Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sự phát triển của công nghệ thông tin đặt ra yêu cầu nâng cao hiệu lực quản lý và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực trong các tổ chức kinh tế. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) được phát triển nhằm tích hợp toàn bộ các quy trình nghiệp vụ và luồng dữ liệu vào một hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung duy nhất. Tuy nhiên, tại Việt Nam, việc triển khai ERP còn gặp nhiều rào cản do quy trình quản trị nội bộ tại các doanh nghiệp chưa chuẩn hóa, nhận thức quản trị còn phân tán và chi phí tư vấn triển khai từ các giải pháp quốc tế còn quá cao so với năng lực tài chính của đại đa số doanh nghiệp.

Xuất phát từ thực tiễn trên, đề tài "ERP - Giải pháp xây dựng phân hệ kế toán mua bán hàng trên nền tảng 1C: Doanh nghiệp" được thực hiện nhằm giải quyết bài toán ứng dụng giải pháp ERP phù hợp với quy mô và đặc thù vận hành của doanh nghiệp công nghệ thông tin trong nước. Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể được tác giả xác định theo bốn nội dung chính:

  1. Khảo sát, phân tích hiện trạng công tác kế toán và các luồng quy trình nghiệp vụ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ idocNet.
  2. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm và những hạn chế tồn tại của hệ thống thông tin quản lý cũ đang vận hành tại doanh nghiệp.
  3. Phân tích, thiết kế và xây dựng phân hệ kế toán mua hàng và bán hàng dựa trên nền tảng công nghệ 1C: Doanh nghiệp.
  4. Đưa ra các phân tích so sánh, đánh giá sự khác biệt trên phương diện hệ thống và phương diện kinh doanh trước và sau khi triển khai hệ thống ERP.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận bao gồm: lý thuyết tổng quan về ERP và tiến trình triển khai giải pháp ERP; kiến trúc công nghệ và bộ công cụ thiết kế của nền tảng 1C: Doanh nghiệp; quy trình kinh doanh thực tế tại doanh nghiệp sản xuất phần mềm; và mô hình thiết kế phân hệ kế toán mua bán hàng.

Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian được thực hiện tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ idocNet (địa chỉ tại số 27 Huỳnh Thúc Kháng, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội). Phạm vi thời gian tập trung vào số liệu tổ chức, nhân sự và các quy trình tác nghiệp ghi nhận từ giai đoạn thành lập doanh nghiệp năm 2008 đến thời điểm khảo sát nghiên cứu (tháng 10/2015 đến tháng 05/2017).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận hệ thống ERP dưới hai định nghĩa học thuật:

  • Theo Ellen Monk & Brett Wagner (2013, Concepts in Enterprise Resource Planning): ERP là một hệ thống phần mềm nhằm quản trị, kết hợp tất cả các luồng thông tin trong mọi lĩnh vực chức năng của tổ chức thông qua một hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung duy nhất.
  • Theo Godfrey Glenn (2008): ERP là một giải pháp thương mại toàn diện, thay vì sử dụng các phần mềm kế toán, nhân sự, sản xuất song song và độc lập, hệ thống gộp tất cả các chức năng vào một gói phần mềm duy nhất có tính liên thông dữ liệu.

Tiến trình lịch sử của các hệ thống thông tin quản trị được khóa luận tổng hợp qua các giai đoạn:

  • Thập niên 1960: Khởi đầu từ các hệ thống điều phối hàng tồn kho trong sản xuất cơ khí.
  • Thập niên 1970: Phát triển thành hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material Requirements Planning - MRP).
  • Thập niên 1980: Mở rộng thành MRP II, quản lý mở rộng sang phân phối sản phẩm, tài chính và nhân sự.
  • Thập niên 1990: Hình thành ERP, tích hợp đặc trưng của hệ thống xử lý giao dịch (TPS), hệ thống thông tin quản lý (MIS) và hệ thống thông tin điều hành (EIS) dựa trên kiến trúc mạng khách - chủ (Client-Server).

