Chương 1 nêu lý do hình thành đề tài, các mục tiêu hướng tới, phạm vi thực hiện, ý nghĩa thực tiễn và bố cục khóa luận. Chương 2: Cơ sở lý thuyết và phương pháp thực hiện Chương 2 trình bày các khái niệm lý thuyết về dự án, quản lý dự án, các yếu tố thành công của quản lý dự án. Trong chương này cũng trình bày phương pháp thực hiện khóa luận và các nguồn thông tin của bài khóa luận này. Chương 3: Thực trạng công ty Chương 3 sơ lược về thông tin công ty, tình hình phát triển.
Chương 4: Phân tích kết quả và đề xuất giải pháp Chương 4 thể hiện các vấn đề về quản lý dự án, thực trạng và nguyên nhân, kết quả khảo sát, đề xuất các giải pháp từ chuyên gia. Các giải pháp này được đánh giá tính khả thi để triển khai thực tiễn. Chương 5: Kết luận và kiến nghị Tổng kết những kết quả đạt được, khó khăn trong quá trình thực hiện nghiên cứu, cùng với đó là giới hạn của bài nghiên cứu để đề xuất phương hướng nghiên cứu tiếp theo trong tương lai. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN 2.1 Dự án và Quản lý dự án Dự án Theo Cao Hào Thi (2014), dự án (Project) là một quá trình gồm các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.
Mỗi dự án có thể khác nhau về công việc, nhiệm vụ nhưng tựu chung đều phải có những đặc điểm như: - Dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng. Các mục tiêu này có thể lượng hóa thành các chỉ tiêu hay con số cụ thể. Dự án có thể chia ra thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn nhưng các nhiệm vụ nhỏ này phải được phối hợp và kiểm soát về thời gian, trình tự thực hiện, chi phí và kết quả. Mỗi dự án đều là một quá trình công việc, quá trình này sẽ tạo ra kết quả cụ thể, có thể là sản phẩm mới, tòa nhà mới, chương trình mới hay hệ thống mới.
- Dự án phải có thời gian nhất định, nghĩa là có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Cơ bản thì một dự án thường được chia làm 4 giai đoạn: o Khái niệm dự án thường gồm các hoạt động như khái niệm dựa trên ý tưởng và yêu cầu của khách hàng, chủ đầu tư. o Định nghĩa dự án gồm các hoạt động như xác định nhiệm vụ và yêu cầu kỹ thuật; Ngân sách; Thiết kế dự án; thẩm định dự án; lựa chọn; lập kế hoạch kiểm soát chất lượng, tổ chức quản lý, quản lý thay đổi. o Triển khai dự án gồm các hoạt động như hoạch định; lập tiến độ; tổ chức công việc; giám sát dự án; kiểm soát dự án.
o Kết thúc dự án gồm các hoạt động như chuyển giao; đánh giá kết quả. 7 Khởi đầu dự án Định nghĩa dự án Triển khai dự án Kết thúc dự án (Conception) (Definition) Implementation (Termination) Hình 2-1: Vòng đời của dự án (Nguồn: Vicky Billingham, 2008) - Dự án đều có hạn chế về nguồn lực. bao gồm: nguyên vật liệu, nhân lực và ngân sách. - Dự án đều mang tính độc đáo đối với mục tiêu và phương thức thực hiện, hầu như không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án.
- Dự án đòi hỏi sự tham gia chéo trong tổ chức. Công việc dự án thường khá lớn, đòi hỏi nhiều khâu hay công việc chuyên môn nên cần sự hỗ trợ của các bộ phận khác trong tổ chức như phòng kế toán, phòng vật tư. - Dự án luôn có tính bất định và rủi ro. Mặc dù có thời điểm bắt đầu và kết thúc nhưng thực tế thời gian dự án luôn là khá lớn nên việc thực hiện cần tốn nhiều nguồn lực, tạo nên những sự bất định và rủi ro.
Nhìn chung thì dự án không thể tồn tại độc lập mà nó luôn chịu ảnh hưởng từ các yếu tố theo nhiều cách khác nhau, các yếu tố này được theo Vicky Billingham (2008, trang 9) là “PESTLE”, nó là viết tắt của: - Yếu tố chính trị (Political). - Yếu tố kinh tế (Economic). - Yếu tố xã hội học (Sociological). - Yếu tố kỹ thuật (Technical).
- Yếu tố pháp luật (Legal). Yếu tố môi trường (Environmental) 8 Quản lý dự án Theo Cao Hào Thi (2014), quản lý dự án (Project Management) là một quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định. Các mục tiêu này thường là yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép; chi phí thực hiện dự án đã được phê duyệt và hoàn thành đúng thời gian. Quản lý dự án được xem là thành công khi đảm bảo: - Hoàn thành trong thời hạn quy định.
- Hoàn thành trong chi phí cho phép. - Đạt được thành quả mong muốn. - Sử dụng nguồn lực được giao một cách: Hiệu quả và hữu hiệu. QLDA sẽ phải gặp những khó khăn sau trong quá trình thực hiện: - Độ phức tạp của dự án.
- Yêu cầu đặc biệt của khách hàng. - Cấu trúc lại tổ chức. - Rủi ro trong dự án. - Thay đổi công nghệ.
- Kế hoạch và giá cả cố định. QLDA bao gồm những chức năng như sau: Bảng 2-1: Các chức năng chính của QLDA Lập kế hoạch tổng quan Quản lý phạm vi Quản lý thời gian - Lập kế hoạch, thực hiện - Xác định phạm vi dự án - Xác định công việc kế hoạch - Lập kế hoạch phạm vi - Dự tính thời gian 9 - Quản lý những thay đổi - Quản lý thay đổi phạm vi - Quản lý tiến độ Quản lý chi phí Quản lý chất lượng Quản lý nhân lực - Lập kế hoạch nguồn lực - Lập kế hoạch chất lượng - Lập kế hoạch nhân - Tính toán chi phí - Đảm bảo chất lượng lực, tiền lương - Lập dự toán - Quản lý chất lượng - Tuyển dụng, đào tạo - Quản lý chi phí - Phát triển nhóm Quản lý thông tin Quản ủý hoạt động cung Quản lý rủi ro ứng - Lập kế hoạch quản lý - Xác định rủi ro thông tin. - Kế hoạch cung ứng - Đánh giá mức độ rủi - Xây dựng kênh và phân - Lựa chọn NCC, tổ chức đấu ro phối thông tin. thầu - Xây dựng chương - Báo cáo tiến độ.
- Quản lý hợp đồng & tiến độ trình quản lý rủi ro cung ứng đầu tư (nguồn:Viện Nghiên cứu Quản lý dự án Quốc Tế - PMI) Ban quản lý dự án Theo Bùi Nguyên Toàn (2008), ban QLDA là một tập thể các cán bộ nhân viên trực tiếp thực hiện các công việc quản lý dự án, nó được thành lập trong thời gian tồn tại của dự án. Sau khi dự án kết thúc, ban QLDA bị giải thể. Ban QLDA được thành lập thường dựa vào các yếu tố như đặc thù dự án; môi trường tổ chức – văn hóa của dự án; đặc điểm phong cách cá nhân của người lãnh đạo ban. Ban QLDA thường sẽ bao gồm Chỉ huy trường dự án và các thành viên ban quản lý dự án: 10 Chỉ huy trưởng dự án Chỉ huy trưởng dự án (PM-Project Manager) là người được giao nhiệm vụ quản lý chi tiết dự án, là người được mong chờ có thể đáp ứng được các mục tiêu của dự án bao gồm phạm vi công việc, ngân sách và kế hoạch.
PM được đánh giá là có ảnh hưởng lớn tới sự thành công hay thất bại của dự án (Robin & Seeling, 1967), sự thất bại của dự án có thể do việc lựa chọn sai vị trí quản lý (Avots, 1969). Vì thế công tác quản lý dự án phải là sự kết hợp của nghệ thuật, khoa học và tư duy logic. Dù bắt đầu công việc quản lý bất kỳ đâu trong vòng dự án thì PM đều phải giải quyết các vấn đề cơ bản như tiến độ thực hiện, ngân sách, phân bổ và quản lý nguồn lực, mối quan hệ con người và thương lượng, và khó khăn nhất là phải chú ý tới tổng thể bức tranh dự án mà không được làm tổn hại đến các chi tiết quan trọng nào. Theo Larry Richman (2002), vai trò và trách nhiệm của PM sẽ là: - Dẫn dắt dự án, đưa ra các viễn cảnh, đường lối và sự động viên, khuyến khích.
- Cân bằng các yếu tố giữa chất lượng, tiến độ, chi phí và nguồn lực sẵn có và quản lý rủi ro. - Lập kế hoạch cho các báo cáo thích hợp để đảm bảo dự án thực tế, cần thiết và được xác định đúng. - Xác định kế hoạch dự án, kế hoạch nguồn lực, ngân sách cần thiết để hoàn thành mục tiêu dự án. PM đòi hỏi phải có những kỹ năng như: - Kỹ năng quản lý dự án, quan hệ con người, quản lý nguồn lực, kỹ thuật.
- Tổng hợp kỹ năng như thương lượng khách hàng, truyền đạt nội dung, tiếp thị, thuyết phục và ký kết hợp đồng. - Kiến thức về tổ chức, chính sách, văn hóa v. của công ty. 11 Thành viên ban quản lý dự án Thành viên ban quản lý thường bao gồm những kỹ sư chuyên trách, thư ký dự án, thủ kho vật tư, ban an toàn lao động, kiếm soát khối lượng.
Các thành viên này ngoài việc phải có kiến thức chuyên môn tốt để nắm bắt các vấn đề kỹ thuật mà còn có kiến thức rộng để xử lý các tình huống thực tế xảy ra trên dự án. Vì thế mà thành viên ban QLDA cần có những tiêu chuẩn cơ bản như: - Trình độ văn hóa và kỹ năng chuyên môn. - Kinh nghiệm sản xuất và kiến thức thực tế. - Các phẩm chất đạo đức như phong cách làm việc (cẩn thận, tự tin, trung thực, kìm chế bản thân .); khát vọng (năng động, tích cực, sẵn sàng tiếp thu ý kiến, kiến thức .); khả năng trí tuệ (tư duy trừu tượng, khả năng phán đoán, đàm phán, xét đoán.); khả năng nói; tình trạng sức khỏe, tuổi tác.2 Sự thành công của dự án Để xác định được các yếu tố thành công của dự án thì đầu tiên chúng ta cần định nghĩa được sự thành công của dự án (project success) là gì.
Mặc dù định nghĩa sự thành công của dự án còn khá mơ hồ (Salleh, 2009) nhưng theo PMBoK-4th (2008) thì dự án được xem là thành công khi đạt được ba kết quả mục tiêu là trong giới hạn thời gian, phạm vi và chất lượng.
