CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀ KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG : Ngày nay, với sự phát triển của Công nghệ thông tin, ngành tin học đã trở thành một trong những ngành khoa học quan trọng đã và đang được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, vì thế, sử dụng máy tính thì việc lưu trữ, xử lý số liệu một cách dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng và đạt được độ chính xác cao. Trong bối cảnh như vậy, phần mền quản lý đào tạo và cấp giấy phép lái xe tại các Sở Giao Thông Vận tải được xây dựng nhằm đưa toàn bộ việc lưu trữ và xử lý số liệu trên máy.
Với hệ thống này người sử dụng không cần kiến thức về chuyên môn cao mà vẫn có thể sử dụng và khai thác hệ thống một cách hiệu quả. Ngoài ra, hệ thống còn khắc phục được sự nhầm lẫn, khó khăn khi lưu trữ hồ sơ theo thời gian, cũng như đáp ứng nhanh và kịp thời nhu cầu về giấy phép lái xe cho người dân. YÊU CẦU VỀ BÀI TOÁN : Hệ thống quản lý đào tạo và cấp giấy phép lái xe (dưới đây giấy phép lái xe được viết tắt là GPLX) hoạt động phải đáp ứng được các chức năng sau : 1. Lưu Trữ • Lý lịch người có giấy phép lái xe • GPLX và hồ sơ GPLX 1.
Tra cứu • GPLX và hồ sơ • Lý lịch lái xe • Tìm kiếm các thông tin liên quan về lái xe và GPLX 1. Quản lý • Cấp mới GPLX • Cấp đổi GPLX • Di chuyển GPLX 1. Báo biểu thống kê LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Hệ thống Quản lý đào tạo, sát hạch và cấp giấy phép lái xe • Báo cáo GPLX cấp mới • Báo cáo GPLX cấp đổi • Báo cáo di chuyển • Báo cáo theo hạng 1. NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA BÀI TOÁN : Bài toán quản lý đào tạo và cấp giấy phép lái xe tại các Sở Giao Thông Vận tải bao gồm các nhiệm vụ sau : • Các thông tin đầu vào : + Các thông tin về lý lịch người xin cấp GPLX + Các thông tin về quản lý đào tạo + Kết quả sát hạch của thí sinh : điểm thi luật (lý thuyết), điểm thi hình (thực hành) + Các thông tin về hồ sơ GPLX • Các kết quả đầu ra : + GPLX và hồ sơ GPLX + Các báo biểu thống kê Qua các thông tin đầu vào và các kết quả đầu ra, ta thấy được nhu cầu cần thiết phải tin học hóa bài toán ở những công đoạn nào có thể của quá trình đào tạo, sát hạch và cấp GPLX.
Khi bài toán được tin học hóa, nó sẽ giúp cho cơ quan quản lý việc cấp GPLX được thuận lợi và tránh nhầm lẫn trong quá trình xử lý về nghiệp vụ, đồng thời đáp ứng kịp thời và nhanh chóng nhu cầu lấy GPLX của người dân. Quá trình tin học hóa bài toán đào tạo và cấp GPLX sẽ dể dàng chuyên môn hóa nhân sự trong bộ máy quản lý đào tạo, sát hạch và cấp GPLX, dù vậy nó sẽ vấp phải nhiều khó khăn mà điển hình là những khó khăn về : nhân sự, cơ cấu tổ chức, quy trình xử lý và thói quen làm việc cũ. Nếu không chuẩn hóa được quy trình xử lý, không có những định chế rõ ràng trong công tác hành chính thì việc tin học hóa bài toán này khó đem lại hiệu quả mong muốn - nếu có chỉ là cục bộ từng công đoạn trong suốt quy trình. Tuy nhiên, để ngay lập tức có một quy trình chuẩn, tối ưu là điều không thể.
Quy trình bị tác động bởi sự thay đổi trong nhân sự, thay đổi trong cơ cấu tổ chức cũng như thay đổi cho phù hợp Sinh viên Huỳnh Văn Ánh Trang 2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Hệ thống Quản lý đào tạo, sát hạch và cấp giấy phép lái xe với đặc thù nghiệp vụ phát sinh của từng đơn vị, địa phương. Một quy trình sẽ được chỉ được tối ưu dần cùng với thực tế sử dụng. NHU CẦU VÀ Ý NGHĨA VIỆC TIN HỌC HÓA BÀI TOÁN : Trong thời đại hiện nay, cuộc cách mạng Công nghệ thông tin đang diễn ra mạnh mẽ và đều khắp mọi nơi. Việc ứng dụng tin học trên nhiều lĩnh vực khác nhau ngày càng trở nên phổ biến và rông rãi, khi công tác quản lý đào tạo và cấp GPLX chưa được tin học hóa thì công việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin cho một GPLX bất kỳ mất rất nhiều thời gian.
Hơn thế nữa, khi khối lượng thông tin càng lớn, thành phố - tỉnh càng đông dân, để giải quyết công việc này được chính xác và kịp thời thì nhân sự cho bộ máy quản lý đào tạo và cấp GPLX rất lớn, như vậy thật sự không hiệu quả trong một thời đại nền Công nghệ thông tin phát triển như vũ bảo trên toàn thế giới. Trong bối cảnh ấy, việc tin học hóa hệ thống đào tạo và cấp GPLX là điều tất yếu, nó là một phần rất nhỏ trong toàn cảnh tin học hóa hành chính của ngành Giao thông Vận tải, nó góp phần không những vào việc quản lý thật chặt chẻ việc cấp GPLX mà còn cải cách một bộ máy, một lề lối làm việc, xây dựng một quy trình mới nhờ công nghệ hiện đại. Chính điều ấy, muốn tin hóa một phần hay toàn bộ hệ thống ngoài khả năng, kỹ thuật còn phải đòi hỏi một sự đầu tư nghiêm túc, lâu dài, am hiểu và có kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn cũng như quản lý hành chính để có thể phối hợp tốt nhằm triển khai ứng dụng bài toán đã được tin học hóa một cách hiệu quả trong thực tế sử dụng. KHẢO SÁT HỆ THỐNG : Cơ quan quản lý sát hạch (Ban quản lý sát hạch) : là một hệ thống quản lý thống nhất về nghiệp vụ chuyên môn trong công việc quản lý đào tạo, sát hạch và cấp GPLX.
Tại các Sở Giao thông Vận tải do Phòng Quản lý phương tiện và người lái hoặc do Phòng Quản lý vận tải thực hiện chức năng Ban quản lý sát hạch. Ban quản lý sát hạch quản lý, điều hành và phối hợp các bộ phận sau : Cơ sở đào tạo lái xe (ĐTLX), Tổ tiếp nhận hồ sơ, Hội đồng sát hạch, Tổ sát hạch, Tổ phát hành và cấp GPLX 2. CƠ SỞ ĐÀO TẠO LÁI XE : Là cơ sở dạy nghề do cơ quan có thẩm quyền thành lập, có chức năng ĐTLX, có nhiệm vụ tổ chức tuyển sinh ĐTLX theo hạng GPLX được phép đào tạo, tổ chức đào tạo mới và bổ túc chuyển hạng GPLX theo chương trình đã quy định, tổ chức thi cuối Sinh viên Huỳnh Văn Ánh Trang 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Hệ thống Quản lý đào tạo, sát hạch và cấp giấy phép lái xe khóa và cấp chứng chỉ tốt nghiệp cho học viên, lập danh sách các học viên đã tốt nghiệp gởi Ban quản lý sát hạch để lập kế hoạch sát hạch và cấp GPLX + Có thể sử dụng chương trình để tiến hành cập nhật hồ sơ thí sinh mới + Cập nhật kết quả thi cuối khóa + Xem, in danh sách học viên tốt nghiệp và tham dự sát hạch cấp GPLX + Chuyển các học viên không tốt nghiệp trong khóa để tham dự kỳ thi khóa sau + Sửa, xóa, thêm các thông tin về học viên 2. TỔ TIẾP NHẬN HỒ SƠ : Có trách nhiệm tiếp nhận danh sách và hồ sơ học viên đề nghị sát hạch của các cơ sở ĐTLX, rà soát danh sách thí sinh dự sát hạch theo các điều kiện quy định, báo cáo với Ban quản lý sát hạch để Ban quản lý sát hạch làm văn bản trình Giám đốc Sở GTVT duyệt và ra Quyết định tổ chức kỳ sát hạch + Có thể sử dụng mạng cục bộ và mạng nội bộ để tiếp nhận danh sách và hồ sơ + Xét duyệt hồ sơ dự kỳ sát hạch + Xem, in danh sách các thí sinh đủ và không đủ điều kiện tham dự kỳ sát hạch + In văn bản để Ban quản lý trình Giám đốc phê duyệt tổ chức kỳ sát hạch 2.
HỘI ĐỒNG SÁT HẠCH : Chỉ đạo kiểm tra và yêu cầu hoàn thiện các điều kiện tổ chức kỳ sát hạch, phân công và sắp xếp lịch sát hạch, phổ biến hướng dẫn quy chế và nội quy sát hạch, tổ chức kỳ sát hạch theo quy định, lập biên bản xử lý các vi phạm và tổng hợp kết quả kỳ sát hạch báo cáo ban quản lý sát hạch 2. TỔ SÁT HẠCH : Tổ sát hạch chịu sự quản lý trực tiếp của Ban quản lý sát hạch đối với kỳ sát hạch GPLX hạng A1, A2, chịu sự quản lý trực tiếp của Hội đồng sát hạch đối với các hạng GPLX còn lại. Tổ sát hạch có trách nhiệm kiểm tra phương tiện, dụng cụ thiết bị trường thi và phương án bảo vệ an toàn, phổ biến kiểm tra thí sinh chấp hành quy định và nội quy sát hạch, lập biên bản xử lý các vi phạm báo cáo để Hội đồng sát hạch hoặc Sinh viên Huỳnh Văn Ánh Trang 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Hệ thống Quản lý đào tạo, sát hạch và cấp giấy phép lái xe Ban quản lý sát hạch giải quyết, chấm thi và tổng hợp kết quả, đánh giá kỳ sát hạch để báo cáo Hội đồng sát hạch hoặc Ban quản lý sát hạch để giải quyết + Có thể dùng chương trình để cập nhập điểm các môn thi + Xem, in danh sách thí sinh đạt kết quả kỳ sát hạch + Xem, in danh sách thí sinh không đạt kết quả và vắng thi trong kỳ sát hạch 2. TỔ PHÁT HÀNH VÀ CẤP GPLX : Sau khi có quyết định công nhận trúng tuyển, Ban quản lý sát hạch chỉ đạo Tổ phát hành và cấp GPLX thực hiện in GPLX và gia công các phần liên quan để có GPLX hoàn chỉnh, in bảng kê danh sách cấp GPLX, sau đó chuyển toàn bộ GPLX và hồ sơ kèm theo cho các cơ sở ĐTLX + Sử dụng toàn bộ cơ sở dữ liệu có sẳn của các bộ phận khác để in ra bảng kê danh sách cấp GPLX + Trên cơ sở dữ liệu này tiến hành in GPLX lên mẫu có sẳn + Lưu trữ toàn bộ các dữ liệu yêu cầu theo quy định 3.
KHẢO SÁT QUY TRÌNH HỆ THỐNG : 3.