CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC 1. TỔNG QUAN VỀ HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm về hoạch định nguồn nhân lực Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề một cách hệ thống, công tác hoạch định trong nền kinh tế thị trường được sử dụng nhằm làm giảm tối đa các bất trắc, rủi ro và nhằm làm giảm bớt các sai lầm và lãng phí. Tuy nhiên, hoạch định không phải là những con số cứng nhắc, áp đặt, bắt buộc các doanh nghiệp phải luôn luôn tuân thủ theo, hoạch định là quá trình suy nghĩ về phía trước, là phương pháp giải quyết những khó khăn và tìm kiếm, đưa ra đường lối phát triển theo các mục tiêu mong muốn thông qua các hành động hợp lý dựa trên các kiến thức biết trước.
Các kế hoạch dài hạn có thể được thay thế bằng hàng loạt các kế hoạch, chương trình ngắn hạn được điều chỉnh theo tín hiệu của thị trường và tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Về phương diện nguồn nhân lực, công tác hoạch định giúp cho doanh nghiệp thấy rõ được phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực của mình, bảo đảm cho doanh nghiệp có được đúng người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường. Thừa nhân viên sẽ làm tăng chi phí, thiếu nhân viên hoặc chất lượng nhân viên không đáp ứng yêu cầu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thực hiện công việc và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Tuy nhiên, hoạch định nguồn nhân sự không chỉ đơn thuần chú ý đến việc dự báo và tuyển đủ số lượng nhân viên cần thiết cho doanh nghiệp.
Hoạch định nhân sự là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu. “Hoạch định nhân sự bao gồm việc dự báo nhu cầu và cung lao động và sau đó lên các chương trình cần thiết để đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đúng số nhân viên với đúng các kỹ năng vào đúng nơi và đúng lúc”. Hoạch định nguồn nhân lực liên quan đến dòng nhân viên vào, xuyên suốt và ra khỏi một tổ chức.
Hiện nay, có nhiều cách hiểu khác nhau về hoạch định nguồn nhân lực (NNL), dưới đây là một số khái niệm về hoạch định nguồn nhân lực: “Hoạch định NNL là một tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và các chương trình nhằm bảo đảm tổ chức sẽ có đúng số lượng, đúng số người được bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng chỗ” trong tác phẩm “Human Resource Managemnet” – Shimon L.Dolan và Randall S. 4 “Hoạch định NNL là một tiến trình duyệt xét lại một cách có hệ thống những yêu cầu về NNL để đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đúng số người có đầy đủ các kỹ năng theo đúng nhu cầu” – R.Wayne Mondy và Robert M Noe. “Hoạch định NNL là một tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích các nhu cầu nhân sự của một tổ chức dưới những điều kiện thay đổi và triển khai các chính sách, biện pháp nhằm thỏa mãn các nhu cầu đó…” trong tài liệu tham khảo “Quản trị nhân sự” – Nguyễn Thanh Hội (1999). Như vậy, thực tế có nhiều cách hiểu và cách diễn đạt khái niệm về quản trị nguồn nhân lực, trên cơ sở những điểm chung của các khái niệm về quản trị nguồn nhân lực và đối tượng nghiên cứu là các tổ chức doanh nghiệp, có thể khái quát như sau: Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu NNL, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động có liên quan tới nhân lực, để bảo đảm cho tổ chức doanh nghiệp luôn có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao, đạt được các mục tiêu chung đã đề ra của doanh nghiệp – Trần Kim Dung (2016) Hoạch định nguồn nhân lực có thể tiếp cận với các mức thời hạn khác nhau: - Hoạch định dài hạn: Còn gọi là hoạch định chiến lược nhân lực hay hoạch định theo xu hướng lâu dài, là xác định nhu cầu nhân lực trên 5 năm (ví dụ như các tổ chức có quy mô lớn, đặc thù; kế hoạch NNL của các trường đại học, bệnh viên…) - Hoạch định trung hạn: Là hoạch định nhân lực gắn liền với một sự biến động mà chúng ta có thể tiên đoán được xu hướng xảy ra trong khoảng thời gian từ trên 1 năm đến dưới 5 năm (ví dụ như kế hoạch sản phẩm theo đơn đặt hàng, dự án công trình giao thông, xâu dựng, cầu đường, sự biến động của kinh tế, chính trị, …) - Hoạch định ngắn hạn: Là hoạch định nhân lực gắn liền với những thay đổi có thể tiên đoán được một cách hợp lý thường xảy ra trong khoảng thời gian dưới 1 năm (ví dụ như Tết nguyên đán, Trung thu, mùa thu hoạch nguyên liệu như rau củ quả, lương thực, thực phẩm…).
Nguồn nhân lực là những người tạo nên lực lượng lao động của một tổ chức, lĩnh vực kinh doanh hoặc nền kinh tế “ vốn con người “ đôi khi được sử dụng đồng nghĩa với “ nguồn nhân lực ”, mặc dù vốn con người thường đề cập đến hiệu ứng hẹp hơn (nghĩa là kiến thức mà các cá nhân thể hiện và tăng trưởng kinh tế). Tương tự, các thuật ngữ khác đôi khi được sử dụng bao gồm nhân lực, tài năng, lao động, nhân sự hoặc đơn giản là con người. Mục đích của hoạch định nguồn nhân lực: - Tối đa hóa được việc sử dụng nguồn nhân lực và đảm bảo phát triển liên tục của nguồn nhân lực. - Đảm bảo đủ người, đúng người, đúng thời điểm để thực hiện các mục tiêu của tổ chức đạt được kết quả tốt nhất.
- Phối hợp các hoạt động về nguồn nhân lực với các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra, giúp tăng năng suất cho tổ chức. 5 - Đưa ra những dự báo về các nhu cầu của tổ chức trong tương lai về nhân lực, cũng như các kế hoạch để đảm bảo tổ chức đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm cần thiết để tạo thuận lợi cho đạt mục tiêu của tổ chức. Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động có liên quan tới nhân lực, để bảo đảm cho tổ chức doanh nghiệp luôn có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao, đạt được các mục tiêu chung đã đề ra của doanh nghiệp. Hoạch định nguồn nhân lực là cách để một tổ chức xác định được rõ ràng khoảng cách giữa hiện tạivà định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức; chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực.
Đưa ra các kế hoạch phát triển nguồn nhân lực trong tương lai. Đồng thời, chính việc hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản về nguồn nhân lực mà tổ chức đang hiện có. Nói khác đi, hoạch định nguồn nhân lực không thể thực hiện một cách tách biệt mà phải được kết nối một cách chặt chẽ với chiến lược của công ty. Chính việc xác định lại nguồn lực này, giúp cho doanh nghiệp hoạch định các chiến lược kinh doanh trong tương lai.
Như thế, hoạch định nguồn nhân lực sẽ không thể nào thực hiện được nếu không có sự kết nối chặt chẽ mật thiết với chiến lực của công ty. Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực Hoạch định nguồn nhân lực có vai trò rất quan trọng trong công tác hoạch định nguồn nhân lực cũng như hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp: - Giúp tổ chức nhận thấy được nhu cầu nhân lực của mình để phục vụ hoạt động kinh doanh, sản xuất. - Giúp tổ chức và nguồn nhân lực có mối quan hệ gắn kết với nhau, nhân viên hiểu rõ hơn về các chính sách nhân sự cũng như sự gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức. - Giúp tổ chức luôn ở trạng thái chủ động, gắn kết các hoạt động quản trị nhân lực lại, liên kết giữa tuyển dụng, đào tạo, trả lương… Từ đó giúp cho người lao động tin tưởng vào doanh nghiệp, tham gia tích cực và hứng thú với công việc của mình.
- Công tác hoạch định nhân lực giúp tổ chức thấy được nhu cầu nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh dài hạn, từ đó đảm bảo mục đích sắp xếp đúng người đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết, giúp tổ chức luôn sẵn sàng có đủ nhân lực phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, linh hoạt ứng phó với mọi thay đổi trên thị trường. - Hoạch định nguồn nhân lực còn có tác dụng gắn bó, xây dựng mối quan hệ tốt giữa nguồn nhân lực và tổ chức lại với nhau. Kết quả của hoạch định nguồn nhân lực sẽ là một tài liệu cho nhà quản trị cũng như mọi cán bộ công nhân viên của tổ chức hiểu rõ về các chính sách nhân lực, mối liên hệ, sự gắn bó giữa mục tiêu của mỗi thành viên cũng như mục tiêu tổng thể của tổ chức. - Hoạch định nguồn nhân lực giúp tổ chức luôn ở trong trạng thái chủ động, gắn kết các hoạt động quản trị nhân lực lại với nhau: liên kết giữa tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, 6 đãi ngộ.
Từ đó làm cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực đạt đến mục đích cuối cùng, làm cho mọi người lao động tham gia tích cực hứng thú với công việc của mình, đoàn kết gắn bó với mục đích chung, tăng năng suất và hiệu quả lao động. - Hoạch định nguồn nhân lực cho phép dự tính được hiệu quả kinh tế của tiến trình đầu tư vào nguồn nhân lực. Gắn với một nội dung, công đoạn hoạch định là một chính sách trong tương lai, tương ứng với việc đã tăng thêm hoặc giảm đi một khoản chi phí và đồng thời với việc thêm hay giảm đi một phần lợi nhuận. Hoạch định nguồn nhân lực phải so sánh cái lợi với chi phí bỏ ra cho mỗi chính sách cần có.