Về nền tảng công nghệ 1C: Doanh nghiệp (1C: Enterprise), văn bản trích dẫn định nghĩa từ hãng 1C: Đây là nền tảng phát triển ứng dụng nhanh (Rapid Application Development - RAD) với cấu trúc phân tách rõ ràng giữa hai thành phần: nền tảng công nghệ (Platform) và giải pháp ứng dụng (Application). Nền tảng hỗ trợ hai phương án làm việc chính:

  • Mô hình File-Server: Dữ liệu được lưu trữ tập trung trên tệp, nhiều người dùng truy cập trực tiếp qua mạng cục bộ mà không đòi hỏi phần mềm bổ trợ.
  • Mô hình Client-Server 3 tầng: Tầng Client giao tiếp qua máy chủ 1C: Doanh nghiệp Server, sau đó máy chủ 1C kết nối tới hệ quản trị cơ sở dữ liệu (từ MS SQL Server 2000 trở lên), giúp phân bổ tải xử lý và kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ.
  • Khả năng tích hợp mở: Hỗ trợ trao đổi dữ liệu qua tệp (TXT, DBF, XML, Excel), giao tiếp điều khiển Automation, kết nối COM-connection, giao thức Internet (HTTP, HTTPS, FTP) và điều khiển ActiveX.

Phương pháp luận của khóa luận tập trung vào kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính, bao gồm: kiểm soát nội dung và phần mềm ứng dụng; kiểm soát trạng thái phần cứng; kiểm soát các điểm chuyển tiếp quy trình; kiểm soát nút giao tiếp nội bộ (loại bỏ dữ liệu rời rạc giữa các phân hệ); kiểm soát nút bên ngoài (quản trị hệ thống hòm thư điện tử theo tên miền doanh nghiệp); và đảm bảo nguyên tắc an toàn, trung thực của chứng từ kế toán theo quy định pháp lý.

Phương pháp nghiên cứu thực tế gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập tài liệu thứ cấp từ cơ sở dữ liệu có sẵn của doanh nghiệp (chứng từ gốc, hóa đơn, sổ kế toán, báo cáo nội bộ); khảo sát trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ tại các phòng ban của idocNet; sử dụng số liệu thống kê điều tra quốc tế (Panorama Consulting) và số liệu trong nước (Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - VCCI).
  • Phương pháp phân tích số liệu: Đánh giá cơ sở pháp lý và sự tuân thủ chuẩn mực kế toán; lập sơ đồ hóa quy trình luân chuyển thông tin; phân tích phân rã chức năng (BFD) và phân tích luồng dữ liệu (DFD) cho các nghiệp vụ mua - bán hàng.

Thiết kế và triển khai phân hệ kế toán mua bán hàng trên 1C: Doanh nghiệp

Căn cứ vào nghiệp vụ thực tế của công ty phần mềm, khóa luận thiết kế hệ thống theo bốn phân hệ chức năng chính:

  1. Phân hệ Quản trị hệ thống: Quản lý danh mục người dùng (User, Password) và thực hiện phân quyền truy cập giữa hai nhóm tác nhân chính: quản trị hệ thống và nhân viên chuyên môn.
  2. Phân hệ Quản lý mua hàng: Theo dõi toàn bộ lu trình mua sắm máy móc, thiết bị kỹ thuật phục vụ lập trình và công cụ dụng cụ văn phòng.
  3. Phân hệ Quản lý bán hàng: Quản lý vòng đời triển khai giải pháp công nghệ từ khâu tiếp nhận yêu cầu, lập báo giá, ký hợp đồng, theo dõi tiến độ nghiệm thu dự án đến thanh lý.
  4. Phân hệ Quản lý tài chính: Tiếp nhận chứng từ liên kết tự động từ hai phân hệ mua - bán để tạo lập phiếu thu, phiếu chi, quản lý sổ quỹ và kết xuất các báo cáo tài chính.

Thiết kế luồng dữ liệu (DFD)

  • Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh: Xác định tương tác giữa hệ thống với các tác nhân bên ngoài gồm Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên phát triển dự án, Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng kinh doanh/kỹ thuật, Kế toán và Giám đốc.
  • Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
    • Phân hệ mua hàng: Tiếp nhận luồng yêu cầu mua hàng $\rightarrow$ Lập phiếu đề nghị $\rightarrow$ Phê duyệt $\rightarrow$ Chuyển thông tin tới Nhà cung cấp $\rightarrow$ Nhận hàng, kiểm tra $\rightarrow$ Tạo lập chứng từ đề nghị thanh toán và Phiếu chi $\rightarrow$ Cập nhật kho dữ liệu và kết xuất báo cáo thống kê.
    • Phân hệ bán hàng: Tiếp nhận luồng yêu cầu triển khai giải pháp $\rightarrow$ Lập hồ sơ dự toán báo giá $\rightarrow$ Phê duyệt dự án $\rightarrow$ Ký kết Hợp đồng $\rightarrow$ Thu thập biên bản nghiệm thu $\rightarrow$ Tạo lập đề nghị thanh toán và Phiếu thu $\rightarrow$ Lưu trữ kho dữ liệu hợp đồng/dự án $\rightarrow$ Kết xuất báo cáo doanh thu, chi phí.

Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ trên hệ thống mới

Quy trình mua hàng được tối ưu từ 13 bước thủ công xuống còn 11 bước tác nghiệp trên phần mềm:

  • Bước 1: Nhân viên phát triển dự án lập Phiếu yêu cầu mua hàng trên hệ thống gửi phòng kinh doanh.
  • Bước 2: Nhân viên kinh doanh tiếp nhận yêu cầu, liên hệ nhà cung cấp lấy báo giá, lập Phiếu đề nghị mua hàng.
  • Bước 3 - 4: Trưởng phòng và Giám đốc xét duyệt điện tử trực tiếp trên hệ thống (nếu không duyệt, nêu rõ lý do hoàn trả tại bước 5).
  • Bước 6: Nhân viên kinh doanh xuất Đơn đặt hàng chuyển cho nhà cung cấp.
  • Bước 7 - 8: Tiếp nhận hàng hóa, nhân viên kinh doanh lập Phiếu đề nghị thanh toán đính kèm hóa đơn chuyển sang phân hệ kế toán.
  • Bước 9: Kế toán kiểm tra chứng từ, tạo lập Phiếu chi thanh toán cho nhà cung cấp.
  • Bước 10: Giám đốc ký duyệt chi điện tử trên hệ thống.
  • Bước 11: Kế toán thực hiện hạch toán tự động và chốt sổ trên cơ sở dữ liệu chung.

Thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu

Hệ thống thiết lập các bảng danh mục và bảng chứng từ với các thuộc tính khóa và trường dữ liệu liên kết:

  • Danh mục nhân viên: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ, Phòng ban, CMT/Căn cước, Địa chỉ, Số điện thoại.
  • Danh mục hợp đồng: Số hợp đồng, Ngày ký, Tên khách hàng/đối tác, Nội dung triển khai, Giá trị hợp đồng, Thời hạn thực hiện, Điều khoản thanh toán.
  • Chứng từ phiếu thu: Số chứng từ, Ngày lập, Đối tượng nộp tiền, Lý do thu, Tài khoản nợ, Tài khoản có, Số tiền, Người lập phiếu, Kế toán trưởng duyệt.
  • Chứng từ phiếu chi: Số chứng từ, Ngày lập, Người nhận tiền, Địa chỉ, Lý do chi, Tài khoản nợ, Tài khoản có, Số tiền, Chứng từ gốc kèm theo, Giám đốc duyệt, Thủ quỹ chi.
  • Biểu ghi tích lũy chuyển động tài chính (Accumulation Register): Ghi nhận biến động tăng/giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản công nợ phải thu và phải trả theo thời gian thực.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan

Chương 1 cung cấp cơ sở lý luận về ERP và nền tảng 1C: Doanh nghiệp, đồng thời phản ánh bức tranh tổng thể về thị trường phần mềm quản trị tại Việt Nam:

  • Dẫn chứng số liệu từ báo cáo thường niên của Panorama Consulting (điều tra độc lập từ tháng 9/2012 đến tháng 1/2013 với 172 doanh nghiệp tham gia khảo sát): 17% doanh nghiệp chọn ERP để nâng cao hiệu suất kinh doanh; 13% nhằm thay thế phần mềm cũ lỗi thời; 10% nhằm tích hợp hệ thống đa vị trí địa lý; 9% nhằm chuẩn hóa báo cáo kinh doanh. Số liệu từ tạp chí CIO xác nhận 76% giám đốc công nghệ thông tin khẳng định nâng cao hiệu quả hoạt động là mục tiêu hàng đầu khi đầu tư ERP.
  • Khái quát thực trạng ứng dụng ERP tại Việt Nam từ mốc khởi đầu 2002 - 2003 đến dự án quy mô lớn của Petrolimex năm 2009. Tác giả nhấn mạnh thực tế 80% khối lượng công việc thành công của một dự án ERP phụ thuộc vào năng lực đội ngũ tư vấn, trong khi lập trình chỉ chiếm 20%. Thị trường chủ yếu là phân phối lại giải pháp ngoại (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) với chi phí rất cao.
  • Giới thiệu 5 bước quy trình triển khai giải pháp ERP chuẩn: (1) Phân tích và lập kế hoạch; (2) Thiết kế; (3) Chuyển đổi dữ liệu; (4) Chạy thử; (5) Bàn giao.
  • Phân tích vị thế của 1C: Thành lập năm 1991 tại Moscow, năm 2012 lọt top 100 nhà cung cấp phần mềm thương mại toàn cầu do IDC xếp hạng; sở hữu mạng lưới hơn 7.000 đối tác và hơn 1 triệu doanh nghiệp Châu Âu sử dụng. Căn cứ số liệu VCCI năm 2015 chỉ ra doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm trên 97% tổng số doanh nghiệp tại Việt Nam, tác giả chứng minh tính ưu việt của 1C về chi phí bản quyền, khả năng làm việc từ xa qua web trên giao thức HTTPS và khả năng tùy biến linh hoạt theo quy trình nội địa.

