Chương 1: Tổng quan về Access Chương 2: Bảng (Table) Chương 3: Tạo truy vấn (Query) Chương 4: Tạo biểu mẫu (Form) Chương 5: Macro Chương 6: Tạo báo cáo (Report) Mặc dù có nhiều cố gắng, nhưng trong quá trình biên soạn, biên tập và in ấn khó tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía các thầy cô và bạn đọc để hoàn thiện giáo trình hơn! Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày……tháng……năm……… Tham gia biên so¿n Trần Thß M¢ - Chÿ biên 3 MĀC LĀC CH¯¡NG 1: TàNG QUAN V ACCESS. Khởi đáng MS - Access. Háp tho¿i t¿o mãi/ mở tÃp tin CSDL.
Tìm hiÅu màn hình MS - Access. Tìm hiÅu các thanh công cụ. Làm viác vãi cÿa sá CSDL. Các đái t°ợng bên trong tÃp tin CSDL.
15 CH¯¡NG 2: BÀNG (TABLE) .1 T¿o bÁng bằng chÁ đá Design View .2 T¿o bÁng bằng cụng cụ Table Wizard. Các thao tác trên bÁng. NhÃp dā liáu cho bÁng. T¿o quan há cho các bÁng.
23 CH¯¡NG 3: T¾O TRUY VÂN (QUERY). Khái niám và truy vÃn - Query. L°u và sÿ dụng Query. Các chÁ đá hiÅn thß truy vÃn.
Quan há giāa các bÁng trong truy vÃn. Truy vÃn có cÃu trúc SQL. 37 CH¯¡NG 4: T¾O BIÄU MÀU (FORM). Giãi thiáu biÅu mÁu - Form.
T¿o biÅu mÁu bằng chÁ đá Design View. T¿o biÅu mÁu bằng công cụ Form Wizard. Các thành phần cÿa biÅu mÁu. Sÿ dụng háp công cụ Tools Box.
Đßnh d¿ng, trang trí, thiÁt kÁ biÅu mÁu vãi các control trên Tools Box. BiÅu mÁu vãi ngußn dā liáu trên nhiÃu bÁng. BiÅu mÁu chính, biÅu mÁu phụ. 57 4 CH¯¡NG 5: MACRO.
Giãi thiáu và Macro. Thăc thi mát Macro. T¿o Menu cho Form bằng Macro. T¿o macro cho há tháng menu.
Đ°a menu vào ch°¢ng trình. Giãi thiáu và báo cáo - Report. Các thành phần cÿa báo cáo. T¿o báo cáo bằng chÁ đá Design View.
Sắp xÁp, táng hợp dā liáu theo nhóm trên báo cáo. 74 5 CH¯¡NG TRÌNH MÔN HàC Tên môn hác: HÞ QUÀN TRÞ C¡ Sâ DĀ LIÞU ACCESS Mã môn hác: MH26.1 Thái gian thăc hißn môn hác: 90 giờ (Lý thuyÁt: 30 giờ; Thăc hành, thí nghiám, thÁo luÃn, bài tÃp: 56 giờ; KiÅm tra 04 giờ) (Trong đó: Tổng số giờ giảng dạy và học tập trực tuyến: 30 giờ) I. Vß trí, tính chÃt cÿa môn hác - Vß trí: + Môn hác đ°ợc bá trí ở kỳ hác thā 4; + Môn hác tiên quyÁt: MH12-C¢ sở dā liáu. - Tính chÃt: là môn hác tă chán trong nhóm các môn chuyên môn, cung cÃp các kiÁn thāc c¢ bÁn và há quÁn trß c¢ sở dā liáu Microsoft Access nh°: bÁng, truy vÃn Query, biÅu mÁu Form, Macro, Report.
Và kiÁn thāc: - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và há quÁn trß c¢ sở dā liáu Microsoft Access; - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và bÁng Table; - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và truy vÃn Query; - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và biÅu mÁu Form; - Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và Macro; -Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và Report. Và kỹ năng: - Thao tác đ°ợc viác khởi đáng, thoát khßi MS Access và các thao tác c¢ bÁn khi làm viác vãi MS Access; - ThiÁt kÁ đ°ợc bÁng, nhÃp đ°ợc dā liáu cho bÁng và t¿o đ°ợc quan há giāa các bÁng Table; - T¿o đ°ợc các truy vÃn Query c¢ bÁn phù hợp vãi mục đích sÿ dụng āng dụng; - ThiÁt kÁ đ°ợc các biÅu mÁu Form c¢ bÁn trên Access; - ThiÁt kÁ đ°ợc các Macro c¢ bÁn trên Access; - ThiÁt kÁ đ°ợc các mÁu báo cáo Report c¢ bÁn trên Access. Và năng lăc tă chÿ và trách nhiám: - Có năng lăc tă đßnh h°ãng, thích nghi vãi các môi tr°ờng làm viác khác nhau; tă hác tÃp, tích lũy kiÁn thāc, kinh nghiám đÅ nâng cao trình đá chuyên môn nghiáp vụ. 6 CH¯¡NG 1: TàNG QUAN VÀ ACCESS Māc tiêu bài hác 1.
