UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ Hoang Thi Thanh Lam DEALING WITH LOW INTRINSIC MOTIVATION OF FUNCTIONAL EMPLOYEES IN PEPSICO FOODS VIETNAM COMPANY. ID: 22140025 MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION SUPERVISOR: DR. NGUYEN PHONG NGUYEN Ho Chi Minh City - 2016 Executive summary Vietnam has recently been regarded as a prospective destination of foreign investment presented with its high-speed development, especially for Fast Moving Consumer Goods (FMCG). As one of the leading producers in the FMCG market, PepsiCo Foods Vietnam Co., Ltd (PepsiCo) is following towards the development of the industry and improving its execution to gain higher performance results. However, there are potentially existing problems in the company which may reduce the competition edge of organization and harm to its culture. This research was commissioned to examine what problem in PepsiCo, the causes leading to problem are and to suggest the validated solutions to deal with problem, which are in line with company’s policy and resources. Method of the analysis is combination between theory-informed and validated data, collected through interview and survey to identify and confirm existence of the problem as well as causes and alternative solutions. From the general diagnosis of potential problem at PepsiCo, findings suggest the existence of low intrinsic motivation of functional employees as the main problem. Problem scope to work is including Finance, Planning, Human Resources, Procurement and Legal Department. Low intrinsic motivation is analyzed in terms of its existence, antecedents, consequences, and solutions are proposed to tackle such a problem. Finally, this report indicates organization of actions to deal with problem in the lead time of one year and limited budget approved by the company. 1 Recommendations discussed focus on two main causes of low intrinsic motivation of functional employees in PepsiCo, which are job characteristic and lack of verbal recognition and rewards. The report also investigated three accordant solutions: - Re-assessing and launching detail job description - Offering functional employees extracurricular sub-task to develop their interpersonal skills - Improving verbally recognition and rewards activities. Total estimated cost to implement these 3 solutions is approximately 234mil VND, which is in line with company’s approved budget of 250 mil VND while benefit brought is 453 mil VND. Annual net saving is calculated as 219 mil VND. Since there is finiteness of time and resources constrain, limitation of the research exist such as the current company conditions data did not provide enough information and only sample of interviews are performed. However, the report provides diversified and validated data in conjunction with theory to propose meaningful suggestion for PepsiCo to strengthen its personnel resources and organization behaviors. 2 List of tables and graphs: Table 1: PepsiCo Organization Health Survey condition (Pepsico, 2015) - page 11 Table 2: PepsiCo Organization Health Survey result 2016 (PepsiCo) - page 12 Table 3: Summary of interview result – Potential problems - page 19 Table 4: Summary of problem existence interview - page 29 Table 5: Cost – benefit of alternative solutions – page 50 Graph 1: PepsiCo new POM (PepsiCo) - page 5 Graph 2: Fast Moving Consumer Goods dynamic (Total 6 cities) (Nielsen, 2016) - page 6 Graph 3: Growth of Beverage, Food and Milk based product (Nielsen, 2016) - page 7 Graph 4: Causes – effect map - page 39 3 Table of content Executive Summary . Justify problem in term of existence. Justify problem in term of importance . Proposal of Solutions . Evaluation of solutions . Organizations of actions . Company overview Established through the merger of Pepsi-Cola (1890s) and Frito-Lay (1961) in 1965, PepsiCo is a global food and beverage leader with twenty two mega brands, whose annual retail revenue is more than $1 billion for each. The group’s mission is clear that to provide consumers around the world diversified range of foods and beverages to satisfy their demand to enjoy, from healthy products to for - fun ones. PepsiCo's people are united by commitment “Performance with Purpose” to provide a wide range of products, which included both fun and healthy characteristics to consumers, respect the environment people are living in and commit to hold a great working place for associates. PepsiCo Foods Vietnam Ltd. (PepsiCo), who has operated in Vietnam for 9 years, became one of the leading food manufacturers in the country with main brand “Poca” and 300 employees throughout the country. The local company inherited the morale and mission from PepsiCo Group to deliver sustained value by providing diversified products portfolio and taking the role to protect environment. Understanding that the success of the business also thanks to the contribution of people in the company, PepsiCo has developed its working environment based on talent sustainability criteria, clear vision and strong business ambition toward future. 5 In order to be well – prepared for globalization and localization process, PepsiCo has changed the structure to new PepsiCo Operating Model (POM). In which, the organization has been arranged into vertical multi-layer chart rather than horizontal in the past. In that new POM, every operational department will be managed through one concept and direction from global, sector, region, commercial unit to market unit while General Manager will take the lead role as managing local operating concept. Therefore, in the new POM, the active involvement of employees in company operation is the most important factor. Graph 1: PepsiCo new POM (PepsiCo, 2016) 6 1. Business overview In 2016, Vietnam has been rated as top 3 destination of investment together with China and Indonesia, where foreign investors tend to expand their operations. In addition, Vietnam is one of Top 5 Optimistic Countries in the world and our consumer confidence index (CCI) was in Top 10 globally for six consecutive quarters since quarter 4 of 2014 as report of Nielsen.1 However, drought and fish crisis recently has hurt the agriculture and thus GDP growth by achieving growth rate of 