Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải thực hiện quyền tự chủ về mọi mặt, đặc biệt là công tác hạch toán kế toán nhằm tự bù đắp chi phí, bảo đảm tích lũy vốn và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Để đạt được mục tiêu đó, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ toàn bộ các khâu trong quá trình vận động của vốn, từ khi bỏ vốn mua sắm nguyên vật liệu đến khi thu hồi vốn qua tiêu thụ sản phẩm.
Đối với các đơn vị sản xuất công nghiệp, nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm và chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá thành (khoảng 70% giá trị sản phẩm). Việc khai thác tiềm năng nguyên liệu trong nước còn hạn chế, nhiều loại vật tư phải nhập khẩu từ nước ngoài, khiến biến động giá cả vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành, doanh thu và đời sống của cán bộ công nhân viên. Do đó, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu được xác định là công cụ quản lý bảo đảm ba yêu cầu: chính xác, kịp thời và toàn diện.
Xuất phát từ quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Diêm Thống Nhất, tác giả thực hiện chuyên đề tốt nghiệp nhằm giải quyết ba nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
- Khảo sát, phân tích thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Diêm Thống Nhất từ khâu chứng từ, sổ sách chi tiết đến kế toán tổng hợp.
- Đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty.
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu (chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết, tài khoản và phương pháp hạch toán tổng hợp).
- Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: Công ty Cổ phần Diêm Thống Nhất (địa chỉ tại thị trấn Đức Giang, huyện Gia Lâm, thành phố Hà Nội).
- Về thời gian và số liệu: Dữ liệu sản xuất kinh doanh và hạch toán kế toán giai đoạn 2002 - 2003 cùng tiến trình phát triển của nhà máy từ năm 1956.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết của chuyên đề được xây dựng dựa trên chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, trọng tâm là:
- Văn bản pháp lý áp dụng: Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành chế độ chứng từ kế toán và hệ thống sổ sách kế toán doanh nghiệp.
- Hệ thống phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:
- Phân loại theo nội dung kinh tế và vai trò: Nguyên vật liệu chính (gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài), Nguyên vật liệu phụ, Nhiên liệu, Phụ tùng thay thế, Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản (XDCB), Phế liệu thu hồi.
- Nguyên tắc tính giá nhập kho: Giá thực tế mua ngoài (giá mua theo hóa đơn cộng thuế nhập khẩu, chi phí thu mua, bốc xếp, trừ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua); giá thực tế tự chế; giá thuê ngoài gia công; giá tiếp nhận góp vốn liên doanh hoặc biếu tặng.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp giá đơn vị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân tồn đầu kỳ, bình quân sau mỗi lần nhập); phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO); phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO); phương pháp giá thực tế đích danh (nhận diện); phương pháp giá hạch toán (sử dụng hệ số giá vật liệu).
- Mô hình tổ chức hạch toán chi tiết:
- Phương pháp thẻ song song.
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Phương pháp sổ số dư.
- Mô hình tổ chức hạch toán tổng hợp: Hai phương pháp kế toán hàng tồn kho là Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 152, TK 151, TK 331, TK 133, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642, TK 154, TK 241, TK 3381, TK 1381...) và Kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611 - Mua hàng, TK 152, TK 151).
- Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chứng từ với các sổ nhật ký chứng từ (số 1, số 2, số 5, số 7), bảng kê (số 1, số 2), bảng phân bổ số 2 và sổ cái tài khoản.
Phương pháp nghiên cứu bao gồm phương pháp thu thập và tổng hợp tài liệu lý luận; phương pháp quan sát trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ; phương pháp phân tích số liệu sổ sách kế toán; phương pháp đối chiếu và hệ thống hóa quy trình công nghệ sản xuất với luồng ghi chép kế toán.
Nguồn dữ liệu phục vụ nghiên cứu là các biểu mẫu chứng từ gốc (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn), sổ thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, sổ cái và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2002 - 2003 của Công ty Cổ phần Diêm Thống Nhất.
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu ở trong doanh nghiệp sản xuất
Chương I làm rõ các vấn đề lý luận nền tảng về vị trí, vai trò, nhiệm vụ và phương pháp hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:
- Khái niệm và đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động tham gia vào quá trình sản xuất, bị tiêu dùng hoàn toàn và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào giá trị sản phẩm mới. Trong vốn lưu động định mức, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng chủ yếu trong vốn dự trữ sản xuất.
- Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời số liệu thu mua, vận chuyển, nhập - xuất - tồn kho.
