhóm dự án. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU 2.2 Biểu đồ use case phân rã Quản lý tổ chức Hình 2.2: Biểu đồ use case phân rã Quản lý tổ chức Mỗi tài khoản trong hệ thống có thể tạo hoặc tham gia một hoặc nhiều tổ chức. Trong các chức năng liên quan tới tổ chức, người dùng hệ thống có thể Xem danh sách các tổ chức của mình, Tạo tổ chức mới và Xác nhận hoặc từ chối lời mời vào tổ chức.
Thành viên tổ chức có thể sử dụng các chức năng liên quan tới tổ chức đã chọn gồm có Xem thông tin tổ chức, Xem danh sách, thông tin của các thành viên thuộc tổ chức và Tìm kiếm thành viên theo email hoặc tên. Chủ tổ chức có các quyền quản trị đối với tổ chức bao gồm Chỉnh sửa thông tin tổ chức, Mời hoặc Hủy lời mời thành viên vào tổ chức, Xóa thành viên khỏi tổ chức 5 CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU 2.3 Biểu đồ use case phân rã Quản lý nhóm dự án Hình 2.3: Biểu đồ use case phân rã Quản lý nhóm dự án Trong mỗi tổ chức sẽ có các nhóm dự án, thành viên tổ chức có các chức năng liên quan tới nhóm dự án bao gồm Tạo nhóm dự án, Xem danh sách nhóm dự án đã tham gia và Tìm kiếm nhóm dự án trong danh sách. Thành viên nhóm dự án có thể xem được các thông tin liên quan tới nhóm dụ án như Xem danh sách thành viên, Xem thông tin (tên, ảnh đại diện).
Quản lý nhóm dự án có các quyền quản trị đối với thành viên của nhóm dự án bao gồm Thêm hoặc Xóa thành viên khỏi nhóm dự án. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU 2.4 Biểu đồ use case phân rã Quản lý tin nhắn Hình 2.4: Biểu đồ use case phân rã Quản lý tin nhắn Các thành viên trong một nhóm dự án có thể tương tác, trao đổi với nhau thông qua tin nhắn. Họ có thể Xem các tin nhắn trong nhóm, Gửi tin nhắn, Trả lời lại một tin nhắn và Xem danh sách tổng hợp các đường link có trong tin nhắn. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU 2.5 Biểu đồ use case phân rã Quản lý nhiệm vụ Hình 2.5: Biểu đồ use case phân rã Quản lý nhiệm vụ Trong các nhóm dự án, các thành viên có thể giao nhiệm vụ cho nhau từ nội dung của các tin nhắn trong nhóm.
Các thành viên trong nhóm có thể xem được danh sách các nhiệm vụ mình được giao và các yêu cầu mình đã giao tới người khác và dựa theo tiến độ thực tế để cập nhật trạng thái cho các nhiệm vụ. Ngoài ra, các thành viên nhóm dự án có thể xem biểu đồ tiến độ công việc của tất cả nhiệm vụ trong nhóm. Người dùng cũng có thể xem được các thông tin tổng quan về nhiệm vụ trong tổ chức đang chọn như số lượng nhiệm vụ đang thực hiện và số lượng nhiệm vụ đang yêu cầu của từng nhóm dự án, biểu đồ tiến độ thực hiện các nhiệm vụ và yêu cầu của bản thân.