5.5% in the first half of 2016, lower by 0.8% versus 2015 as Trading Economic 20162 researched. Fast-moving consumer goods are dynamic market but it is recorded that the nominal growth rate was decreased in Quarter 1 of 2016 after the strong recovery in quarter 4 of 2015. Graph 2: Fast Moving Consumer Goods dynamic (Total 6 cities) (Nielsen, 2016) 7 Even beverage was a shining star in the FMCG market with the nominal value growth of 39% in 2015, foods business was in recovering trend with positive nominal value growth rate in quarter 1 and 4 of 2015. Graph 3: Growth of Beverage, Food and Milk based product (Nielsen, 2016) In the first half of 2016, PepsiCo has achieved volume of 3,800 tons, which is 28% higher compared with prior year. However, in order to achieve volume of 8,000 tons for full year 2016, there is much more obstacles that PepsiCo need to overcome to fulfill the target by keeping driving topline while consciously maintaining low cost structure. Symptoms Initial interviews with 5 stakeholders including Finance Director, Planning Manager, general accountant, former planning analyst and Human Resources director were performed to investigate the current symptoms in the organization. Finance team is the biggest 8 functional team in the company, including Commercial Finance, Plant Finance, Agro Finance and Finance team in Head office, located at all branches of the company. As they take care of the most important and spread parts in business operation and have direct communication with all other functions but operating separately as back office, their idea are general and unbiased. For planning team, their activities are as similar as Finance team but in a deeper level and stressful as they will provide strategic advice to management team for their business decision. Therefore, they may have incisive judgment to the problem occurring in the company. Last but not least, HR manager will be the one standing at company’s overview to provide the information in the general and proven way. The qualitative questions have been used to investigate the interviewees’ point of view about what the concerns exist in the organization are. The detail interview is showed as Appendix 1. According to Planning manager, recently his team faced the biggest problem of very “high turnover rate” as 80%, increased by 100% versus last year. Team members have decided to take new challenges outside of PepsiCo after average 3-year commitment. It brought company a personnel shortage and increased workload for the remaining people. As a result, working quality was decreased during a period of time. Company was facing resource constrain since the experience employees decide to leave while the new one cannot catch the working pace and satisfy all stakeholder’s requirement perfectly. In addition, it is hard to find out the suitable candidate for the vacancy as the labor supplies for analyzing job 9 is not copious. Therefore, planning team has to fulfill business core requirement and prioritize some of the requests while refusing tasks which they cannot take over all. In general, there is a gap in operation in this period of time since Planning take an important role in analyzing all company scenario before launching products, pricing set up or giving business decision. In addition, he insisted that his business partner’s awareness is not high. They are usually late for meeting or sending back inputs when being requested and have not got much preparation for appointment. These behaviors may be known as a passive involvement in group work as employees tended to reject new task and protect their benefit. Stressful work load and long working – hours, especially in the peak season, make employees be lacking of work – life balance but there is not much effort from the employees to investigate and suppose the simplification as shared by Finance Director. Besides, there is poorly-run meeting as lack of preparation and members’ contribution. Employees intend to keep silence during the presentation and question and answer session, even the meeting outcome can directly affect to their performance and benefit. There is not active feedback and activities of functional employees in daily work to upper lever/ line manager and they tend to do what their managers supervise them. In conjunction with the high turnover rate of finance team, efficiency and effectiveness of the business action have been decreased. Interview with former planning analyst have been performed to get the experience of an ex-employee. He mentioned about the low promotion and the unchanged benefit even he needed to work for 2 persons’ jobs when PepsiCo faced personnel shortage problem in long 10 period. In addition, there is sympathy in Planning analyst’s idea compared with Planning manager when he commented about the cooperative attitude and actions of his business partner. That means people just want to maintain the current working way rather than actively improve and perform the new and better one. Another interview was performed with a general accountant. He wants to keep a stable work rather than take a new challenge to get a promotion opportunity. Therefore, he just completed his task as acceptable level rather than taking time to investigate the new things. The commitment to the organization is low as he intended to search for another job outside of PepsiCo. The comment from HR Director gave a general view as she got the results from PepsiCo Organization Health Survey (OHS), which is a survey that company send to all PepsiCo employees to get their answers on the level of job satisfaction, job engagement, agility, commitment, alignment, jobs and career, management and group work. Based on this data, the company will have the basic evidence to investigate the weakness remaining in the organization. The survey includes 50 questions and is performed every year to get the employees’ concern on current organization behavior following the structure that Corporate team gave. Local HR team has corporated with management team and regional HR to design list of the questions to discover the information from employees and ensure that the questions are suitable for local market, especially for questions expressed.
