MỞ ĐẦU TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS 8 Mã bài: MĐ 19– 01. Trong bài này chúng tôi trình bày một cách tổng quan về cơ sở dữ liệu Microsoft Access, Các vấn đề chính sẽ được đề cập: Cách vào môi trường của Access Các thao tác trên tệp tin CSDL Access. Các khái niệm cơ bản Một số thao tác trên cửa sổ DATABASE Hiệu chỉnh CSDL Mục tiêu: - Biết đƣợc xuất xứ phần mềm acces, khả năng của access, vì sao phải dùng access - Khởi động và thoát đƣợc access - Hiểu đƣợc các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL - Thao tác đƣợc trên cửa sổ database - Hiệu chỉnh đƣợc cơ sở dữ liệu NỘI DUNG CHÍNH 1. Giới thiệu chung về MICROSOFT ACCESS.
Mục tiêu: - Nắm đƣợc những hiểu biết chung về Microsoft Access 1.1 Quá trình phát triển Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tƣơng tác ngƣời sử dụng chạy trong môi trƣờng Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin.2 Ứng dụng trong thực tế Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Ngƣời sử dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, có thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ cần động tác nhấp chuột.
Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép ngƣời sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu va báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp.3 Đặc trưng của Access Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công việc. Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu quản lý cao, Access đƣa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For application) một ngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL. Khởi động và thoát khỏi ACCESS Mục tiêu: - Biết đƣợc cách khởi động và thoát khỏi Access 2.
Khởi động ACCESS. Chọn nút Start trên thanh Taskbar Chọn Programs Chọn Microsoft OFFICE Chọn Microsoft ACCESS Khung hội thoại Microsoft ACCESS gồm: Blank Database… : Tạo CSDL trống. Form Existing file… : Mở một CSDL có sẵn. … Thoát khỏi chƣơng trình ACCESS Chọn File/Exit hoặc nhấn tổ hợp phím ALT+F4 2.
Sử dụng thanh thực đơn 2. Tạo một tập tin CSDL 10 Thực hiện các thao tác sau: Chọn File/New hoặc chọn biểu tƣợng New trên thanh công cụ Chọn Database, chọn OK Trong mục Save in: Chọn thƣ mục cần chứa tên tập tin. File name: Chọn tên tập tin cần tạo (Phần mở rộng mặc định là MDB) 2. Mở một CSDL đã tồn tại trên đĩa Chọn File/Open database (Hoặc click biểu tƣợng Open) Trong mục Look in : Chọn thƣ mục cần chứa tên tập tin cần mở.
File name: Chọn tên tập tin cần mở. Các thành phần cơ bản của một tập tin CSDL ACCESS Một tập tin CSDL ACCESS gồm có 6 thành phần cơ bản sau: Bảng (Tables) : Là nơi chứa dữ liệu Truy vấn (Queries) : Truy vấn thông tin dựa trên một hoặc nhiều bảng. Biểu mẫu (Forms) : Các biểu mẫu dùng để nhập dữ liệu hoặc hiển thị dữ liệu. Báo cáo (Reports) : Dùng để in ấn.
Pages (Trang) : Tạo trang dữ liệu. Macros (Tập lệnh) : Thực hiện các tập lệnh. Modules (Đơn thể) : Dùng để lập trình Access Basic 3. Các khái niệm cơ bản.
Mục tiêu: - Hiểu đƣợc các khái niện cơ bản về Microsoft Access 11 3. Cơ sở dữ liệu (CSDL): Đƣợc sử dụng nhƣ một công cụ để lƣu trữ và diễn giải các trƣờng thuộc tính của mẩu tin. Loại lƣu trữ dữ liệu thƣờng đƣợc gọi là bảng Table. Ngoài các bảng dữ liệu còn có nhiều khái niệm khác tƣơng quan với Table nhƣ dữ liệu (DATA), ràng buộc (CONSTRAINT), chi mục (INDEXS), tiêu chuẩn (RULES), (TRIGGER) và các thủ tục (STORED PROCEDURE).
