Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung sang kinh tế hàng hóa nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, các doanh nghiệp thương mại ngày càng phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt hơn. Doanh nghiệp thương mại đóng vai trò cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng thông qua hoạt động bán hàng — khâu cuối cùng nhưng có tính quyết định đối với toàn bộ quá trình kinh doanh. Đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái sản phẩm, hàng hóa sang hình thái tiền tệ, do đó đẩy nhanh tốc độ bán hàng đồng nghĩa với việc tăng vòng quay vốn, thu lợi nhuận nhanh hơn và tạo đà tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.

Tác giả nhận thấy tại Công ty TNHH thương mại xây dựng Mạnh Thắng — đơn vị chuyên kinh doanh vật liệu xây dựng bao gồm sắt, thép, xi măng và gạch viên tại thành phố Thanh Hóa — công tác kế toán bán hàng nhìn chung được thực hiện tương đối tốt, song vẫn tồn tại hai hạn chế cụ thể: (1) một phần công tác kế toán vẫn thực hiện thủ công, gây chậm tiến độ và thiếu tính kịp thời trong cung cấp thông tin; (2) đội ngũ nhân viên bán hàng chưa tiếp cận linh hoạt với khách hàng. Những hạn chế này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty, đặt ra yêu cầu cần có nghiên cứu để đề xuất giải pháp hoàn thiện.

Mục tiêu nghiên cứu được xác định theo ba nhiệm vụ:

  1. Nghiên cứu cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
  2. Tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại xây dựng Mạnh Thắng.
  3. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty.

Đối tượng nghiên cứu: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH thương mại xây dựng Mạnh Thắng.

Phạm vi nghiên cứu: Về không gian, đề tài giới hạn tại Công ty TNHH thương mại xây dựng Mạnh Thắng. Về thời gian, dữ liệu thực trạng được khảo sát và phân tích trong quý IV năm 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và văn bản pháp luật

Khóa luận xây dựng khung lý luận dựa trên các khái niệm cốt lõi của kế toán doanh nghiệp thương mại, bao gồm: khái niệm bán hàng, xác định kết quả bán hàng, mối quan hệ nhân quả giữa hai hoạt động này, cùng với các yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong nền kinh tế thị trường.

Hệ thống tài khoản và chế độ chứng từ áp dụng căn cứ vào Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, và Thông tư số 138/2011/TT-BTC ngày 4/10/2011 của Bộ Tài chính (sửa đổi, bổ sung QĐ 48). Các tài khoản được phân tích gồm: TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu với ba tài khoản cấp 2: 5211 – Chiết khấu thương mại, 5212 – Hàng bán bị trả lại, 5213 – Giảm giá hàng bán), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh, bao gồm TK 6421 – Chi phí bán hàng và TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp) và TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh).

Hình thức sổ kế toán được tập trung phân tích là hình thức Chứng từ ghi sổ, áp dụng theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 (được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 138/2011/TT-BTC) trong việc tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính.

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận kết hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phương pháp nghiên cứu lý luận: Phân tích tài liệu, nguyên tắc và chuẩn mực kế toán để đưa ra nhận xét, đánh giá.
  • Phương pháp kế toán chuyên ngành: Bao gồm phương pháp chứng từ (thu nhận thông tin doanh thu, chi phí), phương pháp tài khoản kế toán (hệ thống hóa thông tin giá vốn, chi phí, doanh thu), phương pháp tính giá (xác định giá vốn, doanh thu thuần, lợi nhuận gộp) và phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán (phản ánh mối liên hệ cân đối giữa chi phí, doanh thu và kết quả bán hàng).
  • Phương pháp so sánh: Đánh giá tốc độ phát triển của đơn vị qua các chỉ tiêu kinh tế giữa các thời kỳ (2012–2014).
  • Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin, số liệu thông qua tiếp xúc trực tiếp với cán bộ, nhân viên tại đơn vị.
  • Phương pháp phân tích đánh giá: Tìm hiểu thực trạng để phân tích và đưa ra nhận xét về đơn vị.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu sơ cấp được thu thập trực tiếp trong thời gian thực tập tại công ty, bao gồm hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, thẻ kho, sổ chi tiết TK 632, bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, sổ cái TK 632, báo cáo tài chính và bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu giai đoạn 2012–2014. Dữ liệu thứ cấp bao gồm các văn bản pháp luật về chế độ kế toán và tài liệu lý luận chuyên ngành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

Chương này xây dựng nền tảng lý luận cho toàn bộ khóa luận. Tác giả lần lượt làm rõ khái niệm bán hàng (quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, chuyển từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ) và xác định kết quả bán hàng (tìm ra chênh lệch giữa thu nhập bán hàng và chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ).

