CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TRONG TỔ CHỨC 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN 1. Khái niệm Theo Robert L. Mathis & John Jackson (2005), Quản lý thành tích hay quản lý hiệu quả công việc là quy trình nhận dạng, động viên, đo lường, đánh giá, cải tiến và khen thưởng thành tích của người lao động.
Theo Nguyễn Ngọc Quân (2012), đánh giá thực hiện công việc hay đánh giá thành tích là quá trình đánh giá một cách có hệ thống và chính thức về mức độ hoàn thành công việc của người lao động theo những mục tiêu đã đặt ra trong một giai đoạn nào đó và thảo luận, phản hồi sự đánh giá đó với người lao động. Đánh giá có hệ thống có nghĩa là đánh giá cả một thời kỳ làm việc của người lao động chứ không phải một thời điểm nào đó trong quá trình làm việc của họ và có tổ chức bộ máy đánh giá. Đánh giá chính thức có nghĩa là đánh giá công khai được ghi thành văn bản, có chu kỳ đánh giá thường là hàng tháng, ba tháng, 6 tháng, 1 năm hoặc kết thúc một giai đoạn thực hiện công việc. Mục đích của quản lý thành tích Theo Nguyễn Ngọc Quân (2012) và Trần Kim Dung (2011), các mục tiêu cơ bản của quản lý thành tích bao gồm: Duy trì hiệu suất làm việc và thành tích của nhân viên: Việc lãnh đạo nhận biết những nỗ lực của nhân viên trong việc hoàn thành công việc được giao và khen thưởng xác đáng sẽ động viên tinh thần làm việc của nhân viên, nhân viên sẽ cố gắng duy trì những thành tích đó; mặt khác, những nhân viên khác sẽ cố gắng nhiều hơn để được khen thưởng trong tương lai.
Sự đánh giá công bằng và xác đáng mức độ hoàn thành công việc của nhân viên (với những thông tin, dữ liệu chứng minh rõ ràng) sẽ mang tính thuyết phục cao đối với những TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 4 nhân viên khác, không tạo mâu thuẫn giữa các nhân viên do việc đánh giá không rõ ràng, không trung thực. Nâng cao thành tích của nhân viên: trên cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc ở từng thời điểm, lãnh đạo có thể định hướng cho nhân viên cách thức làm việc để đạt hiệu suất và thành tích cao hơn trong thời gian tới. Người lãnh đạo có thể giúp nhân viên nhận biết những điểm mạnh, điểm yếu; giúp nhân viên tìm nguyên nhân của những thất bại trong công việc, từ đó, xác định nhân viên cần phải làm gì để khắc phục hoặc làm tốt hơn. Ngoài ra, người lãnh đạo có thể thảo luận và thống nhất với nhân viên mục tiêu công việc trong tương lai và những phương thức thực hiện để đạt mục tiêu này.
Xác định mục tiêu phát triển nghề nghiệp cho nhân viên: các cuộc họp đánh giá nhân viên là dịp để lãnh đạo và nhân viên cùng thảo luận về các mục tiêu và kế hoạch phát triển dài hạn của nhân viên. Dựa trên những kỹ năng hiện tại, kết quả hoàn thành công việc của thời gian qua, người lãnh đạo có thể đề xuất những cách thức nhân viên cần thực hiện để đạt hiệu suất công việc và thành tích cao hơn. Người lãnh đạo cũng cần định hướng cho nhân viên thấy rõ sự gắn kết, ảnh hưởng lẫn nhau giữa thành tích của cá nhân với lợi ích chung của tổ chức. Xác định nhu cầu đào tạo: Đánh giá thành tích cũng nhằm phục vụ cho việc xác định nhu cầu và thiết lập kế hoạch đào tạo của tổ chức.
Nếu một nhân viên không đạt những yêu cầu trong thực hiện công việc, chương trình đào tạo có thể giúp họ hiệu chỉnh các kỹ năng nghiệp vụ cần thiết hoặc sự thiếu hụt về kiến thức. Với những nhân viên hoàn thành công việc trên mức yêu cầu, có thể đưa vào những chương trình đào tạo CEO để chuẩn bị cho việc đề bạt vào hững vị trí cao hơn. Đánh giá mức độ hoàn thành công việc sẽ giúp nhà lãnh đạo xác định nhu cầu đào tạo chuyên sâu. Ví dụ, nếu nhân viên chăm sóc khách hàng không tốt, họ có thể được đào tạo thêm về kỹ năng giao tiếp.
Quản trị nguồn nhân lực hiệu quả hơn Bên cạnh mục đích phát triển nhân viên. Đánh giá thành tích còn nhằm phục vụ cho công tác quản trị nguồn nhân lực nói chung. Động viên nhân viên, đối với việc phát triển hành vi và thái độ của nhân viên, truyền đạt thông tin và định hướng mục tiêu của cá nhân cũng như tổ chức, tăng cường mối quan hệ tích cực giữa cấp quản lý và nhân viên. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 5 Kết nối khen thưởng với thành tích: Đánh giá thành tích là một trong những yếu tố cấu thành hệ thống thưởng – phạt của tổ chức.
Các nhân viên, những người nhận được kết quả đánh giá tốt có xu hướng nhận các phần thưởng về vật chất của tổ chức như: tăng lương, khen thưởng. Những nhân viên bị đánh giá kém sẽ nhận những hình phạt của tổ chức như: khiển trách, hạ bậc lương, thuyên chuyển công việc khác, giáng chức và cuối cùng là sa thải. Mục tiêu của kết nối đánh giá thành tích với các công tác quản trị nguồn nhân lực nhằm động viên nhân viên thực hiện công việc tốt hơn. Tuy nhiên, việc kết nối thành tích với thưởng thì “nói dễ hơn thực hiện”.
Bởi đánh giá thành tích phải chính xác, phần thưởng phải có giá trị thực sự với nhân viên và tổ chức phải phát triển hệ thống thưởng – phạt công minh, đảm bảo sự công bằng đối với nhân viên. Hệ thống thưởng – phạt sẽ mất tác dụng hoặc sai mục đích, người nhân viên cảm nhận sự khen thưởng là sự ban phát, khen thưởng không dựa trên thành tích, năng lực thực sự mà dựa trên sự thiên vị, ưu ái hoặc nhằm mục đích chính trị. Đánh giá các chính sách và chương trình quản trị nguồn nhân lực: thông tin đánh giá thành tích cũng góp phần trong việc đánh giá mức độ hiệu quả của những chính sách và chương trình quản trị nguồn nhân lực. Việc đánh giá thành tích sẽ được thực hiện đan xen với các chương trình và chính sách quản trị nguồn nhân lực nhằm giúp điều chỉnh chính sách và chương trình quản trị nguồn nhân lực tốt hơn, đặc biệt là chính sách đào tạo và đề bạt nhân viên.
NỘI DUNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN Theo Nguyễn Ngọc Quân (2012), yêu cầu về căn cứ đánh giá thực hiện công việc để có hệ thống quản lý thành tích hiệu quả như sau: Các căn cứ đánh giá thực hiện công việc phải phải thể hiện rõ mục tiêu quản lý của tổ chức (tính phù hợp). Phải có khả năng phân biệt người hoàn thành công việc tốt và những người không hoàn thành công việc tốt. Phải đảm bảo sự nhất quán của các kết quả đánh giá. Phải được người lao động chấp nhận và ủng hộ.
Phải đơn giản, dể hiểu và dễ sử dụng. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 6 Xác định Đánh giá tiêu chuẩn thành tích đánh giá Quản lý thành tích Cải tiến Phản hồi kết thành tích quả đánh giá Hình 1.1: Hệ thống quản lý thành tích của nhân viên Nguồn: Robert L. Mathis & John Jackson (2010) và Elaine D. Xác định tiêu chuẩn đánh giá 1.1 Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá Tiêu chuẩn đánh giá được xây dựng nhằm đo lường mức độ thực hiện công việc của nhân viên.
Do đó, để thiết lập một hệ thống tiêu chuẩn đánh giá khả thi, phù hợp, điều đầu tiên, người lãnh đạo cần thực hiện là phải nắm được công việc của nhân viên. Như vậy, để nắm được công việc của nhân viên, người lãnh đạo cần phân tích công việc, phải thiết kế được bản mô tả công việc. Căn cứ nội dung bản mô tả công việc, người lãnh đạo sẽ xác định mục tiêu, định lượng công việc nhân viên cần phải thực hiện để đạt các mục tiêu đặt ra. Cần lưu ý, mục tiêu đề ra cần đạt được sự thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên thực hiện để tránh tình trạng người lãnh đạo áp đặt công việc vượt quá khả năng thực hiện của nhân viên hoặc nhân viên đăng ký mức độ hoàn thành công việc dưới khả năng thực hiện của mình để làm việc nhàn nhã và dễ đạt thành tích.
Căn cứ kết quả phân tích công việc và bản mô tả công việc, TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 7 người lãnh đạo có thể xác định mức độ ưu tiên, mức độ quan trọng của từng công việc để quyết định thang điểm đánh giá phù hợp.2 Các yêu cầu đối với tiêu chuẩn đánh giá Tiêu chuẩn đánh giá phải gắn với mục tiêu chiến lược của tổ chức: Tiêu chuẩn đánh giá gắn với mục tiêu tổ chức hàm ý đề cập đến mức độ liên quan giữa tiêu chuẩn đánh giá và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Ví dụ, nếu tổ chức đề ra tiêu chuẩn “95% những khiếu nại của khách hàng phải được giải quyết trong ngày” thì khi xác định tiêu chuẩn đánh nhân viên chăm sóc khách hàng, người lãnh đạo sẽ gắn kết mục tiêu này vào tiêu chuẩn đánh giá của nhân viên. Một số công ty như 3M và Buckman Laboratories đã đặt ra mục tiêu chiến lược của công ty là 25%-30% doanh thu của công ty phải đạt được từ việc bán sản phẩm đã được phát triển trong vòng 5 năm qua. Và dĩ nhiên những mục tiêu này sẽ được phiên thành tiêu chuẩn đánh giá nhân viên.
Công ty General Motors và Whirlpool đặt ra những mục tiêu về chi phí, chất lượng và tốc độ. Họ đã phát triển những thang đo để xác định và so sánh mức độ thực hiện công việc của nhân viên của Công ty trên toàn thế giới. Tiêu chuẩn phải bao quát, không khiếm khuyết: Khi tiêu chuẩn đánh giá tập trung chỉ vào một tiêu chí nào đó (ví dụ tiêu chí về doanh thu bán hàng) mà loại bỏ những tiêu chí quan trọng khác không thể định lượng được (ví dụ chăm sóc khách hàng), lúc đó, hệ thống đánh giá bị xem là Tiêu chuẩn đánh giá không bao quát. Tiêu chuẩn không bị đồng nhất: cũng như tiêu chí thực hiện công việc bị xem là khiếm khuyết, tiêu chí còn có thể bị xem là bị đồng nhất.
Có những nhân tố nằm ngoài sự kiểm soát của nhân viên và ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc của họ. Ví dụ: việc so sánh mức độ thực hiện công việc của những công nhân sản xuất không nên bị đồng nhất bởi yếu tố cho rằng những công nhân đó có thiết bị máy móc mới hơn.