chương 1 tác giả đã đưa ra các khái niệm cơ bản về vật liệu, nhân lực, máy và thiết bị dựa trên những tìm hiểu trong thời gian học tập, nghiêm cứu tại trường và thực tế cơ sở. Liên quan đến công tác quản lý vật liệu, nhân lực, thiết bị tác giả cũng đã đưa ra khái niệm, vai trò trong quá trình thi công đó, đồng thời nêu rõ nhiện vụ cơ bản của công tác quản lý là nhằm đáp ứng các nhu cầu về nguồn lực con người cũng như nguồn lực hữu hình vật liệu – máy và thiết bị thi công. Từ việc nắm rõ những khái niệm, yêu cầu cơ bản sẽ là tiền đề định hướng cho nội dung nghiên cứu tiếp theo của tác giả. Để hiểu rõ hơn về công tác quản lý vật liệu, nhân lực, thiết bị trong quá trình thi công, trong chương 2 tác giả sẽ đưa ra các nội dung về cơ sở lý luận về quản lý vật liệu, nhân lực và máy thi công.
Từ những cơ sở lý luận đó giúp cho tác giả có cái nhìn tổng quan về mặt lý thuyết, tạo cơ sở cho những nghiên cứu nội dung tiếp theo. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT LIỆU – NHÂN LỰC – THIẾT BỊ TRONG DỰ ÁN XÂY DỰNG. Nội dung quản lý vật liệu trong dự án xây dựng. Các quá trình quản lý vật liệu trong dự án xây dựng 2.
Đảm bảo vật tư cho dự án xây dựng Nhiệm vụ của công tác đảm bảo vật tư xây dựng là cung cấp đầy đủ về số lượng, đồng bộ về quy cách, chủng loại, kịp thời về thời gian, đảm bảo về chất lượng với chi phí hợp lý nhất. Các chức năng và giai đoạn của quản lý vật tư Muốn thực hiện tốt nhiệm vụ của công tác đảm bảo vật tư phải nắm được nội dung các chức năng quản lý vật tư. Các chức năng quản lý vật tư bao gồm : - Xác định nhu cầu vật tư và nguồn cung cấp. - Tổ chức thu mua vật tư.
- Tổ chức nhập kho bảo quản và cấp phát, bảo đảm mức dự trữ hợp lý. - Tổ chức vận chuyển về nơi quy định, kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư, tổ chức nhập kho bảo quản và cấp phát, bảo đảm mức dự trữ hợp lý. - Tổ chức vận chuyển và cấp phát từ kho đến nơi sử dụng. - Tổ chức kiểm kê thường xuyên nắm vững tình hình tồn kho.
- Lập kế hoạch chi phí và hạ giá thành cung ứng, góp phần cải tiến hệ thống tiêu chuẩn, định mức sử dụng vật tư và dự trữ vật tư. Hình 2 - 1: Các chức năng của quản lý vật tư dự án. 15 Các giai đoạn của quản lý vật tư : Mua sắm: là quá trình chuyển đổi sở hữu các sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho dự án từ các tổ chức cung ứng bên ngoài. Dịch vụ mua ngoài bao gồm dịch vụ của các nhà thầu phụ, dịch vụ tư vấn của các tổ chức tư vấn.
Các sản phẩm cần thiết bao gồm các loại vật tư và MMTB cần thiết cho dự án. Quản lý mua sắm vật tư bao gồm các quá trình lập kế hoạch nhu cầu vật tư, lựa chọn nhà cung úng, ký kết hợp đồng mua sắm và quản lý thực hiện hợp đồng mua sắm. Sau khi lựa chọn và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp vật tư, các công việc tiếp theo là vận chuyển, tiếp nhận, bảo quản, dự trữ và phân phối vật tư (công tác vận chuyển tùy theo dạng hợp đồng cung cấp mà có thể do nhà cung cấp hoặc do bên tiếp nhận đảm nhiệm). Đây là nội dung chủ yếu của công tác quản lý vật tư nội bộ.
