Đồ án HTTT: Hoàn thiện hệ thống quản lý điểm tại THPT Nguyễn Công Trứ

Đồ án hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh tại trường THPT Nguyễn Công Trứ, nâng cao hiệu quả quản lý và tra cứu thông tin.

• Trường học: Trường THPT Nguyễn Công Trứ
• Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
• Đề tài: Hoàn Thiện Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Điểm Học Sinh Tại Trường THPT Nguyễn Công Trứ
• Loại tài liệu: Đồ Án Môn Học

Mục lục chi tiết

• NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 1
• NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 2
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH – VIỆT
• DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH
• 1. Chương 1: TỔNG QUAN
• 1.1. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
• 1.1.1. Đặt vấn đề
• 1.1.2. Mục tiêu của đề tài
• 1.2. Sơ lược về bối cảnh thực hiện đề tài nghiên cứu
• 1.2.1. Thông tin tóm tắt về đơn vị nơi thực hiện đề tài nghiên cứu
• 1.2.2. Mô tả hệ thống thông tin hiện hữu tại đơn vị nghiên cứu
• 2. Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN
• 2.1. Các kiến thức cơ sở
• 2.1.1. Tin học và khoa học máy tính
• 2.1.2. Quản trị và quản lý
• 2.1.3. Một số kiến thức cơ sở khác
• 2.2. Các báo cáo, tiểu luận, đồ án trước
• 2.2.1. Các tiểu luận trước
• 3. Chương 3: ỨNG DỤNG TRONG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ x TẠI y
• 3.1. Phân tích hệ thống thông tin X hiện hữu
• 3.1.1. Mô hình hiện hữu của hệ thống
• 3.1.2. Phân tích dữ liệu, thông tin
• 3.1.3. Phân tích các quy trình nghiệp vụ
• 3.1.4. Phân tích các ứng dụng trên máy tính
• 3.2. Thiết kế hoàn thiện hệ thống thông tin X
• 3.2.1. Mô hình mạng máy tính và truyền thông
• 3.2.2. Mô hình tổ chức hệ thống thông tin
• 3.2.3. Mô hình ứng dụng trên máy tính
• 4. Chương 4: KẾT LUẬN
• 4.1. Những kết quả đạt được của đồ án
• 4.1.1. Các kết quả khảo sát hệ thống
• 4.1.2. Các kết quả hoàn thiện hệ thống
• 4.1.3. Các kết quả khác
• 4.2. Một số hạn chế của đồ án
• 4.2.1. Các hạn chế trong phân tích, đánh giá hệ thống
• 4.2.2. Các hạn chế trong mức độ hoàn thiện hệ thống
• 4.2.3. Các hạn chế khác
• 4.3. Một số khuyến nghị
• 4.3.1. Các khuyến nghị liên quan đến cơ chế chính sách của x
• 4.3.2. Các khuyến nghị liên quan đến cơ chế chính sách chung
• 4.3.3. Các khuyến nghị khác
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC A – MẪU BẢNG KHẢO SÁT
• PHỤ LỤC B – DANH MỤC
• PHỤ LỤC C – KẾT QUẢ

Tóm tắt

I. Tổng quan đồ án hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào giáo dục là một xu thế tất yếu. Đồ án môn học về hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh tại trường THPT Nguyễn Công Trứ ra đời nhằm giải quyết bài toán tối ưu hóa quy trình quản lý học thuật, thay thế các phương pháp thủ công bằng một giải pháp số hóa toàn diện. Mục tiêu cốt lõi của đề tài là phân tích sâu sắc hệ thống hiện tại, từ đó đề xuất một mô hình hoàn thiện, giúp nâng cao hiệu quả, độ chính xác và tính minh bạch trong công tác quản lý điểm. Nghiên cứu này không chỉ hệ thống hóa các kiến thức nền tảng về hệ thống thông tin quản lý (MIS) mà còn tập trung vào việc áp dụng thực tiễn, đưa ra các giải pháp thiết kế cụ thể. Việc chuyển đổi từ quản lý bán chuyên nghiệp sang một hệ thống tự động hóa được kỳ vọng sẽ giảm tải công việc hành chính cho giáo viên, đồng thời cung cấp cho ban giám hiệu và các phòng ban những công cụ báo cáo, thống kê mạnh mẽ, phục vụ cho việc ra quyết định kịp thời và chính xác. Đề tài hướng đến việc xây dựng một hệ thống bền vững, có khả năng mở rộng và tích hợp trong tương lai.

1.1. Tầm quan trọng của số hóa quản lý điểm tại các trường THPT

Việc số hóa công tác quản lý điểm đóng vai trò then chốt trong việc hiện đại hóa môi trường giáo dục. Tại các trường THPT, nơi khối lượng dữ liệu điểm số của hàng ngàn học sinh là rất lớn, phương pháp quản lý truyền thống trên sổ sách, giấy tờ bộc lộ nhiều nhược điểm. Quá trình này không chỉ tốn thời gian, công sức mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót do yếu tố con người, gây ảnh hưởng đến kết quả đánh giá học lực của học sinh. Một hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh được số hóa giúp giải quyết triệt để các vấn đề này. Hệ thống cho phép cập nhật, truy xuất và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác và đồng bộ. Hơn nữa, việc áp dụng công nghệ thông tin còn tăng cường tính minh bạch, giúp ban giám hiệu, giáo viên, học sinh và phụ huynh dễ dàng theo dõi quá trình học tập. Điều này góp phần xây dựng một môi trường giáo dục công bằng, thúc đẩy trách nhiệm và sự nỗ lực từ mọi phía. Tầm quan trọng của việc này càng được khẳng định khi nó tạo nền tảng vững chắc cho các hoạt động phân tích giáo dục và hoạch định chiến lược đào tạo lâu dài.

1.2. Mục tiêu của đồ án tại trường THPT Nguyễn Công Trứ

Đồ án “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh tại trường THPT Nguyễn Công Trứ” được thực hiện với các mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Thứ nhất, hệ thống hóa các kiến thức cơ sở về hệ thống thông tin quản lý (MIS), phân tích và thiết kế hệ thống, làm nền tảng lý luận cho việc nghiên cứu. Thứ hai, tiến hành khảo sát, phân tích và đánh giá chi tiết hệ thống quản lý điểm thực tiễn đang được áp dụng tại trường THPT Nguyễn Công Trứ, chỉ ra những hạn chế và bất cập còn tồn tại. Thứ ba, dựa trên kết quả phân tích, đề tài tập trung vào việc trình bày các giải pháp mang tính thiết kế để hoàn thiện hệ thống, từ mô hình cơ sở dữ liệu, kiến trúc ứng dụng đến các chức năng tự động hóa. Mục tiêu này nhấn mạnh vào việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin và mạng truyền thông để tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ. Cuối cùng, đồ án đưa ra các kết luận về kết quả đạt được và một số khuyến nghị mang tính định hướng, giúp nhà trường có thể triển khai và phát triển hệ thống một cách hiệu quả trong tương lai.

II. Phân tích thách thức trong hệ thống quản lý điểm hiện tại

Hệ thống quản lý điểm hiện hữu tại trường THPT Nguyễn Công Trứ được mô tả là bán chuyên nghiệp, nơi các nghiệp vụ vẫn còn phụ thuộc nhiều vào sổ sách và các công cụ văn phòng cơ bản như Excel. Thực trạng này tạo ra nhiều thách thức đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và độ tin cậy của công tác quản lý. Quy trình nhập điểm thủ công qua nhiều bước từ sổ tay giáo viên đến máy tính làm tăng nguy cơ sai sót và tốn rất nhiều thời gian. Việc lưu trữ dữ liệu phân tán trên nhiều file riêng lẻ không chỉ gây khó khăn cho việc tổng hợp, đối chiếu mà còn đặt ra vấn đề lớn về an toàn và bảo mật thông tin. Khi cần lập báo cáo thống kê về kết quả học tập, xếp loại học lực hay hạnh kiểm, các phòng ban phải thực hiện nhiều thao tác thủ công phức tạp, dẫn đến sự chậm trễ và thiếu tính nhất quán. Những hạn chế này cho thấy nhu cầu cấp thiết phải có một hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh tập trung, tự động và bảo mật hơn để đáp ứng yêu cầu quản lý trong thời kỳ mới.

