Uþ BAN NHÂN DÂN TÞNH KON TUM TR¯ÞNG CAO ¾NG CÞNG ÞNG KON TUM GIÁO TRÌNH MÔ UN:TIN HÞC VN PHÒNG NGÀNH, NGHÞ: HÀNH CHÍNH VN PHÒNG TRÌNH Þ: TRUNG C¾P (Ban hành kèm theo Quy¿t ßnh sß /Q-CC ngày / / 20. cÿa Hißu tr±ßng Tr±ßng Cao ¿ng Cßng ßng Kon Tum) Kon Tum, nm 2022 0 MþC LþC BÀI 1: Xþ LÝ VN B¾N NÂNG CAO. THI¾T ¾T MÔI TR¯ÞNG LÀM VIÞC TÞI ¯U. Lÿa chßn ch¿ ß và thi¿t ¿t phù hÿp.
ÞNH D¾NG NÂNG CAO. THAM CHI¾U VÀ LIÊN K¾T. Tiêu ß, chân trang, chân bài. Mÿc lÿc và chß mÿc.
K¿t nßi, nhúng dÿ lißu. TR¯ÞNG VÀ BIÞU M¾U. BIÊN T¾P VN B¾N TRONG CH¾ Þ CÞNG TÁC. L¿n v¿t và rà soát.
Sþ DþNG TRÌNH CHI¾U NÂNG CAO. L¾P K¾ HO¾CH CHO VIÞC TRÌNH CHI¾U. Tìm hißu vß bßi c¿nh trình chi¿u. Thi¿t k¿ nßi dung và hình thÿc bài trình bày hißu qu¿.
TRANG THUY¾T TRÌNH CHþ VÀ CÁC M¾U. Trang thuy¿t trình chÿ (trang chÿ). ßnh d¿ng các ßi t±ÿng ß hßa, tranh ¿nh. Sÿ dÿng ß thß, s¡ ß.
a ph±¡ng tißn trong trang chi¿u: âm thanh, o¿n phim, ho¿t hình. LIÊN K¾T, NHÚNG, NH¾P/XU¾T CÁC TRANG CHI¾U, B¾N TRÌNH CHI¾U. Liên k¿t, nhúng. QU¾N LÝ CÁC B¾N TRÌNH CHI¾U.
Trình chi¿u theo yêu c¿u. Thi¿t l¿p cách thÿc trình bày. Kißm soát vißc chi¿u các trang. Xþ LÝ B¾NG TÍNH NÂNG CAO.
THI¾T L¾P MÔI TR¯ÞNG LÀM VIÞC TÞI ¯U. Thi¿t l¿p b¿ng tính, các thußc tính cÿa b¿ng tính. THAO TÁC B¾NG TÍNH. Hàm và công thÿc.
Liên k¿t, nhúng và n¿p dÿ lißu tÿ ngoài. Phân tích dÿ lißu. S¿p x¿p và lßc dÿ lißu. Ghi chú (Comment) nßi dung trang tính.
L¿n v¿t các thay ßi ßi vßi b¿ng tính. 158 2 BÀI T¾P THþC HÀNH. 160 TÀI LIÞU THAM KH¾O. 124 3 TUYÊN BÞ B¾N QUYÞN Tài lißu này thußc lo¿i sách giáo trình nên các ngußn thông tin có thß ±ÿc phép dùng nguyên b¿n ho¿c trích dùng cho các mÿc ích vß ào t¿o và tham kh¿o.
Mßi mÿc ích khác mang tính lßch l¿c ho¿c sÿ dÿng vßi mÿc ích kinh doanh thi¿u lành m¿nh s¿ bß nghiêm c¿m. 4 LÞI GIÞI THIÞU Ngày nay, a ph¿n ng±ßi sÿ dÿng vn phòng ßu sÿ dÿng bß ph¿n mßm tin hßc vn phòng cÿa hãng Micrsoft vßi nhißu tính nng ±u vißt. Trong ph¿m vi giáo trình này s¿ giúp ng±ßi ßc có thß n¿m b¿t ±ÿc ki¿n thÿc vß tin hßc vn phòng nâng cao, ki¿n thÿc vß qu¿n lý dÿ lißu tÿ mßt kho dÿ lißu. Ng±ßi hßc s¿ có kÿ nng xây dÿng ±ÿc nhÿng vn b¿n, b¿ng tính vßi ß phÿc t¿p cao, áp ÿng ±ÿc nhißu yêu c¿u phÿc t¿p tÿ thÿc t¿.
