Giáo Trình Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access Ngành Công Nghệ Thông Tin Trung Cấp

Giáo trình nghiên cứu hệ quản trị cơ sở dữ liệu access ngành công nghệ thông tin trung cấp, trình bày lý thuyết rõ ràng, minh họa ví dụ thực tế, phù hợp sinh viên kinh tế.

• Người hướng dẫn: Trần Thị Mến - Chuyên viên
• Trường học: Cao đẳng Xây dựng số 1
• Chuyên ngành: Công nghệ thông tin
• Đề tài: Giáo Trình Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access Dành Cho Trung Cấp Công Nghệ Thông Tin
• Loại tài liệu: giáo trình
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ACCESS
• 1.1. Khởi động MS - Access
• 1.2. Hộp thoại tạo mới/ mở tập tin CSDL
• 1.3. Tìm hiểu màn hình MS - Access
• 1.4. Tìm hiểu các thanh công cụ
• 1.5. Làm việc với cửa sổ CSDL
• 1.6. Các đối tượng bên trong tập tin CSDL
• 1.7. Thao tác với các đối tượng (Xóa, đổi tên, sao chép, xem, in, …)
• 1.8. Đóng tập CSDL
• 1.9. Hệ thống kiến thức chương 1
• 2. CHƯƠNG 2: BẢNG (TABLE)
• 2.1. Tạo bảng bằng chế độ Design View
• 2.2. Tạo bảng bằng công cụ Table Wizard
• 2.3. Các thao tác trên bảng
• 2.4. Nhập dữ liệu cho bảng
• 2.5. Tạo quan hệ cho các bảng
• 3. CHƯƠNG 3: TẠO TRUY VẤN (QUERY)
• 3.1. Khái niệm và truy vấn - Query
• 3.2. Lưu và sử dụng Query
• 3.3. Các chế độ hiển thị truy vấn
• 3.4. Quan hệ giữa các bảng trong truy vấn
• 3.5. Truy vấn có cấu trúc SQL
• 4. CHƯƠNG 4: TẠO BIỂU MẪU (FORM)
• 4.1. Giải thích biểu mẫu - Form
• 4.2. Tạo biểu mẫu bằng chế độ Design View
• 4.3. Tạo biểu mẫu bằng công cụ Form Wizard
• 4.4. Các thành phần của biểu mẫu
• 4.5. Sử dụng hộp công cụ Tools Box
• 4.6. Định dạng, trang trí, thiết kế biểu mẫu với các control trên Tools Box
• 4.7. Biểu mẫu với nguồn dữ liệu trên nhiều bảng. Biểu mẫu chính, biểu mẫu phụ
• 5. CHƯƠNG 5: MACRO
• 5.1. Giải thích về Macro
• 5.2. Thực thi một Macro
• 5.3. Tạo Menu cho Form bằng Macro
• 5.4. Tạo macro cho hệ thống menu
• 5.5. Đưa menu vào chương trình
• 5.6. Giải thích về báo cáo - Report
• 5.7. Các thành phần của báo cáo
• 5.8. Tạo báo cáo bằng chế độ Design View
• 5.9. Sắp xếp, tổng hợp dữ liệu theo nhóm trên báo cáo
• LỜI NÓI ĐẦU

Tóm tắt

I. Tổng quan về Giáo Trình Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access

Giáo trình Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access được biên soạn nhằm cung cấp kiến thức cơ bản cho sinh viên Trung cấp Công nghệ thông tin. Nội dung giáo trình bao gồm các khái niệm, công cụ và phương pháp sử dụng phần mềm Access để quản lý cơ sở dữ liệu hiệu quả. Mục tiêu chính là giúp sinh viên nắm vững các kỹ năng cần thiết để làm việc với Access trong môi trường thực tế.

1.1. Mục tiêu của giáo trình Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu

Giáo trình này nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản về quản lý cơ sở dữ liệu, từ việc tạo bảng, truy vấn đến việc tạo báo cáo. Sinh viên sẽ học cách sử dụng Access để thực hiện các thao tác quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.

1.2. Đối tượng sử dụng giáo trình Access

Giáo trình này được thiết kế dành cho sinh viên Trung cấp Công nghệ thông tin, những người muốn nâng cao kỹ năng quản lý cơ sở dữ liệu và ứng dụng phần mềm Access trong công việc hàng ngày.

II. Những thách thức trong việc học Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access

Việc học và sử dụng Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access không phải là điều dễ dàng. Sinh viên thường gặp khó khăn trong việc hiểu các khái niệm cơ bản và thao tác trên phần mềm. Những thách thức này có thể ảnh hưởng đến quá trình học tập và ứng dụng thực tế.

2.1. Khó khăn trong việc nắm bắt khái niệm cơ sở dữ liệu

Nhiều sinh viên gặp khó khăn trong việc hiểu các khái niệm như bảng, truy vấn, và mối quan hệ giữa các bảng. Điều này có thể dẫn đến việc không thể áp dụng kiến thức vào thực tế.

