CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CSDL MICROSOFT ACCESS I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management System) trợ giúp cho người sử dụng lưu trữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính dưới dạng các bảng và có thể tính toán, xử lý trên dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ. Các đặc điểm của Microsoft Access. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MS ACCESS: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu access: • Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị.của dữ liệu bên trong các bảng một cách chặt chẽ.
• Trình thông minh (wizard) cho phép người sử dụng có thể thiết kế các đối tượng trong Microsoft Access một cách nhanh chóng. • Công cụ truy vấn bằng QBE (Query By Example) cho phép người sử dụng thực hiện các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp của các câu lệnh trong ngôn ngữ SQL (Structure Query Language) được viết như thế nào. • Kiểu dữ liệu đối tượng OLE (Object Linking and Embeding) cho phép đưa vào trong cơ sở dữ liệu của Access các ứng dụng khác trên window như: văn bảng word, bảng tính, hình ảnh, âm thanh. Dữ liệu được lưu trong một tập tin duy nhất.
MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN: Thực hiện phần này để nhập số liệu kiểu ngày theo dạng dd/mm/yy (ngày/tháng/năm) theo kiểu Việt Nam và định dạng kiểu biểu diễn của dữ liệu số. Chọn Start – Control Panel – Regionnal and Language Options – Xuất hiện hộp thoại sau: Trong cửa sổ Customize Regional Options chọn thẻ Number hoặc thẻ Date xuất hiện hộp thoại như hình trên. • Chọn thẻ Number – Xem và hiệu chỉnh các mục sau: • Decimal symbol: Ký hiệu phân cách phần nguyên và phần thập phân. of digits after decimal: Số ký số ở phần thập phân.
• Digit grouping symbol: Ký hiệu phân cách ngàn, triệu,… • List separator: Dấu phân cách dùng phân cách các đối số trong hàm Access (dùng trong cả Excel và Word,…) • Measurement system: Chọn đơn vị đo lường US (inch) hoặc Metric (Centimeter). • Chọn thẻ Date – Xem và hiệu chỉnh các mục sau: • Calendar: Điều chỉnh lịch. • Short date format: Định dạng ngày, có thể chọn dd/mm/yy (day:ngày;month:tháng;year:năm) • Date separator: Dấu phân cách các thông số ngày. • Long date format: Định ngày dạng đầy đủ.
Click OK để chấp nhận việc định dạng. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN Khởi động chương trình Microsoft Office Access ta thực hiện bằng cách sau: • Chọn Menu Start → → chọn Access 2010 Chúng ta sẽ thấy xuất hiện cửa sổ cần tạo mới của Access → chọn chuột trái vào Blank Database Màn hình Microsoft Access sẽ xuất hiện như sau: Nhấn (X): để tắt chức năng tạo bảng theo đề nghị của Access. Thẻ Home: Hiểu chỉnh Font, thiết kế và xem các dạng Table, Form, Report.v Thẻ Create: Tạo các bảng Table, Form, Report, Macro dưới dạng tự thiết kế hoặc tự động Thẻ Database: Tạo mối quan hệ cho các bảng Table, đóng gói chương trình access lại.v CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG BẢNG (TABLE) I. KHÁI NIỆM: BẢNG, TRƯỜNG, MẪU TIN, KIỂU DỮ LIỆU, THUỘC TÍNH Cột hoặc trường: trong một cột của table chỉ cho phép chứa một loại dữ liệu.
Mỗi cột có tên cột (field name), kiểu dữ liệu mà cột lưu trữ (Data type), chiều dài tối đa của dữ liệu được lưu trữ trên một cột (Field size), giá trị mặc định (default value). Dòng hoặc mẫu tin (record): thể hiện dữ liệu của các cột trong bảng. Khóa chính (Primary key): là tập hợp một hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên đó là duy nhất, không trùng lắp và không được phép rỗng trong một bảng. Khóa ngoại (Foreign key): là một hay nhiều cột và các cột này là khóa chính của một table khác.