- Tính toán chính xác giá thành thực tế vật liệu mua vào; kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ, tiêu hao.
- Hướng dẫn các bộ phận thực hiện đúng chế độ chứng từ ban đầu, tham gia kiểm kê định kỳ và lập báo cáo quản trị.
- Phân loại nguyên vật liệu: Chia thành 6 nhóm cụ thể:
- Nguyên vật liệu chính: Đối tượng cấu thành thực thể chính của sản phẩm (ví dụ: gỗ trong sản xuất diêm, sắt thép trong chế tạo máy, bông sợi trong dệt may).
- Nguyên vật liệu phụ: Kết hợp với vật liệu chính để tạo màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài hoặc tăng chất lượng sản phẩm.
- Nhiên liệu: Than, xăng, dầu phục vụ cấp nhiệt lượng hoặc vận hành máy móc.
- Phụ tùng thay thế: Chi tiết máy, phụ tùng phục vụ sửa chữa thiết bị, phương tiện vận tải.
- Thiết bị XDCB: Thiết bị, phương tiện lắp đặt vào công trình xây dựng.
- Phế liệu: Vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất hoặc thanh lý tài sản cố định.
- Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
- Phương pháp thẻ song song: Thủ kho mở thẻ kho theo dõi số lượng; phòng kế toán mở sổ chi tiết theo dõi cả số lượng và giá trị cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng đối chiếu số lượng giữa thẻ kho và sổ chi tiết, rồi đối chiếu tổng giá trị với kế toán tổng hợp.
- Phương pháp đối chiếu luân chuyển: Thủ kho ghi thẻ kho; phòng kế toán định kỳ lập bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng loại vật liệu. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu ghi một dòng vào sổ đối chiếu luân chuyển để đối chiếu với thẻ kho.
- Phương pháp sổ số dư: Kho chỉ hạch toán về mặt số lượng trên thẻ kho và ghi sổ số dư vào cuối tháng; kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị theo nhóm vật liệu qua bảng lũy kế nhập, bảng lũy kế xuất và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho.
- Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
- Theo phương pháp Kê khai thường xuyên: Sử dụng TK 152 (gồm các tài khoản chi tiết: TK 1521 - Nguyên vật liệu chính, TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ, TK 1523 - Nhiên liệu, TK 1524 - Phụ tùng, TK 1525 - Vật liệu và thiết bị XDCB, TK 1528 - Vật liệu khác). Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ nhập do mua ngoài (thuế GTGT khấu trừ hoặc trực tiếp), tự chế (TK 154), nhận vốn góp (TK 411), xử lý hàng thừa (TK 3381), hàng thiếu (TK 1381, TK 632) và xuất kho cho sản xuất trực tiếp (TK 621), quản lý phân xưởng (TK 627), bán hàng (TK 641), quản lý doanh nghiệp (TK 642), góp vốn liên doanh (TK 128, TK 222).
- Theo phương pháp Kiểm kê định kỳ: Sử dụng TK 611 (tiểu khoản 6111 - Mua nguyên vật liệu) để tập hợp chi phí thu mua trong kỳ; đầu kỳ kết chuyển tồn kho từ TK 152 sang TK 611, cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê thực tế để kết chuyển trị giá tồn kho về TK 152 và xác định trị giá xuất dùng theo công thức:
$$\text{Trị giá xuất dùng} = \text{Tồn đầu kỳ} + \text{Nhập trong kỳ} - \text{Tồn cuối kỳ}$$
- Hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ: Trình bày nguyên tắc mở và ghi chép trên Nhật ký chứng từ số 1 (ghi Có TK 111), Bảng kê số 1 (ghi Nợ TK 111), Nhật ký chứng từ số 2 (ghi Có TK 112), Bảng kê số 2 (ghi Nợ TK 112), Nhật ký chứng từ số 5 (ghi Có/Nợ TK 331), Sổ cái TK 152 và Bảng phân bổ số 2 (Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ).