2.2. Thao tác trên phần mềm Access

Việc thao tác trên phần mềm Access đòi hỏi sinh viên phải quen thuộc với giao diện và các công cụ. Nhiều sinh viên cảm thấy bối rối khi phải thực hiện các thao tác phức tạp như tạo truy vấn hay báo cáo.

III. Phương pháp học hiệu quả với Giáo Trình Access

Để vượt qua những thách thức trong việc học Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access, sinh viên cần áp dụng các phương pháp học tập hiệu quả. Việc thực hành thường xuyên và tham gia vào các buổi thảo luận sẽ giúp củng cố kiến thức.

3.1. Thực hành thường xuyên trên phần mềm Access

Thực hành là cách tốt nhất để nắm vững các kỹ năng cần thiết. Sinh viên nên dành thời gian để thực hành các bài tập trong giáo trình và tự tạo các dự án nhỏ để áp dụng kiến thức đã học.

3.2. Tham gia thảo luận nhóm

Thảo luận nhóm giúp sinh viên trao đổi ý kiến và giải quyết các vấn đề khó khăn. Việc này không chỉ giúp củng cố kiến thức mà còn tạo cơ hội học hỏi từ bạn bè.

IV. Ứng dụng thực tiễn của Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access

Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access có nhiều ứng dụng thực tiễn trong các lĩnh vực khác nhau. Từ quản lý sinh viên, hàng hóa đến báo cáo tài chính, Access giúp tổ chức và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.

4.1. Quản lý thông tin sinh viên

Access có thể được sử dụng để quản lý thông tin sinh viên trong các trường học, bao gồm thông tin cá nhân, điểm số và lịch sử học tập.

4.2. Tạo báo cáo tài chính

Các doanh nghiệp có thể sử dụng Access để tạo báo cáo tài chính, giúp theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận một cách dễ dàng.

V. Kết luận về Giáo Trình Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access

Giáo trình Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access là một tài liệu quý giá cho sinh viên Trung cấp Công nghệ thông tin. Việc nắm vững kiến thức và kỹ năng từ giáo trình sẽ giúp sinh viên tự tin hơn trong việc ứng dụng Access vào thực tế.

5.1. Tương lai của Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu sẽ ngày càng trở nên quan trọng. Sinh viên cần cập nhật kiến thức mới để đáp ứng nhu cầu thị trường.

5.2. Lời khuyên cho sinh viên

Sinh viên nên chủ động tìm kiếm tài liệu, tham gia các khóa học bổ sung và thực hành thường xuyên để nâng cao kỹ năng sử dụng Access.

Nội dung chính

Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access (Mã môn: MH26.1)

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access (Mã môn học: MH26.1) được biên soạn bởi Chủ biên Trần Thị Mơ và ban hành chính thức theo Quyết định số 597/QĐ-CĐXD1 ngày 29 tháng 12 năm 2023 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Xây dựng số 1. Tài liệu được thiết kế chuyên biệt phục vụ công tác giảng dạy và học tập cho trình độ Trung cấp ngành Công nghệ thông tin (chuyên ngành Ứng dụng phần mềm), được bố trí giảng dạy tại học kỳ thứ 4 của chương trình đào tạo. Học phần có tính chất tự chọn trong khối kiến thức chuyên môn ngành, được xây dựng nối tiếp sau môn học tiên quyết là MH12 - Cơ sở dữ liệu.

Về quy mô thời lượng, chương trình môn học được phân bổ tổng cộng 90 giờ, bao gồm 30 giờ lý thuyết, 56 giờ thực hành, thí nghiệm, thảo luận, bài tập và 04 giờ kiểm tra định kỳ (trong đó có 30 giờ được quy định tổ chức giảng dạy và học tập trực tuyến).

Mục tiêu học tập cốt lõi của giáo trình tập trung vào việc trang bị cho người học:

• Về kiến thức: Nắm vững và trình bày được các nguyên lý cấu trúc, cơ chế vận hành của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access; hiểu rõ 06 đối tượng thành phần cơ bản gồm Bảng (Table), Truy vấn (Query), Biểu mẫu (Form), Tệp lệnh (Macro), Báo cáo (Report) và Bộ mã lệnh (Modules).
• Về kỹ năng: Thực hiện thành thạo các thao tác khởi động, cấu hình môi trường làm việc; thiết kế cấu trúc bảng, thiết lập khóa chính và quan hệ dữ liệu có ràng buộc toàn vẹn; xây dựng các dạng truy vấn dữ liệu từ cơ bản đến nâng cao bằng lưới QBE hoặc câu lệnh SQL; thiết kế giao diện Form (Single Form, Subform, Navigation Form); tạo Macro điều khiển menu và xuất bản các mẫu Report thống kê.
• Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Hình thành năng lực tự định hướng, thích nghi với môi trường quản lý dữ liệu thực tế và khả năng tự nghiên cứu, cập nhật kiến thức chuyên môn.

Giáo trình được tiếp cận theo phương pháp kết hợp lý thuyết và thực hành thao tác trực quan trên phiên bản Microsoft Access 2010. Cấu trúc tài liệu đi tuần tự từ việc làm quen giao diện, xây dựng hạ tầng lưu trữ dữ liệu (Table), xử lý và khai thác thông tin (Query), thiết lập giao diện tương tác người dùng (Form), tự động hóa thao tác (Macro) cho đến kết xuất thông tin đầu ra (Report).

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình gồm 06 chương chuyên đề được sắp xếp theo trình tự phát triển của một ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu:

• Chương 1: Tổng quan về Access: Giới thiệu tổng quan về phần mềm Microsoft Access trong bộ Microsoft Office. Hướng dẫn khởi động (Start Menu hoặc Desktop shortcut), tạo mới tập tin (Blank database) hoặc mở tập tin CSDL (File -> Open). Phân tích cấu trúc màn hình làm việc 3 khung, thanh Quick Access, thanh Ribbon (các Tab, nhóm lệnh, phím tắt Alt/F10), cửa sổ thuộc tính Properties (phân loại thành 5 nhóm: Format, Data, Event, Other, All), khung điều hướng Navigation Pane (phím F11) và hai chế độ hiển thị tài liệu: Tabbed Documents và Overlapping Windows. Giới thiệu khái niệm các đối tượng CSDL: Table, Query, Form, Report, Macro, Module; cùng các thao tác cơ bản trên đối tượng (tạo mới, thiết kế lại bằng Design View, đổi tên bằng phím F2, xóa, sao chép cấu trúc Structure only hoặc cấu trúc kèm dữ liệu Structure and data).
• Chương 2: Bảng (Table): Định nghĩa cấu trúc bảng gồm Cột (Field) và Hàng (Record). Hướng dẫn tạo bảng qua chế độ Design View và Table Wizard; định nghĩa trường với các tham số Field Name, Data Type, Description, Field Properties (General, Lookup) và tạo trường tính toán (Calculated Field). Hướng dẫn chỉ định khóa chính (Primary Key), nhập liệu qua chế độ Datasheet View, chèn đối tượng OLE Object. Phân tích bản chất và thao tác thiết lập mối quan hệ giữa các bảng: quan hệ 1-1 và quan hệ 1-nhiều (1-n), thiết lập các tùy chọn ràng buộc toàn vẹn tham chiếu (Enforce Referential Integrity), cập nhật tự động (Cascade Update Related Field) và xóa tự động (Cascade Delete Related Records).
• Chương 3: Tạo truy vấn (Query): Trình bày khái niệm truy vấn dữ liệu và phân loại các dạng Query: Select query, Total query, Crosstab query và Action query (gồm Make-Table, Delete, Update, Append). Hướng dẫn thao tác trên lưới thiết kế QBE (Query by Example) với các dòng thuộc tính Field, Table, Sort, Show, Criteria, Or. Giới thiệu 3 chế độ hiển thị truy vấn: Datasheet View, Design View, SQL View. Hướng dẫn tạo truy vấn tham số (Parameter Queries) sử dụng dấu ngoặc vuông [ ], truy vấn tổng hợp Total Query với các hàm thống kê (Group by, Sum, Avg, Max, Min, Count, First, Last, Expression, Where). Cung cấp cú pháp và ví dụ thực thi các câu lệnh SQL trực tiếp: SELECT, UPDATE, DELETE, INSERT INTO.
• Chương 4: Tạo biểu mẫu (Form): Khái niệm Form dùng làm giao diện tương tác người dùng, cập nhật và hiển thị dữ liệu từ nguồn Table hoặc Query. Hướng dẫn xây dựng Single Form, Sub Form (sử dụng thuộc tính liên kết LinkMasterFields và LinkChildFields), Navigation Form (dạng Horizontal Tabs, Vertical Tabs Left/Right, 2 levels). Hướng dẫn thiết kế Form bằng Layout View (Blank Form), Design View thủ công kết hợp sử dụng các điều khiển (Controls) trên Tools Box (Textbox, Checkbox, Label...) và công cụ hỗ trợ Form Wizard.
• Chương 5: Macro: Giới thiệu tập lệnh Macro nhằm tự động hóa các thao tác xử lý theo trình tự quy định trước. Hướng dẫn thực thi một Macro, ứng dụng Macro để tạo hệ thống Menu cho Form và tích hợp Menu vào giao diện chương trình quản lý.
• Chương 6: Tạo báo cáo (Report): Giới thiệu chức năng của Report trong việc kết xuất, định dạng dữ liệu để hiển thị hoặc in ấn. Trình bày các thành phần của một báo cáo, phương pháp tạo báo cáo qua chế độ Design View, kỹ thuật sắp xếp, phân cấp và tổng hợp dữ liệu theo từng nhóm (Grouping and Totals).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình củng cố và hiện thực hóa các nguyên lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) thông qua các nội dung kỹ thuật chuẩn xác:

• Nguyên lý cấu trúc dữ liệu: Khái niệm thực thể, thuộc tính và bộ dữ liệu được ánh xạ trực tiếp thành Bảng (Table), Cột (Field) và Hàng (Record) trong Access.
• Tính toàn vẹn dữ liệu (Data Integrity): Xây dựng hệ thống ràng buộc chặt chẽ thông qua việc xác định khóa chính (Primary Key), khóa ngoại (Foreign Key) và cơ chế toàn vẹn tham chiếu (Referential Integrity) nhằm ngăn chặn dữ liệu mồ côi hoặc sai lệch khi chỉnh sửa, xóa dữ liệu.
• Đại số quan hệ và ngôn ngữ truy vấn: Cung cấp nền tảng xử lý dữ liệu thông qua công cụ trực quan QBE kết hợp nền tảng câu lệnh SQL chuẩn (Structured Query Language), giải quyết các bài toán lọc điều kiện kết hợp (AND/OR), kết nối bảng (JOIN), gom nhóm và tính toán tổng hợp.
• Kiến trúc giao diện người dùng và tự động hóa: Thiết lập mô hình tương tác dữ liệu phân lớp thông qua biểu mẫu Form chính/phụ (Main/Subform), hệ thống điều hướng Navigation Form và tập lệnh Macro tự động.

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills): Khởi tạo tệp tin cơ sở dữ liệu .accdb; định nghĩa và hiệu chỉnh kiểu dữ liệu cho các trường; cấu hình các thuộc tính trường trong bảng; thiết lập liên kết quan hệ 1-1, 1-n; soạn thảo câu truy vấn SQL (SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE); thiết kế giao diện Form và mẫu in Report trên công cụ Design View.
• Kỹ năng phân tích (Analytical Skills): Phân tích lược đồ dữ liệu và quan hệ giữa các bảng thực thể; xác định đúng nguồn dữ liệu (Table hay Query) cho Form và Report; phân tích logic biểu thức điều kiện trong dòng Criteria của truy vấn để trích xuất dữ liệu chính xác theo yêu cầu quản lý.
• Năng lực thực hành nghề nghiệp (Practical Competencies): Xây dựng hoàn chỉnh các ứng dụng quản lý quy mô vừa và nhỏ thông qua các bài toán thực hành cụ thể như hệ thống Quản lý học sinh (QuanLi_HS, QUANLI_HOCSINH.accdb), Quản lý bệnh viện (QUANLI_BENHVIEN.accdb), Quản lý siêu thị (QUANLI_SIEUTHI.accdb) và Quản lý cán bộ (HSCANBO).

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình được thiết kế theo cấu trúc bài giảng tích hợp lý thuyết gắn liền thực hành trên máy tính, phản ánh rõ qua tỷ lệ phân bổ thời lượng: 56 giờ thực hành/thảo luận/bài tập trên tổng số 90 giờ môn học (chiếm hơn 62% tổng thời lượng đào tạo).

• Tiếp cận sư phạm: Áp dụng phương pháp hướng dẫn từng bước (Step-by-Step). Mỗi bài học đều bắt đầu bằng mục tiêu cụ thể (về kiến thức và kỹ năng), tiếp nối bằng các khái niệm lý thuyết cô đọng, sau đó mô tả chi tiết các bước thao tác qua menu, phím tắt hoặc thanh công cụ Ribbon có kèm hình minh họa giao diện phần mềm.
• Bài tập và tình huống thực hành (Case Studies): Cuối mỗi chương đều có mục Hệ thống kiến thức tóm lược yêu cầu lý thuyết và hệ thống bài tập thực hành ứng dụng cụ thể:
  • Chương 1: Bài tập tạo CSDL QuanLi_HS, định nghĩa bảng HOC_SINH với khóa chính Maso và các trường điểm Toan, Van, Anh kiểu Number.
  • Chương 2: Bài tập thiết kế CSDL QUANLI_BENHVIEN.accdb gồm 3 bảng BỆNH NHÂN, THUỐC, HÓA ĐƠN, thiết lập liên kết quan hệ và nhập dữ liệu mẫu.
  • Chương 3: Bài tập CSDL QUANLI_SIEUTHI.accdb (bảng HÀNG HÓA, KHÁCH HÀNG, HÓA ĐƠN) và QUANLI_HOCSINH.accdb (bảng HỌC SINH, LỚP, PHIẾU ĐIỂM) với các yêu cầu truy vấn lọc theo điều kiện số lượng nhập, địa chỉ học sinh tại TP.HCM, học sinh tên bắt đầu bằng chữ "T", lọc điểm thi.
• Phương pháp đánh giá: Đánh giá kết quả học tập thông qua 04 giờ kiểm tra định kỳ kết hợp đánh giá thường xuyên qua việc hoàn thành các bài tập thực hành trên máy tính và bài tập trắc nghiệm/tự luận cuối chương.
• Hướng dẫn tự học: Giáo trình quy định rõ nội dung 30 giờ giảng dạy và học tập trực tuyến; người học dựa vào các câu hỏi ôn tập lý thuyết (như trình bày cách tạo bảng, nêu các loại Query, các kiểu quan hệ) và kịch bản bài tập thực hành mẫu để tự rèn luyện kỹ năng thao tác.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