Các kiểu dữ liệu của Access (Data type) Chọn kiểu thích hợp cho dữ liệu cần lưu trữ trong table có thể bao gồm: Kiểu dữ liệu Ý nghĩa lưu trữ Text Kiểu chuỗi có độ dài tối đa 255 ký tự Memo Kiểu chuỗi có độ dài tối đa 65535 ký tự Number Kiểu số Data/Time Kiểu ngày, giờ Currency Kiểu số có định dạng theo tiền tệ Autonumber Kiểu số liên tục do Access tự gán và không thay đổi được Yes/No Kiểu logic OLE Object Kiểu đối tượng nhúng: hình ảnh, văn bản,. Hyperlink Kiểu đường dẫn chỉ địa chỉ của một hồ sơ hay một trang web: http://www. Lookup Tạo một cột để chọn giá trị và tìm kiếm từ một bảng khác: Wizard II. TẠO LẬP BẢNG 1.
Tạo bảng mới mới, chọn Chuột trái qua thẻ Create TableDesign. Hình biểu diễn ở thẻ Design hiện ra Thuộc tính cho Field Name Mỗi dòng tương ứng với một trường trong table cần tạo: • CộtField Name: Tên cột có thể dài 255 ký tự, có thể có khoảng trống nhưng không được có dấu chấm. • Description: Phần giải thích thêm cho tên cột, những giải thích này sẽ hiển thị trên thanh trạng thái bên dưới cử sổ làm việc khi ta mở table ở chế độ cập nhật dữ liệu. • Field Properties: Chọn các thuộc tính cho trường.
TRƯỜNG VÀ CÁC THUỘC TÍNH Tùy theo kiểu dữ liệu mà thuộc tính của một trường có thể bao gồm: - Field Size: Quy định chiều dài tối đa của dữ liệu nhập cho trường với dữ liệu số hoặc chuỗi. - Format: Định dạng các thể hiện của dữ liệu trên màn hình hoặc ra máy in theo bảng sau: Định dạng Ý nghĩa Ví dụ hiển thị Date/Time General Date Ngày giờ đầy đủ 11/9/03, 10:30:00 AM Long Date Thứ, tháng ngày, năm Thursday, September 11, 2003 Medium Ngày-tháng- năm 11-Sep-03 Date Short Date Ngày-tháng-năm 11-09-03 Long Time Giờ: phút: giây AM/PM 10:30:25 AM Medium Giờ: phút AM/PM 10:30 AM Time Shot Time Giờ: phút 10:30 Number General number Đúng số đã nhập vào Currency Có phân cách phần ngàn, số lẻ và chèn thêm đơn 1.500,05 đ vị tiền tệ Euro Giống như định dạng Currency nhưng đơn vị tiền ∈ 2.500,50 tệ là ∈ Fixed Có phân cách phần ngàn và có làm tròn phụ thuộc 1.235,00 vào vị trí số lẻ ở Decimal places Standard Có phân cách phần ngàn, số lẻ Percent Dữ liệu nhập được nhân 100 và thêm vào ký tự % nhập 0.5 cho ra 50% Scientific Dạng số khoa học Nhập 50 cho ra 5.0E+1 Text > Thay đổi dữ liệu nhập thành chữ hoa < Thay đổi dữ liệu nhập thành chữ thường @ Dữ liệu bắt buộc nhập & Dữ liệu không bắt buộc nhập - Input Mask: Mẫu định dạng dữ liệu, bắt buộc người sử dụng khi nhập dữ liệu vào phải tuân theo đúng mẫu định dạng đó. Có thể bao gồm các ký tự sau: Ký tự Ý nghĩa cho phép nhập 0 Ký số 0-9, bắt buộc phải nhập 9 Ký số 0-9 hoặc khoảng trắng L Ký tự A-Z, bắt buộc phải nhập A Ký tự và ký số, bắt buộc phải nhập ? Ký tự A-Z, không bắt buộc nhập dữ liệu A Ký tự và ký số, không bắt buộc nhập dữ liệu & Bất kỳ ký tự nào hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập dữ liệu C Bất kỳ ký tự nào hoặc khoảng trắng, khôngbắt buộc nhập dữ liệu > Chuyển đổi dữ liệu kiểu chuỗi sang chữ hoa < Chuyển đổi dữ liệu kiểu chuỗi sang chữ thường - Caption: Chuỗi tiêu đề cộtthể hiện khi mở table ở chế độ cập nhật dữ liệu. Nếu không có caption thì tên trường sẽ hiển thị ở tieu đề cột.