Trong CSDL Microsoft ACCESS ngoài bảng dữ liệu còn có các đối tƣợng khác nhƣ truy vấn (QUERY), biểu mẫu (FORM), báo cáo (REPORT), MACRO… 3. Bảng, trường dữ liệu và khoá chính: Khoá chính là một hoặc nhiều trƣờng xác định duy nhất một bản ghi. Trƣờng (Field) thể hiện thông tin một thuộc tính của một đối tƣợng nào đó. Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tƣợng thông tin nào đó nhƣ SINH VIÊN, HÓA ĐƠN,.
Câu truy vấn ACCESS dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng liên quan trong các phép thêm, sửa, xoá mẫu tin. Biểu mẫu (Form) Bao gồm: Biểu tƣợng, menu, chức năng, mục, nút,…nói chung là tất cả các đối tƣợng hiển thị trên các cửa sổ.5 Macro Macro là tập hợp cá hành động (action) để thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc giúp ta thực hiện tự động các công việc xử lý dữ liệu. Ta có thể tạo một macro để mở một Table, Query, Form, Report. Có thể tạo một macro thông báo kèm theo tiếng bíp bíp để gây sự chú ý.6 Báo biểu (Report) Với Microsoft Office Access 2007 bạn có thể tạo ra nhiềuloại báo cáo khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp.
Đầu tiênhãy ghĩ về báo cáo dùng để hiển thị những bản ghi từ nguồndữ liệu. Cho dù là báo cáo với một danh sách đơn giản, hoặc báo cáo nhóm chỉ tiêu doanh thu theo vùng miền, thì việcđầu tiên bạn nên quan tâm là những trƣờng chứa dữ liệu nàocần hiển thị lên báo cáo, và những bảng hay Query nào chứa chúng 12 4. Một số thao tác trên cửa sổ DATABASE. Mục tiêu: - Biết đƣợc một số thao tác trên cửa sổ của Database 4.
Tạo một đối tượng mới Trong cửa sổ Database, chọn tab chứa đối tƣợng cần tạo (Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, Báo cáo,.) hoặc thực hiện lệnh: View/D atabase Object - Table/Query/Form/ReportPages/Macros/Modules Chọn nút New. Thực hiện một đối tượng trong CSDL Trong cửa sổ Database, chọn tab cần thực hiện. Cửa sổ Database liệt kê tên các đối tƣợng có sẵn, chọn tên đối tƣợng cần mở. Sửa đổi một đối tượng có sẵn trong CSDL Trong cửa sổ Database, chọn tab cần thực hiện.
Cửa sổ Database liệt kê tên các đối tƣợng có sẵn, chọn tên đối tƣợng cần mở, Chọn nút Design. Hiệu chỉnh Cơ sở dữ liệu Mục tiêu: - Biết đƣợc các cách hiểu chỉnh cơ sở dữ liệu Nội dung chính: Field Size Quy định kích thƣớc của trƣờng và tùy thuộc vào từng kiểu dữ liệu Kiểu Text: Chúng ta quy định độ dài tối đa của chuỗi. Kiểu Number: Có thể chọn một trong các loại sau: Byte: 0.797x10308 (Tối đa 15 số lẻ) Decimal Places Quy định số chữ số thập phân ( Chỉ sử dụng trong kiểu Single và Double) Đối với kiểu Currency mặc định decimal places là 2 Format Quy định dạng hiển thị dữ liệu, tùy thuộc vào từng kiểu dữ liệu. Kiểu chuỗi: Gồm 3 phần 13 <Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3> Trong đó: <Phần 1>: Chuỗi định dạng tƣơng ứng trong trƣờng hợp có chứa văn bản.
<Phần 2>: Chuỗi định dạng tƣơng ứng trong trƣờng hợp không chứa văn bản. <Phần 3>: Chuỗi định dạng tƣơng ứng trong trƣờng hợp null Các ký tự dùng để định dạng chuỗi Ký tự Tác dụng @ Chuỗi ký tự > Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in hoa < Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in thƣờng “Chuỗi ký tự “ Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy \<ký tự> Ký tự nằm sau dấu \ [black] [White] [red] Hoặc [<số>] Màu Trong đó 0<=số<=56 Ví dụ Cách định dạng Dữ Hiển thị liệu @@@-@@@@ 12345 123-456 6 abc-def > Tinho TINHOC < c TINHOC Tinhoc @; Chuỗi bất Hiển thị chuỗi ”Không có”; kỳ Không có ”Không biết” Chuỗi Không biết ỗ Kiểu Number Giá trị trố Định dạng do ACCESS cung cấp 14 Dạng Dữ liệu Hiển thị General Number 1234.23E+03 Định dạng do người sử dụng <Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>;<Phần 4> <Phần 1>:Chuỗi định dạng tƣơng ứng trong trƣờng hợp số dƣơng. <Phần 2>: Chuỗi định dạng tƣơng ứng trong trƣờng hợp số âm. <Phần 3>: Chuỗi định dạng tƣơng ứng trong trƣờng hợp số bằng zero.
<Phần 4>: Chuỗi định dạng tƣơng ứng trong trƣờng hợp null. Các ký tự định dạng Ký tự Tác dụng .(Period) Dấu chấm thập phân ,(comma) Dấu phân cách ngàn 0 Ký tự số (0-9) # Ký tự số hoặc khoảng trắng $ Dấu $ % Phần trăm Ví dụ Định dạng Hiển thị Số dƣơng hiển thị bình thƣờng 0;(0);;”Null” Số âm đƣợc bao giữa 2 dấu ngoặc Số zero bị bỏ trống ệ ữ 15 Hiển thị dấu + phía trƣớc nếu số dƣơng +0.0 Hiển thị dấu - phía trƣớc nếu số âm Hiển thị 0.0 nếu âm hoặc Null Kiểu Date/Time Các kiểu định dạng do ACCESS cung cấp: Dạng Hiển thị General date 10/30/99 5:10:30PM Long date Friday, may 30 , 1999 Medium date 30-jul-1999 Short date 01/08/99 Long time 6:20:00 PM Medium time 6:20 PM Short time 18:20 Các ký tự định dạng Ký tự Tác dụng : (colon) Dấu phân cách giờ / Dấu phân cách ngày d Ngày trong tháng (1-31) dd Ngày trong tháng 01-31) ddd Ngày trong tuần (Sun -Sat0 W Ngày trong tuần (1-7) WW Tuần trong năm (1-54) M Tháng trong năm (1-12) MM Tháng trong năm (01-12) q Quý trong năm (1-4) y Ngày trong năm (1-366) yy Năm (01-99) 16 h Giờ (0-23) n Phút (0-59) s Giây (0-59) Ví dụ Định dạng Hiển thị Ddd,”mmm d”,yyyy Mon,jun 2, 1998 Mm/dd/yyyy 01/02/1998 Kiểu Yes/No Các kiểu định dạng Định dạng Tác dụng Yes/No Đúng/Sai True/False Đúng/Sai On/Off Đúng/Sai Định dạng do người sử dụng: Gồm 3 phần: <Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3> Trong đó: <Phần 1>: Bỏ trống <Phần 2>: Trƣờng hợp giá trị trƣờng đúng <Phần 3>: Trƣờng hợp giá trị trƣờng sai Ví dụ Định dạng Hiển thị Trƣờng hợp True Trƣờng hợp False ;”Nam”;”Nu” Nam Nu ;”co”;”Khong” Co Khong Input mask (Mặt nạ) Thuộc tính này dùng để quy định mặt nạ nhập dữ liệu cho một trƣờng. Các ký tự định dạng trong input mask 17 Ký tự Tác 0 dụng Bắt buộc nhập ký tự số 9 Không bắt buộc nhập, ký tự số # Không bắt buộc nhập, số 0-9, khoảng trắng, dấu + L và - Bắt buộc nhập, ký tự chữ ? Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc khoảng a trắng Bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số A Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số & Bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ C Không bắt buộc nhập ký tự bất kỳ < Các ký tự bên phải đƣợc đổi thành chữ thƣờng > Các ký tự bên phải đƣợc đổi thành chữ hoa !