CHƯƠNG 1 KẾ TOÁN TÀI SẢN BẰNG TIỀN 1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TÀI SẢN BẰNG TIỀN 1. Khái niệm và nguyên tắc kế toán tài sản bằng tiền Tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị bao gồm tiền mặt tại qũy, tiền gửi ngân hàng (TGNH) hay các tổ chức tài chính và các khoản tiền đang chuyển ( kể cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý hiếm ). Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ những nguyên tắc sau: - Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Mọi nghiệp vụ phát sinh được kế toán sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” Ngân hàng Việt Nam để phản ánh (VND).
- Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu, chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi), từng loại vàng, bạc, đá quý (theo số lượng, trọng lượng, quy cách, độ tuổi, kích thước, giá trị,. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm tài sản bằng tiền, kế toán sử dụng các tài khoản sau: * Tài khoản 111 “Tiền mặt” : Phản ánh các loại tiền mặt của doanh nghiệp, chi tiết làm 3 tài khoản cấp 2 sau: - Tài khoản 1111 “Tiền Việt Nam”. - Tài khoản 1112 “Ngoại tệ”. - Tài khoản 1113 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý”.
* Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” : Theo dõi toàn bộ các khoản tiền doanh nghiệp đang gửi tại các ngân hàng, các trung tâm tài chính khác. Tài khoản 112 chi tiết thành: - Tài khoản 1121 “Tiền Việt Nam”. - Tài khoản 1122 “Ngoại tệ”. - Tài khoản 1123 “ Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý”.
*Tài khoản 113 “Tiền đang chuyển” : Dùng theo dõi các khoản tiền của doanh nghiệp trong thời gian làm thủ tục. - Tài khoản 1131 “ Tiền Việt Nam”. 2 - Tài khoản 1132 “ Ngoại tệ”. Các tài khoản này có kết cấu chung như sau: Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng tiền.
Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm tiền. Dư Nợ: Phản ánh số tiền hiện có. Thủ tục và sổ sách kế toán Các chứng từ thu, chi đều được ghi chép kịp thời và đầy đủ trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ. Mỗi khi thu chi tiền đều phải có chữ ký của người xét duyệt.
Hạn chế các khoản chi tiêu bằng tiền mặt. Thực hiện việc kiểm tra đối chiếu thường xuyên giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết, giữa sổ quỹ tiền mặt và thực tồn ở quỹ, giữa sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng với ngân hàng. KẾ TOÁN TIỀN MẶT 1. Kế toán tình hình biến động tiền Việt Nam Tiền Việt Nam tăng, giảm do nhiều nguyên nhân và được theo dõi trên tài khoản 111 “Tiền Việt Nam”.
Kế toán căn cứ vào các nghiệp vụ cụ thể để ghi sổ cho phù hợp. * Đối với nghiệp vụ tăng tiền mặt: - Khi tăng tiền mặt do thu tiền bán hàng nhập quỹ, kế toán ghi: Nợ TK 111 (1111): Số tiền nhập quỹ Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331 (33311) : Thuế GTGT phải nộp - Tăng do thu tiền từ các hoạt động đầu tư tài chính, hoạt động khác nhập quỹ: Nợ TK 111 (1111) : Số tiền nhập quỹ Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính. Có TK 711: Thu nhập khác. Có TK 3331 (33311) : Thuế GTGT phải nộp.
- Tăng do rút TGNH nhập quỹ: Nợ TK 111 (1111) : Số tiền nhập quỹ tăng thêm. Có TK 112: Giảm TGNH. - Tăng do thu từ người mua (kể cả tiền trả trước): Nợ TK 111 (1111): Số thu nhập quỹ. 3 Có TK 131 (chi tiết người mua) : Thu tiền của người mua.
- Tăng do các nguyên nhân khác ( thu hồi tạm ứng, thu nội bộ, thu hồi các khoản đầu tư cho vay, thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ.): Nợ TK 111 (1111): Số thu hồi nhập quỹ. Có TK 141: Thu tiền tạm ứng thừa. Có TK 136 : Các khoản thu từ nội bộ. Có TK 138 : Các khoản phải thu đã thu được.
Có TK 144, 244 : Thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn. Có TK 338 (3381) : Số thừa chưa rõ nguyên nhân. Có TK 338 (3386) : Các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn. Có TK 338 (3388) : Các khoản thu hộ, giữ hộ.