Khóa luận lập bảng so sánh sự khác biệt trước và sau khi triển khai giải pháp ERP:

Tiêu chí Trước khi triển khai ERP Sau khi triển khai ERP
Góc nhìn hệ thống
Khả năng phối hợp Thiếu sự phối hợp giữa các chức năng nghiệp vụ Hỗ trợ phối hợp đa chức năng xuyên suốt
Tính chất hệ thống Hệ thống thông tin phân tán, rời rạc Tích hợp hệ thống đồng bộ, tập trung
Cơ sở dữ liệu Dữ liệu không tích hợp, ngữ nghĩa không đồng nhất Tích hợp cơ sở dữ liệu chung, dữ liệu đa chức năng
Kiến trúc ứng dụng Nhiều ứng dụng cục bộ đẩy vào độc lập Kiến trúc chuẩn khách - chủ (Client-Server) thống nhất
Khả năng bảo trì Bảo trì cơ bản, khó sửa đổi Thay đổi linh hoạt theo nhu cầu mở rộng
Góc nhìn kinh doanh
Giao dịch dữ liệu Sử dụng nhiều file dữ liệu, giao tiếp chậm Giao tiếp nhanh, giảm thời gian và chi phí cập nhật
Chu kỳ hoạt động Chậm, vòng quay thông tin kéo dài Rút ngắn thời gian và giảm chi phí chu trình
Quản trị tài chính Tốn kém chi phí theo dõi, dễ sai sót Cải tiến quản lý tập trung thông qua hệ thống biểu mẫu
Chuỗi cung ứng Thiếu liên kết giữa khách hàng và nhà cung ứng Kết nối chặt chẽ dữ liệu nhà cung cấp và khách hàng
Thông tin điều hành Thiếu thông tin chiến lược, hạn chế điều phối Cung cấp bức tranh dữ liệu tổng thể cho quản trị

Chương 2: Thực trạng quy trình mua bán hàng của Công ty CP Đầu tư và Công nghệ idocNet

Chương 2 tập trung khảo sát hồ sơ và quy trình thực tế tại đơn vị thực tập:

  • Hồ sơ doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ idocNet (Mã số thuế: 0104614692; thành lập năm 2008; vốn điều lệ 1.000.000.000 đồng, tương ứng 100.000 cổ phần mệnh giá 10.000 đồng/cổ phần; quy mô nhân sự ghi nhận 52 người tính đến tháng 10/2015; trụ sở tại số 27 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội). Các sản phẩm phần mềm chính gồm: giải pháp Netdeal DMS, idocNet Document Management (IDM), ICIC Contact Center và dịch vụ tư vấn triển khai SAP.
  • Đánh giá hệ thống phần mềm quản lý hiện tại:
    • Phòng Kế toán: Sử dụng phần mềm Fast Accounting. Nhược điểm: Hoạt động hoàn toàn độc lập với quy trình kinh doanh, chỉ mang tính ghi nhận số liệu lịch sử sau khi giao dịch phát sinh. Hệ thống cho phép sửa, xóa trực tiếp bút toán mà không kiểm soát dấu vết thao tác, báo cáo kết xuất cứng nhắc theo mẫu chuẩn, không phản ánh tiến độ hay lãi/lỗ theo từng hợp đồng dự án.
    • Phòng Nhân sự: Không sử dụng phần mềm; chấm công bằng cách đánh dấu thủ công trên lịch để bàn, cuối tháng tổng hợp vào tệp Excel; quản lý hồ sơ nhân sự và tuyển dụng bằng các tệp Excel phân tán, dễ sai sót và mất thời gian đối chiếu.
    • Các bộ phận khác (Kinh doanh, Kỹ thuật, Pre-sale): Sử dụng Word, Excel, trao đổi qua Skype và email cá nhân, không có công cụ liên kết dữ liệu nghiệp vụ tập trung.
  • Quy trình mua hàng cũ (13 bước): Hàng hóa mua vào chủ yếu là máy móc thiết bị phục vụ lập trình. Toàn bộ các khâu từ đề nghị (MH01), xin chủ trương (MH02), tìm báo giá (MH03), lập bản đề nghị (MH04), ký duyệt giấy 3 cấp (MH05), lập đơn mua (MH06), kiểm tra hàng (MH07), giao chứng từ (MH08), lập phiếu tạm ứng (MH10), làm đề nghị thanh toán (MH11), giám đốc duyệt ký giấy (MH12) đều thực hiện thủ công; kế toán chỉ nhập dữ liệu lên Fast Accounting ở bước MH09 và chốt sổ ở bước MH13.
  • Quy trình bán hàng cũ (15 bước): Sản phẩm bán ra là các dự án phần mềm và website đối tác. Toàn bộ khâu khảo sát, dự toán chi phí, lập báo giá (BH04), soạn thảo và ký kết hợp đồng giấy (BH07, BH08), lập biên bản nghiệm thu (BH12) đều làm thủ công. Kế toán chỉ ghi nhận thông tin chứng từ vào mục quản lý dự án ở bước BH11. Tác giả dẫn chứng bất cập thực tế: Khi tham gia đấu thầu dự án cho khối cơ quan chính phủ, kế toán không kịp kết xuất năng lực tài chính và tiến độ hiện hành, buộc doanh nghiệp phải dùng hồ sơ năng lực của năm trước đó, gây rủi ro mất cơ hội kinh doanh.

Chương 3: Phân tích, thiết kế phân hệ kế toán mua, bán hàng trên nền tảng 1C: Doanh nghiệp

Chương 3 trình bày các kết quả phân tích thiết kế hệ thống chi tiết:

  • Xây dựng biểu đồ phân rã chức năng (BFD) tổng thể cho phân hệ kế toán mua bán hàng.
  • Lập biểu đồ ngữ cảnh và biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) mức đỉnh cho từng luồng nghiệp vụ mua hàng và bán hàng.
  • Chuẩn hóa mô hình quy trình thao tác và bảng đặc tả cho: Quy trình đăng nhập bảo mật (Bảng 3.1); Quy trình nghiệp vụ mua hàng 11 bước (Bảng 3.2); Quy trình nghiệp vụ bán hàng (Bảng 3.3/3.4); Quy trình in và kết xuất báo cáo tài chính.
  • Thiết kế hệ thống danh mục, chứng từ và sổ ghi: Danh mục nhân viên (Bảng 3.5), Danh mục hợp đồng (Bảng 3.7), Chứng từ phiếu thu (Bảng 3.8), Chứng từ phiếu chi (Bảng 3.9), Biểu ghi tích lũy chuyển động tài chính (Bảng 3.10), Bảng danh sách các tác nhân tham gia hệ thống (Bảng 3.11).
  • Thiết kế giao diện và giải pháp in ấn trên bộ công cụ 1C: Giao diện đăng nhập, giao diện trang chủ, giao diện phân hệ mua hàng/bán hàng/tài chính; thiết kế khuôn in và cấu hình mã code in tự động cho Phiếu chi, Phiếu thu, Đơn đặt hàng, Báo cáo chi phí, Báo cáo dòng tiền theo ngày và Báo cáo số dư tiền mặt.