Thông qua giáo trình này, ng±ßi hßc có thß xây dÿng cho mình mßt ch±¡ng trình qu¿n lý dÿ lißu, qu¿n lý các công vißc hàng ngày cÿa mình mßt cách nhanh chóng và hißu qu¿. Trong giáo trình này chúng tôi ±a ra ph¿n lý thuy¿t và bài t¿p thÿc hành áp dÿng cho tÿng ph¿n nh¿m giúp cho ng±ßi hßc có thß ti¿p thu, v¿n dÿng mßt cách dß dàng. Mÿc ích cÿa giáo trình trang bß cho ng±ßi hßc ki¿n thÿc và kÿ nng: - Có kh¿ nng so¿n th¿o, trình bày mßt vn b¿n nâng cao vßi nhißu tính nng mßi trong Micorsoft Word, ßng thßi có thß qu¿n lý ±ÿc tài lißu cÿa mình theo nhißu cách thÿc khác nhau. - Xÿ lý tính toán vßi nhißu bß dÿ lißu phÿc t¿p và bißu dißn dÿ lißu ó d±ßi nhißu d¿ng khác nhau trong Microsoft Excel.
- Xây dÿng và qu¿n lý ±ÿc bài thuy¿t trình dÿa trên bß so¿n th¿o Microsoft PowerPoint. Tôi chân thành c¿m ¡n các thành viên trong tß bß môn Công nghß thông tin thußc trung tâm Tin hßc 3 Ngo¿i ngÿ và Th± vißn ã giúp ÿ Tôi trong thßi gian biên so¿n giáo trình. Kon Tum, ngày 25 tháng 04 nm 2022 THAM GIA BIÊN SO¾N Chÿ biên: Nguyßn Thß Lß Anh 5 GIÁO TRÌNH MÔ UN TÊN MÔ UN: TIN HÞC VN PHÒNG THÔNG TIN CHUNG VÞ MÔ UN Mã mô un: 51273913 Vß trí, tính ch¿t, ý ngh)a và vai trò cÿa mô un: - Vß trí: Là mô un dùng cho chuyên ngành Hành chính vn phòng, hßc sau khi ng±ßi hßc ã hßc môn Tin hßc. - Tính ch¿t: Mô un Tin hßc vn phòng là mô un tích hÿp giÿa lý thuy¿t và thÿc hành.
- Ý ngh)a và vai trò cÿa mô un: Thông qua mô un s¿ cung c¿p cho ng±ßi hßc nhÿng ki¿n thÿc, kÿ nng c¿n thi¿t vß các kÿ thu¿t trong xÿ lý vn b¿n, b¿ng tính, trình chi¿u&.vß công nghß thông tin và ÿng dÿng vào trong chuyên ngành. Mÿc tiêu cÿa môn hßc/mô un: 1. Vß ki¿n thÿc: - Mô t¿ các tính nng nâng cao cÿa mßt sß công cÿ trong ph¿n mßm Microsoft Office nh±: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point. - Trình bày các b±ßc t¿o mßt vn b¿n, trßn th±, t¿o mÿc lÿc tÿ ßng.
- Phân tích ±ÿc cách sÿ dÿng b¿ng tính Microsoft Excel. Vß kÿ nng: - T¿o ±ÿc các vn b¿n d¿ng cßt báo, thi¿t l¿p ißm dÿng tab. - T¿o ±ÿc các Style và t¿o ±ÿc mÿc lÿc tÿ ßng. - Thÿc hißn thành th¿o thao tác trßn vn b¿n ß phÿc vÿ cho công tác vn phòng; mßt sß tính nng nâng cao trong Word nh±: Replace, track changes, comment.