2.1. Quy trình nhập điểm thủ công và những rủi ro tiềm ẩn

Theo tài liệu khảo sát, quy trình nghiệp vụ quản lý điểm tại trường hiện tại trải qua nhiều bước thủ công phức tạp. Ban đầu, giáo viên nhập điểm miệng, 15 phút, 1 tiết vào sổ tay cá nhân. Sau đó, các điểm này được kiểm tra lại và nhập vào hệ thống máy tính, thường là các tệp Excel. Tiếp theo, bảng điểm được in ra để kiểm tra một lần nữa trước khi tổng hợp và lưu trữ trên máy chủ. Quy trình đa bước này tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc nhập liệu lặp lại ở nhiều nơi (sổ tay, máy tính) làm tăng khả năng xảy ra sai sót do nhầm lẫn, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả học tập của học sinh. Quá trình này cũng tiêu tốn một lượng lớn thời gian và công sức của giáo viên và cán bộ phòng giáo vụ, làm giảm hiệu quả công việc. Sự phụ thuộc vào giấy tờ và các tệp tin rời rạc khiến việc truy vết và sửa lỗi khi có vấn đề trở nên vô cùng khó khăn. Đây là nút thắt lớn nhất cần được giải quyết trong việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý điểm.

2.2. Hạn chế về lưu trữ và bảo mật dữ liệu học sinh

Việc lưu trữ thông tin điểm số trên sổ tay giáo viên và các tệp Excel riêng lẻ trên máy tính cá nhân hoặc máy chủ chung mà không có cơ chế quản lý tập trung đã tạo ra một lỗ hổng lớn về quản lý và bảo mật thông tin. Dữ liệu bị phân mảnh, không có tính toàn vẹn và nhất quán, gây khó khăn khi cần tổng hợp thông tin trên quy mô toàn trường. Bất kỳ ai có quyền truy cập vào máy tính đều có thể xem, sao chép hoặc thậm chí chỉnh sửa các tệp điểm, làm dấy lên lo ngại về tính riêng tư và an toàn dữ liệu. Hệ thống hiện tại thiếu các cơ chế phân quyền truy cập rõ ràng, không ghi lại lịch sử chỉnh sửa, khiến việc kiểm soát và truy cứu trách nhiệm khi có sự cố xảy ra là không thể. Nguy cơ mất mát dữ liệu do hỏng hóc phần cứng hoặc tấn công virus cũng rất cao nếu không có chính sách sao lưu và phục hồi chuyên nghiệp. Những hạn chế này nhấn mạnh sự cần thiết của một cơ sở dữ liệu tập trung với các chính sách bảo mật chặt chẽ.

2.3. Khó khăn trong việc tổng hợp và báo cáo kết quả học tập

Một trong những thách thức lớn nhất của hệ thống quản lý điểm hiện tại là sự phức tạp và chậm trễ trong việc tổng hợp, báo cáo. Khi kết thúc học kỳ hoặc năm học, phòng giáo vụ phải thu thập các tệp Excel từ nhiều giáo viên bộ môn, sau đó tiến hành tổng hợp thủ công để tính điểm trung bình, xếp loại học lực và hạnh kiểm cho từng học sinh. Quá trình này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ phát sinh lỗi tính toán. Việc tạo ra các báo cáo thống kê theo yêu cầu của ban giám hiệu (ví dụ: danh sách học sinh giỏi, danh sách học sinh cần thi lại) trở nên nặng nề và kém linh hoạt. Hệ thống không thể cung cấp cái nhìn tổng quan, tức thời về tình hình học tập của toàn trường. Sự thiếu hụt một công cụ báo cáo tự động và thông minh làm hạn chế khả năng phân tích dữ liệu giáo dục, từ đó ảnh hưởng đến việc đưa ra các quyết định quản lý và cải tiến chất lượng giảng dạy một cách kịp thời.

III. Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý điểm

Để đề xuất một giải pháp hoàn thiện, bước đầu tiên và quan trọng nhất là thực hiện phân tích hệ thống hiện hữu một cách khoa học và toàn diện. Quá trình này bắt đầu bằng việc khảo sát thực tế tại trường THPT Nguyễn Công Trứ, thu thập thông tin thông qua các biểu mẫu và phỏng vấn các bên liên quan như phòng giáo vụ, tổ chuyên môn và phòng giám thị. Từ đó, các quy trình nghiệp vụ được mô hình hóa bằng các sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) và sơ đồ phân rã chức năng (FDD) để có cái nhìn trực quan về cách hệ thống hoạt động. Việc phân tích sâu vào cấu trúc dữ liệu hiện tại, bao gồm các loại thông tin được thu thập và cách chúng được lưu trữ, giúp xác định các yêu cầu cho một cơ sở dữ liệu mới. Đồng thời, các chức năng của hệ thống hiện tại, từ nhập điểm, quản lý thông tin học sinh đến báo cáo, cũng được xem xét kỹ lưỡng để xác định những gì cần giữ lại, cải tiến hoặc xây dựng mới. Kết quả của giai đoạn phân tích là một bản đặc tả yêu cầu chi tiết, làm cơ sở vững chắc cho giai đoạn thiết kế.

3.1. Khảo sát và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ hiện hữu

Quá trình phân tích hệ thống bắt đầu bằng hoạt động khảo sát chi tiết tại các phòng ban chức năng của trường THPT Nguyễn Công Trứ, bao gồm phòng giáo vụ, tổ chuyên môn, và phòng giám thị. Mục tiêu là để hiểu rõ cách thức vận hành, luồng công việc và sự tương tác giữa các bộ phận trong công tác quản lý điểm. Các thông tin thu thập được dùng để mô hình hóa quy trình nghiệp vụ hiện hữu. Ví dụ, quy trình nhập điểm của giáo viên, quy trình tổng hợp kết quả của phòng giáo vụ, và quy trình xét hạnh kiểm của phòng giám thị được vẽ lại dưới dạng các sơ đồ trực quan. Việc mô hình hóa này giúp nhận diện các bước thừa thãi, các điểm nghẽn trong quy trình và các công đoạn có nguy cơ sai sót cao. Đây là bước nền tảng để xác định các yêu cầu cải tiến, hướng tới việc loại bỏ các thao tác thủ công và tối ưu hóa luồng công việc trong hệ thống mới.

3.2. Phân tích luồng dữ liệu thông tin và các chức năng hệ thống

Sau khi mô hình hóa quy trình, bước tiếp theo là phân tích chi tiết về dữ liệu và chức năng. Về dữ liệu, nghiên cứu xác định các thực thể thông tin chính như: Thông tin học sinh (họ tên, ngày sinh, lớp), Thông tin điểm (điểm miệng, 15 phút, 1 tiết, cuối kỳ), và Thông tin môn học. Phân tích tập trung vào cách các dữ liệu này được tạo ra, luân chuyển giữa các bộ phận, và được lưu trữ như thế nào trong hệ thống hiện tại (sổ tay, Excel). Về chức năng, hệ thống hiện hữu được phân rã thành các nhóm chính: Quản lý thông tin học sinh, Quản lý điểm, và Quản lý đào tạo. Mỗi chức năng được đánh giá về mức độ hiệu quả và khả năng đáp ứng yêu cầu. Ví dụ, chức năng "Tổng hợp kết quả học tập" hiện đang được thực hiện bán thủ công, gây tốn thời gian. Kết quả phân tích này giúp định hình các yêu cầu chức năng và phi chức năng cho hệ thống cần thiết kế hoàn thiện, đảm bảo giải pháp mới giải quyết đúng các vấn đề cốt lõi.

IV. Hướng dẫn thiết kế hoàn thiện hệ thống quản lý điểm mới

Dựa trên kết quả phân tích chi tiết, đồ án đề xuất một bản thiết kế hoàn thiện cho hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh tại trường THPT Nguyễn Công Trứ. Trọng tâm của thiết kế này là xây dựng một hệ thống tập trung, tự động và an toàn. Nền tảng của hệ thống là một cơ sở dữ liệu quan hệ được thiết kế chuẩn hóa, giúp loại bỏ sự trùng lặp và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Cấu trúc này cho phép lưu trữ tập trung toàn bộ thông tin về học sinh, môn học, lớp học và điểm số. Trên nền tảng cơ sở dữ liệu này, một ứng dụng phần mềm được xây dựng với kiến trúc rõ ràng, phân chia thành các module chức năng tương ứng với vai trò của người dùng: giáo viên, phòng giáo vụ, ban giám hiệu. Các chức năng cốt lõi như nhập điểm, tính điểm trung bình, xếp loại học lực sẽ được tự động hóa hoàn toàn. Ngoài ra, thiết kế cũng đề xuất mô hình hạ tầng mạng và công nghệ cần thiết để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, hiệu quả và bảo mật.

4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu tập trung cho thông tin học sinh

Giải pháp cốt lõi để khắc phục tình trạng dữ liệu phân tán là thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ tập trung. Mô hình này bao gồm các bảng (quan hệ) chính như HocSinh, LopHoc, MonHoc, DiemSo, GiaoVien. Mỗi bảng chứa các thuộc tính cần thiết và được định nghĩa khóa chính, khóa ngoại để thiết lập mối quan hệ logic giữa chúng. Ví dụ, bảng DiemSo sẽ liên kết với bảng HocSinh và MonHoc thông qua mã học sinh và mã môn học. Việc áp dụng các quy tắc chuẩn hóa dữ liệu giúp loại bỏ sự dư thừa, đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn. Một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt không chỉ giúp lưu trữ thông tin một cách có cấu trúc mà còn tối ưu hóa tốc độ truy vấn, giúp các chức năng báo cáo và thống kê hoạt động nhanh chóng và chính xác. Đây là nền móng vững chắc cho toàn bộ hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh mới.

4.2. Xây dựng mô hình ứng dụng với các chức năng tự động hóa

Mô hình ứng dụng được đề xuất là một hệ thống dựa trên nền tảng web (web application), cho phép người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi thông qua trình duyệt. Hệ thống được thiết kế theo kiến trúc phân lớp, bao gồm các chức năng chính: Quản lý hệ thống (phân quyền người dùng, thiết lập năm học), Quản lý đào tạo (quản lý danh mục lớp, môn học, phân công giảng dạy), và Quản lý điểm (nhập điểm, xem điểm, tổng hợp kết quả). Các quy trình nghiệp vụ thủ công sẽ được tự động hóa. Ví dụ, khi giáo viên nhập đủ điểm thành phần, hệ thống sẽ tự động tính điểm trung bình môn. Khi có đủ điểm các môn, hệ thống tự động tính điểm trung bình học kỳ, cả năm và thực hiện xếp loại học lực, hạnh kiểm dựa trên các quy tắc đã được thiết lập sẵn. Chức năng báo cáo động cho phép ban giám hiệu tùy chỉnh và xuất các báo cáo thống kê một cách nhanh chóng, thay vì phải chờ đợi tổng hợp thủ công.

4.3. Đề xuất mô hình mạng và hạ tầng công nghệ thông tin

Để hệ thống phần mềm có thể hoạt động hiệu quả, việc nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin là cần thiết. Đồ án đề xuất một mô hình mạng máy tính cục bộ (LAN) được tối ưu hóa, đảm bảo kết nối ổn định cho tất cả các phòng ban. Một máy chủ (server) chuyên dụng được khuyến nghị để cài đặt cơ sở dữ liệu và ứng dụng. Máy chủ này cần có cấu hình đủ mạnh để xử lý đồng thời nhiều yêu cầu từ người dùng và có các giải pháp lưu trữ an toàn như RAID để phòng ngừa rủi ro mất dữ liệu. Về mặt bảo mật, cần triển khai tường lửa (firewall) để bảo vệ hệ thống khỏi các truy cập trái phép từ bên ngoài. Đồng thời, cần xây dựng chính sách sao lưu (backup) dữ liệu định kỳ, tự động để đảm bảo khả năng phục hồi hệ thống nhanh chóng khi có sự cố. Việc đầu tư vào hạ tầng công nghệ là một yếu tố quan trọng đảm bảo sự thành công của dự án hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý.

V. Lợi ích khi ứng dụng hệ thống thông tin quản lý điểm mới

Việc triển khai thành công hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh đã được hoàn thiện mang lại những lợi ích to lớn và toàn diện cho trường THPT Nguyễn Công Trứ. Thay đổi đáng kể nhất là việc tối ưu hóa hiệu quả công việc cho đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý. Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập điểm, tính toán và tổng hợp, hệ thống giúp giải phóng thời gian và nguồn lực, cho phép họ tập trung hơn vào chuyên môn giảng dạy và các hoạt động hỗ trợ học sinh. Song song đó, tính chính xác và minh bạch của dữ liệu được nâng lên một tầm cao mới. Với một nguồn dữ liệu duy nhất và các quy tắc được lập trình sẵn, sai sót do con người gần như được loại bỏ hoàn toàn, đảm bảo mọi kết quả đánh giá đều công bằng và khách quan. Điều này không chỉ củng cố niềm tin của phụ huynh và học sinh vào nhà trường mà còn cung cấp cho ban giám hiệu một công cụ quản lý mạnh mẽ, hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế và chính xác.

5.1. Tối ưu hóa hiệu quả công việc cho giáo viên và phòng giáo vụ

Hệ thống mới giúp giảm thiểu đáng kể gánh nặng hành chính cho giáo viên. Thay vì phải ghi chép vào sổ tay rồi nhập lại vào máy tính, giáo viên có thể nhập điểm trực tiếp vào hệ thống một cách nhanh chóng. Các công thức tính điểm trung bình, xếp loại được tự động hóa hoàn toàn, loại bỏ các bước tính toán thủ công tốn thời gian và dễ sai sót. Đối với phòng giáo vụ, việc tổng hợp kết quả học tập toàn trường từ nhiều nguồn khác nhau không còn là một công việc phức tạp. Chỉ với vài cú nhấp chuột, họ có thể tạo ra các báo cáo tổng kết học kỳ, năm học một cách chính xác. Thời gian tiết kiệm được từ các công việc này có thể được đầu tư vào việc nghiên cứu cải tiến chương trình giảng dạy, tổ chức các hoạt động ngoại khóa, hoặc hỗ trợ học sinh yếu kém, từ đó nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện của nhà trường.

5.2. Nâng cao tính chính xác và minh bạch trong kết quả học tập

Một trong những giá trị cốt lõi mà hệ thống mới mang lại là đảm bảo tính chính xác tuyệt đối và sự minh bạch trong quản lý điểm. Khi tất cả dữ liệu được quản lý trên một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất, tình trạng "tam sao thất bản" giữa sổ sách và file máy tính sẽ không còn tồn tại. Mọi thay đổi, cập nhật đều được hệ thống ghi nhận, giúp việc truy vết và kiểm tra trở nên dễ dàng. Các quy tắc tính điểm và xếp loại được áp dụng đồng nhất cho toàn bộ học sinh, đảm bảo sự công bằng tuyệt đối. Hơn nữa, hệ thống có thể được mở rộng để cung cấp cổng thông tin cho phụ huynh và học sinh, cho phép họ tự tra cứu kết quả học tập của mình một cách kịp thời. Sự minh bạch này không chỉ giúp phụ huynh đồng hành tốt hơn cùng con em mà còn tạo động lực để học sinh nỗ lực hơn trong học tập, góp phần xây dựng một môi trường giáo dục lành mạnh và tiến bộ.

VI. Kết luận và định hướng phát triển hệ thống trong tương lai

Đồ án "Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh tại trường THPT Nguyễn Công Trứ" đã hoàn thành các mục tiêu đề ra, từ việc phân tích sâu sắc thực trạng đến đề xuất một mô hình thiết kế hệ thống mới toàn diện và khả thi. Các kết quả nghiên cứu đã chỉ ra rõ những hạn chế của phương pháp quản lý bán thủ công và đưa ra một lộ trình chuyển đổi số cụ thể, tập trung vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung và tự động hóa quy trình nghiệp vụ. Hệ thống được đề xuất không chỉ giải quyết các bài toán trước mắt về hiệu quả và độ chính xác mà còn đặt nền móng cho việc phát triển và mở rộng trong tương lai. Để hệ thống thực sự phát huy hết giá trị, đồ án cũng đưa ra các khuyến nghị về việc đào tạo người dùng, xây dựng chính sách vận hành và xem xét các hướng nâng cấp tiềm năng. Việc liên tục cải tiến và tích hợp thêm các tính năng mới sẽ giúp hệ thống thông tin quản lý trở thành một công cụ không thể thiếu, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của nhà trường.

6.1. Tổng kết những kết quả đạt được của đồ án nghiên cứu

Đồ án đã đạt được những kết quả quan trọng. Thứ nhất, đã thực hiện một cuộc khảo sát và phân tích hệ thống quản lý điểm hiện hữu một cách chi tiết, hệ thống hóa các vấn đề và thách thức. Thứ hai, đã đề xuất một bản thiết kế hoàn thiện cho hệ thống mới, bao gồm thiết kế kiến trúc, thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế các chức năng phần mềm. Thiết kế này giải quyết triệt để các nhược điểm của hệ thống cũ như tính thủ công, dữ liệu phân tán và thiếu an toàn. Thứ ba, đồ án đã chứng minh được những lợi ích rõ rệt về hiệu quả, độ chính xác, và tính minh bạch mà hệ thống mới có thể mang lại. Những kết quả này không chỉ có giá trị lý luận mà còn mang tính ứng dụng cao, có thể làm tài liệu tham khảo trực tiếp cho trường THPT Nguyễn Công Trứ trong quá trình triển khai thực tế.

6.2. Các khuyến nghị để mở rộng và nâng cấp hệ thống mới

Để hệ thống phát triển bền vững, một số khuyến nghị cần được xem xét. Trước hết, nhà trường cần có kế hoạch đào tạo bài bản cho đội ngũ giáo viên và nhân viên để đảm bảo họ sử dụng thành thạo hệ thống. Về mặt kỹ thuật, hệ thống quản lý điểm có thể được mở rộng trong tương lai để tích hợp với các module quản lý khác như quản lý thời khóa biểu, quản lý thư viện, hay quản lý tài chính, tạo thành một hệ thống thông tin quản lý trường học hợp nhất (School Management System). Một hướng phát triển tiềm năng khác là xây dựng ứng dụng di động (mobile app) cho giáo viên, phụ huynh và học sinh, giúp tăng cường sự tiện lợi và tương tác. Cuối cùng, cần liên tục thu thập phản hồi từ người dùng và cập nhật công nghệ để hệ thống luôn đáp ứng được các yêu cầu thay đổi của công tác giáo dục trong tương lai.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Đồ án môn học "Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh tại trường THPT Nguyễn Công Trứ" (mã học phần MIS 2206) được thực hiện bởi sinh viên Trần Thị Thanh Thương (MSSV: 1921006844, Lớp 202111200220x), dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Anh Sơn tại Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Tài chính – Marketing vào tháng 5 năm 2021.

Về bối cảnh thực tiễn, Trường THPT Nguyễn Công Trứ là cơ sở giáo dục có lịch sử 30 năm hình thành và phát triển trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Nhà trường thuộc nhóm các trường có điểm chuẩn tuyển sinh đầu vào cao nhất ở khu vực phía Bắc và Tây Bắc thành phố, đồng thời nhiều năm liên tục nằm trong Top 100 trường THPT có điểm bình quân tốt nghiệp đậu Đại học cao trên cả nước. Từ năm 2014, trường thực hiện định hướng hội nhập và đổi mới nhằm tiếp cận mô hình trường tiên tiến hiện đại. Do đó, việc nâng cao chất lượng quản trị và số hóa các quy trình quản lý đào tạo, đặc biệt là công tác quản lý điểm số của học sinh, trở thành nhiệm vụ ưu tiên được Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh cùng Ban Giám hiệu nhà trường chú trọng đầu tư.

Về vấn đề nghiên cứu, tác giả chỉ ra rằng trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, công tác quản lý điểm đòi hỏi tính cẩn trọng, tỉ mỉ và độ chính xác tuyệt đối. Tuy nhiên, hoạt động quản trị điểm số tại Trường THPT Nguyễn Công Trứ vào thời điểm khảo sát vẫn vận hành ở mức độ "bán chuyên nghiệp" và "bán thủ công". Nhiều thao tác nghiệp vụ vẫn phụ thuộc vào việc ghi chép thủ công trên sổ tay giáo viên và nhập liệu qua các tệp bảng tính Microsoft Excel rời rạc. Tình trạng này khiến công tác quản lý tiêu tốn nhiều thời gian, công sức, đồng thời làm giảm hiệu suất tổng hợp dữ liệu học lực và xếp loại hạnh kiểm của học sinh.

Theo công bố của tác giả, đề tài đặt ra 5 mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

1. Hệ thống hóa các kiến thức cơ sở làm nền tảng cho việc thực hiện đề tài;
2. Trình bày tóm tắt một số đề tài liên quan đã được các tác giả thực hiện trước đây dưới các hình thức khác nhau;
3. Tập tiếp cận ngữ cảnh và phân tích, đánh giá hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh thực tiễn tại trường THPT Nguyễn Công Trứ;
4. Trình bày các nội dung mang tính giải pháp trong thiết kế để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh trên cơ sở ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin và mạng truyền thông;
5. Đưa ra một số khuyến nghị để hoàn thiện hơn cho đề tài.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh, bao gồm các dòng luân chuyển dữ liệu, quy trình nhập xuất điểm thành phần, tính điểm trung bình, xếp loại học lực và lưu trữ hồ sơ học tập.
• Phạm vi không gian: Trường THPT Nguyễn Công Trứ, hoạt động tại một trụ sở duy nhất ở địa chỉ số 97 đường Quang Trung, Phường 8, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Phạm vi thời gian và tính chất nghiên cứu: Khảo sát thực trạng quy trình nghiệp vụ và hạ tầng công nghệ thông tin tại trường tính đến tháng 5 năm 2021, phục vụ đồ án môn học chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án tiếp cận bài toán dựa trên khối kiến thức liên ngành giữa Công nghệ thông tin và Quản trị kinh doanh, được tổ chức theo chương trình đào tạo của Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Tài chính – Marketing:

• Nhóm kiến thức Tin học và Khoa học máy tính: Nền tảng tin học đại cương (hệ điều hành Windows, xử lý văn bản trên Word, bảng tính Excel); lý thuyết cơ sở dữ liệu quan hệ (mô hình bảng, quan hệ, truy vấn dữ liệu Query, ràng buộc toàn vẹn và kỹ thuật chuẩn hóa dữ liệu); cơ sở lập trình (sử dụng ngôn ngữ C++ và C# với các cấu trúc điều khiển rẽ nhánh if, lựa chọn switch case, vòng lặp for, while, do while); cấu trúc dữ liệu và giải thuật (mảng, chuỗi, danh sách liên kết, cây, thuật toán tìm kiếm và sắp xếp); lập trình hướng đối tượng; lập trình cơ sở dữ liệu; phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin (kỹ thuật khảo sát, phân tích tiến trình, sử dụng công cụ thiết kế S1, S2, Microsoft Visio).
• Nhóm kiến thức Quản trị và Quản lý: Quản trị học đại cương (chức năng, phương pháp, mô hình phân cấp quản lý tổ chức); kinh tế học đại cương (cung - cầu thị trường); nghiệp vụ kế toán, tài chính, ngân hàng; quản trị hệ thống thông tin (HTTT quản lý - MIS, HTTT kinh doanh - BIS, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - ERPS); quản trị quá trình phát triển hệ thống thông tin (quản lý thời gian, chi phí, nhân lực, chất lượng); quản trị dự án công nghệ thông tin.
• Nhóm kiến thức Kỹ thuật mạng và Bảo mật: Kiến trúc ứng dụng cơ sở dữ liệu (Windows application và Web application); mạng máy tính và truyền thông (mô hình mạng cục bộ LAN theo kiến trúc Client-Server hoặc Peer-to-Peer, mạng diện rộng WAN, mạng Internet); an toàn và bảo mật hệ thống thông tin (an toàn thông tin về tính toàn vẹn, bảo mật, dự phòng, mã hóa và an toàn giao dịch của con người cùng trang thiết bị).

Về phương pháp nghiên cứu thực tế, tác giả sử dụng các phương pháp:

• Phương pháp khảo sát hiện trạng: Thu thập thông tin thực tế về quy trình luân chuyển điểm số, vai trò của các phòng ban và hiện trạng ứng dụng công nghệ tại Trường THPT Nguyễn Công Trứ.
• Phương pháp phân tích và mô hình hóa hệ thống: Tiếp cận theo phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý, phân rã chức năng nghiệp vụ, xác định dòng dữ liệu từ sổ sách giáo viên đến hệ thống máy tính.
• Phương pháp tổng hợp tài liệu: Tổng hợp các kiến thức lý luận cơ sở và mẫu biểu quản lý điểm để đề xuất khung hoàn thiện hệ thống.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm:

• Dữ liệu thực tế tại Trường THPT Nguyễn Công Trứ: Cơ cấu tổ chức 11 đơn vị phòng ban, quy định phân công chuyên môn, quy trình 7 bước nhập điểm, các biểu mẫu sổ tay giáo viên và file bảng tính Excel lưu trữ kết quả học tập.
• Tài liệu học thuật: Giáo trình và đề cương các học phần chuyên ngành thuộc chương trình đào tạo Hệ thống thông tin quản lý (MIS 2206).

Thiết kế và triển khai

Căn cứ trên các đặc tả kỹ thuật và hiện trạng hệ thống được ghi nhận trong văn bản, nội dung thiết kế và triển khai của đồ án được định hình qua hai khía cạnh: đánh giá hệ thống hiện hữu và đề xuất mô hình hoàn thiện.

Về hiện trạng hạ tầng và ứng dụng:

• Hạ tầng mạng: Trường THPT Nguyễn Công Trứ đã trang bị phòng máy tính kết nối mạng cục bộ (LAN) cấu trúc hình vòng (Ring topology), sử dụng đường truyền của nhà mạng Viettel có kết nối ra bên ngoài Internet. Tuy nhiên, văn bản ghi nhận hệ thống mạng này thực tế chưa được đưa vào vận hành, sử dụng cho hoạt động quản lý điểm.
• Công cụ xử lý: Việc nhập và tổng hợp kết quả học tập hoàn toàn phụ thuộc vào phần mềm Microsoft Excel trên các máy vi tính độc lập của nhà trường, sau khi giáo viên hoàn thành việc chấm điểm trên sổ tay cá nhân. Dữ liệu chưa được tập trung hóa vào hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên dụng.

Về định hướng mô hình thiết kế hoàn thiện (nội dung đề cương Chương 3):

• Hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông (ITC): Định hướng kết nối hệ thống máy tính các phòng ban chức năng (Phòng Học vụ, Tổ bộ môn, Phòng Giám thị, Ban Giám hiệu) vào mạng nội bộ để chia sẻ dữ liệu trực tuyến.
• Mô hình tổ chức dữ liệu: Chuẩn hóa dữ liệu học sinh (họ tên, ngày sinh, giới tính, lớp) và dữ liệu điểm (điểm miệng, 15 phút, 1 tiết, thi cuối kỳ, điểm trung bình) thành các bảng quan hệ có ràng buộc toàn vẹn, thay thế việc lưu trữ file Excel thủ công.
• Phân rã chức năng hệ thống: Hệ thống được định hướng tái cấu trúc thành 2 nhóm chức năng chính:
  1. Nhóm chức năng hoạt động: Quản lý thông tin học sinh, Quản lý điểm số các môn học, Quản lý đào tạo (lịch thi, phân công giảng dạy, thời khóa biểu).
  2. Nhóm chức năng hệ thống: Thiết lập hệ thống, Quản trị hệ thống (phân quyền, bảo mật tài khoản), Hỗ trợ hệ thống.

Tài liệu văn bản gốc thuộc giai đoạn khảo sát hiện trạng và định hình khung thiết kế hệ thống; văn bản không cung cấp mã nguồn lập trình cụ thể hoặc kết quả thử nghiệm kiểm thử phần mềm trên môi trường thực tế.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan

Chương 1 tập trung giới thiệu bối cảnh nghiên cứu, thông tin đơn vị khảo sát và phân tích hiện trạng quy trình quản lý điểm tại Trường THPT Nguyễn Công Trứ. Về cơ cấu tổ chức, trường có một cơ sở duy nhất tại 97 Quang Trung, Phường 8, Quận Gò Vấp, TP.HCM, vận hành với 11 đơn vị bộ phận chức năng:

STT	Bộ phận / Đơn vị	Chức năng, nhiệm vụ chính
1	Hội đồng Quản trị	Đại diện quyền sở hữu tập thể, quyết định chủ trương, quy chế nội bộ, nhân sự, tài chính, tài sản
2	Ban Giám hiệu	Hiệu trưởng (đại diện pháp luật toàn diện) và các Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn, hành chính
3	Phòng Giáo vụ	Tổ chức đào tạo, thời khóa biểu, thi cử, quản lý hồ sơ, cơ sở dữ liệu đào tạo và kết quả học tập
4	Phòng Hành chính - Cơ sở vật chất	Quản lý văn bản, lưu trữ bảo mật, trật tự an ninh, quản trị điện nước, cơ sở vật chất, hệ thống thông tin
5	Phòng Tài vụ	Tham mưu kế hoạch tài chính, thu chi ngân sách, thu học phí, lệ phí và thực hiện nghĩa vụ thuế
6	Phòng Công đoàn	Chăm lo đời sống cán bộ giáo viên, bảo vệ quyền lợi hợp pháp, tổ chức thi đua, tuyên truyền pháp luật
7	Tổ chuyên môn	Tổ chức đào tạo môn học, quản lý bồi dưỡng giáo viên, theo dõi đánh giá học sinh thuộc bộ môn
8	Phòng Giám thị	Giám sát trật tự, nề nếp kỷ luật của học sinh, phối hợp với Giáo vụ theo dõi, đánh giá hạnh kiểm
9	Thư viện	Lưu trữ, xử lý, cung cấp tài liệu, sách giáo khoa, báo chí và thông tin qua mạng cho toàn trường
10	Phòng Y tế - Tâm lý học đường	Chăm sóc sức khỏe thể chất, tư vấn tâm lý tình cảm và chuẩn bị thiết bị y tế thiết yếu
11	Phòng Bảo vệ	Bảo vệ an ninh, ổn định trật tự và tài sản trong khuôn viên trường học

Trong quy trình quản lý điểm học sinh, ba bộ phận trực tiếp tham gia tương tác gồm:

• Phòng Học vụ: Quản lý kết quả học tập, điểm thi, điểm trung bình, học bạ, văn bằng, hồ sơ học sinh toàn khóa (nhập học, chuyển lớp, tách lớp, dừng học, thôi học); lập thời khóa biểu, lịch thi và phân công giáo viên giảng dạy.
• Tổ bộ môn: Đánh giá quá trình học tập, cập nhật điểm thành phần khi kết thúc môn học/học kỳ, tính điểm trung bình chung học kỳ và cả năm; thống kê danh sách học sinh thi lại, học lại, thôi học hoặc xét học bổng gửi về Phòng Học vụ.
• Phòng Giám thị: Giám sát nề nếp, xử lý vi phạm kỷ luật của học sinh trong quá trình học tập, phối hợp cung cấp dữ liệu đánh giá điểm rèn luyện và xếp loại hạnh kiểm.

Quy trình quản lý điểm hiện hữu tại trường được thực hiện qua các bước thực tế sau:

Thứ tự bước	Tên bước thực hiện	Nội dung thao tác nghiệp vụ	Công cụ / Phương tiện
Bước 1	Nhập điểm ban đầu	Ghi nhận điểm miệng, 15 phút, 1 tiết, thi cuối kỳ, điểm trung bình kỳ	Sổ tay cá nhân của giáo viên
Bước 2	Kiểm tra điểm	Rà soát, đối chiếu lại các đầu điểm đã ghi chép để tránh sai sót	Sổ tay cá nhân của giáo viên
Bước 3	Nhập vào máy tính	Nhập dữ liệu điểm từ sổ tay cá nhân của giáo viên vào hệ thống máy tính	Phần mềm Microsoft Excel
Bước 4	In bảng điểm	In danh sách bảng điểm chi tiết các môn học theo từng lớp	Máy in / Giấy in
Bước 5	Kiểm tra kết quả	Đối chiếu giữa bảng in và dữ liệu gốc để xác thực tính chính xác	Bản in giấy
Bước 6	Tổng hợp kết quả	Tính toán kết quả học tập chung, xếp loại học lực học sinh	Phần mềm Microsoft Excel
Bước 8 (*)	Lưu trữ kết quả	Đưa dữ liệu điểm hoàn chỉnh vào lưu trữ tập trung tại đơn vị	Máy chủ của nhà trường

(Ghi chú: Theo nguyên văn văn bản, quy trình đánh số nhảy từ Bước 6 sang Bước 8, không có Bước 7).

Về cấu trúc dữ liệu lưu trữ hiện hữu:

• Dữ liệu học sinh: Ghi nhận mức cơ bản gồm Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, lớp (quản lý trong hồ sơ học sinh).
• Dữ liệu điểm: Ghi nhận chi tiết gồm Điểm miệng, điểm 15 phút, điểm kiểm tra 1 tiết, điểm thi cuối kỳ, điểm trung bình môn (lưu trong sổ tay giáo viên và file Excel).
• Dữ liệu bộ môn: Ghi nhận kết quả điểm số theo từng môn học cụ thể.

Về hiện trạng ứng dụng công nghệ, hệ thống ở trạng thái bán thủ công đến bán chuyên nghiệp. Trường có phòng máy tính nối mạng LAN hình vòng của Viettel có kết nối Internet nhưng chưa được đưa vào sử dụng trong quản lý điểm.

Chương 2: Cơ sở lý luận

Chương 2 trình bày khung lý thuyết phục vụ cho việc nghiên cứu và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý. Tác giả tổng hợp các mảng kiến thức đã được đào tạo trong chuyên ngành:

• Nhóm kiến thức tin học cơ sở: Kiến trúc máy tính, hệ điều hành Windows, công cụ Word và Excel; lý thuyết hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Table, Query, ràng buộc, chuẩn hóa); kỹ thuật lập trình cơ bản trên C++ và C#; cấu trúc dữ liệu và giải thuật (mảng, chuỗi, danh sách liên kết, cây; thuật toán tìm kiếm, sắp xếp); lập trình hướng đối tượng; phân tích thiết kế hệ thống sử dụng công cụ S1, S2, Microsoft Visio.
• Nhóm kiến thức quản trị: Các nguyên lý quản trị học, kinh tế học vi mô - vĩ mô, quy trình nghiệp vụ kế toán - tài chính; quản trị hệ thống thông tin (MIS, BIS, ERPS); quản trị tiến trình phát triển phần mềm và quản lý dự án công nghệ thông tin.
• Nhóm kiến thức mạng và bảo mật: Cấu hình mạng LAN (Client-Server, Peer-to-Peer), mạng WAN, Internet; các chính sách an toàn thông tin (toàn vẹn dữ liệu, kiểm soát truy cập, mã hóa, sao lưu dự phòng) và an toàn giao dịch hệ thống.

Tại mục 2.2 ("Các báo cáo, tiểu luận, đồ án trước"), văn bản gốc mới dừng lại ở cấu trúc dàn ý biểu mẫu chuẩn (template), liệt kê các vị trí giữ chỗ cho bài viết của tác giả A, B, C, D, E, F cùng các ký hiệu mã hóa (X1, X2, X3, mm/yyyy) mà chưa điền các trích dẫn học thuật cụ thể.

Chương 3: Ứng dụng trong hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh tại trường THPT Nguyễn Công Trứ

Chương 3 đặt ra hai nội dung nghiên cứu trọng tâm:

1. Phân tích hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh hiện hữu: Tiến hành phân tích tiến trình hoạt động quản lý học sinh, phân tích dữ liệu và dòng thông tin, phân tích chức năng hệ thống và xác lập đặc tả yêu cầu cho phần mềm ứng dụng.
2. Thiết kế hoàn thiện hệ thống: Dựa trên dữ liệu phân tích để thiết kế hạ tầng công nghệ thông tin và mạng truyền thông (ITC), thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế chức năng, thiết kế giao diện và hệ thống báo biểu.

Trong nội dung văn bản được cung cấp, tác giả bắt đầu triển khai tiểu mục 3.1.1 về phân tích hoạt động quản lý học sinh và dừng lại ở phần đầu trang 19. Các nội dung còn lại vẫn mang ký hiệu mẫu dàn ý quy ước của đề cương (như XIS, ACO, EX...).

Chương 4: Kết luận

Căn cứ vào danh mục mục lục của đồ án, Chương 4 dự kiến tổng kết ba nhóm nội dung:

• Những kết quả đạt được: Đánh giá kết quả khảo sát hệ thống hiện hữu và các đề xuất thiết kế hoàn thiện hệ thống thông tin.
• Các hạn chế của đồ án: Nhận diện hạn chế trong quá trình phân tích đánh giá và mức độ hoàn thiện thiết kế hệ thống.
• Các khuyến nghị: Đề xuất các khuyến nghị liên quan đến cơ chế chính sách nội bộ của trường THPT Nguyễn Công Trứ và các khuyến nghị về cơ chế chính sách quản lý giáo dục chung. (Toàn văn nội dung chi tiết của Chương 4 chưa xuất hiện trong phần nội dung văn bản cung cấp do tài liệu kết thúc ở Chương 3).

Kết quả và đóng góp

Mặc dù văn bản tài liệu chưa hoàn thiện trọn vẹn toàn bộ các chương thiết kế chi tiết, đồ án đã ghi nhận một số kết quả khảo sát thực tế có giá trị xác thực:

• Mô tả toàn diện cơ cấu tổ chức quản trị của Trường THPT Nguyễn Công Trứ với 11 đơn vị phòng ban, làm rõ quyền hạn của Hội đồng Quản trị, Ban Giám hiệu và trách nhiệm cụ thể của 3 bộ phận trực tiếp liên quan đến công tác quản lý điểm (Phòng Học vụ, Tổ bộ môn, Phòng Giám thị).
• Khảo sát và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ điểm số hiện hành qua 7 bước thực tế, chỉ rõ các điểm nghẽn nghiệp vụ khi giáo viên phải thực hiện chép tay vào sổ rồi mới nhập lại vào Microsoft Excel.
• Xác định chi tiết mức độ lưu trữ dữ liệu điểm số (từ điểm kiểm tra miệng, 15 phút, 1 tiết, thi học kỳ đến điểm trung bình môn) và hồ sơ học sinh (họ tên, ngày sinh, giới tính, lớp).
• Phát hiện bất cập trong hạ tầng kỹ thuật: Nhà trường đã có mạng LAN của Viettel kết nối hình vòng tại phòng máy nhưng chưa được khai thác phục vụ công tác quản trị điểm.
• Xác lập khung phân rã chức năng nghiệp vụ ban đầu cho hệ thống gồm các nhóm chức năng hoạt động (quản lý thông tin học sinh, quản lý điểm, quản lý đào tạo) và các nhóm chức năng hệ thống (thiết lập, quản trị, hỗ trợ).

Về mặt đóng góp học thuật cá nhân, tác giả xem đồ án là bước thực tập tiếp cận thực tế, vận dụng các khối lý thuyết của học phần Hệ thống thông tin quản lý (MIS) vào bài toán quản trị số liệu giáo dục tại một cơ sở trường học công lập cụ thể.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đồ án được ghi nhận trực tiếp từ văn bản:

• Tài liệu là bản thảo đồ án môn học đang trong quá trình thực hiện, chưa phải văn bản hoàn thiện cuối cùng. Trong bài viết còn lưu lại nhiều ghi chú biên tập nội bộ của cá nhân tác giả (ví dụ: "(Vẽ sơ đồ tổ chức hoạt động)", "(Cái này mụi ngừi vẽ rùi nè)", "(Cái này trường thì mình chỉ có 1 chi nhánh thui)").
• Phần tổng quan các nghiên cứu liên quan trước đây (mục 2.2) chưa được bổ sung tài liệu tham khảo thực tế mà vẫn ở dạng khung mẫu giữ chỗ.
• Phần phân tích chi tiết và thiết kế kỹ thuật ở Chương 3 mới dừng lại ở bước phác thảo ban đầu (chứa các ký hiệu quy ước XIS, ACO, EX...), chưa có mô hình thực thể liên kết (ERD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), bản thiết kế cơ sở dữ liệu chi tiết hay giao diện phần mềm.
• Tài liệu dừng ở trang 19 nên chưa triển khai chi tiết các mục kết luận và khuyến nghị của Chương 4.

Hướng nghiên cứu tiếp theo:

• Hoàn thiện chi tiết việc phân tích mô hình dữ liệu (ERD) và thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ chuẩn hóa để quản lý tập trung điểm số học sinh.
• Thiết kế giao diện ứng dụng quản lý điểm (dạng ứng dụng Windows hoặc ứng dụng Web) với cơ chế phân quyền bảo mật rõ ràng cho giáo viên bộ môn, giáo vụ và ban giám hiệu.
• Đưa ra giải pháp kỹ thuật nhằm tận dụng hạ tầng mạng LAN hiện có của trường để triển khai thử nghiệm hệ thống.

Giá trị tham khảo

Đồ án có giá trị tham khảo cụ thể đối với:

• Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý (MIS) và Công nghệ thông tin: Tài liệu là mẫu tham khảo thực tế về cấu trúc đề cương đồ án môn học MIS, phương pháp khảo sát cơ cấu tổ chức và cách phân rã chức năng nghiệp vụ trong một tổ chức hành chính sự nghiệp / giáo dục.
• Cán bộ giáo vụ và người nghiên cứu quy trình quản lý trường học: Cung cấp bức tranh thực tế về quy trình luân chuyển dữ liệu điểm truyền thống (kết hợp sổ tay và file Excel), làm cơ sở phân tích yêu cầu khi thực hiện các dự án số hóa hoặc triển khai phần mềm quản lý trường học (School Information System).
• Nội dung đáng tham khảo nhất trong tài liệu là Mục 1.2 (Chương 1) với bảng mô tả 7 bước xử lý điểm và phân định ranh giới chức năng giữa Phòng Học vụ, Tổ bộ môn và Phòng Giám thị.

Câu hỏi thường gặp

1. Đồ án này được thực hiện tại cơ sở đào tạo nào và thuộc học phần gì?
Đồ án thuộc học phần Hệ thống thông tin quản lý (mã HP: MIS 2206, mã lớp học phần: 202111200220x), Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Tài chính – Marketing, do sinh viên Trần Thị Thanh Thương thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Anh Sơn vào tháng 5 năm 2021.

2. Đơn vị khảo sát thực tế của đề tài có quy mô và mạng lưới hoạt động như thế nào?
Đơn vị khảo sát là Trường THPT Nguyễn Công Trứ, có lịch sử 30 năm phát triển, nằm trong Top 100 trường có điểm bình quân đậu đại học cao trên cả nước. Trường chỉ hoạt động tại một trụ sở duy nhất ở địa chỉ số 97 Quang Trung, Phường 8, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.

3. Quy trình quản lý điểm tại Trường THPT Nguyễn Công Trứ gồm những bước nào theo khảo sát?
Quy trình hiện hành gồm các bước: Bước 1 - Nhập điểm vào sổ tay giáo viên; Bước 2 - Kiểm tra lại điểm đã nhập; Bước 3 - Nhập điểm vào hệ thống máy tính qua phần mềm Excel; Bước 4 - In bảng điểm; Bước 5 - Kiểm tra kết quả; Bước 6 - Tổng hợp kết quả học tập; và Bước 8 - Lưu trữ kết quả trên máy chủ của nhà trường (văn bản không có Bước 7).

4. Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin và mạng máy tính trong quản lý điểm tại trường được đánh giá ra sao?
Hệ thống ở mức độ bán thủ công đến bán chuyên nghiệp, phụ thuộc vào sổ tay giáo viên và file Excel rời rạc. Về mạng truyền thông, trường có phòng máy được kết nối mạng cục bộ LAN hình vòng (Ring) của Viettel có kết nối ra ngoài, nhưng thực tế chưa được khai thác, sử dụng cho công tác quản lý điểm.

5. Ba bộ phận nào tại trường trực tiếp tương tác trong quy trình quản trị điểm số học sinh?
Ba bộ phận trực tiếp tham gia là Phòng Học vụ (quản lý kết quả học tập, điểm thi, học bạ, văn bằng, thời khóa biểu, hồ sơ học sinh), Tổ bộ môn (đánh giá, cập nhật điểm môn học, tính điểm trung bình, lập danh sách thi lại/học lại/học bổng) và Phòng Giám thị (giám sát nề nếp kỷ luật, phối hợp đánh giá hạnh kiểm học sinh).

Kết luận

Đồ án môn học "Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh tại trường THPT Nguyễn Công Trứ" của tác giả Trần Thị Thanh Thương phản ánh quá trình khảo sát thực tế hoạt động quản lý đào tạo tại một trường trung học phổ thông công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Bằng việc phân tích cơ cấu tổ chức 11 phòng ban và quy trình luân chuyển dữ liệu điểm số 7 bước, nghiên cứu đã chỉ rõ sự cần thiết phải thay thế phương thức quản lý điểm bán thủ công dựa trên sổ tay và bảng tính Excel rời rạc bằng một hệ thống thông tin quản lý tập trung. Mặc dù tài liệu cung cấp còn dừng lại ở dạng bản thảo với các nội dung thiết kế kỹ thuật ở mức đề cương, đồ án đã cung cấp bức tranh thực trạng rõ ràng về quy trình nghiệp vụ và hạ tầng công nghệ thông tin tại cơ sở nghiên cứu. Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý trong việc tiếp cận phương pháp khảo sát và mô hình hóa bài toán quản lý trường học.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Đặt vấn đề Hiện nay việc quản lý điểm học sinh tại trường THPT Nguyễn Công Trứ đang được thực hiện bán chuyên nghiệp vì một số nghiệp vụ vẫn quản lý trên sổ sách, giấy tờ khiến cho hiệu quả công việc quản lý không được như mong đợi. Để ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin và mạng truyền thông cũng như tối ưu các quy trình quản lý nghiệp vụ cho trường THPT Nguyễn Công Trứ thì một số nội dung của hệ thống thông tin quản lý điểm tuyển sinh, kết quả học tập, điểm trung bình, xếp loại học lực… rất cần được hoàn thiện. Chính vì vậy, bản thân em đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh tại trường THPT Nguyễn Công Trứ” để góp phần hoàn thiện hơn trong thiết kế các nội dung cho hệ thống thông tin của nhà trường Đây cũng là dịp để giúp chính bản thân em được tiếp cận và làm quen với việc thực hiện một đồ án môn học cũng như có những bước đi đầu trong việc nghiên cứu khoa học.2 Mục tiêu của đề tài Đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh tại trường THPT Nguyễn Công Trứ” hướng đến các mục tiêu cơ bản sau: - Hệ thống hóa các kiến thức cơ sở làm nền tảng cho việc thực hiện đề tài; - Trình bày tóm tắt một số đề tài liên quan đã được các tác giả thực hiện trước đây dưới các hình thức khác nhau; - Tập tiếp cận ngữ cảnh và phân tích, đánh giá hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh thực tiễn tại trường THPT Nguyễn Công Trứ; - Trình bày các nội dung mang tính giải pháp trong thiết kế để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý điểm học sinh trên cơ sở ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin và mạng truyền thông; - Đưa ra một số khuyến nghị để hoàn thiện hơn cho đề tài.2 Sơ lược về bối cảnh thực hiện đề tài nghiên cứu Cùng với các thành tựu của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ và đã được ứng dụng rất rộng rãi, phổ biến trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Một trong những ứng dụng của công nghệ thông tin là nâng Trang: 2 0 0 DO.TRU Hoàn Thiện Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Học sinh Tại trường THPT Nguyễn Công Trứ cao hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, trong các doanh nghiệp, trường học.

Các ứng dụng này, đã giúp cho công việc quản lý, kinh doanh hiệu quả hơn, nó giảm bớt công sức, nhân lực, giúp việc tiếp cận và trao đổi thông tin nhanh chóng. Vì vậy mà hầu như tất cả các cơ quan, các doanh nghiệp, trường học đều cố gắng đưa công nghệ thông tin vào hỗ trợ hệ thống quản lý của mình để hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh như: Quản lý nhân sự , quản lý lương, quản lý bán hàng, quản lý kho…Hay hoạt động giáo dục như: Quản lý điểm học sinh sinh viên , quản lý thời khóa biểu, quản lý lịch thi, quản lý thư viện trong các trường đại học cao đẳng và trung học phổ thông. Quản lý điểm học sinh là một trong những nội dung đã và đang được các trường THPT trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh quan tâm. Đặc biệt trường THPT Nguyễn Công Trứ cũng đang được sở Giáo dục và Đào tạo cũng ban giám hiệu ưu tiên đầu tư để hoàn thiện.

Bởi công tác quản lý điểm học sinh trong quá trình học tập đòi hỏi độ chính xác cao. Đảm bảo khi mỗi học sinh đang học tập thì điểm học tập các môn học phản ánh cả một quá trình phấn đấu rèn luyện. Trong suốt quá trình học tập, điểm học tập của các môn học và điểm thi cuối kỳ là cơ sở để xếp loại học lực, đánh giá hạnh kiểm. Do đó công tác quản lý điểm sinh viên đòi hỏi phải có sự thống nhất và tuyệt đối chính xác giúp cho các phòng ban quản lý có điều chỉnh hợp lý, kịp thời về phương pháp quản lý và kế hoạch đào tạo.1 Thông tin tóm tắt về đơn vị nơi thực hiện đề tài nghiên cứu - Tên đơn vị: Trường THPT Nguyễn Công Trứ Tên viết tắt: NCT Tên giao dịch Tiếng Anh: NguyenCongTru HighShool (NCT) - Lĩnh vực hoạt động: Giáo dục - Tổ chức hoạt động:  Hội đồng Quản trị: là tổ chức đại diện duy nhất về quyền sở hữu tập thể nhà trường, có trách nhiệm và quyền tự chủ quyết định về những vấn đề chủ trương, phương hướng phát triển của nhà trường, về tổ chức, nhân sự, tài chính, tài sản của nhà trường.

Ngoài ra hội đồng Quản trị còn mang Trang: 3 0 0 DO.TRU Hoàn Thiện Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Học sinh Tại trường THPT Nguyễn Công Trứ chức năng giám sát, quyết định quy chế quản lý nội bộ, kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể nhà trường, duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ cho nhà trường.  Ban Giám hiệu: Đứng đầu nhà trường là Hiệu trưởng. Hiệu trưởng là người đại diện toàn diện cho nhà trường trước xã hội và pháp luật. Hiệu trưởng được Hội đồng Quản trị thống nhất đề cử và do sở Giáo dục và Đào tạo ra quyết định bổ nhiệm.

Sau khi có sự đồng ý của Hội đồng Quản trị nhà trường, Hiệu trưởng đề cử các Phó Hiệu trưởng để sở Giáo dục và Đào tạo ra quyết định công nhận. Phó Hiệu trưởng hoạt động theo sự phân công của Hiệu trưởng, được thay mặt Hiệu trưởng điều hành và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng một số phần việc trong phạm vị được giao phó, ủy nhiệm.  Phòng Giáo vụ: có nhiệm vụ tham mưu cho Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng Chuyên môn về mặt tổ chức đào tạo, tiến hành tổ chức thực hiện công tác giảng dạy và học tập đối với tất cả các hệ đào tạo chính quy, từ kế hoạch tổng thể đến thời khóa biểu. Phối hợp với Ban Chủ nhiệm các bộ môn trong việc huy động, bố trí lực lượng giáo viên.

Tiến hành tốt các công việc từ tuyển sinh đến kiểm tra, thi cử, tốt nghiệp. Quản lý đầy đủ các hồ sơ, cơ sở dữ liệu về đào tạo của trường. Cung cấp các nhận xét, kết quả học tập của học sinh. Theo dõi tình hình giảng dạy của Thầy Cô, giúp cho Ban Giám hiệu thực hiện đầy đủ chế độ thù lao, khen thưởng đối với người dạy.

Phối hợp tốt với Phòng Tài vụ trong việc theo dõi việc thu học phí, lệ phí.  Phòng Hành chính, Cơ sở vật chất: có trách nhiệm giúp Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng Hành chính, Cơ sở vật chất tổ chức điều hành các hoạt động trong trường nề nếp, hài hòa, theo đúng các quy định chung của nhà trường. Phòng Hành chính, Cơ sở vật chất phụ trách khâu công văn, giấy tờ đi đến của nhà trường, đảm bảo thông tin thông suốt, công tác lưu trữ và bảo mật. Đảm bảo để những văn bản cần thiết đều đến với cơ quan đầu não của trường và những vấn đề liên quan đến kịp thời đối với các bộ Trang: 4 0 0 DO.TRU Hoàn Thiện Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Học sinh Tại trường THPT Nguyễn Công Trứ phận chức năng hữu quan trong trường.

Phòng có chức năng giữ gìn trật tự, an ninh trong toàn trường. Phòng Tổng hợp Hành chính, Cơ sở vật chất phụ trách việc phục vụ tiếp tân cho Lãnh đạo nhà trường. Ngoài chức năng tổng hợp hành chính, phòng còn có chức năng quản trị trong trường như: tổ chức quản lý tốt các công trình, các hệ thống điện, nước, hệ thống thông tin trong toàn trường,… theo đúng các quy định của Trường; Phối hợp với bộ phận Tài vụ thực hiện các dự án đầu tư trang bị mới phục vụ cho việc đào tạo, nghiên cứu của nhà trường.  Phòng Tài vụ: chức năng tham mưu cho Ban Giám hiệu và chủ trì tiến hành các công tác tổ chức cán bộ, công tác kế hoạch tài chính; tổ chức quản lý tài chính, vật tư của trường.

Phòng tiến hành thực hiện tốt công tác thu chi và sử dụng tài chính. Quản lý tốt nguồn vốn cũng như khối tài sản của nhà trường. Học sinh đóng học phí, lệ phí tại phòng này. Phòng Tài vụ thay mặt nhà trường giao dịch và hoàn thành việc thực hiện nghĩa vụ đóng thuế của trường đối với nhà nước.

 Phòng Công đoàn: có chức năng Chăm lo đời sống, đại diện bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của đội ngũ cán bộ, nhà giáo và người lao động trong ngành, tham gia quản lý, xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa, ổn định. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, vận động đội ngũ nhà giáo và người lao động về đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, Nghị quyết, chủ trương công tác Công đoàn, phát triển đội ngũ nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục, góp phần thực hiện đổi mới căn bản và toàn diện nền giáo dục Việt Nam. Tổ chức các phong trào thi đua yêu nước, các cuộc vận động mang tính xã hội rộng lớn trong đội ngũ cán bộ, giáo viên và nhân viên.  Tổ chuyên môn: có trách nhiệm tổ chức và quản lý mọi hoạt động trong phạm vi bộ môn.

Tổ chuyên môn có một trưởng bộ môn do Hiệu trưởng ký quyết định bổ nhiệm, sau khi thông qua Hội đồng Quản trị. Lãnh đạo bộ môn quản lý việc đào tạo, nghiên cứu trong các môn học thuộc bộ môn. Trong bối cảnh hội nhập, việc đổi mới nội dung, phương pháp đào Trang: 5 0 0 DO.TRU Hoàn Thiện Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Học sinh Tại trường THPT Nguyễn Công Trứ tạo để theo kịp các trường trong khu vực cũng như trên thế giới là nhiệm vụ cấp bách và nặng nề đối với Lãnh đạo các bộ môn. Lãnh đạo bộ môn thường xuyên kiểm tra, khen thưởng và kỷ luật đối với cán bộ, nhân viên và học sinh trong đơn vị mình trong khuôn khổ quy định của trường.

Bên cạnh, nhiệm vụ chính là đào tạo, việc tổ chức bồi dưỡng, trao đổi tri thức, kinh nghiệm giữa các đồng nghiệp trong và ngoài bộ môn là hoạt động được quan tâm thường xuyên.  Phòng Giám thị: Có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra trật tự, nề nếp của học sinh trong trường. Ngoài ra phòng còn ghi nhận, xử lý những sai phạm, vi phạm của học sinh trong thời gian học sinh còn học tập từ đó phối hợp với phòng Giáo vụ để đánh giá điểm và xếp loại hạnh kiểm.