Kết quả và đóng góp

Văn bản khóa luận đã hoàn thành các mục tiêu nghiên cứu với các kết quả cụ thể:

  • Phản ánh trung thực thực trạng vận hành rời rạc của hệ thống thông tin tại idocNet: Chỉ ra sự phụ thuộc vào các tệp Excel phân tán, sự hạn chế của phần mềm kế toán Fast Accounting (chỉ ghi chép sự việc đã rồi, không kiểm soát được dòng luân chuyển nghiệp vụ dự án).
  • Xây dựng hoàn chỉnh mô hình phân tích thiết kế: Khóa luận thiết lập hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu (ngữ cảnh và mức đỉnh), cấu trúc cơ sở dữ liệu bảng biểu và chuẩn hóa quy trình mua hàng (rút gọn từ 13 bước thủ công thành 11 bước số hóa) và quy trình bán hàng dự án.
  • Thiết lập giải pháp ứng dụng thực tế trên nền tảng 1C: Thiết kế thành công hệ thống giao diện chức năng, mẫu biểu chứng từ điện tử (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu đề nghị mua hàng, Phiếu đề nghị thanh toán) và các mẫu báo cáo tài chính tự động (báo cáo chi phí, chuyển động tài chính theo ngày, số dư tiền mặt).
  • Đóng góp so với thực tiễn trước nghiên cứu: Đưa ra giải pháp giải quyết triệt để tình trạng trùng lặp dữ liệu, giảm thiểu thời gian luân chuyển và ký duyệt chứng từ giấy giữa Ban giám đốc - Phòng kinh doanh - Phòng dự án - Phòng kế toán, giúp dữ liệu tài chính kế toán đồng bộ tức thời với tiến độ thực hiện hợp đồng phần mềm.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận thẳng thắn ghi nhận những hạn chế trong phạm vi nghiên cứu:

  • Do giới hạn về thời gian và nguồn lực nghiên cứu của sinh viên, đề tài mới tập trung xây dựng và thiết kế hoàn chỉnh hai phân hệ hạt nhân là kế toán mua hàng và kế toán bán hàng; chưa phát triển mở rộng đầy đủ các phân hệ quản trị khác như quản trị nhân sự - tiền lương, quản lý dự án kỹ thuật chuyên sâu và quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
  • Giải pháp mới dừng lại ở mức độ phân tích, thiết kế mô hình quy trình, xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu và thiết lập giao diện mẫu trên nền tảng 1C: Doanh nghiệp; chưa tiến hành cài đặt triển khai thử nghiệm diện rộng trên hệ thống máy chủ Client-Server thực tế của doanh nghiệp để đo lường tải và đánh giá toàn diện mức độ thích ứng của nhân viên.
  • Hướng mở của đề tài: Tiếp tục hoàn thiện mã nguồn xử lý thuật toán phức tạp trên nền tảng 1C; tích hợp kết nối phân hệ kế toán với các cơ sở dữ liệu chấm công và quản lý tiến độ lập trình; chuẩn bị phương án chuyển đổi dữ liệu lịch sử từ phần mềm Fast Accounting cũ sang hệ thống mới để đưa vào chạy chính thức.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và ứng dụng thực tiễn:

  • Đối với sinh viên và học viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin kinh tế và Tin học kế toán: Tài liệu cung cấp ví dụ chi tiết về phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin (từ biểu đồ phân rã chức năng BFD, biểu đồ luồng dữ liệu DFD đến thiết kế cấu trúc dữ liệu chứng từ) bám sát các chuẩn mực kế toán doanh nghiệp.
  • Đối với các chuyên viên phân tích nghiệp vụ (Business Analyst) và lập trình viên nghiên cứu nền tảng 1C: Doanh nghiệp: Khóa luận cung cấp các mẫu thiết kế giao diện, khuôn in chứng từ và cách thiết lập các đối tượng ứng dụng (danh mục, chứng từ, biểu ghi tích lũy) trên môi trường phát triển ứng dụng nhanh (RAD) của 1C.
  • Phần đáng tham khảo nhất: Hệ thống bảng mô tả chi tiết quy trình mua hàng hiện tại (Bảng 2.1), quy trình bán hàng dịch vụ phần mềm (Bảng 2.2), bảng so sánh trước - sau triển khai ERP theo hai góc nhìn hệ thống/kinh doanh và các bảng thiết kế thuộc tính chứng từ trong Chương 3.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại thời điểm khảo sát, Công ty idocNet vận hành những phần mềm quản lý nào và bộc lộ nhược điểm gì?

Trước nghiên cứu, chỉ có phòng kế toán của idocNet sử dụng phần mềm Fast Accounting, trong khi phòng nhân sự và các phòng kỹ thuật hoàn toàn sử dụng Word, Excel, trao đổi qua Skype và email cá nhân. Nhược điểm chính là phần mềm kế toán hoạt động độc lập, chỉ ghi nhận số liệu tĩnh mà không kiểm soát được tiến độ kinh doanh; cho phép chỉnh sửa xóa dữ liệu tự do gây thiếu minh bạch; việc luân chuyển giấy tờ giữa các phòng ban hoàn toàn thủ công khiến thông tin bị chậm trễ và rời rạc.

2. Số liệu khảo sát của Panorama Consulting và tạp chí CIO trích dẫn trong văn bản cho thấy lý do hàng đầu doanh nghiệp đầu tư ERP là gì?

Theo báo cáo của Panorama Consulting (khảo sát trên 172 người từ tháng 9/2012 đến tháng 1/2013), lý do lớn nhất doanh nghiệp lựa chọn triển khai ERP là để nâng cao hiệu suất kinh doanh (chiếm 17%), tiếp theo là thay thế hệ thống cũ lỗi thời (13%) và tích hợp hệ thống đa vị trí địa lý (10%). Kết quả này đồng nhất với khảo sát của tạp chí CIO khi có tới 76% các giám đốc công nghệ thông tin (CIO) khẳng định nâng cao hiệu quả hoạt động là mục tiêu cốt lõi khi đầu tư ERP.

3. Nền tảng 1C: Doanh nghiệp hỗ trợ những phương án kiến trúc hệ thống và khả năng tích hợp nào?

1C: Doanh nghiệp hỗ trợ hai phương án làm việc: kiến trúc File-Server (dùng cho quy mô nhỏ, dữ liệu chia sẻ qua mạng nội bộ mà không cần phần mềm phụ trợ) và kiến trúc Client-Server 3 tầng (Client truy cập qua 1C Server, sau đó kết nối tới hệ quản trị CSDL từ MS SQL Server 2000 trở lên). Về mặt tích hợp ngoại vi, nền tảng hỗ trợ trao đổi qua tệp TXT, DBF, XML, Excel; giao tiếp qua cơ cấu Automation, COM-connection; hỗ trợ các giao thức mạng HTTP, HTTPS, FTP và các điều khiển ActiveX.

4. Quy trình mua hàng cũ tại idocNet gồm bao nhiêu bước và được tinh gọn lại như thế nào trong thiết kế mới?

Quy trình mua hàng cũ gồm 13 bước thực hiện thủ công qua nhiều cấp phê duyệt giấy tờ (từ khâu nhân viên lập yêu cầu, kinh doanh tìm báo giá, trình ký 3 cấp, kiểm tra hàng, lập phiếu tạm ứng, đề nghị thanh toán, giám đốc ký duyệt giấy rồi kế toán mới nhập phần mềm). Trong phân hệ mới trên 1C, quy trình được chuẩn hóa lại còn 11 bước: các thao tác lập phiếu yêu cầu, duyệt chủ trương, lập đề nghị thanh toán và xuất phiếu chi đều được thực hiện và lưu vết trực tiếp trên hệ thống điện tử dùng chung.

5. Khóa luận đưa ra các căn cứ nào để khẳng định nền tảng 1C phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam?

Căn cứ số liệu thống kê của VCCI năm 2015, trên 97% doanh nghiệp trong nước là doanh nghiệp vừa và nhỏ có quy mô vốn hạn chế. Nền tảng 1C: Doanh nghiệp cho thấy sự phù hợp vượt trội nhờ: hỗ trợ làm việc qua Internet trên giao thức HTTPS bảo mật mà không cần đầu tư máy chủ đắt tiền; chi phí triển khai và bản quyền thấp hơn nhiều so với các giải pháp quốc tế lớn; giao diện thân thiện không đòi hỏi đào tạo lại phức tạp; và tính linh hoạt cao cho phép tùy chỉnh nhanh chóng theo đặc thù chế độ kế toán Việt Nam.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lỗ Thị Thùy đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận về ERP và nền tảng 1C: Doanh nghiệp, đồng thời làm rõ những nút thắt trong công tác quản lý chứng từ và quy trình mua - bán hàng thực tế tại Công ty idocNet. Thông qua việc ứng dụng công cụ thiết kế của 1C, tác giả đã xây dựng thành công mô hình chức năng, cơ sở dữ liệu và giao diện chuẩn hóa cho phân hệ kế toán mua bán hàng. Nghiên cứu mang tính thực tiễn cao, đóng góp một phương án khả thi giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu hóa luồng dữ liệu quản trị với chi phí hợp lý.