- Default Value: Giá trị mặc định ban đầu của cột. - Decimal places: Số chữ số thập phân trong dữ liệu kiểu số thực. - Validation Rule: Quy tắc kiểm tra dữ liệu nhập (các ràng buộc giá trị của một trường, nhiều trường). - Validation Text: Chuỗi thông báo lỗi sẽ hiển thị khi nhập dữ liệu vào bảng sai so với quy tắc kiểm tra.
- Required: Chọn Yes : bắt buộc nhập dữ liệu vào field này. Chọn No: không bắt buộc nhập dữ liệu vào field nay - Allow Zero Length: Chọn Yes cho phép chiều dài chuỗi là không. Indexed: Chọn No không lập chỉ mục Chọn Yes, Duplicate OK: lập chỉ mục và cho phép trung giá trị Chọn Yes, No Duplicate: lập chỉ mục và không cho phép trùng giá trị 5. Tạo khóa cho table Sau khi tạo cấu trúc table ta phải chọn khóa chính cho bảng, khóa chính giúp tạo quan hệ giữa các bảng với nhau và đồng thời để cho Access tự động kiểm tra dữ liệu nhập vào.
Ở chế độ Design view thiết kế cấu trúc bảng ta chọn một hoặc nhiều cột làm khóa chính. Chọn thẻ Design dùng con trỏ chuột chọn Field name cần tạo khóa chính Primary Sau đó chúng ta nhấn phím Ctrl + S trên bàn phím để thực hiện lệnh lưu lại Đặt tên Table cần lưu Chú ý: Nếu ta chưa chọn khóa chính cho table thi khi lưu table ta sẽ thấy hộp đối thoại như bên dưới Chọn Yes: Access sẽ chèn thêm vào table một cột làm khoá chính là ID có kiểu dữ liệu là AutoNumber. NHẬP LIỆU Khi chúng ta muốn trở về dạng thiết kế table chỉ cần chọn chuột phải → Design View - Muốn trở về dạng nhập dữ liệu cũng chọn chuột phải nhưng chúng ta chọn → Datasheet View Chú ý: Nhập dữ liệu cho bảng có số 1 trước Nhập dữ liệu cho bảng có số nhiều ( ) sau Các bảng đều phải tạo quan hệ trước rồi mới nhập dữ liệu V. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG DATASHEET VIEW 1.
Mở một bảng đã có Sau khi thiết kế xong cấu trúc bảng, chúng ta có thể mở bảng đã có ra ở hai chế độ: cập nhật dữ liệu hoặc sửa đổi cấu trúc bảng. Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu (Datasheet) Chọn bảng muốn mở Click phải chuột --> chọn Open hoặc Click đúp vào tên bảng. Mở bảng ở chế độ thiết kế Chúng ta mở bảng ở chế độ thiết kế trong cột hợp chúng ta muốn thay đổi lại cấu trúc bên trong bảng như thêm cột, xóa cột, thay đổi độ rộng cột,… Chọn bảng muốn mở. Click phải chuột --> chọn Design View 2.
Hiệu chỉnh (đính) bảng Mở bảng ở chế độ thiết kế • Sửa đổi thuộc tính của field Chọn field và tiến hành thay đổi các thuộc tính bên dưới. Lưu ý: Nếu field đang là “Relation field” với một table khác, Access sẽ không cho sửa đổi. • Xóa field Chọn một hoặc nhiều field cần xóa Cách 1: click tab Design --> chọn Delete Row Cách 2: click phải chuột chọn Delete Row, xuất hiện hộp thông báo: Chọn Yes, để xóa • Thêm một hoặc nhiều field mới Cách 1: click tab Design --> chọn Insert Row Cách 2: chọn vị trí cột cần chèn --> click phải chuột chọn Insert Rows • Thay đổi tên field Mở bảng ở chế độ Datasheet View (Open) Click phải chuột ngay tại tiêu đề cột, xuất hiện thực đơn ngắn --> chọn Rename Column.