Tổng quan nghiên cứu
Trong bối cảnh Việt Nam được đánh giá là một trong những điểm đến đầu tư hấp dẫn hàng đầu khu vực Đông Nam Á, đặc biệt trong lĩnh vực hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), PepsiCo Foods Vietnam đã khẳng định vị thế là một trong những nhà sản xuất hàng đầu với thương hiệu chủ lực “Poca” và đội ngũ khoảng 300 nhân viên. Năm 2016, thị trường FMCG tại Việt Nam có sự tăng trưởng nominal giảm nhẹ trong quý 1, tuy nhiên ngành đồ uống vẫn duy trì mức tăng trưởng 39% trong năm 2015. PepsiCo đạt sản lượng 3.800 tấn trong nửa đầu năm 2016, tăng 28% so với cùng kỳ năm trước, nhưng vẫn còn nhiều thách thức để đạt mục tiêu 8.000 tấn cả năm.
Luận văn tập trung nghiên cứu vấn đề động lực nội tại thấp của nhân viên chức năng tại PepsiCo Foods Vietnam, bao gồm các phòng ban Tài chính, Kế hoạch, Nhân sự, Mua hàng và Pháp lý. Mục tiêu nghiên cứu nhằm xác định nguyên nhân, mức độ ảnh hưởng và đề xuất giải pháp phù hợp với chính sách và nguồn lực công ty trong vòng một năm với ngân sách khoảng 250 triệu đồng. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc, giảm tỷ lệ nghỉ việc cao (tăng 5% lên 20% trong năm 2016) và cải thiện văn hóa tổ chức, từ đó góp phần duy trì lợi thế cạnh tranh trong thị trường FMCG đầy biến động.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu
Khung lý thuyết áp dụng
Luận văn dựa trên các lý thuyết về động lực làm việc, đặc biệt là Lý thuyết Tự Quyết (Self-Determination Theory) của Ryan và Deci, phân biệt động lực nội tại (intrinsic motivation) và động lực ngoại tại (extrinsic motivation). Động lực nội tại được hiểu là sự hứng thú và thỏa mãn cá nhân khi thực hiện công việc, không phụ thuộc vào phần thưởng bên ngoài. Các khái niệm chính bao gồm: đặc điểm công việc (job characteristics), sự công nhận và khen thưởng (recognition and rewards), định hướng mục tiêu (goal orientation), và khí hậu động lực (motivational climate). Các nghiên cứu của Ismail et al., Oldham et al., và Cameron et al. cũng được tham khảo để làm rõ mối quan hệ giữa động lực nội tại và hiệu suất công việc.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa lý thuyết và dữ liệu thực tiễn, thu thập thông tin qua phỏng vấn sâu với 5 nhân sự chủ chốt thuộc các phòng ban chức năng và khảo sát tổ chức sức khỏe (Organization Health Survey) của PepsiCo năm 2015-2016. Cỡ mẫu gồm 45 nhân viên chức năng, được lựa chọn theo phương pháp chọn mẫu phi xác suất dựa trên kinh nghiệm và vị trí công tác nhằm đảm bảo tính đại diện. Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp định tính để xác định nguyên nhân và hậu quả của động lực nội tại thấp, đồng thời đánh giá các giải pháp khả thi dựa trên chi phí – lợi ích. Thời gian nghiên cứu kéo dài trong vòng một năm, tập trung vào việc đề xuất và triển khai các giải pháp trong năm 2017.
Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Những phát hiện chính
-
Tỷ lệ nghỉ việc cao và cam kết thấp: Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên chức năng tăng lên khoảng 20% trong năm 2016, cao hơn 5% so với năm trước. Kết quả khảo sát cho thấy mức độ cam kết của nhóm nhân viên chức năng chỉ đạt 36%, thấp hơn nhiều so với mức độ hài lòng công việc (75%) và sự gắn kết công việc (76%).
-
Động lực nội tại thấp: Phỏng vấn 5 nhân viên chức năng cho thấy đa số không cảm nhận được sự thỏa mãn cá nhân khi hoàn thành công việc, cảm giác thành tựu và phát triển bản thân bị giảm sút. Ví dụ, một kế toán tổng hợp chia sẻ “cảm giác hoàn thành công việc chỉ là giảm áp lực” và “giá trị bản thân không được khẳng định”.
-
Nguyên nhân chính: Hai nguyên nhân chủ yếu được xác định là đặc điểm công việc lặp đi lặp lại, thiếu thách thức và sự công nhận, khen thưởng bằng lời nói không kịp thời, không đồng đều. Số lượng dự án cải tiến giảm 10% so với năm trước, trong khi tiết kiệm chi phí cũng giảm từ 27 tỷ xuống còn 23 tỷ đồng.
-
Ảnh hưởng tiêu cực: Động lực nội tại thấp dẫn đến thái độ thụ động trong công việc, thiếu hợp tác giữa các phòng ban, trì hoãn hoàn thành nhiệm vụ và giảm chất lượng quyết định kinh doanh. Ví dụ, nhân viên kế hoạch và tài chính thường xuyên phản hồi chậm và thiếu chuẩn bị trong các cuộc họp quan trọng.
Thảo luận kết quả
Kết quả nghiên cứu phù hợp với các nghiên cứu trước đây cho thấy động lực nội tại là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu suất và sự gắn bó của nhân viên. Mức độ cam kết thấp và tỷ lệ nghỉ việc cao phản ánh sự bất mãn nội tại, không chỉ do áp lực công việc mà còn do thiếu sự thỏa mãn về mặt tinh thần và phát triển cá nhân. Việc đặc điểm công việc không đa dạng, thiếu cơ hội thăng tiến và sự công nhận không kịp thời làm giảm động lực làm việc, dẫn đến hiệu quả công việc giảm sút.
Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh tỷ lệ nghỉ việc và mức độ cam kết qua các năm, bảng tổng hợp kết quả khảo sát các yếu tố động lực và bảng chi tiết chi phí – lợi ích của các giải pháp đề xuất. So sánh với các nghiên cứu trong ngành FMCG cho thấy PepsiCo cần tập trung cải thiện động lực nội tại để duy trì lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững.
Đề xuất và khuyến nghị
-
Rà soát và xây dựng lại mô tả công việc chi tiết: Tổ chức phối hợp giữa phòng Nhân sự và các trưởng bộ phận để xây dựng mô tả công việc rõ ràng, bao gồm phạm vi công việc, nhiệm vụ hàng ngày, yêu cầu kỹ năng và tiêu chuẩn đánh giá. Mục tiêu tăng tính đa dạng và thách thức trong công việc, giúp nhân viên nhận thức rõ vai trò và giá trị của mình. Thời gian thực hiện: 2 tháng đầu năm 2017.
-
Tổ chức các hoạt động ngoại khóa phát triển kỹ năng: Thành lập câu lạc bộ sự kiện nội bộ dành cho nhân viên chức năng nhằm phát triển kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và sáng tạo thông qua các hoạt động ngoài trời và sự kiện công ty. Ngân sách dự kiến 110 triệu đồng, triển khai trong năm 2017.
-
Cải tiến hệ thống công nhận và khen thưởng phi vật chất: Xây dựng quy trình công nhận kịp thời, minh bạch và công bằng, khuyến khích các quản lý sử dụng lời khen ngợi, thư cảm ơn và các phần thưởng nhỏ có biểu tượng công ty để tăng động lực nội tại. Ngân sách dự kiến 100 triệu đồng, áp dụng từ quý 1 năm 2017.
