Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ BAN KIỂM SOÁT TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ PHÁP LUẬT VỀ BAN KIỂM SOÁT TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN Ở VIỆT NAM 1. Khái quát về hoạt động kiểm tra, giám sát việc thi hành pháp luật, điều lệ trong công ty cổ phần 1. Bản chất của việc kiểm tra, giám sát việc thi hành pháp luật, điều lệ trong công ty cổ phần Tổ chức các doanh nghiệp dưới mô hình công ty có lịch sử hình thành và phát triển tương đối lâu dài trên thế giới. Khi nền kinh tế thị trường được đề cao bởi quy luật cạnh tranh giữa các chủ thể trong hoạt động kinh doanh, sự tự do, sáng tạo của các chủ thể được phát huy tối đa, trong đó có tự do lựa chọn loại hình kinh doanh.
Chính vì vậy, CTCP đã trở thành một loại hình doanh nghiệp phổ biến ở hầu hết các quốc gia trên thế giới và được xem là phương thức phát triển cao nhất cho đến nay của loài người để huy động vốn cho kinh doanh, làm cho nền kinh tế quốc gia phát triển. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp Việt Nam phải nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Quản trị công ty tốt là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đa dạng hóa các nguồn lực. Pháp luật về quản trị doanh nghiệp của các quốc gia cũng như những quy định của các thị trường thường yêu cầu trong cơ cấu quản trị công ty phải có một cơ chế quản lý và giám sát hiệu quả, làm giảm nguy cơ lạm dụng quyền lực của những người quản lý công ty, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của cổ đông, Kiểm tra, giám sát là chức năng quan trọng của nhà quản lý, điều hành nhằm thu thập thông tin về việc thi hành pháp luật, điều lệ, nội quy đang diễn ra trong nội bộ một tổ chức, trong đó có CTCP.
Tính chất quan trọng của kiểm tra, giám sát được thể hiện ở cả hai mặt: Một mặt, kiểm tra, giám sát là công cụ quan trọng để nhà quản lý phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điều chỉnh. Mặt khác, thông qua việc kiểm tra, giám sát, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh. Trong thực tế, việc kiểm tra, giám sát có tác động rất mạnh đến các hoạt động của một tổ chức, trong đó có hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Nếu không có hoạt động kiểm tra, giám sát, việc tiến 11 hành một công việc có thể xảy ra nhiều sai sót, khiếm khuyết, bất cập.
Việc kiểm tra, giám sát là nhằm đo lường mức độ và chất lượng hoàn thành công việc và chấn chỉnh những khiếm khuyết, nhược điểm để đảm bảo cho việc đạt được các mục tiêu và các kế hoạch đã được đề ra với chất lượng tốt nhất. Đặc trưng của CTCP là số lượng cổ đông lớn và đa dạng về thành phần xã hội. Sự biến động về số lượng cổ đông cũng diễn ra thường xuyên và dễ dàng hơn so với các loại hình doanh nghiệp khác. Chính vì vậy, mối quan hệ giữa các cổ đông thường không bền chặt.
GĐ/TGĐ quản lý, điều hành hoạt động của CTCP, nhưng cũng có thể không là cổ đông của công ty. Như vậy, khả năng xảy ra rủi ro với vốn góp của những cổ đông khác trong CTCP là rất cao. Vấn đề đặt ra đối với sự phát triển bền vững của CTCP là cần phải kiểm soát sự xung đột lợi ích giữa người quản lý, điều hành công ty đang sử dụng vốn của cổ đông trong hoạt động kinh doanh và cổ đông chủ sở hữu của nguồn vốn đó. Giám sát hoạt động của người quản lý, điều hành là nhằm phát hiện kịp thời những hành vi lạm quyền, tư lợi để bảo vệ lợi ích của CTCP và các cổ đông là rất cần thiết vì mối quan tâm hàng đầu của cổ đông là lợi tức nhận được hàng năm thông qua hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Việc giám sát người quản lý, điều hành không chỉ bảo vệ quyền lợi của cổ đông mà còn bảo vệ lợi ích của những đối tác khác như người lao động, chính quyền, chủ nợ… từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững của CTCP và nền kinh tế quốc gia. Như vậy, bản chất của việc kiểm tra, giám sát việc thi hành pháp luật, điều lệ, nội quy trong CTCP là hướng đến mục tiêu đảm bảo các quyết định của người quản lý, điều hành phải đúng pháp luật, phù hợp với các nghị quyết của ĐHĐCĐ, từ đó đảm bảo quyền lợi của cổ đông và các đối tượng khác không bị xâm phạm. Vai trò, chức năng của việc kiểm tra, giám sát việc thi hành pháp luật, điều lệ trong công ty cổ phần Việc kiểm tra, giám sát là nhằm làm sáng tỏ những kết quả đã thực hiện được, căn cứ vào đó mà nhà quản lý xác định được thứ tự ưu tiên để từ đó có tác động điều chỉnh phù hợp đối với CTCP. Cần phải dự đoán được chiều hướng hoạt động chính của từng bộ phận hay của toàn bộ hệ thống quản trị trong CTCP.