Chương II: Thực trạng về kế toán Nguyên vật liệu ở Công ty Cổ Phần Diêm Thống Nhất
Chương II tập trung khảo sát lịch sử phát triển, mô hình sản xuất và thực tế tổ chức kế toán tại đơn vị:
| STT |
Chỉ tiêu |
Năm 2002 |
Năm 2003 |
| 1 |
Doanh thu bán hàng |
31.226 |
31.265 |
| 2 |
Các khoản giảm trừ doanh thu |
5.140 |
- |
| 3 |
Doanh thu thuần |
31.226 |
31.265 |
| 4 |
Giá vốn hàng bán |
22.425 |
22.426 |
| 5 |
Lợi nhuận gộp |
8.799 |
- |
| 6 |
Lợi nhuận thuần |
2.838 |
- |
| 7 |
Tổng lợi nhuận trước thuế |
2.296 |
- |
| 8 |
Lợi nhuận sau thuế |
2.296 |
- |
| 9 |
Các khoản nộp ngân sách |
1.699 |
- |
-
Cơ cấu tổ chức sản xuất: Gồm 4 xí nghiệp trực thuộc:
- Xí nghiệp que diêm (8 tổ): Tổ cưa gỗ, tổ que mộc, tổ đóng thùng que mộc, tổ hóa chất, tổ tinh chế hóa chất, tổ chứa đầu que, tổ xẻ nẹp, tổ văn phòng.
- Xí nghiệp hộp diêm (9 tổ): Tổ bào vành, tổ bào ống, tổ đáy, 2 tổ đáy thủ công, tổ dán ống, tổ hồ giấy, tổ sửa chữa, tổ văn phòng.
- Xí nghiệp bao gói (12 tổ): Các tổ bỏ bao (A1, A2, A3, A4, A6), tổ phết bao, tổ dán nhãn 1, tổ dán nhãn 2, tổ vận chuyển tổng hợp, tổ văn phòng.
- Xí nghiệp cơ nhiệt (6 tổ phụ trợ): Tổ nguội, tổ điện, tổ tiện, tổ mộc, tổ xẻ nẹp, tổ lò hơi.
-
Đặc điểm quy trình công nghệ và nguyên vật liệu:
- Quy trình khép kín gồm 17 công đoạn (sản xuất que có đầu thuốc gồm 6 công đoạn, sản xuất hộp diêm gồm 4 công đoạn cơ giới hóa cao).
- Nguyên vật liệu chính: Gỗ bồ đề, gỗ mỡ (ngâm ao cắt khúc, bóc nan đáy dày 1,85 mm, chặt thành que dài 43 mm, ngâm tẩm axit chống rụng tàn, sấy khô, đánh bóng và chấm thuốc).
- Hóa chất đầu thuốc: $KClO_3$, phốt pho, axit, bột sắn, dầu hỏa cùng các hóa chất mới ($Ca$, $ZnO$, $K_2Cr_2O_7$) giúp tăng độ nhạy và khả năng chống ẩm của đầu que diêm.
-
Thực tế áp dụng hình thức kế toán:
- Đơn vị sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ; kỳ kế toán theo quý.
- Hằng ngày căn cứ chứng từ gốc ghi vào các thẻ chi tiết vật liệu.
- Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp số liệu từ Bảng phân bổ số 2 (phân bổ chi phí TK 151, TK 152, TK 153 sang TK 621, TK 627, TK 154, TK 641, TK 642, TK 142, TK 335, TK 241, TK 632), ghi vào Bảng kê, Nhật ký chứng từ liên quan và chuyển vào Sổ cái TK 152 để lập báo cáo tài chính.
Chương III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Diêm Thống Nhất
Chương III định hướng các biện pháp cải tiến công tác hạch toán và quản trị vật tư tại doanh nghiệp:
- Tăng cường kiểm tra, đối chiếu định kỳ số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm giảm thiểu tình trạng dồn việc kiểm tra, lập biểu vào cuối tháng/quý.
- Hoàn thiện công tác lập và luân chuyển chứng từ ban đầu, bảo đảm tính kịp thời trong việc cung cấp thông tin phục vụ điều hành sản xuất.
- Quản lý chặt chẽ định mức tiêu hao nguyên vật liệu (đặc biệt là gỗ và hóa chất đầu diêm), giảm tỷ lệ hư hỏng, hao hụt qua từng công đoạn bóc nan, chấm thuốc và bao gói.
- Tối ưu hóa khâu thu mua, khai thác nguồn gỗ nội địa và dự trữ vật liệu hợp lý nhằm giảm chi phí lưu kho và đẩy nhanh vòng quay vốn lưu động.
Kết quả và đóng góp
- Hệ thống hóa quy trình kế toán: Đề tài đã mô tả đầy đủ quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ tại một doanh nghiệp sản xuất đặc thù có quy trình công nghệ 17 công đoạn.
- Dữ liệu thực tế: Trích xuất chi tiết các chỉ tiêu tài chính năm 2002 - 2003 của công ty sau cổ phần hóa (doanh thu đạt trên 31,2 tỷ đồng, giá vốn 22,4 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 2,296 tỷ đồng, nộp ngân sách gần 1,7 tỷ đồng).