- V¿n dÿng thành th¿o các hàm vß thßi gian thßng kê, hàm toán hßc và l±ÿng giác, logic tham chi¿u và l¿y thông tin trong Excel ß phÿc vÿ công tác vn phòng. Vß nng lÿc tÿ chÿ và trách nhißm: - C¿n th¿n, sáng t¿o trong lúc trình bày trang trí các lo¿i vn b¿n, bài trình dißn, các báo cáo có tính th¿m mÿ, úng kißu cách qui ßnh, phù hÿp vßi nßi dung và có c¿u trúc bß cÿc rõ ràng, dß hißu. - Chÿ ßng tìm ki¿m các ngußn tài lißu liên quan ¿n môn hßc. - Hình thành ±ÿc thái ß úng ¿n ß thÿc hißn các công vißc.
6 NÞI DUNG CþA MÔ UN BÀI 1: Xþ LÝ VN B¾N NÂNG CAO Nguyßn Thß Lß Anh MþC TIÊU Sau khi hßc xong bài này, ng±ßi hßc có kh¿ nng: - Hßc viên có kh¿ nng so¿n th¿o, trình bày mßt vn b¿n vßi nhißu kÿ thu¿t nâng cao. - Hßc viên hißu và xây dÿng ±ÿc các c¿p ß b¿o vß tài lißu mang tính ch¿t cá nhân. - Nâng cao kÿ nng chia s¿ và qu¿n lý vn b¿n. - Hßc viên có kh¿ nng xây dÿng mÿc lÿc tÿ ßng cho vn b¿n.
- Hßc viên hißu ±ÿc lÿi ích cÿa vißc trßn th± và ÿng dÿng thao tác trßn th± vào công vißc so¿n th¿o. - Xây dÿng ±ÿc bißu ß tÿ ngußn dÿ lißu trong vn b¿n. THI¾T ¾T MÔI TR¯ÞNG LÀM VIÞC TÞI ¯U 1. Lÿa chßn ch¿ ß và thi¿t ¿t phù hÿp 1.
Thay ßi các thi¿t ¿t (setting) có s¿n Chúng ta có thß thay ßi mßt sß thi¿t ¿t m¿c ßnh trong Word nh± thay ßi m¿c ßnh vß font chÿ, kho¿ng cách o¿n, kho¿ng cách dòng, canh lß gi¿y, ßnh h±ßng gi¿y, & vßi thao tác thÿc hißn nh± sau: B±ßc 1: Trên thanh Ribbon, chßn nút lßnh trong nhóm chÿc nng b¿n mußn thay ßi ch¿ ß m¿c ßnh. B±ßc 2: Chßn các thußc tính thi¿t l¿p mßi, sau ó chßn nút Set as Default. Lúc này, hß thßng s¿ hßi ß b¿n ±a ra sÿ lÿa chßn: - This document only: Thi¿t l¿p là m¿c ßnh cho tài lißu này. - All documents based on the normal template: Thi¿t l¿p này cho t¿t c¿ các tài lißu trên c¡ sß m¿u.
7 B±ßc 3: Click nút OK ß l±u thi¿t l¿p mßi ho¿c Click nút lßnh Cancel ß hÿy thi¿t l¿p. Ch¿ ß kißm tra chính t¿ Trong quá trình so¿n th¿o vn b¿n, chúng ta không thß tránh khßi các lßi sai sót vß chính t¿, vì th¿ mà chúng ta luôn c¿n các công cÿ kißm tra lßi chính t¿ mßt cách tÿ ßng ß h¿n ch¿ các lßi chính t¿ m¿c ph¿i. * B¿t/t¿t ch¿ ß kißm tra chính t¿: - Trên thanh Ribbon/th¿ File/Options. - T¿i th¿ Proofing cÿa hßp tho¿i Word Options, ta ánh d¿u ho¿c hÿy d¿u tích ß mÿc Check spelling as you type ß chßn ho¿c hÿy chßn kißm tra lßi chính t¿ tÿ ßng.
