CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU.1: Khái niệm, vai trò của khoản phải thu. Khoản phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, cũng như một số trường hợp khác khiến cho một bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời.[2,43] Khoản phải thu khách hàng là số tiền mà khách hàng đã mua hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán tiền. Khoản phải thu này chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng nhiều rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu.[2,44] Khoản phải thu liên quan đến các đối tượng bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời nội dung của các khoản phải thu cũng có tính chất đa dạng gắn liền với sự đa dạng trong các giao dịch phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt, khoản phải thu của các đối tượng bên ngoài xảy ra trong các giao dịch kinh doanh có thể mang những rủi ro về khả năng không thu hồi được nợ, ảnh hưởng đến nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.
Do tính chất đa dạng về nội dung và đối tượng phải thu, cũng như những rủi ro thanh toán có thể xảy ra nên kế toán cần lưu ý một số yêu cầu tổng quát sau:[2,43] Phải quản lý và kiểm soát chặt chẽ tình hình khoản phải thu từ khách hàng, phải có biện pháp theo dõi đúng mức và thu hồi nhanh chóng, đồng thời cần phải lập dự phòng cho những khoản phải thu có khả năng không thu hồi được.[2,43] Phải cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ về đối tượng khách hàng có khoản phải thu, thời hạn thanh toán, số dư khoản phải thu mới phát sinh, đã thu hồi, sắp đến hạn, quá hạn và dự kiến những khoản nợ không thu hồi.[2,43] Xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, thích ứng vào hoạt động của doanh nghiệp đồng thời với việc thực hiện tốt kế toán nợ phải thu sẽ 2 giúp cho doanh nghiệp thu hồi nợ nhanh chóng và hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra làm thiệt hại đến tài sản cũng như hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.2: Tác dụng của khoản phải thu.1 Mặt tích cực của khoản phải thu. Để có thể đứng vững và cạnh tranh được trên thị trường thì mọi doanh nghiệp đều phải cố gắng tận dụng triệt để mọi khả năng, nguồn lực cũng như các công cụ mà doanh nghiệp hiện có, trong đó, chính sách tín dụng là một thứ vũ khí sắc bén nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu doanh số. Vì khi doanh nghiệp nới lỏng các biến số bán hàng tín dụng thì ngoài việc tăng số lượng hàng bán ra còn tiết kiệm được định phí do phần sản lượng tăng thêm. Nếu tăng sản lượng thì mức thu doanh lợi tăng thêm nhưng không tác động trực tiếp đến định phí.
Mặt khác khi nới lỏng tín dụng sẽ giúp doanh nghiệp giải tỏa được lượng hàng tồn kho, đồng thời giảm các chi phí liên quan đến tồn kho. Về cơ bản tín dụng đó là sự tin tưởng của người cấp tín dụng và người hưởng tín dụng nên nó sẽ làm cho khách hàng hưởng được một khoản tín dụng với các thủ tục tương đối đơn giản. Đây là thủ tục cấp tín dụng chứ không phải thủ tục vay nợ, do đó sẽ kích thích nhu cầu mua hàng và mở rộng quy mô kinh doanh. Ngoài ra, nó còn giúp cho khách hàng gắn bó với doanh nghiệp hơn, duy trì được mối quan hệ thường xuyên với khách hàng truyền thống và tìm kiếm thêm những khách hàng mới.2 Mặt hạn chế của khoản phải thu.
Tăng chi phí quản lí khoản phải thu: bán chịu hàng hóa quá nhiều làm phát sinh chi phí quản lý khoản phải thu do doanh nghiệp phải chú ý đến công tác theo dõi và quản lý khoản phải thu này chặt chẽ hơn đảm bảo khoản phải thu được thu hồi kịp thời, tránh nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, nợ xấu không thể thu hồi gây mất mát vốn của doanh nghiệp. Chi phí này chi cho phần mềm quản lý khoản phải thu cũng như nhân lực thực hiện việc theo dõi, nhắc nợ, thu hồi nợ. 3 Việc cho khách hàng nợ tiền tạo ra cơ hội tăng doanh số bán nhưng doanh nghiệp lại mất đi cơ hội vốn. Chi phí cơ hội của vốn là sự mất đi lợi ích từ vốn bị khách hàng chiếm dụng, phần vốn đó sẽ tạo ra cơ hội lớn hơn cho sự sinh lợi nếu doanh nghiệp có được khoản nợ của khách hàng trả trước.2: Quản trị khoản phải thu của Công ty.1: Quản trị khoản phải thu.
Quản trị khoản phải thu là bao gồm các công việc xây dựng chính sách tín dụng hiệu quả, xây dựng bộ sưu tập về tín dụng của khách hàng, thiết lập chính sách thu hồi nợ nhanh chóng, chính xác và cuối cùng là đánh giá lại công tác quản trị khoản phải thu nhằm hoàn thiện công tác quản trị của doanh nghiệp.2: Khái quát chính sách tín dụng. Tín dụng thương mại là quan hệ sử dụng vốn lẫn nhau giữa các doanh nghiệp, được thực hiện dưới hình thức mua, bán chịu hàng hóa và được coi là một khoản phải thu của người bán, khoản phải trả của người mua. Chính sách tín dụng là tổng thể các quy định của doanh nghiệp về hoạt động tín dụng nhằm đưa ra định hướng và hướng dẫn các nhân viên trong doanh nghiệp trong việc xem xét cấp tín dụng cho khách hàng. Chính sách tín dụng được hình thành nhằm mục đính đảm bảo độ chính xác khi cấp tín dụng, hạn chế những rủi ro từ hoạt động tín dụng.
