CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ERP VÀ HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ERP 1. Khái niệm cơ bản ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, tức Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, nguyên thủy ám chỉ một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp.
Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ,… Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm sản xuất,…song song độc lập lẫn nhau thì ERP tích hợp tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng có sự liên thông với nhau. “Tích hợp các chức năng” hay “sự liên thông giữa các chức năng với nhau” mới chính là điều đáng nói của ERP. Có thể hiểu là mọi phân hệ trong ERP cuối cùng đều đưa dữ liệu về một cơ sở dữ liệu chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ tự tìm đường đi để có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở những bộ phận liên quan, cũng như trên các báo cáo tài chính và quản trị.
Nói một cách khác, không có dữ liệu nào cần phải nhập vào hai lần. Như vậy, có thể hiểu ERP là một phần mềm hợp nhất thông tin của nhiều bộ phận của một tổ chức trong một hệ thống máy tính thống nhất. Với một cơ sở dữ liệu dùng chung cho phép các nhân viên ở các bộ phận khác nhau có thể cùng truy cập tới các nội dung thông tin của tổ chức theo một quyền truy cập thông tin được xác định trước bởi người quản trị. Quá trình hình thành và phát triển của ERP Hệ thống quản lý dựa trên máy tính đã xuất hiện từ khá lâu gắn liền cùng với sự phát triển của máy tính.
Từ những năm 50 của thế kỷ trước, ngay khi hãng IBM cho ra đời những chiếc máy tính thương mại đầu tiên chạy bằng bóng điện tử, nó đã thu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ~6~ hút sự chú ý của các công ty có nhu cầu lớn về lưu trữ và xử lý dữ liệu như các công ty tài chính, ngân hàng và bảo hiểm. Khi máy tính ngày càng rẻ hơn, mạnh hơn và thân thiện với con người hơn, các nhà quản lý đã sớm nhận thấy máy tính có thể giúp họ ứng dụng được nhiều lý thuyết quản lý quan trọng như Khối lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) hay Hệ thống quản lý kho tức thời (JIT) vào trong thực tế. Những việc này cần xử lý dữ liệu và tính toán nhanh mà không thể đáp ứng được nếu phải làm bằng tay. Do đó từ giữa những năm 60 đã lần lượt xuất hiện nhiều hệ thống quản lý dựa trên máy tính, làm đảo lộn các kỹ thuật quản lý truyền thống.
Dần dần vai trò của công nghệ thông tin đã thay đổi, từ đơn thuần là một công cụ trợ giúp để nâng cao năng suất đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như cải thiện đáng kể quan hệ với khách hàng. Hệ thống quản lý dựa trên máy tính đầu tiên là hệ thống MRP (Material Requirement Planning – Hoạch định nhu cầu nguyên liệu). Đến giữa những năm 70 MRP được phát triển thành hệ thống MRP II. MRP chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, trong khi MRP II thì chú trọng vào khái niệm về quản lý bao gồm cả quản lý lao động và chi phí.
Đến những năm 90, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính doanh nghiệp dựa trên cấu trúc chủ-khách (client-server) sử dụng máy chủ PC thay cho máy lớn trở thành phổ biến, các hệ thống MRP nhường chỗ cho một họ phần mềm mới là ERP. ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hệ thống hậu cần, và quản trị hệ thống bán hàng. Thập kỷ 90 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng CNTT thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn cầu.
Những hệ thống này trị giá nhiều LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ~7~ triệu đô la và việc triển khai chúng cũng không đơn giản, doanh nghiệp không thể tự triển khai được mà phải dùng các chuyên viên tư vấn được đào tạo chuyên sâu và tốn kém. Đổi lại là hiệu quả cao về mọi mặt, từ năng suất lao động đến quản lý chi phí và chất lượng dịch vụ khách hàng… Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số các công ty khác tại các nước phát triển đều đã triển khai ERP, đầu thế kỷ 21 này thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là ERM, cùng các hệ thống khác tận dụng tiến bộ của công nghệ Internet là CRM và SCM. ERM tuy gần với ERP về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn nhiều, nó không phải là một bước tiến hoá về chức năng hoặc kỹ thuật như MRP tiến hóa lên ERP. ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phần mềm chỉ là một bộ phận, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn luyện, lập cẩm nang quy trình, hay kỹ thuật quản trị dự án.
Các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hoá rất quan trọng. Nhiều dự án ERP không thành công là do thiếu các yếu tố này. CRM đặt trọng tâm vào khả năng giao tiếp với bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp) của một hệ thống quản lý, do đó có tên gọi Quản trị quan hệ khách hàng. CRM quản lý từ phân tích thị trường, lập kế hoạch tiếp thị và bán hàng, đến các hoạt động tiếp thị như chiến dịch tiếp thị trực tiếp qua thư, email…; quản lý các đơn đặt hàng; và quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng như các trung tâm dịch vụ khách hàng (call center), hỗ trợ qua Internet, hỗ trợ tự động… CRM còn phân tích nhiều chiều về khách hàng để giúp doanh nghiệp định hướng các hoạt động phát triển sản phẩm và bán hàng.
Ngoài quản trị quan hệ khách hàng, các hệ thống quản trị quan hệ với đối tác PRM (Partner Relationship Management) cũng được phát triển phối hợp hoạt động giữa doanh nghiệp và các đối tác, nhằm tăng cường hiệu quả phục vụ khách hàng chung của cả hệ thống và giảm chi phí các hoạt động thiếu phối hợp của các đối tác gây ra. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ~8~ CRM dựa trên các công nghệ Web và Internet với nhận định những công cụ này tạo diện tiếp xúc rộng nhất cho hệ thống, với khả năng truy cập bất kỳ từ điểm nào. CRM là khái niệm mới được phổ dụng rất gần đây. Đi tiên phong trong lĩnh vực này là hãng Siebel của Mỹ, được thành lập năm 1993 bởi Tom Siebel, từng là thành viên của Oracle.
SCM là phần mềm phục vụ các công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tuân thủ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng, cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng. Tuy nhiên, trong các hệ thống phần mềm quản lý nói trên thì ERP là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong các công ty hoạt động hiệu quả hiện nay trên thế giới. Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động ngay nếu hệ thống ERP của họ bị trục trặc, vì bằng cách thủ công, công ty không thể kiểm soát được hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới. Với các công ty tầm cỡ nhỏ hơn, ERP cũng là công cụ chính để họ tăng hiệu quả quản lý.
Các phân hệ cơ bản của ERP Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:2 1 Nguồn: http://www.vn/pcworld/printArticle.asp?atcl_id=5f5e5c585a5a5b 2 Nguồn: http://dos.vn/vn/tin-tuc/p159/Tong-quan-ve-Erp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ~9~ Kế toán: phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư,… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP.
- Quản lý chuỗi cung ứng (SCM – ERP mở rộng) - Quản lý quan hệ khách hàng, cổ đông và công chúng (CRM – ERP mở rộng) - Mua hàng - Hàng tồn kho - Quản lý nhân sự và tính lương - Sản xuất - Bán hàng Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp. Lợi ích khi triển khai ERP a. Cải thiện hoạt động kiểm soát: Thứ nhất, quy trình hoạt động của doanh nghiệp được chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ bằng phần mềm. Khi ứng dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể kế thừa các quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh và hiệu quả của thế giới được đúc kết trong hệ thống ERP.
Toàn bộ các nghiệp vụ đều được định nghĩa để thực hiện tự động trên hệ thống ERP không cho phép thực hiện tác nghiệp dư thừa bên ngoài hệ thống nên sẽ tránh được những sai sót do chủ quan hay khách quan.