Trình bày đ°ợc các kiÁn thāc c¢ bÁn và há quÁn trß c¢ sở dā liáu Microsoft Access 2. Thao tác đ°ợc viác khởi đáng, thoát khßi MS Access và các thao tác c¢ bÁn khi làm viác vãi MS Access 7 CH¯¡NG 1: TàNG QUAN VÀ ACCESS Microsoft Access là mát thành phần trong bá Microsoft Office cÿa hãng Microsoft. MS Access cung cÃp cho ng°ời dùng giao dián thân thián và các thao tác đ¢n giÁn, trăc quan trong viác xây dăng và quÁn trß c¢ sở dā liáu cũng nh° xây dăng các āng dụng c¢ sở dā liáu. Mát c¢ sở dā liáu Access bao gßm tÃp hợp các bÁng dā liáu có quan há chặt ch¿, phù hợp đÅ phục vụ l°u trā dā liáu cho mát āng dụng quÁn lý.
Ví dụ: Mát c¢ sở dā liáu QuÁn lý sinh viên bao gßm tÃp hợp các bÁng dā liáu: SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA đ°ợc kÁt nái nhau mát cách phù hợp phục vụ viác l°u trā dā liáu cho āng dụng quÁn lý sinh viên. CÃu trúc c¢ sở dā liáu quÁn lý sinh viên trong Access đ°ợc mô tÁ nh° sau: 1. Khãi động MS - Access ĐÅ khởi đáng MS Access ta có thÅ dùng mát trong các cách sau: - Cách 1: Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2010 - Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop, xuÃt hián cÿa sá khởi đáng Access nh° hình: Sau đó, ng°ời dùng chán Blank database → Create đÅ bắt đầu thiÁt lÃp mát c¢ sở dā liáu mãi trên phần mÃm. Hộp tho¿i t¿o mới/ mß tập tin CSDL 1.
Tạo mới cơ sở dữ liệu Vào File → New → Blank database → Create đÅ t¿o mãi mát c¢ sở dā liáu 8 1. Mở tập tin cơ sở dữ liệu Vào File → Open → Khi háp tho¿i Open xuÃt hián tìm vß trí chāa c¢ sở dā liáu database trên máy tính → Open 1. Tìm hiểu màn hình MS - Access - Khi khởi đáng Access, trong cÿa sá khởi đáng, mặc đßnh tab File và lánh New trong tab File đ°ợc chán, cÿa sá đ°ợc chia thành 3 khung: + Khung bên trái gßm các lánh trong tab File + Khung giāa: chāa các lo¿i tÃp tin c¢ sở dā liáu mà b¿n có thÅ t¿o mãi. + Khung bên phÁi: đÅ nhÃp tên và chán vß trí l°u tÃp tin mãi t¿o và thăc thi lánh t¿o mãi c¢ s¢ dā liáu.
NÁu xác đßnh t¿o CSDL mãi trên Access, ng°ời dùng chán Blank database → NhÃn nút Create đÅ t¿o CSDL mãi. Màn hình Access s¿ chuyÅn sang giao dián làm viác vãi các thanh công cụ nh° Quick Access, menu ribbon, properties, navigation pane. Tìm hiểu các thanh công cụ 9 1. Thanh Quick Access Thanh công cụ Quick Access: HiÅn thß bên trái cÿa thanh tiêu đÃ, mặc đßnh thanh Quick Access gßm các nút công cụ Save, Undo,& Bên phÁi cÿa Quick Access chāa nút Customize, khi c¢ sở dā liáu đang mở, nÁu click nút Customize s¿ xuÃt hián mát menu giúp ng°ời dùng chỉ đßnh các nút lánh hiÅn thß trên thanh Quick Access, nÁu các lánh không có trong menu, ng°ời dùng có thÅ click nút MoreCommands hoặc click phÁi trên thanh Quick Access chán Customize Quick Access Toolbar.