Cần phải phát hiện kịp thời những bộ phận có những sai sót, khiếm khuyết. để căn cứ vào đó mà xác định trách nhiệm, để có sự điều chỉnh kịp thời quyền hạn, chức năng của các cá nhân và cơ quan hữu quan. Việc kiểm tra, giám sát phải đáp ứng được 12 yêu cầu báo cáo cụ thể và chính xác những con số đáng tin cậy lên những nhà quản trị cấp cao để đối chiếu với mục tiêu kế hoạch đề ra của CTCP. Việc kiểm tra, giám sát việc thi hành pháp luật, điều lệ, nội quy trong CTCP là những căn cứ để nhà quản trị công ty ban hành những quyết định cần thiết, kịp thời và chính xác nhằm giảm đến mức thấp nhất tổn thất, để đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Ban kiểm soát trong CTCP do ĐHĐCĐ bầu ra, chịu trách nhiệm trước các cổ đông, thay mặt ĐHĐCĐ giám sát HĐQT, GĐ/TGĐ trong quản lý, điều hành công ty. BKS kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong công tác kế toán, tài chính của CTCP. BKS còn thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, tài chính hàng năm và 6 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của HĐQT, trình báo cáo lên ĐHĐCĐ thường niên. Để thực hiện được tốt nhiệm vụ trên, BKS có quyền xem xét các sổ sách, tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành công ty bất cứ khi nào thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của ĐHĐCĐ.
Trong trường hợp BKS phát hiện thấy sự vi phạm của thành viên HĐQT, GĐ/TGĐ trong quản lý, điều hành công ty thì phải thông báo ngay bằng văn bản với HĐQT, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục. Hoạt động kiểm tra, giám sát của BKS là một chức năng được thực hiện bởi các thành viên BKS nhằm cung cấp cho ĐHĐCĐ những thông tin về hoạt động quản lý và điều hành công ty của HĐQT, GĐ/TGĐ. Kết quả của hoạt động kiểm tra, giám sát giúp ĐHĐCĐ đánh giá hiệu quả công tác quản lý và điều hành công ty của HĐQT, GĐ/TGĐ, đảm bảo việc điều hành tuân thủ pháp luật, điều lệ, nội quy trong CTCP. Mục đích hoạt động kiểm tra, giám sát của BKS là nhằm đảm bảo các chủ thể quản lý và điều hành trong CTCP tuân thủ các chuẩn mực về tính hợp lý, hợp pháp.
Hoạt động này sẽ dẫn đến hệ quả là các chủ thể quản lý và điều hành trong CTCP phải cẩn trọng hơn trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình. Hoạt động thẩm định của BKS đối với các báo cáo của HĐQT, của GĐ/TGĐ là bước kiểm tra cuối cùng trước khi được ĐHĐCĐ thông qua. Sự nhận xét khách quan và chính xác của BKS giúp cổ đông định hướng mục tiêu đầu tư và có cái nhìn chính xác về hiệu quả công tác quản lý và điều hành công ty của HĐQT, GĐ/TGĐ. Trên cơ sở đó, các cổ đông sẽ thể hiện sự tín nhiệm hoặc không tín nhiệm bộ máy lãnh đạo công ty cũng như quyết định tiếp tục đầu tư hay thoái vốn khỏi CTCP.
Mối quan hệ giữa Ban kiểm soát với các cơ quan quản lý, điều hành, cổ đông trong công ty cổ phần Trong các CTCP luôn tồn tại nguy cơ xung đột về lợi ích giữa một bên là cổ đông - người sở hữu vốn với một bên là những người quản lý, điều hành công ty - người trực tiếp quản lý sử dụng vốn. Những người quản lý điều hành công ty không phải bao giờ cũng là cổ đông nắm giữ phần vốn góp đáng kể và vì vậy có thể họ sẽ ưu tiên cho các quyền lợi cá nhân, quyền lợi nhóm hơn là quyền lợi của đa số cổ đông. Do đó pháp luật về quản trị doanh nghiệp của các quốc gia cũng như những quy định của các thị trường niêm yết thường yêu cầu trong cơ cấu HĐQT công ty phải có một cơ chế quản lý và giám sát hiệu quả, làm giảm nguy cơ lạm dụng quyền lực của những người quản lý công ty, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của cổ đông, nhất là những cổ đông nhỏ. Trong cơ cấu quản lý CTCP Việt Nam có những đặc trưng riêng, bao gồm ĐHĐCĐ, HĐQT, GĐ/TGĐ và bộ phận thực hiện chức năng giám sát là BKS.
Theo đó, HĐQT là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ không thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. GĐ/TGĐ là bộ phận chịu trách nhiệm điều hành, phát triển chiến lược kinh doanh của công ty. BKS bao gồm những thành viên do ĐHĐCĐ bầu và có chức năng giám sát công tác quản lý, điều hành của bộ máy quản trị. Ban kiểm soát trong cấu trúc quản trị CTCP tại Việt Nam là một cơ quan độc lập với HĐQT.
Về địa vị pháp lý, BKS được các cổ đông ủy thác nhiệm vụ giám sát, đánh giá hoạt động của HĐQT - bộ máy quản lý CTCP nhân danh cổ đông. Nói cách khác, thành viên BKS không có địa vị là người quản lý công ty, họ không có quyền lực để ra quyết định mà chỉ có quyền kiểm tra, giám sát. Trong mô hình quản trị CTCP, BKS ngang cấp với HĐQT và trên cả GĐ/TGĐ. Tuy nhiên trên thực tế, BKS còn rất nhiều khó khăn để đạt được vị trí xứng đáng như trong thiết kế đó.