CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HỢP TÁC XÃ Mục tiêu - Trình bày được Hợp tác xã là gì? Hình thức hoạt động của Hợp tác xã; - Nêu được các quy định liên quan đến hoạt động tài chính trong HTX; - Trình bày được được các nội dung trong tổ chức công tác kế toán của HTX; - Vận dụng được công tác tổ chức kế toán vào công việc kế toán tại các HTX; - Nhận thức được vai trò quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, NGUYÊN TẮC, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỢP TÁC XÃ 1. Khái niệm HTX Hợp tác xã là tổ chức kinh tế tập thể do các cá nhân, hộ gia đình, pháp nhân (sau đây gọi chung là thành viên) có nhu cầu, lợi ích chung, tự nguyện góp vốn, góp sức lập ra theo quy định của Luật Hợp tác xã để phát huy sức mạnh tập thể của từng thành viên tham gia hợp tác xã, cùng giúp nhau thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất, kinh doanh và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Hợp tác xã hoạt động như một loại hình doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, tự chủ, tự chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính trong phạm vi vốn điều lệ, vốn tích luỹ và các nguồn vốn khác của hợp tác xã theo quy định của pháp luật.
Công khai tài chính a) Nội dung công khai tài chính của HTX gồm: - Tổng thu: Các nguồn thu cụ thể. - Tổng chi: Các nguồn chi cụ thể. - Chi tiết thu, chi từng ngành nghề; loại dịch vụ, sản phẩm; kết quả lãi, lỗ của các hoạt động. - Kết quả phân phối lãi, xử lý lỗ.
- Các khoản công nợ: Nợ cũ, nợ mới phát sinh, nợ quá hạn, nợ đến hạn và nợ khó đòi. - Vốn, nguồn vốn, các quỹ của HTX. b) Trách nhiệm, hình thức và thời hạn công khai tài chính 6 - Chủ nhiệm HTX có trách nhiệm công khai tình hình tài chính hàng năm cho thành viên. - Việc công khai tài chính được thực hiện theo các hình thức: + Thông báo bằng văn bản; + Niêm yết; + Các hình thức khác theo quy định của pháp luật.
- HTX phải công khai tài chính năm trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG HTX 1. Khái niệm Tổ chức là sự kết hợp giữa con người và công việc nhằm đạt được mục tiêu của hoạt động. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là sự kết hợp của các quá trình phân chia các phần hành kế toán với tổ chức các hoạt động của các thành viên kế toán để nhằm thực hiện chức năng kiểm tra giám sát các hoạt động kinh tế tài chính của HTX, đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu quản lý.
Sơ đồ quy trình kế toán trong một đơn vị kế toán Xử lý Thu thập Đo lường Ghi nhận Thông tin Các nghiệp Xác định giá Ghi chép Báo cáo kế toán vụ kinh tế trị đối tượng Phân loại Phân tích và giải kế toán Tổng hợp trình số liệu 2. Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán: - Đảm bảo đáp ứng đầy đủ, kịp thời mọi thong tin cho mọi đối tượng quan tâm. - Sử dụng nhân lực kế toán đúng với khả năng trình độ sẽ phát huy được năng lực đội ngũ, tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn. - Tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý sẽ phát huy vai trò của kế toán đồng thời tăng cường được hạch toán kế toán trong nội bộ HTX 3.
Yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán - Phải đảm bảo thu nhận đầy đủ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính. 7 - Phải phù hợp với quy mô hoạt động, đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của HTX. - Phải phù hợp với năng lực trình độ của đội ngũ và trình độ trang thiết bị kỹ thuật trong việc tính toán sử dụng và xử lý các thông tin. - Phải thực hiện nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả.
- Phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Nội dung của tổ chức công tác kế toán a) Chứng từ kế toán Chứng từ kế toán áp dụng cho HTX thực hiện theo Luật Kế toán, Thông tư 24/2017/TT-BTC. Các HTX có hoạt động tín dụng nội bộ thì ngoài việc áp dụng Chế độ chứng từ kế toán theo qui định nêu trên, còn phải tuân thủ về chứng từ hoạt động tín dụng nội bộ do Ngân hàng Nhà nước qui định. Nội dung chứng từ kế toán Các nội dung bắt buộc của chứng từ kế toán: - Tên gọi và số hiệu chứng từ kế toán - Ngày tháng năm lập chứng từ - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh - Số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số.
Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ - Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có lien quan Trình tự luân chuyển, kiểm tra chứng từ Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán doanh nghiệp kiểm tra các chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. * Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán. - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. * Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán: 8 - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán. - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Danh mục Chứng từ kế toán (Phụ lục số 01) b) Sổ kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. - Mở sổ và ghi sổ kế toán + Mở sổ: Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm.
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt các sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẳn hoặc kẻ sẳn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các sổ tờ rời khi dùng xong phải phải đóng thành quyển để lưu trữ.
Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau: Trang đầu phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. + Ghi sổ: Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra đảm bảo các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên chứng từ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.
+ Khóa sổ: Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. 9 Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. - Hình thức sổ kế toán Hợp tác xã được áp dụng 1 trong 4 hình thức sổ kế toán sau: + Nhật ký chung + Nhật ký sổ cái + Chứng từ ghi sổ + Kế toán trên máy vi tính - Danh mục sổ kế toán (Phụ lục 02) c) Tài khoản kế toán Các HTX hoạt động trong mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề sản xuất, kinh doanh áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 24/2017/TT-BTC ngày 28/03/2017 (áp dụng từ ngày 01/01/2018). Đối với các HTX có quy mô lớn, có nhiều giao dịch mà Thông tư này không có quy định thì được lựa chọn áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế (nếu có).
Việc lựa chọn áp dụng chế độ kế toán phải được thực hiện nhất quán trong năm tài chính và phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý HTX Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho HTX bao gồm 10 loại tài khoản, trong đó các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 thực hiện theo phương pháp ghi kép, tài khoản loại 0 thực hiện theo phương pháp ghi đơn. Tài khoản từ loại 1 đến loại 4: là những tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn, được sắp xếp theo thứ tự về tính linh hoạt của đối tượng kế toán giảm dần. Các tài khoản này có số dư cuối kỳ để lập bảng cân đối kế toán. Tài khoản từ loại 5 đến loại 9: là những tài khoản trung gian, không có số dư cuối kỳ, không thể hiện trên bảng cân đối kế toán, được phản ánh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Tài khoản loại 0: có số dư cuối kỳ ghi ngoài bảng cân đối kế toán.