Như vậy, quản lý vật tư nội bộ bao gồm các quá trình: lập kế hoạch cấp hàng, tổ chức vận chuyển, tiếp nhận và bảo quản, tổ chức kiểm kê và kiểm tra, tổ chức dự trữ và phân phối vật tư cho các công việc của dự án. Quản lý vật tư theo trình tự công việc có thể chia thành 2 giai đoạn là: - Mua sắm: lập kế hoạch, tổ chức mua sắm và quản lý hợp đồng cung ứng kể cả vận chuyển từ nơi cung cấp về nơi tiếp nhận. - Quản lý vật tư nội bộ: nhập kho, phân loại, ghép lô, sơ chế (nếu cần thiết), bảo quản, dự trữ, phân phối và tổ chức vận chuyển vật tư (vận chuyển nội bộ) cho các công việc của dự án. Lập kế hoạch vật tư cho dự án xây dựng.
Nguyên tắc và công cụ lập kế hoạch vật tư. Lập kế hoạch vật tư cho dự án là phân tích cơ cấu công việc và các loại vật tư sử dụng về số lượng, quy cách, phẩm chất… trên cơ sở đó lập biểu đồ/ kế hoạch nhu cầu theo tiến độ thời gian có tính đến các hạn chế (hạn chế về tài chính, hạn chế về khả năng cung cấp) và dự tính phân phối vật tư theo tiến độ thời gian mà còn xác định khả năng cung cấp vật tư làm cơ sở cho việc lựa chọn nhà cung cấp và ký kết các hợp đồng mua sắm, lập kế hoạch cung cấp và làm cơ sở cho việc phận phối vật tư đã mua sắm theo trình tự các công việc của dự án. 16 Lập kế hoạch vật tư bao gồm các thành tố sau: - Xác định nhu cầu vật tư trên cơ sở phân tích, cân đối cơ cấu phân tách công việc (WBS) và lịch tiến độ thực hiện dự án; - Xây dựng hệ thống phân phối vật tư cho các công việc theo trình tự thực hiện dự án và chỉ định những người chịu trách nhiệm thi hành; - Kiểm soát tiên trình công việc: so sánh các chỉ tiêu thực tế và các chỉ tiêu kế hoạch, từ đó đưa ra những hành động điều chỉnh cần thiết. - Lập kế hoạch vật tư cho dự án có thể dựa vào công cụ rất hữu hiệu trong quản lý dự án là sơ đồ mạng gắn lên trục thời gian (sơ đồ PERT – GANTT).
Xác định nhu cầu vật tư xây dựng Căn cứ để xác định nhu cầu vật tư xây dựng: Như đã trình bày trong mục 2.1, căn cứ để xác định nhu cầu vật tư trước hết là cơ cấu phân tách công việc WBS và lịch tiến độ PERT-GANTT: hình 2.2 thể hiện sơ đồ PERT-GANTT và biểu đồ nhu cầu vật tư cho một dự án nhỏ. Hình 2 - 2: Biểu đồ nhu cầu xi măng PC30 của dự án (tấn) Để lập được biểu đồ nhu cầu vật tư nhà quản lý chỉ cần gióng thẳng theo trục thời gian để tìm công việc đang diễn ra tại thời điểm xem xét rồi cộng dồn nhu cầu vật tư của các công việc đó. 17 Trong từng trường hợp nhà quản lý dự án có thể xác định nhu cầu vật tư dựa vào các căn cứ sau: - Bản hợp đồng xây dựng, kèm theo các bản thiết kế công trình và các bảng thống kê vật tư sãn có; - Chương trình sản xuất xây dựng theo thời gian; - Các định mức để tính dự toán và các định mức thi công về sử dụng vật tư, các định mức hao hụt; - Yêu cầu về độ chính xác của các tính toán: tùy theo mức chính xác mà nhu cầu vật tư có thể được tính trực tiếp từ các khối lượng công việc xây dựng, hoặc từ 1m2/1m dài/1 m3 xây dựng cho công trình điển hình, hoặc từ 1 triệu đồng dự toán xây lắp cho mỗi loại công trình; - Các số liệu thống kê kinh nghiệm. Nội dung xác định nhu cầu vật tư xây dựng Xác định nhu cầu về số lượng: có 2 phương pháp sau đây để xác định nhu cầu về số lượng: - Phương pháp dựa theo tài liệu thiết kế công trình và chương trình sản xuất xây dựng.
