CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TÁC ĐỘNG QUẢN TRỊ TRI THỨC ĐẾN ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC 1.1 Khái quát về tri thức và QTTT 1.1 Khái niệm tri thức “Tri thức là sức mạnh” là câu nói nổi tiếng của lãnh tụ Lênin vĩ đại. Nonaka và Takeuchi (1995) chỉ ra rằng “tri thức là quá trình năng động của con người trong việc minh chứng các niềm tin cá nhân với những “sự thật”, với lập luận rằng “niềm tin” và “sự cam kết” là nguyên liệu chính tạo nên tri thức. Spender (1996) bổ sung thêm rằng có tri thức hay sự hiểu biết cũng hàm ý việc cá nhân có thể tham gia vào quy trình biến tri thức trở thành có ý nghĩa. Theo Al-Alawi và cộng sự (2007) cho rằng tri thức được nằm trong tâm trí của con người được thể hiện qua hành động và hành vi của họ.
Có thể hiểu rằng, Tri thức là những kiến thức và kỹ năng được hình thành qua quá trình học hỏi, nghiên cứu, tìm hiểu, kinh nghiệm… đã được đúc kết và ẩn trong tâm trí của con người, được thể hiện thông qua hành vi và hành động của chính bản thân con người đó. Những kiến thức và kỹ năng được hình thành có thể tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, như thông tin, kiến thức, hình ảnh…. Trong tổ chức, doanh nghiệp, tri thức không chỉ được hàm chứa trong các tài liệu của tổ chức đó, mà còn được thể hiện thông qua các quy trình, quy định và nguyên tắc hoặc động của tổ chức đó.2 Phân loại tri thức Về thuộc tính của tri thức, hầu hết các chuyên gia đều đồng ý phân loại tri thức thành tri thức ẩn và tri thức hiện (Nonaka và Takeuchi, 1995; De Long và Fahey,2000; Steward, 1999; Greiner và cộng sự, 2007; Lee và cộng sự, 2007). Tri thức ẩn là tri thức cá nhân, thuộc về trực giác, hiểu thấu được bên trong sự vật, trong bối cảnh nhạy cảm, tự động tạo ra và dựa trên kinh nghiệm, 12 chủ quan và kinh nghiệm (Nonaka,Toyama và Nagata, 2000.
Greiner và cộng sự, 2007), và nằm trong tâm trí của mọi người (Steward, 1999). Tri thức ẩn nằm sâu trong hành động của một cá nhân và kinh nghiệm của cá nhân đó,cũng như trong những lý tưởng, giá trị hoặc những cảm xúc mà họ có được (Nonaka và Konno, 1998). Điều này cho thấy tri thức ẩn không được chuyển nhượng mà không có sự trao đổi cá nhân với tất cả các hệ thống hỗ trợ cho họ. Ngược lại tri thức hiện đã hoặc có thể được đọc rõ ràng, hệ thống hóa và đượclưu trữ trong phương tiện truyền thông nhất định (Greiner và cộng sự , 2007).
Nó có thể dễ dàng truyền cho người khác. Ngoài việc phân loại về bản chất của tri thức, theo quan điểm của các hệ thống xã hội, tri thức có thể được phân loại như tri thức của con người, tri thức xã hội và tri thức có cấu trúc (De Long và Fahey, 2000) hoặc khai báo, thủ tục, tri thức và quan hệ nhân quả (Quinn và cộng sự , 1996). Để rút gọn lại sự phân biệt ngắn gọn về tri thức ẩn và tri thức hiện, tác giả lập bảng sau theo quan điểm của Serban và cộng sự (2002) Bảng 1. So sánh tri thức hiện và tri thức ẩn Tiêu chí Tri thức hiện Tri thức ẩn - Có thể được mã hóa - Mang tính cá nhân - Dễ dàng lưu trữ - Mang tính bối cảnh cụ thể Đặc tính - Truyền đạt được, chuyển giao được - Khó chính thức hóa - Có thể diễn đạt và chia sẻ - Rất khó nắm bắt, tiếp nhận, và chia sẻ - Dưới hình thức tài liệu bản cứng, tài - Quy trình kinh doanh và liệu trực tuyến, có chỉ dẫn, hướng dẫn truyền đạt phi chính thức Hình hoạt động - Kinh nghiệm cá nhân thức biểu - Thủ tục và chính sách - Sự thấu hiểu, kế thừa mang 13 hiện - Cơ sở dữ liệu và báo cáo tính lịch sử Nguồn: Serban và cộng sự (2002) Tóm lại, tri thức ẩn và tri thức hiện là hai khái niệm tồn tại không thể tách rời, giống như phần chìm và phần nổi của một tảng băng, hình thành nên một thể liên tục.