Có TK 121, 128, 221, 222, 228: Thu hồi các khoản đầu tư tài chính,. r > •í* T \ Ạ • f • f _ _1 • A - • 7 i•A y , * Đoi với các nghiệp vụ giảm tiên m ặt: - Khi dùng tiền mặt chi trả trực tiếp tiền mua vật tư, hàng hóa, tài sản, chi cho các hoạt động sản xuất kinh doanh: Nợ TK 151, 152,153,156 : Mua vật tư, hàng hóa. Nợ TK 611: Mua vật tư, hàng hóa ( với phương pháp kiểm kê định kỳ). Nợ TK 211, 213, 241: Chi XDCB, mua sắm TSCĐ.
Nợ TK 133 (1331, 1332) : Thuế GTGT được khấu trừ. Nợ TK liên quan (6278, 6418, 6428,.) : Chi tiêu cho hoạt động SXKD bằng tiền mặt. Có TK 111 (1111): Tổng số chi tiêu thực tế. - Giảm do các nguyên nhân khác: Nợ TK 112: Gửi tiền vào tài khoản tại ngân hàng.
Nợ TK 331: Đặt trước hoặc trả nợ cho người bán. Nợ TK 244: Xuất ký cược, ký quỹ. Nợ TK 138: Các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, các khoản tiền thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Nợ TK 141: Tạm ứng cho công nhân viên.
Nợ TK 333: Nộp thuế và các khoản khác. Nợ TK 334 : Thanh toán cho người lao động. 4 Nợ TK liên quan (221, 222, 223, 228, 121, 128, 635) : Chi hoạt động đầu tư tài chính. Có TK 111 (1111) : Số tiền mặt thực giảm.
Kế toán tình hình biến động ngoại tệ Đối với các đơn vị sản xuất, kinh doanh, khi phát sinh các nghiệp vụ về thu, chi ngoại tệ, kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” Ngân hàng Việt Nam. Cuối kỳ, căn cứ vào số dư của các tài khoản phản ánh tiền bằng ngoại tệ, các tài khoản phản ánh khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ để điều chỉnh theo tỷ giá thực tế. Theo chế độ hiện hành, các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được quy định hạch toán như sau: - Đối với tài khoản thuộc loại doanh thu, hàng tồn kho, TSCĐ, chi phí SXKD, chi phí khác, bên Nợ các tài khoản vốn bằng tiền,.: Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh; - Đối với bên Có của các tài khoản vốn bằng tiền: Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán (tỷ giá bình quân cả kỳ dự trữ, tỷ giá nhập trước, xuất trước,. - Đối với bên Có của các tài khoản nợ phải trả, hoặc bên Nợ của các tài khoản nợ phải thu: Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch.
Cuối năm tài chính, các số dư Nợ phải trả hoặc dư Nợ phải thu có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. - Đối với bên Nợ của các tài khoản nợ phải trả hoặc bên Có của các tài khoản nợ phải thu: Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán. 5 - Đối với các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ: Cuối năm tài chính doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục này theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập Bảng cân đối kế toán cuối năm tài chính. - Đối với các trường hợp mua, bán ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam: Kế toán ghi sổ theo tỷ giá thực tế mua, bán.
Tuy nhiên, trong thực tế, những quy định trên đây chỉ phù hợp với các doanh nghiệp phát sinh ít nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Đối với các doanh nghiệp này, các nghiệp vụ ngoại tệ phát sinh liên quan đến bên Có các tài khoản vốn bằng tiền, các khoản phải thu và bên N ợ các tài khoản phải trả được ghi tỷ giá hối đoái ghi sổ. Tỷ giá hối đoái ghi sổ là tỷ giá sử dụng để xác định số tiền thực tế của nghiệp vụ và được tính theo một trong các phương pháp giống như tính giá vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất dùng (nhập trước, xuất trước; bình quân cả kỳ dự trữ,. Ngược lại, đối với các nghiệp vụ ngoại tệ phát sinh liên quan đến bên Nợ của các tài khoản vốn bằng tiền, các khoản phải thu và bên Có của các tài khoản phải trả cùng với các đối tượng khác (chi phí, doanh thu, hàng tồn kho, tài sản,.) sẽ được ghi theo tỷ giá hối đoái thực tế của ngoại tệ tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Cụ thể: - Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ trong kỳ: Nợ TK 111 (1112) : Tổng số tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thu tiền. Có TK 511 : Doanh thu theo tỷ giá thực tế. Có TK: 3331 (33311) : Thuế GTGT phải nộp. - Thu hồi các khoản nợ có gốc ngoại tệ: Nợ TK 111 (1112) : Số thu hồi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thu hồi nợ.
Có TK liên quan (131, 331, 136,.): Số nợ đã thu theo tỷ giá hối đoái ghi sổ trước đây. - Thu tiền trả trước của người mua theo tỷ giá thực tế tại thời điểm người mua trả trước: Nợ TK 111 (1112): Số tiền nhận của người mua. 6 Có TK 131: Số tiền người mua đặt trước theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.