- Phân loại và mô hình hóa: Phản ánh rõ nét mô hình quản lý 4 xí nghiệp (que diêm, hộp diêm, bao gói, cơ nhiệt) và phương pháp phân bổ chi phí nguyên vật liệu thông qua Bảng phân bổ số 2 cho các tài khoản chi phí sản xuất ($TK\ 621, TK\ 627$).
- Đóng góp ứng dụng: Chỉ ra mối liên hệ trực tiếp giữa việc giảm định mức tiêu hao vật liệu (chỉ cần hạ 1% giá thành do tiết kiệm vật liệu) với khả năng gia tăng lợi nhuận và cải thiện thu nhập cho người lao động.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Các số liệu khảo sát và biểu mẫu sổ sách trong chuyên đề phản ánh thực trạng hạch toán thủ công/bán thủ công theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty Cổ phần Diêm Thống Nhất trong giai đoạn 2002 - 2003, chưa đánh giá việc áp dụng phần mềm kế toán tự động hóa hoàn toàn.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Nghiên cứu chuyển đổi hình thức ghi sổ sang hình thức Nhật ký chung trên hệ thống phần mềm kế toán doanh nghiệp; xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và tính toán chi phí nguyên vật liệu định mức trong điều kiện đa dạng hóa sản phẩm (diêm carton, giấy vệ sinh, vở học sinh).
Giá trị tham khảo
- Đối tượng sử dụng: Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp; kế toán viên và cán bộ quản lý vật tư tại các doanh nghiệp sản xuất chế biến gỗ, hóa chất và bao bì.
- Nội dung giá trị:
- Khung lý luận và sơ đồ định khoản tổng hợp nguyên vật liệu theo Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT theo hai phương pháp Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ.
- Bộ mẫu sổ và phương pháp ghi chép hình thức Nhật ký chứng từ (NKCT số 1, 2, 5, Sổ cái TK 152, Bảng phân bổ số 2).
- Tài liệu thực tế về cấu trúc tổ chức và quy trình công nghệ sản xuất diêm công nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu sở hữu vốn của Công ty Cổ phần Diêm Thống Nhất sau khi chuyển đổi năm 2002 gồm những thành phần nào?
Từ ngày 01/01/2002, công ty chuyển thành công ty cổ phần với cơ cấu: 32% vốn Nhà nước (do Tổng Công ty Giấy Việt Nam đại diện), 58% vốn của cán bộ công nhân viên và 10% vốn của các tổ chức, cá nhân khác.
2. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ bao nhiêu trong giá thành sản phẩm tại doanh nghiệp sản xuất diêm?
Theo nội dung công trình, giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 70% tổng giá trị sản phẩm sản xuất ra.
3. Quy trình công nghệ sản xuất diêm tại công ty gồm bao nhiêu công đoạn và được tổ chức tại những xí nghiệp nào?
Quy trình công nghệ gồm 17 công đoạn khép kín, được phân chia tại 4 xí nghiệp: Xí nghiệp que diêm (8 tổ), Xí nghiệp hộp diêm (9 tổ), Xí nghiệp bao gói (12 tổ) và Xí nghiệp cơ nhiệt phụ trợ (6 tổ).
4. Công ty Cổ phần Diêm Thống Nhất áp dụng hình thức kế toán nào và kỳ kế toán được xác định ra sao?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ với kỳ kế toán theo quý. Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp số liệu từ các bảng phân bổ, bảng kê và nhật ký chứng từ để vào Sổ cái và lập báo cáo tài chính.
5. Hệ thống tài khoản chi tiết của TK 152 được tác giả hệ thống hóa gồm những tiểu khoản nào?
Gồm 6 tiểu khoản: TK 1521 (Nguyên vật liệu chính), TK 1522 (Nguyên vật liệu phụ), TK 1523 (Nhiên liệu), TK 1524 (Phụ tùng), TK 1525 (Vật liệu và thiết bị XDCB), TK 1528 (Vật liệu khác).
Kết luận
Chuyên đề tốt nghiệp đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất theo chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT. Công trình phản ánh trung thực thực trạng tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty Cổ phần Diêm Thống Nhất trong giai đoạn đầu cổ phần hóa (2002 - 2003). Các giải pháp được đề xuất gắn liền với đặc điểm công nghệ sản xuất 17 công đoạn và cơ cấu 4 xí nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và hạ giá thành sản phẩm.