Tri thức dù là ẩn hay hiện đều là tri thức của cá nhân hoặc tri thức của tổ chức. Mỗi cá nhân có một miền tri thức hiện và ẩn khác nhau, các nhà quản trị cần có những chính sách để vừa khuyến khích phát triển tri thức cá nhân vừa tích hợp tri thức cá nhân thành tri thức tổ chức. Hai quá trình chuyển hóa tri thức này cần thực hiện một cách đồng thời và liên tục.3 Mô hình SECI Sự vận động của tri thức Mô hình SECI này được mô tả bao gồm bốn hình thức chuyển biến của tri thức: xã hội hóa (socialization), ngoại hóa (externalization), kết hợp (combination) và nội hóa (internalization), cụ thể: Hình 1. 1 Mô hình SECI – Sự vận động của tri thức Nguồn: Nonaka và cộng sự (2008) - S: Trong quá trình xã hội hóa, tri thức ẩn của cá nhân được chia sẻ khi họ cùng nhau trải nghiệm trong các hoạt động nhóm, cộng đồng (làm việc, học tập, trao đổi,…).
Trong giai đoạn này, tri thức ẩn được trao đổi, tiếp nhân thông qua hành động và nhận thức. Ví dụ, trong công việc, một kỹ sư kinh nghiệm trao đổi những kỹ thuật và kỹ năng cho đồng nghiệp mới vào nghề, những trao 14 đổi kinh nghiệm, chuyện vãn bên bàn trà buổi sáng hay bên cạnh máy xay cà phê (coffee machine), máy nước lọc (water cooler). - E: Trong quá trình ngoại hóa, tri thức ẩn thu được từ giai đoạn xã hội hóa sẽ được biến đổi thành tri thức hiện thông qua quá trình tư duy. Tri thức ẩn khi được chia sẻ trong tập thể sẽ được ngôn ngữ hóa, hình ảnh, mô hình hóa hay các cách diễn đạt khác hay tóm lại được mã hóa (codified), từ đó nó bắt đầu trở nên rõ ràng hơn, và có thể được lưu lại.
Ví dụ, khi người kỹ sư truyền đạt các kinh nghiệm, anh/cô ta sẽ viết ra, sử dụng hình ảnh minh họa, vẽ ra quy trình, mô hình… từ đó mà người nghe có thể ghi lại thành tài liệu nội bộ để lưu trữ, tham khảo lần sau. - C: Trong quá trình kết hợp, tri thức hiện trong giai đoạn ngoại hóa sẽ được sắp xếp, kết hợp hoặc xử lý để hình thành một hệ thống tri thức hiện phức tạp và có hệ thống hơn. Tri thức hiện này sau đó được phổ biến rộng rãi hơn, đến các nhóm khác, toàn bộ tổ chức hoặc xa hơn là bất kỳ ai trong xã hội. Ví dụ: các tài liệu về kinh nghiệm của người kỹ sư có thể được đúc kết thành những quyển sách, cẩm nang, hướng dẫn về kỹ thuật tiên tiến, từ đó nó được xuất bản, lưu hành trong nội bộ hoặc phát hành rộng rãi.
- I: Trong quá trình nội hóa, tri thức hiện được tạo ra và chia sẻ trong toàn tổ chức, sau đó nó sẽ được chuyển hóa thành tri thức ẩn theo cách tiếp thu của mỗi người. Ví dụ, thông qua các sách, hướng dẫn, cầm nang, một kỹ sư mới vào nghề có thể linh hoạt sử dụng mộ số kiến thức, cộng với kinh nghiệm, trải nghiệm và hoàn cảnh của họ để tiếp tục phát triển trong nghề nghiệp của mình. Nói một cách khác, thông qua tiếp thu, nội hóa, tri thức ẩn của mỗi cá nhân được bổ sung và tích luỹ thêm. Sau đó, tri thức ẩn này lại tiếp tục được chia sẻ thông qua quá trình xã hội hóa, bắt đầu một quá trình SECI mới.
Tri thức tăng trưởng theo hình trôn ốc (spiral). Tóm lại quá trình vận động của tri thức theo mô hình SECI sẽ có dạng trôn ốc, phát triển không ngừng, tri thức ẩn của một cá nhân được chia sẻ sẽ tạo ra những tri thức hiện để phổ biến cho người khác, từ đó các tri thức hiện này lại được tiếp thu, kế thừa và phát triển thành các tri thức ẩn mới, và lại được chia sẻ,… QTTT chính là việc nhận thức, nắm bắt được quá trình vận động này 15 tại tổ chức, để từ đó có các hành động, giải pháp để thúc đẩy, định hướng sự vận động này cho mục tiêu phát triển của tổ chức mình.4 Khái niệm và các thành tố của QTTT 1.1 Khái niệm QTTT Mặc dù thuật ngữ QTTT được đề cập vào đầu những năm 1980 nhưng không được đón nhận. Mãi đến những năm 1990, thuật ngữ này mới được các nhà khoa học quan tâm và nghiên cứu rộng rãi. Tuy nhiên, ngày nay vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất về QTTT.
QTTT là một nhóm các quá trình, phương pháp rõ ràng dùng để tìm kiếm những tri thức quan trọng trong nhiều cách vận hành QTTT khác nhau (Wigg, 1995; trích trong H. Theo De Jarnett (1996), QTTT là quá trình tạo ra, phổ biến, chuyển giao, sử dụng, bảo vệ những tri thức có sẵn cũng như những tri thức mới. Theo Quintas (1997) thì QTTT là quá trình quản trị tất cả các kiến thức và kỹ năng một cách liên tục nhằm dự đoán nhu cầu phát triển hiện tại và tương lai để xác định, khám phá tri thức hiện có cũng như phát triển cơ hội thu nhận các tri thức mới. Cũng năm 1997, Brooking (1997) coi QTTT là hoạt động quan tâm đến chiến lược và chiến thuật nhằm quản lý những tài sản mà trọng tâm là con người.
QTTT ban đầu là quá trình ứng dụng, tiếp cận một cách có hệ thống việc nắm bắt, cấu trúc, quản trị và lan truyền tri thức trong tổ chức để làm việc nhanh hơn, tái sử dụng thói quen tốt, giảm chi phí lặp lại của dự án (Nonaka và Takeuchi, 1995). Davenport và cộng sự (2000) cho rằng QTTT là một quá trình liên tục từ thu nhận, lưu trữ, phân phối, phổ biến tri thức vào vận hành tổ chức. QTTT là hoạt động tạo ra và sau đó là hoạt động quản lý môi trường nhằm giúp thúc đẩy tri thức được sản sinh, chia sẻ, học tập, tổ chức, sử dụng cho những lợi ích của tổ chức và khách hàng (Young, 2003). Quản lý tài sản tri thức trong tổ chức như là việc để nó chảy và phát triển trong lĩnh vực QTTT.
Cách mà tài sản tri thức thay đổi và tiến triển qua thời gian phụ thuộc vào chiến 16 lược tri thức trong việc sản sinh, tiếp cập và sử dụng (Young, 2003). QTTT là một quá trình chính của định vị, tổ chức, chuyển dời và sử dụng thông tin và kinh nghiệm trong tổ chức (Filemon và Uriarte, 2008; trích trong H.