L±u ý: Ngôn ngÿ so¿n th¿o th±ßng ±ÿc m¿c ßnh trong MS Word là ti¿ng Anh. Vì v¿y, khi b¿t ch¿ ß kißm tra lßi chính t¿ tÿ ßng, b¿n ph¿i thi¿t l¿p ngôn ngÿ cho hß thßng MS Word phù hÿp vßi ngôn ngÿ b¿n ang so¿n th¿o ß tính nng kißm tra lßi chính t¿ tÿ ßng mßi ±ÿc chính xác. * Thi¿t l¿p ngôn ngÿ so¿n th¿o 8 - Trên thanh Ribbon/th¿ Review/nhóm Language/ lßnh Language, b¿n chßn tính nng Set Proofing Language ß mß hßp tho¿i Language. - T¿i hßp tho¿i Language, ta thÿc hißn các thao tác sau: + Mark selected text as: Chßn ngôn ngÿ c¿n so¿n th¿o.
+ Do not check spelling or grammar: B¿t/t¿t ch¿ ß kißm tra chính t¿. + Nút Set As Default: Dùng ß chuyßn ngôn ngÿ ±ÿc chßn thành ngôn ngÿ so¿n th¿o m¿c ßnh. N¿u b¿n lÿa chßn lßnh này, hß thßng s¿ hßi l¿i mßt l¿n nÿa. Lúc này, b¿n có thß chßn Yes ß thi¿t l¿p, No ß hÿy bß thi¿t l¿p m¿c ßnh.
+ Nút lßnh OK ß hoàn thành thi¿t l¿p, Cancel ß hÿy thi¿t l¿p. Mÿc vn b¿n tÿ ßng (Autotext) Công vißc so¿n th¿o vn b¿n cÿa b¿n có thß ph¿i l¿p l¿i nhÿng o¿n vn b¿n gißng nhau. ß gi¿i quy¿t v¿n ß nay, b¿n th±ßng so¿n s¿n ra nhÿng vn b¿n m¿u, rßi thÿc hißn sao chép tÿng ph¿n vào vn b¿n mßi, cách thÿc này tuy ¡n gi¿n nh±ng m¿t khá nhißu thßi gian vì ph¿i l¿p l¿i nhißu l¿n. ß thu¿n tißn và nhanh chóng h¡n trong tr±ßng hÿp này, b¿n có thß sÿ dÿng tính nng Autotext.
* T¿o AutoText B±ßc 1: Chßn o¿n vn b¿n mußn t¿o AutoText. B±ßc 2:Trên thanh Ribbon/th¿ Insert/nhóm Text/lßnh Quick Parts/AutoText/Save Selection to AutoText Gallery. B±ßc 3: T¿i hßp tho¿i Create New Building Block: - Name: B¿n ¿t tên riêng cho Autotext vÿa thi¿t l¿p, l±u ý tên ph¿i mang tính ch¿t gÿi nhß, ¡n gi¿n và ng¿n gßn. - Mÿc Save in: S¿ cho phép b¿n l±u nó vào Normal.dotm là chung cho t¿t c¿ các trang Word mßi t¿o vß sau, hay chß l±u vào chính file b¿n ang so¿n mà thôi.
- Nh¿n OK ß hoàn thành thao tác t¿o Autotext ho¿c Cancel ß hÿy khßi t¿o. 9 * Chèn AutoText B±ßc 1: ¿t con trß t¿i vß trí mußn chèn ¿t tên cho Autotext Autotext. B±ßc 2: Gõ úng tên AutoText c¿n chèn rßi nh¿n tß hÿp phím Fn+ F3 ho¿c vào th¿ Insert/nhóm Text/lßnh Quick Parts/AutoText, click chußt trái chßn AutoText c¿n chèn. * Hißu chßnh, xóa AutoText B±ßc 1: Trên thanh Ribbon/th¿ Insert/nhóm Text/lßnh Quick Parts/AutoText.
B±ßc 2: Click ph¿i chußt t¿i AutoText b¿t kÿ rßi chßn Organize and Delete.