-
Theo dõi và đánh giá hiệu quả giải pháp: Phòng Nhân sự phối hợp với các phòng ban thực hiện khảo sát định kỳ và thu thập phản hồi để điều chỉnh kịp thời các hoạt động, đảm bảo mục tiêu tăng động lực nội tại và giảm tỷ lệ nghỉ việc. Thời gian đánh giá sơ bộ sau 6 tháng và tổng kết cuối năm 2017.
Đối tượng nên tham khảo luận văn
-
Ban lãnh đạo doanh nghiệp FMCG: Giúp hiểu rõ tác động của động lực nội tại đến hiệu quả tổ chức và xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực phù hợp.
-
Phòng Nhân sự và Quản lý nhân sự: Cung cấp cơ sở lý thuyết và thực tiễn để thiết kế các chương trình động viên, đánh giá và phát triển nhân viên hiệu quả.
-
Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo về phương pháp nghiên cứu kết hợp định tính và định lượng trong lĩnh vực động lực làm việc.
-
Các chuyên gia tư vấn tổ chức và phát triển nguồn nhân lực: Hỗ trợ xây dựng giải pháp cải thiện văn hóa doanh nghiệp và nâng cao năng suất lao động trong môi trường cạnh tranh cao.
Câu hỏi thường gặp
-
Động lực nội tại là gì và tại sao nó quan trọng?
Động lực nội tại là sự hứng thú và thỏa mãn cá nhân khi thực hiện công việc, không phụ thuộc vào phần thưởng bên ngoài. Nó quan trọng vì giúp nhân viên sáng tạo, cam kết và nâng cao hiệu suất làm việc bền vững. -
Nguyên nhân chính dẫn đến động lực nội tại thấp tại PepsiCo là gì?
Nguyên nhân chính gồm đặc điểm công việc lặp lại, thiếu thách thức và sự công nhận, khen thưởng bằng lời nói không kịp thời, không đồng đều giữa các phòng ban. -
Giải pháp nào được đề xuất để cải thiện động lực nội tại?
Ba giải pháp chính là xây dựng mô tả công việc chi tiết, tổ chức hoạt động ngoại khóa phát triển kỹ năng và cải tiến hệ thống công nhận, khen thưởng phi vật chất. -
Làm thế nào để đánh giá hiệu quả các giải pháp này?
Thông qua khảo sát định kỳ về mức độ hài lòng, cam kết và tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên, đồng thời thu thập phản hồi từ quản lý và nhân viên về sự thay đổi trong thái độ và hiệu suất làm việc. -
Ngân sách và thời gian triển khai các giải pháp này như thế nào?
Ngân sách dự kiến khoảng 234 triệu đồng trong năm 2017, phù hợp với ngân sách công ty là 250 triệu đồng. Thời gian triển khai chính trong 12 tháng, với các mốc đánh giá sơ bộ sau 6 tháng.
Kết luận
- Xác định rõ vấn đề động lực nội tại thấp của nhân viên chức năng tại PepsiCo Foods Vietnam, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc và tỷ lệ nghỉ việc.
- Phân tích nguyên nhân chính gồm đặc điểm công việc và hệ thống công nhận, khen thưởng chưa hiệu quả.
- Đề xuất ba giải pháp khả thi, phù hợp với nguồn lực và ngân sách công ty, tập trung vào cải thiện mô tả công việc, phát triển kỹ năng qua hoạt động ngoại khóa và nâng cao công nhận phi vật chất.
- Kế hoạch triển khai trong vòng một năm với ngân sách khoảng 234 triệu đồng, dự kiến mang lại lợi ích kinh tế và tinh thần đáng kể.
- Khuyến nghị công ty theo dõi, đánh giá liên tục và mở rộng áp dụng giải pháp nếu đạt hiệu quả, nhằm nâng cao sức khỏe tổ chức và giữ vững vị thế cạnh tranh trên thị trường FMCG.
Ban lãnh đạo và phòng Nhân sự cần phối hợp triển khai ngay các giải pháp đề xuất, đồng thời thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả để đảm bảo mục tiêu phát triển bền vững của PepsiCo Foods Vietnam.