Chính sách tín dụng gồm tiêu chuẩn tín dụng, thời hạn tín dụng, chiết khấu áp dụng cho thanh toán, chính sách theo dõi và thu hồi nợ. Chính sách tín dụng được xây dựng dựa trên đặc điểm ngành, đặc điểm khách hàng và chiến lược phát triển của Công ty.1 Tiêu chuẩn tín dụng. Tiêu chuẩn tín dụng là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu về hàng hóa và dịch vụ.[3,195] Tiêu chuẩn tín dụng là một bộ phận cấu thành chính sách tín dụng của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp đều thiết lập tiêu chuẩn tín dụng của mình chính thức hoặc không chính thức. Về mặt lý luận, tiêu chuẩn tín dụng có thể hạ thấp đến mức 4 mà tính sinh lời của lượng bán tăng thêm vượt qua chi phí cho khoản phải thu tăng thêm.
Các khoản chi phí tăng thêm khi hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng. Quy mô bộ phận tín dụng tăng lên. Công việc hành chính nhiều và phức tạp hơn. Chi phí quản lí khoản phải thu tăng.
Mất mát tăng thêm. Chi phí cơ hội vốn tăng thêm. Tiêu chuẩn tín dụng nói riêng và chính sách tín dụng nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách tín dụng, trong khi doanh nghiệp không phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu.
Để đánh giá những thay đổi trong chính sách tín dụng có thể thực hiện bằng cách thay đổi những tiêu chuẩn tín dụng. Một doanh nghiệp có thể tác động lên doanh số bán của họ khi tiêu chuẩn tín dụng tăng lên ở mức cao hơn, doanh số bán sẽ giảm và ngược lại, khi các tiêu chuẩn tín dụng được hạ thấp thì doanh số bán sẽ tăng lên. Thông thường, khi các tiêu chuẩn tín dụng được hạ thấp sẽ thu hút được nhiều khách hàng có tiềm lực tài chính yếu hơn. Hơn nữa, khi kỳ thu tiền bình quân tăng lên thì khả năng gặp những món nợ khó đòi hay thua lỗ cũng tăng lên và chi phí thu tiền cũng cao hơn.
Tóm lại, chi phí cơ hội vốn có thể xuất hiện từ việc tăng khối lượng bán và làm chậm trễ thời gian thanh toán từ khách hàng. Chính sách tín dụng tối ưu bao gồm việc mở tín dụng sao cho khả năng sinh lời biên tăng thêm ở lượng bán tăng thêm cân bằng với chi phí cần thiết của khoản đầu tư tăng thêm vào khoản phải thu để có lượng bán này.2 Thời hạn tín dụng. Là độ dài thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận được tiền bán hàng. Nếu điều khoản bán hàng là “2/10 net 30” có nghĩa là khách hàng được hưởng 2% 5 chiết khấu nếu thanh toán trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành và nếu khách hàng không lấy chiết khấu thì khách hàng được trả chậm trong thời gian 30 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn.196] Khi thời hạn tín dụng tăng đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư nhiều hơn vào các khoản phải thu, nợ khó đòi sẽ tăng lên cao hơn và chi phí thu tiền bán hàng cũng tăng lên.
Nhưng việc tăng thời hạn tín dụng có thể giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều hơn khách hàng mới và doanh số sẽ tăng, lợi nhuận cũng tăng. Các loại công nợ phải thu: Nợ đến hạn là khoản nợ đã đến kỳ hạn mà khách hàng phải trả cho doanh nghiệp theo thỏa thuận tín dụng ban đầu.[8] Nợ quá hạn là khoản nợ một phần hoặc toàn bộ nợ gốc hoặc lãi đã quá hạn. Khi đến kì hạn trả nợ, nếu khách hàng không trả đúng hạn hoặc không được gia hạn nợ thì doanh nghiệp sẽ chuyển toàn bộ số nợ sang nợ quá hạn.[8] Nợ khó đòi là nợ quá hạn được gia hạn đi nhiều lần, doanh nghiệp đánh giá khách hàng không có khả năng trả nợ.3 Chiết khấu tiền mặt. Là phần tiền chiết khấu đối với những khoản giao dịch mua bằng tiền, chiết khấu tạo ra những khuyến khích thanh toán sớm các hóa đơn mua hàng.[3,196] Chiết khấu tiền mặt là việc giảm giá bán hàng hóa nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền sớm cho doanh nghiệp.
Khoản chiết khấu này được áp dụng để tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu và bằng cách mở rộng chiết khấu, doanh nghiệp giảm được mức đầu tư vào khoản phải thu và các chi phí liên quan. Tuy nhiên, bên cạnh các lợi ích mang lại như trên thì doanh nghiệp phải chịu mất đi chi phí chiết khấu trên phần doanh thu của các hóa đơn. Chiết khấu tiền mặt là yếu tố sau cùng trong quyết định về chính sách bán chịu.