Phần trọng tâm đề cập đến các phương thức bán hàng chủ yếu trong doanh nghiệp thương mại (bán trực tiếp, bán qua kho theo hình thức giao trực tiếp hoặc chuyển hàng, bán vận chuyển thẳng, bán qua điện thoại) và các phương thức thanh toán (tiền mặt, qua ngân hàng, bằng séc), đồng thời phân tích ưu nhược điểm của từng phương thức.

Chương trình bày kỹ về kế toán giá vốn hàng bán (TK 632), trong đó so sánh ba biến thể của phương pháp bình quân gia quyền: bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước và bình quân sau mỗi lần nhập — với công thức tính chi tiết cho từng biến thể. Cũng trong phần này, tác giả trình bày cách phân bổ chi phí thu mua theo tỷ lệ giá trị hàng, công thức xác định doanh thu thuần, cấu trúc và trình tự hạch toán của TK 511, TK 521, TK 6421, TK 6422, TK 911. Phần cuối chương giới thiệu đặc điểm hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: sơ đồ luân chuyển từ chứng từ gốc → Chứng từ ghi sổ → Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ → Sổ Cái → Bảng Cân đối số phát sinh → Báo cáo tài chính, cùng ưu và nhược điểm của hình thức này.

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH thương mại xây dựng Mạnh Thắng

Chương này gồm hai phần lớn: giới thiệu tổng quan về công ty và phân tích thực trạng kế toán bán hàng.

Tổng quan công ty: Công ty TNHH thương mại xây dựng Mạnh Thắng được thành lập ngày 23/11/2005, do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thanh Hóa cấp phép (Giấy phép kinh doanh số 2602001315, Mã số thuế 2800898636). Trụ sở chính tại Lô 38 Nơ 4, khu đô thị Đông Bắc Ga, phường Đông Thọ, TP. Thanh Hóa. Cơ cấu tổ chức gồm: Giám đốc (ông Lê Viết Tập), Phó giám đốc (ông Lê Văn Doanh), Phòng kế toán, Phòng kinh doanh và Ban bốc dỡ, vận chuyển hàng hóa. Bộ máy kế toán gồm bốn vị trí: kế toán trưởng, kế toán hàng hóa và bán hàng, kế toán thanh toán và tiền lương, kế toán tổng hợp và thuế, cùng thủ quỹ.

Danh mục hàng hóa kinh doanh gồm 28 mặt hàng, phân theo 5 nhóm: hàng hóa thông thường (cát xây dựng, đinh, nhựa đường, tấm lợp…), thép xây dựng (các loại từ thép 1 ly đến thép ф38, tôn mạ màu…), gạch (gạch 2 lỗ, gạch 6 lỗ, gạch đặc, ngói máy), xi măng (Bỉm Sơn, Nghi Sơn, PCB40) và dịch vụ (chi phí mua hàng, cước vận chuyển).

Các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu giai đoạn 2012–2014 cho thấy xu hướng điều chỉnh như sau:

Chỉ tiêu Biến động 2013 so 2012 Biến động 2014 so 2013
Tổng doanh thu Giảm 17.871đ (−21,16%) Tăng 3.085đ (+4,91%)
Tổng chi phí Giảm 15.042đ (−19,74%) Tăng 3.113đ (+4,93%)
Lợi nhuận sau thuế Giảm 8.174đ (−10,55%) Giảm 2.129đ (−3,2%)
Nộp ngân sách Nhà nước Tăng 2.648đ (+12,7%) Tăng 3.771đ (+17,41%)
Số lao động (người) 23 26

Số lao động tăng từ 21 người (2012) lên 26 người (2014), thu nhập bình quân lao động/tháng tăng từ 2.000đ.

