CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HOÁ ĐƠN VÀ QUẢN LÝ HOÁ ĐƠN 1. Những vấn đề chung về hoá đơn 1. Khái niệm, đặc điểm của hoá đơn 1. Khái niệm hoá đơn Trước kia, theo Nghị định 89 thì: ‘‘Hoá đơn là loại chứng từ được in sẵn thành mẫu, in từ máy tính tiền, in thành vé có mệnh giá theo quy định của Nhà nước, xác nhận khối lượng, giá trị của hàng hoá, dịch vụ mua, bán, trao đổi, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch mua, bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ’’.
Hiện nay, theo Nghị định 51/2010/NĐ- CP ngày 14/05/2010 hóa đơn được hiểu như sau: Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Các thuật ngữ pháp lý về hóa đơn: - Tạo hóa đơn là hoạt động làm ra hóa đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, dịch vụ của tổ chức, cá nhân kinh doanh; gồm : tự in, đặt in, khởi tạo hóa đơn điện tử theo Luật giao dịch điện tử. - Lập hóa đơn là việc ghi đầy đủ nội dung của hóa đơn theo quy định khi bán hàng hóa, dịch vụ. - Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 51.
Sinh viên: Phạm Thị Hà Trang -3- Lớp: CQ45/02.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp - Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn. - Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được in, khởi tạo theo quy định tại Nghị định 51 nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành. - Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành, được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của tổ chức, cá nhân đã ngưng sử dụng MST ( còn gọi là đóng MST ). - Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; hoặc sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác ( trừ hóa đơn do cơ quan thuế phát hành ) để lập khi bán hàng hóa, dịch vụ, để hạch toán kế toán, khai thuế, thanh toán vốn ngân sách.
- Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn là việc lập khống hóa đơn; cho hoặc bán hóa đơn chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập khi bán hàng hóa, dịch vụ; cho hoặc bán hóa đơn đã lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách; lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung; lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên; dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; dùng hóa đơn quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông. - Hóa đơn lập khống là hóa đơn được lập nhưng nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ.Đặc điểm của hoá đơn Sinh viên: Phạm Thị Hà Trang -4- Lớp: CQ45/02.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp - Hoá đơn do người bán hàng hoặc cung ứng lao vụ, dịch vụ thu tiền lập ra. Mỗi số hoá đơn được lập cho những hàng hoá, dịch vụ có cùng thuế suất (đối với hoá đơn GTGT). - Hoá đơn phải có các chỉ tiêu: Tên loại hóa đơn, ký hiệu; họ, tên, địa chỉ, MST (nếu có), tài khoản thanh toán (nếu có) của người mua và người bán; tên hàng hoá, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; tiền hàng; thuế suất; tiền thuế GTGT (nếu có); tổng số tiền thanh toán; chữ ký người bán, người mua hàng.
- Hoá đơn phải có đầy đủ ký hiệu theo hệ thống 20 chữ cái tiếng Việt in hoa ( gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y ), kí hiệu gồm 2 chữ cái và năm in hoá đơn. Đối với hóa đơn của tổ chức, cá nhân tự in và đặt in ký hiệu hóa đơn có 6 ký tự; đối với hóa đơn do Cục Thuế phát hành ký hiệu hóa đơn có 8 ký tự, trong đó 2 ký tự đầu ký hiệu là mã hóa đơn do Cục thuế in, phát hành ( mỗi Cục thuế có mã hóa đơn riêng, VD: Cục thuế Hà Nôi 01, Hải Phòng 02, TP Hồ Chí Minh 03…). Hình thức của hóa đơn thể hiện thông qua 3 ký tự: E hóa đơn điện tử; T hóa đơn tự in; P hóa đơn đặt in. VD: AA/11E ; AA/12P ; 01AA/11P; 02AB/12P… - Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, được in theo chức năng sử dụng của từng liên.
Liên 1 : Lưu ; Liên 2 : Giao cho khách hàng. Các liên từ thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Trường hợp xuất khẩu hàng hoá, dịch vụ thì liên 3 được lưu tại cơ quan Hải quan. Đối với loại tem, vé, thẻ thì có mẫu phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng phải được chấp thuận của Tổng cục Thuế hoặc Cục Thuế các tỉnh, thành phố.
Một số hoạt động kinh doanh như : Vận tải Sinh viên: Phạm Thị Hà Trang -5- Lớp: CQ45/02.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp hành khách, thể dục thể thao, vui chơi, giải trí, văn hoá nghệ thuật thì có thể áp dụng loại vé 1 liên giao cho khách hàng nhưng phải có cuống lưu, phần kiểm tra, kiểm soát và phần cho khách hàng. Trường hợp này phải do Tổng cục Thuế hoặc Cục Thuế địa phương quyết định. - Số của hoá đơn phải ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn bao gồm 7 chữ số (Trừ trường hợp đặc biệt phải có công văn báo cáo xin phép của cơ quan Thuế). Các loại hoá đơn - Hoá đơn giá trị gia tăng - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn xuất khẩu - Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm … - Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hoá đơn gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Hình thức của hoá đơn - Hoá đơn tự in: là hoá đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ; - Hoá đơn điện tử: là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành; Sinh viên: Phạm Thị Hà Trang -6- Lớp: CQ45/02.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp - Hoá đơn đặt in: là hoá đơn do các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân. Các doanh nghiệp có thể đồng thời sử dụng kết hợp các hình thức của hóa đơn. Trong đó Nhà nước khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử.
Những nội dung cơ bản của chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn hiện nay. Quy định về đối tượng và phạm vi áp dụng a) Người bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, gồm: - Tổ chức, hộ, cá nhân Việt Nam kinh doanh bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ tại Việt Nam hoặc bán ra nước ngoài; - Tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ tại Việt Nam hoặc sản xuất kinh doanh ở Việt Nam bán hàng ra nước ngoài; - Tổ chức, hộ, cá nhân Việt Nam hoặc tổ chức, cá nhân nước ngoài không kinh doanh nhưng có bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ tại Việt Nam. b) Tổ chức nhận in hoá đơn. c) Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
d) Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc in, phát hành và sử dụng hoá đơn. Quy định về tạo và phát hành hoá đơn Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể đồng thời sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau ( hóa đơn tự in, đặt in, điện tử ) nhưng phải đảm bảo đúng quy định về đối tượng được tạo hóa đơn và điều kiện liên quan theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ- CP ngày 14/05/2010 và các thông tư liên quan bao gồm Thông tư số 153/2010/TT- BTC ngày 28/09/2010, Thông tư số Sinh viên: Phạm Thị Hà Trang -7- Lớp: CQ45/02.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 13/2011/TT-BTC ngày 08/02/2011 và Thông tư số 32/2011/TT- BTC ngày 14/03/2011 liên quan đến hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ. Cụ thể : * Quy định về tạo hóa đơn : - Các đối tượng được quyền tự in hóa đơn bao gồm: Những DN được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao; những DN có mức vốn điều lệ theo quy định của Bộ Tài chính; những đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật được tự in hóa đơn kể từ khi có mã số thuế.