Theo phương pháp này nhu cầu vật tư về số lượng được xác định xuất phát từ các tài liệu thiết kế công trình. Sau đó dựa vào chương trình sản xuất hàng năm để tiến hành lập kế hoạch nhu cầu về số lượng vật tư trong năm đó. Nhu cầu vật liệu xây dựng bao gồm vật liệu nằm vào thực thể công trình, vật liệu hao hụt cho khâu thi công, hao hụt do vận chuyển và ở khâu bảo quản tại kho. - Phương pháp dựa vào thống kê kinh nghiệm: phương pháp này thường dùng để xác định nhu cầu vật liệu phụ, vật tư rẻ tiền mau hỏng vì các loại vật tư này khó hoặc không thể xác định chính xác bằng định mức.
Để xử lý số liệu ở đây thường dùng phương pháp bình quân, phương pháp toán tương quan. Xác định nhu cầu vật tư về chủng loại, quy cách: được xác định dựa trên các bản thiết kế công trình xây dựng theo hợp đồng, theo chương trình sản xuất xây dựng hàng năm và theo số liệu thống kê kinh nghiệm. 18 Từ các tài liệu thiết kế trước hết ta xác định khối lượng của từng loại công việc xây dựng và từ các loại công việc này ta xác định được chủng loại, quy cách của vật liệu xây dựng: - Về chủng loại: xi măng, sắt thép, đá, cát… - Về cấp hạng: mác xi măng, mác thép, cấp đá,… - Về kích thước hình học, trọng lượng: cỡ đá, đường kính cốt thép, chiều dài thanh thép, loại bấc thấm rộng, dày… Trong vấn đề xác định chủng loại, quy các của vật tư, vật liệu xây dựng cần đảm bảo tính đồng bộ theo góc độ toàn bộ công trình dự án và đồng bộ cho từng giai đoạn thời gian. Mua sắm và quản lý hợp đồng cung ứng.
Nhiệm vụ của mua sắm và quản lý hợp đồng cung ứng Sau khi xác định nhu cầu vật tư, cán bộ quản lý dự án phải lựa chọn phương thức đảm bảo vật tư cho dự án. Có 3 hình thức cơ bản là mua, tự chế tạo hoặc đảm bảo thông qua thành lập các liên minh chiến lược trong cung ứng vật tư. Sau đây tài liệu xin đi sâu về phương thức đảm bảo vật tư thông qua mua sắm. Nhiệm vụ cơ bản của giai đoạn mua sắm và quản lý hợp đồng cung ứng vật tư trong tiến trình thực hiện dự án là đảm bảo cung cấp đủ về số lượng, đúng về quy cách, chủng loại, chất lượng theo kế hoạch như yêu cầu của các công việc dự án.
Để thực hiện được nhiệm vụ quan trọng này cần phải thực hiện nhiều việc liên quan đến nhau như một quá trình. Quá trình chia làm 2 phần: - Mua sắm (lựa chọn nhà cung cấp); - Quản lý hợp đồng cung ứng. Việc mua sắm vật tư tốt nhất là phải thực hiện trên cơ sở có cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nghĩa là giai đoạn mua sắm hiểu theo đúng nghĩa hẹp ở đây có nội dung chủ yếu là lựa chọn nhà cung cấp.