Thực trạng kế toán bán hàng: Công ty áp dụng đồng thời bốn phương thức bán hàng (bán trực tiếp qua kho, bán không qua kho, bán giao thẳng và bán qua điện thoại) và hai phương thức thanh toán (tiền mặt — áp dụng phổ biến; chuyển khoản ngân hàng — áp dụng cho đơn hàng từ 20 triệu đồng trở lên, khách hàng lâu năm hoặc ở xa). Phương pháp tính giá xuất kho là bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ; tiêu chuẩn phân bổ chi phí thu mua theo giá trị hàng nhập kho. Chương trình bày cụ thể thẻ kho thép ф14–ф25 quý IV/2014, sổ chi tiết TK 632, bảng tổng hợp chứng từ cùng loại tháng 12/2014, chứng từ ghi sổ số 12/09 ngày 31/12/2014 và sổ cái TK 632 quý IV/2014 với các số phát sinh Nợ: 5.632 (tháng 10), 6.372 (tháng 11), 12.604 (tháng 12) và kết chuyển sang TK 911: 23.608. Công ty áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC (sửa đổi theo TT 138/2011/TT-BTC), hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.

Chương 3: Một số đề xuất để góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH thương mại xây dựng Mạnh Thắng

Dựa trên đánh giá thực trạng ở Chương 2, Chương 3 đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm khắc phục những hạn chế đã chỉ ra, tập trung vào việc hiện đại hóa quy trình xử lý thông tin kế toán và nâng cao hiệu quả tiếp cận khách hàng của đội ngũ bán hàng.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

Khóa luận mô tả và phân tích đầy đủ quy trình kế toán bán hàng thực tế tại công ty trong quý IV năm 2014, với bằng chứng là hệ thống sổ sách hoàn chỉnh. Sổ cái TK 632 quý IV/2014 ghi nhận tổng phát sinh Nợ (giá vốn hàng bán) là 23.608đ, được kết chuyển sang TK 911. Doanh thu công ty năm 2014 phục hồi tăng 4,91% so với năm 2013 (sau khi giảm mạnh 21,16% năm 2013 so với 2012), trong khi lợi nhuận sau thuế vẫn giảm nhẹ 3,2% và nộp ngân sách tăng 17,41%.

Khóa luận cũng hệ thống hóa đầy đủ 28 mặt hàng trong danh mục kinh doanh của công ty với mã hàng hóa chuẩn, xác định rõ cơ cấu bộ máy kế toán 5 vị trí và làm rõ trình tự luân chuyển chứng từ qua 4 bước trong thực tế áp dụng tại công ty.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả

Tác giả đề xuất các biện pháp hoàn thiện gắn với hai nhóm hạn chế đã xác định: (1) chuyển đổi từ xử lý thủ công sang ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin kịp thời hơn; (2) nâng cao kỹ năng tiếp cận và chăm sóc khách hàng cho đội ngũ nhân viên bán hàng, qua đó thúc đẩy doanh thu và cải thiện kết quả kinh doanh.

Đóng góp so với nghiên cứu trước

Khóa luận có giá trị thực tiễn ở chỗ ghi lại toàn bộ quy trình kế toán bán hàng theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại một doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ kinh doanh vật liệu xây dựng trên địa bàn TP. Thanh Hóa — đối tượng chưa được nghiên cứu cụ thể trong các tài liệu tác giả tham khảo — với số liệu thực tế, chứng từ cụ thể và phân tích chỉ tiêu kinh tế ba năm liên tiếp (2012–2014).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Tác giả nhận diện hai hạn chế cụ thể của đơn vị: bộ phận kế toán vẫn xử lý một số công việc theo phương thức thủ công và nhân viên bán hàng chưa tiếp cận linh hoạt với khách hàng. Tuy nhiên, văn bản không đề cập đến hạn chế của bản thân nghiên cứu hay hướng mở rộng cụ thể.

Xét từ phạm vi nghiên cứu, một số điểm có thể được mở rộng trong các nghiên cứu tiếp theo gồm: (1) mở rộng thời gian phân tích ra nhiều năm để đánh giá xu hướng dài hạn hơn thay vì chỉ tập trung quý IV/2014; (2) so sánh thực trạng với các doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng cùng quy mô để đánh giá hiệu quả tương đối; (3) đánh giá tác động cụ thể khi áp dụng phần mềm kế toán lên chất lượng thông tin và hiệu quả kinh doanh.