- ĐÅ thêm nút lánh vào Quick Access, ng°ời dùng chán lánh trong khung choose commands from, click nút Add → click OK. Thanh Ribbon Bên d°ãi thanh tiêu đÃ, Access 2010 hiÅn thß các nút lánh trên mát thanh dài đ°ợc gái là Ribbon, thanh Ribbon có thÅ chiÁm nhiÃu không gian màn hình, ta có thÅ thu nhß kích th°ãc cÿa Ribbon bằng cách click nút Minimize The Ribbon Thanh Ribbon đ°ợc t¿o bởi nhiÃu tab khác nhau, đÅ truy cÃp vào mát tab b¿n có thÅ click trên nhãn cÿa tab hoặc dùng phím tắt. NhÃn phím Alt hoặc F10 đÅ hiÅn thß tên cÿa các phím tắt cÿa các tab. 10 Hầu hÁt các tab trên Ribbon đ°ợc chia thành từng nhóm khác nhau, mßi nhóm hiÅn thß tiêu đà con bên d°ãi cÿa nhóm.
Mát sá nhóm trong Ribbon có hiÅn thß nút , khi click nút này s¿ xuÃt hián cÿa sá cho phép thiÁt lÃp các thuác tính cÿa nhóm t°¢ng āng. Cửa sổ Properties Cÿa sá Properties giúp b¿n có thÅ hiáu chỉnh thuác tính cÿa đái t°ợng, tùy theo đái t°ợng đang đ°ợc chán mà cÿa sá thuác tính s¿ chāa nhāng thuác tính t°¢ng āng cÿa đái t°ợng đó. ĐÅ mở cÿa sá Properties, b¿n chán đái t°ợng muán thay đái thuác tính, chán tab Design hoặc nhÃn tá hợp phím Atl +Enter: Cÿa sá Properties đ°ợc chia thành năm nhóm: - Format: Gßm các thuác tính đßnh d¿ng đái t°ợng - Data: Gßm các thuác tính truy suÃt dā liáu cÿa đái t°ợng. - Event: Gßm các să kián (event) cÿa đái t°ợng.
- Other: Gßm các thuác tính giúp b¿n t¿o há tháng menu, toolbars,& - All: Gßm tÃt cÁ các thuác tính trong bán nhóm trên. Thanh Navigation Pane Navigation Pane là khung chāa nái dung chính cÿa c¢ sở dā liáu. Từ khung Navigation Pane, b¿n có thÅ mở bÃt kỳ Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc module trong c¢ sở dā liáu bằng cách double click vào tên cÿa đái t°ợng. 11 Bằng cách click phÁi vào tên cÿa ñái t°ợng trong Navigation Pane, b¿n có thÅ thăc hián các thao tác vãi đái t°ợng nh°: đái tên, sao chép, xoá, import, export mát đái t°ợng& NhÃn phím F11 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phÁi cÿa khung Navigation Pane đÅ hiÅn thß hoặc ¿n khung Navigation Pane.
Các thao tác c¢ bÁn vßi tßp Access ĐÅ mở mát c¢ sở dā liáu đã có ta thăc hián mát trong các cách sau: - Cách 1: + T¿i cÿa sá khởi đáng, trong tab File → Open + Chán tÃp tin c¢ sở dā liáu cần mở → Open - Cách 2: Double click vào tên tÃp tin cần mở 1. Làm vißc với cÿa sổ CSDL Các phiên bÁn tr°ãc đây cÿa Access cung cÃp chỉ mát lo¿i giao dián ng°ời dùng duy nhÃt là các cÿa sá có thÅ chßng lên nhau. Bắt đầu vãi Access 2007, và bây giờ trong Access 2010, ng°ời dùng có să lăa chán cÿa viác sÿ dụng các giao dián truyÃn tháng hoặc lo¿i giao dián mãi có d¿ng các tab. Tabbed Documents Tabbed Documents là giao dián lý t°ởng cho ng°ời dùng làm viác vãi nhiÃu h¢n mát đái t°ợng t¿i mát thời điÅm.
Trong giao dián này form và report không thÅ nằm trên đầu trang cÿa mát trang khác và ng°ời dùng có thÅ xem tÃt cÁ các điÃu khiÅn trên mát đái t°ợng giao dián ng°ời dùng mà không cần phÁi di chuyÅn mát đái t°ợng trong tr°ờng này. Overlapping Windows Overlapping Windows có lợi thÁ h¢n. Do să đa d¿ng cÿa viác thiÁt lÃp thuác tính BorderStyle và khÁ năng lo¿i bß các nút Min, Max, và Close. Vãi giao dián Overlapping Windows, ng°ời dùng có thÅ dß dàng t°¢ng tác vãi 12 mát form t¿i mát thời điÅm.