CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS Mục đích : Cung cấp cho sinh viên một cái nhìn tổng quan về phần mềm Microsoft Access , những đối tượng chính của phần mềm đồng thời trình bày cho sinh viên mô hình dữ liệu quan hệ được quản lý bởi Access. Giới thiệu về Hệ quản trị CSDL Microsoft Access Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, nó trợ giúp cho người sử dụng lưu trữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính dưới dạng các bảng và có thể tính toán, xử lý trên dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ 1. Cơ Sở Dữ Liệu Là tập hợp dữ liệu được lưu trữ một cách có tổ chức nhằm giúp việc xem, tìm kiếm, lấy thông tin được nhanh chóng và chính xác 1. Mô hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ: Dữ liệu bên ngoài được đưa vào máy tính thể hiện trong các bảng.
Mỗi bảng gồm nhiều cột và nhiều dòng. Mỗi cột có một tên duy nhất mô tả về một thuộc tính của thực thể mà ta đang quản lý gọi là trường hoặc vùng (field). Mỗi dòng mô tả thông tin chi tiết về các thuộc tính của một đối tượng cụ thể trong quản lý gọi là một bản ghi hay một bộ (Record). Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ: Là phần mềm dùng để tạo lập Cơ Sở Dữ Liệu theo mô hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ và thao tác trên CSDL đó.
Đặc điểm của Microsoft Access Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, miền giá trị. của dữ liệu bên trong các bảng Với công cụ trình thông minh (wizard ) cho phép người dùng sử dụng có thể thiết kế các đối tượng trong Microsoft Access một cách nhanh chóng. Công cụ QBE sẽ hỗ trợ cho người sử dụng có thể thực hiện các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp của các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn SQL. 2 Đối tượng kết nhúng OLE cho phép người sử dụng có thể đưa vào bên trong tập tin cơ sở dữ liệu Access khác như Word, Excel, âm thanh, hình ảnh … Tất cả các đối tượng của ứng dụng được lưu trong tập tin cơ sở dữ liệu duy nhất và có phần mở rộng là.
Khởi động Microsoft Access Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Access 2013 hay khởi động shortcut Microsoff Access 2013 từ Desktop 1. Các thành phần của Microsoft Access Trong cửa sổ làm việc của Access gồm có những thành phần cơ bản của một ứng dụng trên Windows (hình 1.1) Ribbon Navigation Pane Hình 1. Cửa sổ Navigation Pane Thanh Ribbon chứa các Tab lệnh : Home, Create, External Data, và Database Tools, mỗi Tab chứa các nhóm lệnh liên quan. Tab Home chứa các chức năng sau : Chọn chế độ hiển thị Sao chép và dán từ clipboard Định dạng font chữ Thao tác trên các record 3 Lọc sắp xếp dữ liệu trên record Tab Create chứa các chức năng sau : Tạo một Table mới Tạo một Table mới sử dụng Template Tạo mới một Table trống ở chế độ Design view Tạo mới một Form từ Table hoặc Query Tạo mới một Report từ Table hoặc Query Tạo mới một Macro hoặc Module Tab External Data chứa các chức năng sau : Import hoặc liên kết dữ liệu với bên ngoài Kết xuất dữ liệu Thu thập và cập nhật dữ liệu từ Email Làm việc với danh sách offline SharePoint Tab Database Tools chứa các chức năng sau : Chạy Visual Basic hay Macro Tạo và hiển thị mối liên kết giữa các bảng Ẩn hiển các đối tượng Di chuyển dữ liệu tới MS – SQL sever hoặc tới cơ sở dữ liệu khác Một thành phần đặc biệt quan trọng của Access đó là Navigation Pane, cửa sổ nằm trong vùng làm việc của Access gồm các đối tượng : Table, Query, Form, Report, Macro và Module 1.
Tạo tập tin cơ sở dữ liệu Tạo một cơ sở dữ liệu mới rỗng: − Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Desktop Database. − File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2013, tập tin cơ sở dữ liệu được lưu với tên có phần mở rộng là. − Nếu không chỉ định đường dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ được lưu trong thư mục Document, ngược lại, click biểu tượng thư mục để chỉ định vị trí lưu tập tin. Click nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu.
Các thao tác trên tập tin cơ sở dữ liệu 1. Mở một cơ sở dữ liệu Tại cửa sổ khởi động, trong tab File\ Open… Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mở\Open. Thu gọn và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu (Compact & Repair Database) Khi tạo thêm đối tượng trong cơ sở dữ liệu thì dung lượng của tập tin cơ sở dữ liệu sẽ tăng lên, khi xóa một đối tượng thì vùng nhớ của nó sẽ rỗng, nhưng không sử dụng 5 được. Chức năng Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần bộ nhớ bị rỗng, làm cho tập tin cơ sở dữ liệu gọn lại.
Cách thực hiện: − Mở cơ sở dữ liệu cần thu gọn và chỉnh sửa − File \Info .Chọn nút Compact & Repair Database 1. Tạo password Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive bằng cách: − File\ Open\ Open Exclusive. − Chọn tab File\ Chọn lệnh Info\ Click nút Encrypt with Password − Nhập Password 2 lần\ OK. Gở bỏ password − Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive: File\ Open\ Open Exclusive − Trong tab File, chọn lệnh Info\ Click nút Decrypt Database 6 1.
Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu Table : Dùng để lưu trữ dữ liệu, nó chính là cấu trúc cơ sở dữ liệu do đó đối tượng này cần phải được tạo trước, bên trong bảng dữ liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều dòng. Lưu ý : Không được đặt tên bảng trùng nhau. Không nên bỏ dấu và tạo khoảng cách khi đặt tên bảng. Không sử dụng các ký tự đặc biệt khi đặt tên bảng.
Query : Là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn SQL hoặc QBE để thực hiện các truy vấn rút trích, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu. Form : Là đối tượng dùng để xây dựng các màn hình làm việc dạng cửa sổ giúp người sử dụng xem và có thể nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu dễ dàng và tiện dụng. Report : Là một đối tượng dùng để tổ chức lại cách hiển thị thông tin có trong cơ sở dữ liệu khi in ra cho người sử dụng xem. Macro : Là công cụ cung cấp cho người sử dụng tạo ra các hành động đơn giản trong Microsoft Access như mở biểu mẫu, báo cáo, thực hiện truy vấn,.
mà không cần phải biết gì về ngôn ngữ lập trình VBA. Module: Đây là nơi quản lý những đoạn lệnh có thể sử dụng cho tất cả các đối tượng trong một cơ sở dữ liệu, chúng được viết theo ngôn ngữ Microsoft Visual Basic. 7 CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU Mục đích : Cung cấp cho sinh viên các kiến thức như : Cách thiết kế Cấu trúc bảng, thiết lập mối quan hệ giữa các bảng, cách nhập dữ liệu vào bảng đã thiết kế, một số thao tác trên bảng và xử lý một số lỗi thường gặp khi thiết kế. Khái niệm cơ sở dữ liệu Một cơ sở dữ liệu Access bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ chặt chẽ, phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý.
Ví dụ: Một cơ sở dữ liệu Quản lý sinh viên bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA được kết nối nhau một cách phù hợp phục vụ việc lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý sinh viên. Đối tượng Table Table là thành phần cơ bản quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu. Nó được thiết kế dưới dạng bảng dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về các thực thể mà chương trình quản lý của ta quan tâm tới. Thông tin của mỗi loại thực thể được lưu trữ bên trong một Table.
Tùy theo mỗi chương trình quản lý của ta có liên quan đến bao nhiêu loại thực thể mà ta có bấy nhiêu Table để chứa thông tin tương ứng. Nó ghi các tất cả các biến động phát sinh thông tin về các thực thể trong quá trình làm việc. Cách tạo Table : Click chọn đối tượng Table trong cửa sổ Navigation Panel Chọn Tab Create trên Ribbon. Chọn biểu tượng Table Design trong nhóm Table.
Tab Create trên thanh Ribbon 8 Xuất hiện một bảng mới để tạo cấu trúc bảng. Nhập tên field tương ứng vào Field Name và chọn kiểu dữ liệu tương ứng trong khung Data Type Tạo khóa chính cho field trên Tab Design Hình 2. Màn hình hướng dẫn tạo khóa chính cho bảng. Nhấn CTRL +S hoặc click vào biểu tượng Save trên thanh Quick Access để lưu lại cấu trúc bảng.
Màn hình tạo cấu trúc bảng Ngoài ra chúng ta có thể tạo bảng mới bằng cách chọn Table hoặc Table Templates, nhập dữ liệu ở chế độ Datasheet, MS Access sẽ tự động tạo kiểu dữ liệu phù hợp khi người dùng nhập dữ liệu. Nếu muốn chỉnh sửa lại cấu trúc bảng ta chọn lại chế độ Design view để thực hiện chỉnh sửa. Cách hiển thị qua lại giữa Datasheet và Design View : 9 Chọn tab Home / click vào biểu tượng View (xem Hình 2. Chuyển đổi dạng hiển thị của bảng 2.1 Cấu trúc của Table Field (cột hoặc trường ) : Cấu trúc của table được xây dựng dựa trên các field, mỗi table có ít nhất 1 field.
Mỗi field phải có một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của một field sẽ quy định những giá trị nào sẽ được lưu trong field này. Record (dòng hoặc mẫu tin ) : Table lưu trữ dữ liệu theo từng record, mỗi record sẽ chứa giá trị của tất cả các field có trong bảng. Primary Key(khóa chính ): Là tập hợp một hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên đó là duy nhất không trùng lắp và không được phép rỗng trong một bảng.
Foreign key (khóa ngoại ) : Là một hay nhiều cột và các cột này là khóa chính của một bảng khác. Data Type : Kiểu dữ liệu của Field Name .