Giá trị tham khảo

Khóa luận phù hợp để tham khảo với các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Tài chính – Kế toán đang học phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, đặc biệt trong các học phần liên quan đến doanh nghiệp thương mại dịch vụ.
  • Sinh viên thực tập tại doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ cần mẫu chứng từ, sổ sách và quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ trong thực tiễn.
  • Người nghiên cứu về kế toán doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng có thể tham khảo Chương 2 để hiểu cơ cấu danh mục hàng hóa, cách lập thẻ kho, sổ chi tiết TK 632 và sổ cái theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
  • Kế toán viên mới vào nghề tại doanh nghiệp thương mại nhỏ có thể tham khảo Chương 1 để nắm khung lý luận tổng quát về các tài khoản liên quan đến bán hàng, và Chương 2 để đối chiếu với thực tế triển khai tại đơn vị tương tự.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH thương mại xây dựng Mạnh Thắng áp dụng phương pháp tính giá xuất kho nào và tại sao? Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, đơn giá bình quân được tính bằng cách chia tổng trị giá hàng tồn đầu kỳ cộng trị giá hàng nhập trong kỳ cho tổng số lượng hàng tồn đầu kỳ cộng số lượng hàng nhập trong kỳ. Đây là phương pháp phù hợp với doanh nghiệp có nhiều lần nhập, xuất hàng như Mạnh Thắng; tuy nhiên nhược điểm là chỉ xác định được giá xuất kho vào cuối kỳ.

2. Phương thức thanh toán qua ngân hàng tại công ty được áp dụng trong trường hợp nào? Theo văn bản, phương thức thanh toán qua ngân hàng áp dụng cho những khách hàng lâu năm, ở xa và mua hàng với số lượng lớn, hoặc khách hàng mua hàng qua điện thoại, với điều kiện giá trị hàng hóa từ 20 triệu đồng trở lên. Thanh toán tiền mặt vẫn là phương thức chủ yếu, áp dụng rộng rãi cho cả khách hàng mua lẻ và mua buôn.

3. Chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế của công ty biến động như thế nào trong giai đoạn 2012–2014? Lợi nhuận sau thuế có xu hướng giảm liên tiếp: năm 2013 so với năm 2012 giảm 8.174đ (tương ứng giảm 10,55%); năm 2014 so với năm 2013 tiếp tục giảm 2.129đ (tương ứng giảm 3,2%). Điểm đáng lưu ý là mặc dù doanh thu phục hồi nhẹ năm 2014 (+4,91%), lợi nhuận vẫn giảm do chi phí tăng tương ứng và xu hướng nộp ngân sách Nhà nước tăng mạnh (+17,41%).

4. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ tại công ty được tổ chức theo trình tự như thế nào? Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi…) hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ rồi ghi vào Sổ Cái. Đồng thời, chứng từ gốc được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, khóa sổ, lập Bảng Cân đối số phát sinh; sau khi đối chiếu khớp đúng mới lập Báo cáo tài chính. Đây là trình tự được ghi nhận thực tế tại Sơ đồ 3 của khóa luận.

5. Công ty xác định kết quả bán hàng theo công thức nào và sử dụng tài khoản nào để hạch toán? Kết quả bán hàng = Doanh thu thuần − Giá vốn hàng bán − Chi phí quản lý kinh doanh (bao gồm chi phí bán hàng TK 6421 và chi phí quản lý doanh nghiệp TK 6422). Trong đó, doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng (TK 511) − Các khoản giảm trừ (TK 521). Việc xác định kết quả được thực hiện thông qua TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh, với bên Nợ tập hợp giá vốn và chi phí kết chuyển vào, bên Có phản ánh doanh thu thuần kết chuyển vào; cuối kỳ kết chuyển lãi (hoặc lỗ) sang TK 421. TK 911 không có số dư cuối kỳ.

Kết luận

Khóa luận "Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH thương mại xây dựng Mạnh Thắng" thuộc lĩnh vực kế toán doanh nghiệp thương mại, tiếp cận theo hướng nghiên cứu lý luận kết hợp khảo sát thực tiễn tại đơn vị. Khóa luận hệ thống hóa đầy đủ khung lý luận về kế toán bán hàng theo chuẩn mực và chế độ hiện hành, đồng thời ghi nhận chi tiết quy trình hạch toán thực tế tại một doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn TP. Thanh Hóa trong quý IV/2014. Trên cơ sở phân tích xu hướng giảm lợi nhuận sau thuế qua ba năm 2012–2014 và chỉ ra hai hạn chế cụ thể trong công tác kế toán của đơn vị, nghiên cứu đề xuất các biện pháp hoàn thiện có tính ứng dụng trực tiếp, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty.