LỜI MỞ ĐẦU A. Tính cấp thiết của đề tài Sự ra đời và phát triển không ngừng của các sản phẩm công nghệ thông tin hiện đại đã mang đến những thách thức và cơ hội cạnh tranh to lớn cho các đối tƣợng của nền kinh tế, cùng với đó là sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc của tất cả các nghành nghề của cuộc sống. Enterprise Resouce Planning (ERP) chính là một sản phẩm nhƣ thế, ERP ra đời cùng với nhu cầu ngày càng cao hơn, hiệu quả hơn trong việc cải tiến quản lý tổ chức, quản lý kinh doanh, ERP giúp tăng năng suất lao động từ những nguồn lực có sẵn, giúp tìm kiếm và phát triển những nguồn lực tiềm năng. Nhƣng việc ứng dụng ERP vào quản lý đòi hỏi rất nhiều yếu tố mà trong đó yếu tố chiếm tỉ lệ lớn nhất trong sự thành công chính là làm thế nào để áp dụng đƣợc quy trình thực tế doanh nghiệp đang hoạt động với quy trình quản lý chặt chẽ trên ERP.
Đề tài ERP-Giải pháp xây dựng phân hệ kế toán mua, bán hàng trên nền tảng 1C: Doanh nghiệp đƣa ra những lợi ích, khó khăn khi triển khai ERP trong doanh nghiệp đồng thời khẳng định vị trí vô cùng quan trọng của ERP trong sự phát triển không ngừng và lâu bền đối với các doanh nghiệp đang hoạt động ở bất kì ngành nghề nào của nền kinh tế. ERP cho thấy công nghệ thông tin và những công nghệ mới đang ngày càng khẳng định đƣợc vai trò thiết yếu của mình trong nền kinh tế hiện đại và hội nhập. Mục đích đề tài. Ngày nay có rất nhiều giải pháp giúp doanh nghiệp thực hiện cải thiện hiệu suất kinh doanh mà tùy vào từng doanh nghiệp khác nhau lại có những chiến lƣợc khác nhau.
Với mục tiêu đẩy mạnh hiệu quả hoạt động, giúp các doanh nghiệp khẳng định vị trí của mình trong sự phát triển không ngừng của nền kinh tế, đề tài: “ERP-Giải pháp xây dựng phân hệ kế toán mua, bán hàng trên nền tảng 1C: Doanh nghiệp” sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về ERP và những lợi ích hay rủi ro khi triển khai ERP. Đề tài đi vào chi tiết các công việc sau: - Khảo sát, phân tích tình hình kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ và Công nghệ idocNet. - Đánh giá ƣu, nhƣợc điểm của hệ thống cũ. - Thiết kế, xây dựng chƣơng trình dựa trên nền tảng 1C: Doanh nghiệp.
- Đƣa ra sự khác biệt có thể có trƣớc và sau khi triển khai hệ thống ERP. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu. Đối tƣợng nghiên cứu. - Nghiên cứu tổng quan về ERP và tiến trình triển khai hệ thống ERP nói chung.
- Nghiên cứu nền tảng bộ thiết kế 1C: Doanh nghiệp. - Nghiên cứu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất phần mềm Lỗ Thị Thùy – K16HTTTB 1 Khóa luận tốt nghiệp ERP- Giải pháp xây dựng phân hệ kế toán mua bán hàng trên nền tảng 1C: Doanh nghiệp - Xây dựng thiết kế chƣơng trình quản lý phân hệ kế toán dựa trên nền tảng 1C: Doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu. - Đi sâu nghiên cứu ERP và 1C: Doanh nghiệp.
- Nghiên cứu phƣơng pháp luận triển khai hệ thống ERP hiện nay, đánh giá khả năng tích hợp và khả năng thống nhất dữ liệu. - Nghiên cứu quy trình kế toán của công ty Cổ Phần Đầu tƣ và Công nghệ idocNet. - Nghên cứu đánh giá tình hình ứng dụng ERP trên thế giới và tại Việt Nam, lấy kinh nghiệm từ doanh nghiệp triển khai trƣớc, từ đó nhận định và thiết kế xây dựng phần mềm dựa trên nền tảng 1C: Doanh nghiệp. Nhận định và đƣa ra chiến lƣợc triển khai, những yếu tô đảm bảo sự thành công khi triển khai hệ thống ERP.
Lỗ Thị Thùy – K16HTTTB 2 Khóa luận tốt nghiệp ERP- Giải pháp xây dựng phân hệ kế toán mua bán hàng trên nền tảng 1C: Doanh nghiệp CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN 1. Giải pháp ERP. Khái niệm giải pháp ERP ERP (Enterprise Resource Planning) đƣợc hiểu là hệ thống tích hợp và quản lý tổng thể doanh nghiệp là hệ thống linh hoạt và quản lý toàn bộ các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Dƣới đây là một số định nghĩa về ERP: “Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) là một hệ thống các phần mềm nhằm quản lý, kết hợp tất cả các luồng thông tin trong mọi lĩnh vực chức năng của doanh nghiệp thông qua một hệ thống CSDL dùng chung duy nhất” [1] Theo Concepts is ERP, Ellen Monk & Brett Wagner, 2013.
Hay “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một giải pháp thương mại toàn diện, tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào một hệ thống duy nhất. Thay vì sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm quản trị sản xuất… song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gộp tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng có sự liên thông với nhau”[2] Theo Godfrey Glenn, 2008. Nhƣ vậy, với ERP dƣờng nhƣ không có một định nghĩa cụ thể mà tùy thuộc vào góc nhìn thực tế mà ERP mang lại cho mỗi chuyên gia, mỗi nhà kinh tế học một cách nhìn về hệ thống khác nhau, song những định nghĩa này đều đúng khi nói về ERP ở một khía cạnh nào đó. Lịch sử ERP.
ERP - Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp là một hệ thống phần mềm dành cho việc quản lý kinh doanh mà việc sử dụng nó mang ý nghĩa lịch sử, đánh dấu việc sử dụng một hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung duy nhất. Vào đầu những năm 60, trọng tâm của các hệ thống thông tin đƣợc phát triển trong lĩnh vực chế tạo sản xuất, tập trung vào điều phối hàng hóa tồn kho, sau đó mở rộng ra lĩnh vực kinh doanh dịch vụ. Giữa nững năm 60 đã lần lƣợt xuất hiện các hệ thống quản lý dựa trên máy tính làm đảo lộn các kĩ thuật quản lý truyền thống. Dần dần vai trò của CNTT đã thay đổi, từ đơn thuần là môt công cụ trợ giúp để nâng cao năng suất đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lƣợng sản phẩm cũng nhƣ cải thiện quan hệ đáng kể với khách hàng.
Sang thập kỷ 70, xu hƣớng này chuyển sang các hệ thống MRP (Marterial Requiement Planning) không chỉ theo dõi các hoạt động mà còn quản lý lên kế hoạch sử dụng các thiết bị, mua vật tƣ tùy theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của từng lĩnh vực. Đến những năm 80, MRP II ra đời đánh dấu bƣớc mở rộng của MRP sang các hoạt động quản lý trong lĩnh vực phân phối sản phẩm. Đầu thập kỉ 90, MRP II đã tiến một bƣớc rất xa và bao phủ trên nhiều lĩnh vực nhƣ quản lý tài chính (Finance Management - FM), quản trị nguồn nhân lực (Human Resource - HR), quản trị dự án Lỗ Thị Thùy – K16HTTTB 3 Khóa luận tốt nghiệp ERP- Giải pháp xây dựng phân hệ kế toán mua bán hàng trên nền tảng 1C: Doanh nghiệp (Project Management - PM), quản lý bán hàng (Sale Management - SM), quản lý dịch vụ (Service Management) và gần nhƣ bao quát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Sang đến những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính doanh nghiệp dựa trên cấu trúc khách- chủ (client-server) sử dụng máy chủ PC thay cho máy lớn trở thành phổ biến, các hệ thống MRP nhƣờng chỗ cho một hê thống phần mềm mới là ERP.
ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà nó còn bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp nhƣ kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hệ thống bán hàng, và nguyên vật liệu. Chiến lƣợc của ERP là tích hợp toàn bộ các đơn vị và chức năng trong doanh nghiệp vào một hệ thống CSDL dùng chung duy nhất, nhờ đó nó có thể phục vụ mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là hệ thống ERP mang đặc trƣng của tất cả các mô hình HTTT nhƣ mô hình HTTT quản lý (Management Iformation System - MIS), mô hình HTTT điều hành (Excutive Information System - EIS), mô hình hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System - TPS) để tạo ra một hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp. Mỗi một mốc lịch sử phát triển của ERP có ý nghĩa mở rộng và nâng cao phạm vi quy hoạch, điều phối các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp.
Có thể nói thập kỉ 90 là thời kì hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng CNTT thế giới nhƣ SAP của Đức, Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn cầu. Tích hợp các phân hệ. Nhắc tới ERP thì không thể không nhắc tới kến trúc phân hệ đƣợc hình thành dựa trên tính tích hợp của ERP.
Tính tích hợp ở đây đƣợc hiểu là mọi phân hệ sẽ sử dụng một cơ sở dữ liệu dùng chung duy nhất. Điều đó có nghĩa là không có dữ liệu nào nhập hai lần. Các phân hệ sẽ truyền và lƣu trữ dữ liệu tại đây, sau đó các dữ liệu tự tìm đƣờng đi để có mặt trong các xử lý theo yêu cầu.1: Tích hợp phân hệ lõi. Lỗ Thị Thùy – K16HTTTB 4 Khóa luận tốt nghiệp ERP- Giải pháp xây dựng phân hệ kế toán mua bán hàng trên nền tảng 1C: Doanh nghiệp 1.
Thực trạng giải pháp ERP tại Việt Nam. ERP là sản phẩm của sự kết hợp giữ thông CNTT cùng với bề dày kinh nghiệm quản lý trong đó cho phép nhà quản lý tối ƣu hóa quy trình hoạt động theo hệ thống quản trị tiêu chuẩn quốc tế. Một hệ thống hoạt động mang tính mạng lƣới, do vậy yêu cầu ngƣời phát triển hệ thống phải có những cái nhìn sâu rộng, tổng quan không những về CNTT mà còn phải có tầm nhìn chiến lƣợc trong quản lý doanh nghiệp. Ở Việt Nam, việc ứng dụng ERP bắt đầu vào những năm 2002, 2003 và thực sự đƣợc biết đến nhiều nhất vào năm 2009 khi dự án ERP lớn nhất từ trƣớc tới nay đƣợc triển khai cho Petrolimex.
Tính đến thời điểm hiện tại, ERP đã vào Việt Nam đƣợc 15 năm nhƣng thực tế ở Việt Nam vẫn còn tụt hậu khá xa so với thế giới trong tổ chức sản xuất, phân phối và triển khai. Số lƣợng các nhà sản xuất và nhập khẩu ERP cũng đã đƣa ra đƣợc sự lựa chọn cho nhiều đối tƣợng khách hàng.