• Căn cứ pháp lý và tính chuẩn hóa đào tạo nghề: Giáo trình được biên soạn chính quy, ban hành kèm theo Quyết định số 597/QĐ-CĐXD1 ngày 29/12/2023 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Xây dựng số 1, đảm bảo tuân thủ đề cương môn học Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu cho trình độ Trung cấp chuyên nghiệp.
• Cập nhật giao diện và tính năng Microsoft Access 2010: Tài liệu phân tích rõ các cải tiến giao diện so với các phiên bản Access truyền thống trước đây:
  • Giới thiệu chuyển đổi linh hoạt giữa giao diện tài liệu dạng thẻ (Tabbed Documents) và dạng cửa sổ xếp chồng (Overlapping Windows).
  • Khai thác hệ thống thanh công cụ Ribbon phân cấp theo ngữ cảnh (Contextual Tabs), thanh điều khiển nhanh Quick Access Toolbar và khung điều hướng dữ liệu Navigation Pane.
  • Tích hợp tính năng trường tính toán trực tiếp trên bảng (Calculated Field thông qua Expression Builder).
  • Bổ sung dạng biểu mẫu điều hướng hiện đại Navigation Form (dạng Horizontal Tabs, Vertical Tabs, 2 levels) xuất hiện từ phiên bản Access 2010.
• Ứng dụng thực tiễn gắn liền bài toán nghiệp vụ: Hệ thống ví dụ và bài tập thực hành được xây dựng sát với các bài toán quản lý thực tế trong doanh nghiệp và trường học (quản lý kết quả học tập học sinh, quản lý viện phí/bệnh nhân, quản lý kho hàng siêu thị, quản lý chức vụ và hồ sơ cán bộ HSCANBO).
• Tích hợp song song giữa công cụ trực quan và mã lệnh: Giáo trình không chỉ hướng dẫn thao tác đồ họa (Design View, Form/Table Wizard, QBE) mà còn cung cấp cú pháp dòng lệnh SQL chuẩn (SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE) và giới thiệu nền tảng lập trình mở rộng qua đối tượng Modules (ngôn ngữ Visual Basic for Applications - VBA).

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Sinh viên/Học sinh chuyên ngành: Tài liệu phục vụ trực tiếp cho học sinh, sinh viên trình độ Trung cấp ngành Công nghệ thông tin (chuyên ngành Ứng dụng phần mềm), được bố trí học tập tại học kỳ thứ 4.
• Yêu cầu kiến thức tiên quyết: Người học bắt buộc phải hoàn thành học phần MH12 - Cơ sở dữ liệu nhằm nắm vững các khái niệm lý thuyết về mô hình dữ liệu quan hệ, thực thể, khóa, thuộc tính và phép toán đại số quan hệ trước khi thực hành trên phần mềm Access.
• Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chính thức cho môn học mã số MH26.1; làm cơ sở xây dựng giáo án lý thuyết, đề cương bài tập thực hành phòng máy và ngân hàng đề kiểm tra đánh giá năng lực học sinh.
• Người tự học và tham khảo: Phù hợp cho kỹ thuật viên tin học văn phòng, người làm công tác quản lý dữ liệu tại các đơn vị cơ sở có nhu cầu tìm hiểu cách tự thiết kế một hệ thống quản lý dữ liệu quy mô nhỏ bằng Microsoft Access.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được biên soạn phục vụ chính thức cho học sinh, sinh viên trình độ Trung cấp ngành Công nghệ thông tin (Ứng dụng phần mềm) tại Trường Cao đẳng Xây dựng số 1, đồng thời là tài liệu tham khảo cho người học có nhu cầu tự xây dựng cơ sở dữ liệu trên môi trường Microsoft Office Access.

2. Cần kiến thức nền nào để học giáo trình này?

Người học cần hoàn thành môn học tiên quyết MH12 - Cơ sở dữ liệu. Kiến thức nền tảng về khái niệm cơ sở dữ liệu, quan hệ bảng, khóa chính và các thao tác sử dụng máy tính cơ bản là điều kiện bắt buộc trước khi thực hành môn học này.

3. Cấu trúc nội dung giáo trình gồm những phần nào?

Nội dung giáo trình gồm 06 chương học tập trung vào 06 đối tượng chính của CSDL Access:

• Chương 1: Tổng quan về Access
• Chương 2: Bảng (Table)
• Chương 3: Tạo truy vấn (Query)
• Chương 4: Tạo biểu mẫu (Form)
• Chương 5: Macro
• Chương 6: Tạo báo cáo (Report)

4. Tỷ lệ phân bổ thời lượng học tập trong giáo trình như thế nào?

Tổng thời lượng môn học là 90 giờ, được phân bổ với trọng tâm thực hành: 30 giờ lý thuyết, 56 giờ thực hành/thảo luận/bài tập và 04 giờ kiểm tra (trong đó có 30 giờ được thiết kế tổ chức trực tuyến).

5. Giáo trình cung cấp những bài tập thực hành mẫu nào?

Giáo trình cung cấp các bài tập xây dựng cơ sở dữ liệu trọn gói theo tình huống nghiệp vụ: CSDL Quản lý học sinh (QuanLi_HS, QUANLI_HOCSINH.accdb), CSDL Quản lý bệnh viện (QUANLI_BENHVIEN.accdb), CSDL Quản lý siêu thị (QUANLI_SIEUTHI.accdb) và bài tập truy vấn dữ liệu cán bộ (HSCANBO).

---

Kết luận

Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access (Mã môn: MH26.1) của Trường Cao đẳng Xây dựng số 1 là tài liệu học tập chuẩn hóa, cung cấp hệ thống kiến thức toàn diện từ nền tảng lưu trữ dữ liệu bảng đến các công cụ truy vấn SQL, biểu mẫu Form, tự động hóa Macro và kết xuất Report.

Lộ trình học tập được thiết kế khoa học theo quy trình xây dựng ứng dụng thực tế: khởi tạo bảng dữ liệu và ràng buộc liên kết (Chương 1, 2) $\rightarrow$ xử lý và khai thác thông tin bằng truy vấn QBE/SQL (Chương 3) $\rightarrow$ thiết kế giao diện nhập liệu tương tác (Chương 4) $\rightarrow$ tự động hóa hệ thống menu (Chương 5) $\rightarrow$ kết xuất báo cáo thống kê (Chương 6).

Người học kết hợp học tập nội dung giáo trình với việc làm bài tập thực hành trên tệp tin .accdb trên máy tính và tham khảo các tài liệu mở rộng về ngôn ngữ Visual Basic for Applications (VBA) để nâng cao kỹ năng phát triển phần mềm ứng dụng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Tổng quan về Access Chương 2: Bảng (Table) Chương 3: Tạo truy vấn (Query) Chương 4: Tạo biểu mẫu (Form) Chương 5: Macro Chương 6: Tạo báo cáo (Report) Mặc dù có nhiều cố gắng, nhưng trong quá trình biên soạn, biên tập và in ấn khó tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía các thầy cô và bạn đọc để hoàn thiện giáo trình hơn! Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày……tháng……năm……… Tham gia biên so¿n Trần Thß M¢ - Chÿ biên 3 MĀC LĀC CH¯¡NG 1: TàNG QUAN V ACCESS. Khởi đáng MS - Access. Háp tho¿i t¿o mãi/ mở tÃp tin CSDL.

Tìm hiÅu màn hình MS - Access. Tìm hiÅu các thanh công cụ. Làm viác vãi cÿa sá CSDL. Các đái t°ợng bên trong tÃp tin CSDL.

15 CH¯¡NG 2: BÀNG (TABLE) .1 T¿o bÁng bằng chÁ đá Design View .2 T¿o bÁng bằng cụng cụ Table Wizard. Các thao tác trên bÁng. NhÃp dā liáu cho bÁng. T¿o quan há cho các bÁng.

23 CH¯¡NG 3: T¾O TRUY VÂN (QUERY). Khái niám và truy vÃn - Query. L°u và sÿ dụng Query. Các chÁ đá hiÅn thß truy vÃn.

Quan há giāa các bÁng trong truy vÃn. Truy vÃn có cÃu trúc SQL. 37 CH¯¡NG 4: T¾O BIÄU MÀU (FORM). Giãi thiáu biÅu mÁu - Form.

T¿o biÅu mÁu bằng chÁ đá Design View. T¿o biÅu mÁu bằng công cụ Form Wizard. Các thành phần cÿa biÅu mÁu. Sÿ dụng háp công cụ Tools Box.

Đßnh d¿ng, trang trí, thiÁt kÁ biÅu mÁu vãi các control trên Tools Box. BiÅu mÁu vãi ngußn dā liáu trên nhiÃu bÁng. BiÅu mÁu chính, biÅu mÁu phụ. 57 4 CH¯¡NG 5: MACRO.

Giãi thiáu và Macro. Thăc thi mát Macro. T¿o Menu cho Form bằng Macro. T¿o macro cho há tháng menu.

Đ°a menu vào ch°¢ng trình. Giãi thiáu và báo cáo - Report. Các thành phần cÿa báo cáo. T¿o báo cáo bằng chÁ đá Design View.

Sắp xÁp, táng hợp dā liáu theo nhóm trên báo cáo. 74 5 CH¯¡NG TRÌNH MÔN HàC Tên môn hác: HÞ QUÀN TRÞ C¡ Sâ DĀ LIÞU ACCESS Mã môn hác: MH26.1 Thái gian thăc hißn môn hác: 90 giờ (Lý thuyÁt: 30 giờ; Thăc hành, thí nghiám, thÁo luÃn, bài tÃp: 56 giờ; KiÅm tra 04 giờ) (Trong đó: Tổng số giờ giảng dạy và học tập trực tuyến: 30 giờ) I. Vß trí, tính chÃt cÿa môn hác - Vß trí: + Môn hác đ°ợc bá trí ở kỳ hác thā 4; + Môn hác tiên quyÁt: MH12-C¢ sở dā liáu. - Tính chÃt: là môn hác tă chán trong nhóm các môn chuyên môn, cung cÃp các kiÁn thāc c¢ bÁn và há quÁn trß c¢ sở dā liáu Microsoft Access nh°: bÁng, truy vÃn Query, biÅu mÁu Form, Macro, Report.

Và kiÁn thāc: - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và há quÁn trß c¢ sở dā liáu Microsoft Access; - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và bÁng Table; - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và truy vÃn Query; - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và biÅu mÁu Form; - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và Macro; -Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và Report. Và kỹ năng: - Thao tác đ°ợc viác khởi đáng, thoát khßi MS Access và các thao tác c¢ bÁn khi làm viác vãi MS Access; - ThiÁt kÁ đ°ợc bÁng, nhÃp đ°ợc dā liáu cho bÁng và t¿o đ°ợc quan há giāa các bÁng Table; - T¿o đ°ợc các truy vÃn Query c¢ bÁn phù hợp vãi mục đích sÿ dụng āng dụng; - ThiÁt kÁ đ°ợc các biÅu mÁu Form c¢ bÁn trên Access; - ThiÁt kÁ đ°ợc các Macro c¢ bÁn trên Access; - ThiÁt kÁ đ°ợc các mÁu báo cáo Report c¢ bÁn trên Access. Và năng lăc tă chÿ và trách nhiám: - Có năng lăc tă đßnh h°ãng, thích nghi vãi các môi tr°ờng làm viác khác nhau; tă hác tÃp, tích lũy kiÁn thāc, kinh nghiám đÅ nâng cao trình đá chuyên môn nghiáp vụ. 6 CH¯¡NG 1: TàNG QUAN VÀ ACCESS Māc tiêu bài hác 1.

Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và há quÁn trß c¢ sở dā liáu Microsoft Access 2. Thao tác đ°ợc viác khởi đáng, thoát khßi MS Access và các thao tác c¢ bÁn khi làm viác vãi MS Access 7 CH¯¡NG 1: TàNG QUAN VÀ ACCESS Microsoft Access là mát thành phần trong bá Microsoft Office cÿa hãng Microsoft. MS Access cung cÃp cho ng°ời dùng giao dián thân thián và các thao tác đ¢n giÁn, trăc quan trong viác xây dăng và quÁn trß c¢ sở dā liáu cũng nh° xây dăng các āng dụng c¢ sở dā liáu. Mát c¢ sở dā liáu Access bao gßm tÃp hợp các bÁng dā liáu có quan há chặt ch¿, phù hợp đÅ phục vụ l°u trā dā liáu cho mát āng dụng quÁn lý.

Ví dụ: Mát c¢ sở dā liáu QuÁn lý sinh viên bao gßm tÃp hợp các bÁng dā liáu: SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA đ°ợc kÁt nái nhau mát cách phù hợp phục vụ viác l°u trā dā liáu cho āng dụng quÁn lý sinh viên. CÃu trúc c¢ sở dā liáu quÁn lý sinh viên trong Access đ°ợc mô tÁ nh° sau: 1. Khãi động MS - Access ĐÅ khởi đáng MS Access ta có thÅ dùng mát trong các cách sau: - Cách 1: Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2010 - Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop, xuÃt hián cÿa sá khởi đáng Access nh° hình: Sau đó, ng°ời dùng chán Blank database → Create đÅ bắt đầu thiÁt lÃp mát c¢ sở dā liáu mãi trên phần mÃm. Hộp tho¿i t¿o mới/ mß tập tin CSDL 1.

Tạo mới cơ sở dữ liệu Vào File → New → Blank database → Create đÅ t¿o mãi mát c¢ sở dā liáu 8 1. Mở tập tin cơ sở dữ liệu Vào File → Open → Khi háp tho¿i Open xuÃt hián tìm vß trí chāa c¢ sở dā liáu database trên máy tính → Open 1. Tìm hiểu màn hình MS - Access - Khi khởi đáng Access, trong cÿa sá khởi đáng, mặc đßnh tab File và lánh New trong tab File đ°ợc chán, cÿa sá đ°ợc chia thành 3 khung: + Khung bên trái gßm các lánh trong tab File + Khung giāa: chāa các lo¿i tÃp tin c¢ sở dā liáu mà b¿n có thÅ t¿o mãi. + Khung bên phÁi: đÅ nhÃp tên và chán vß trí l°u tÃp tin mãi t¿o và thăc thi lánh t¿o mãi c¢ s¢ dā liáu.

NÁu xác đßnh t¿o CSDL mãi trên Access, ng°ời dùng chán Blank database → NhÃn nút Create đÅ t¿o CSDL mãi. Màn hình Access s¿ chuyÅn sang giao dián làm viác vãi các thanh công cụ nh° Quick Access, menu ribbon, properties, navigation pane. Tìm hiểu các thanh công cụ 9 1. Thanh Quick Access Thanh công cụ Quick Access: HiÅn thß bên trái cÿa thanh tiêu đÃ, mặc đßnh thanh Quick Access gßm các nút công cụ Save, Undo,& Bên phÁi cÿa Quick Access chāa nút Customize, khi c¢ sở dā liáu đang mở, nÁu click nút Customize s¿ xuÃt hián mát menu giúp ng°ời dùng chỉ đßnh các nút lánh hiÅn thß trên thanh Quick Access, nÁu các lánh không có trong menu, ng°ời dùng có thÅ click nút MoreCommands hoặc click phÁi trên thanh Quick Access chán Customize Quick Access Toolbar.

- ĐÅ thêm nút lánh vào Quick Access, ng°ời dùng chán lánh trong khung choose commands from, click nút Add → click OK. Thanh Ribbon Bên d°ãi thanh tiêu đÃ, Access 2010 hiÅn thß các nút lánh trên mát thanh dài đ°ợc gái là Ribbon, thanh Ribbon có thÅ chiÁm nhiÃu không gian màn hình, ta có thÅ thu nhß kích th°ãc cÿa Ribbon bằng cách click nút Minimize The Ribbon Thanh Ribbon đ°ợc t¿o bởi nhiÃu tab khác nhau, đÅ truy cÃp vào mát tab b¿n có thÅ click trên nhãn cÿa tab hoặc dùng phím tắt. NhÃn phím Alt hoặc F10 đÅ hiÅn thß tên cÿa các phím tắt cÿa các tab. 10 Hầu hÁt các tab trên Ribbon đ°ợc chia thành từng nhóm khác nhau, mßi nhóm hiÅn thß tiêu đà con bên d°ãi cÿa nhóm.

Mát sá nhóm trong Ribbon có hiÅn thß nút , khi click nút này s¿ xuÃt hián cÿa sá cho phép thiÁt lÃp các thuác tính cÿa nhóm t°¢ng āng. Cửa sổ Properties Cÿa sá Properties giúp b¿n có thÅ hiáu chỉnh thuác tính cÿa đái t°ợng, tùy theo đái t°ợng đang đ°ợc chán mà cÿa sá thuác tính s¿ chāa nhāng thuác tính t°¢ng āng cÿa đái t°ợng đó. ĐÅ mở cÿa sá Properties, b¿n chán đái t°ợng muán thay đái thuác tính, chán tab Design hoặc nhÃn tá hợp phím Atl +Enter: Cÿa sá Properties đ°ợc chia thành năm nhóm: - Format: Gßm các thuác tính đßnh d¿ng đái t°ợng - Data: Gßm các thuác tính truy suÃt dā liáu cÿa đái t°ợng. - Event: Gßm các să kián (event) cÿa đái t°ợng.

- Other: Gßm các thuác tính giúp b¿n t¿o há tháng menu, toolbars,& - All: Gßm tÃt cÁ các thuác tính trong bán nhóm trên. Thanh Navigation Pane Navigation Pane là khung chāa nái dung chính cÿa c¢ sở dā liáu. Từ khung Navigation Pane, b¿n có thÅ mở bÃt kỳ Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc module trong c¢ sở dā liáu bằng cách double click vào tên cÿa đái t°ợng. 11 Bằng cách click phÁi vào tên cÿa ñái t°ợng trong Navigation Pane, b¿n có thÅ thăc hián các thao tác vãi đái t°ợng nh°: đái tên, sao chép, xoá, import, export mát đái t°ợng& NhÃn phím F11 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phÁi cÿa khung Navigation Pane đÅ hiÅn thß hoặc ¿n khung Navigation Pane.

Các thao tác c¢ bÁn vßi tßp Access ĐÅ mở mát c¢ sở dā liáu đã có ta thăc hián mát trong các cách sau: - Cách 1: + T¿i cÿa sá khởi đáng, trong tab File → Open + Chán tÃp tin c¢ sở dā liáu cần mở → Open - Cách 2: Double click vào tên tÃp tin cần mở 1. Làm vißc với cÿa sổ CSDL Các phiên bÁn tr°ãc đây cÿa Access cung cÃp chỉ mát lo¿i giao dián ng°ời dùng duy nhÃt là các cÿa sá có thÅ chßng lên nhau. Bắt đầu vãi Access 2007, và bây giờ trong Access 2010, ng°ời dùng có să lăa chán cÿa viác sÿ dụng các giao dián truyÃn tháng hoặc lo¿i giao dián mãi có d¿ng các tab. Tabbed Documents Tabbed Documents là giao dián lý t°ởng cho ng°ời dùng làm viác vãi nhiÃu h¢n mát đái t°ợng t¿i mát thời điÅm.

Trong giao dián này form và report không thÅ nằm trên đầu trang cÿa mát trang khác và ng°ời dùng có thÅ xem tÃt cÁ các điÃu khiÅn trên mát đái t°ợng giao dián ng°ời dùng mà không cần phÁi di chuyÅn mát đái t°ợng trong tr°ờng này. Overlapping Windows Overlapping Windows có lợi thÁ h¢n. Do să đa d¿ng cÿa viác thiÁt lÃp thuác tính BorderStyle và khÁ năng lo¿i bß các nút Min, Max, và Close. Vãi giao dián Overlapping Windows, ng°ời dùng có thÅ dß dàng t°¢ng tác vãi 12 mát form t¿i mát thời điÅm.