Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh kinh tế thị trường và hội nhập toàn cầu, các doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với nhiều rủi ro chủ quan và khách quan ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả trở nên cấp thiết nhằm giảm thiểu rủi ro, bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động. Đặc biệt, trong lĩnh vực viễn thông – công nghệ thông tin, với sự cạnh tranh quyết liệt giữa các tập đoàn lớn như VNPT, Viettel và FPT, quản lý chi phí chặt chẽ là yếu tố then chốt để duy trì lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững.

Trung tâm Viễn thông 5 – VNPT Hà Nội, thành lập năm 2014, là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực viễn thông tại Việt Nam. Trung tâm cung cấp đa dạng dịch vụ như internet cáp quang, điện thoại di động 4G/5G, truyền hình internet, dịch vụ data center và các giải pháp công nghệ thông tin. Với quy mô hoạt động tại ba huyện ngoại thành Hà Nội, Trung tâm quản lý chi phí đa dạng, bao gồm chi phí nhân công, khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê cơ sở hạ tầng, điện nước, nhiên liệu, và các chi phí khác.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với quy trình quản lý chi phí tại Trung tâm Viễn thông 5 – VNPT Hà Nội trong năm tài chính 2023, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí. Nghiên cứu tập trung phân tích bốn yếu tố cấu thành KSNB theo chuẩn COSO 2013: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp Trung tâm tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình kiểm soát nội bộ hiện đại, trong đó nổi bật là khuôn khổ COSO 2013. COSO định nghĩa kiểm soát nội bộ là một quá trình do Hội đồng quản trị, nhà quản lý và nhân viên chi phối nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về hiệu quả hoạt động, độ tin cậy báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Khuôn khổ COSO gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

Ngoài ra, luận văn áp dụng các khái niệm về quản lý chi phí trong doanh nghiệp viễn thông, phân loại chi phí theo tính chất (cố định, biến đổi), theo mức độ điều chỉnh (trực tiếp, gián tiếp) và theo mục đích sử dụng (sản xuất, bán hàng, quản lý). Các yếu tố đặc thù của chi phí trong ngành viễn thông như chi phí nhân công chiếm khoảng 10-15%, chi phí khấu hao tài sản cố định chiếm 28-35%, chi phí thuê cơ sở hạ tầng chiếm 20-25% tổng chi phí được phân tích kỹ lưỡng để làm rõ ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ.

Ba khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm: kiểm soát nội bộ, quản lý chi phí, và đánh giá rủi ro. Kiểm soát nội bộ được xem là công cụ giúp giảm thiểu lãng phí, bảo vệ tài sản và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Quản lý chi phí tập trung vào việc phân tích, dự toán, kiểm soát và tối ưu hóa các khoản chi phí. Đánh giá rủi ro là quy trình nhận diện và phân tích các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động quản lý chi phí để có biện pháp ứng phó phù hợp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa thu thập dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các tài liệu, báo cáo, văn bản pháp luật, quy định của VNPT và các nghiên cứu liên quan đến kiểm soát nội bộ và quản lý chi phí trong doanh nghiệp viễn thông. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với Ban lãnh đạo, bộ phận kiểm soát, kế toán và nhân viên tại Trung tâm Viễn thông 5 – VNPT Hà Nội.

Cỡ mẫu khảo sát gồm toàn bộ nhân viên kế toán và các bộ phận liên quan trực tiếp đến quản lý chi phí, với tổng số khoảng 30 người. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu toàn bộ nhằm đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy của dữ liệu. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng cách tổng hợp, so sánh, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí dựa trên các tiêu chí về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát.

Timeline nghiên cứu tập trung vào năm tài chính 2023, với các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp được thực hiện trong vòng 12 tháng. Phương pháp phân tích bao gồm phân tích định tính qua phỏng vấn và đánh giá quy trình, cũng như phân tích định lượng dựa trên số liệu chi phí, báo cáo tài chính và các chỉ số KPI liên quan.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát tại Trung tâm Viễn thông 5 được đánh giá tích cực với sự chú trọng xây dựng văn hóa doanh nghiệp dựa trên liêm chính và đạo đức. Quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên được thực hiện chặt chẽ, đảm bảo nhân sự có trình độ chuyên môn cao và phù hợp với văn hóa tổ chức. Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát KSNB, tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kiểm soát chi phí.

  2. Đánh giá rủi ro trong quản lý chi phí còn hạn chế, hiện tại chỉ áp dụng đồng bộ cho chi phí sửa chữa tài sản (SCTS), chưa bao phủ toàn bộ các nhóm chi phí khác. Quy trình đánh giá rủi ro chi tiết cho SCTS giúp hạn chế rủi ro như sai sót, lãng phí nguyên vật liệu, gian lận, nhưng việc chưa mở rộng đánh giá rủi ro cho các khoản chi phí khác có thể dẫn đến bỏ sót các rủi ro tiềm ẩn.

  3. Hoạt động kiểm soát chi phí được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả, với các quy trình kiểm soát chứng từ, phê duyệt chi phí, phân công trách nhiệm rõ ràng. Tất cả kế hoạch chi phí đều được lập định mức chi tiết, phê duyệt trước khi thực hiện. Công tác giám sát và kiểm tra chứng từ được thực hiện thường xuyên, giúp đảm bảo chi phí phát sinh đúng, đủ, hợp lý và hợp lệ.

  4. Thông tin và truyền thông trong kiểm soát nội bộ chi phí được duy trì tốt, các báo cáo chi phí được cập nhật kịp thời, phản ánh chính xác tình hình tài chính. Các ngưỡng cảnh báo chi phí được thiết lập giúp lãnh đạo Trung tâm đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời, góp phần tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Thảo luận kết quả

Môi trường kiểm soát tốt tại Trung tâm Viễn thông 5 là nền tảng quan trọng giúp duy trì hiệu quả hệ thống KSNB chi phí. Sự cam kết của lãnh đạo và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các quy trình kiểm soát. Tuy nhiên, việc đánh giá rủi ro chưa toàn diện cho thấy Trung tâm cần mở rộng phạm vi đánh giá để bao phủ tất cả các nhóm chi phí, từ đó phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro tiềm ẩn.

So với các nghiên cứu trong ngành viễn thông, kết quả này tương đồng với thực trạng chung của nhiều doanh nghiệp khi tập trung kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí lớn như sửa chữa tài sản, nhân công và thuê cơ sở hạ tầng. Việc duy trì hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả giúp Trung tâm phản ứng nhanh với biến động chi phí, nâng cao khả năng dự báo và quản lý.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bổ tỷ trọng chi phí theo nhóm, bảng so sánh mức độ thực hiện các yếu tố KSNB và ma trận đánh giá rủi ro – kiểm soát chi phí. Những biểu đồ này minh họa rõ nét các điểm mạnh và hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí tại Trung tâm, từ đó làm cơ sở cho các đề xuất cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro toàn diện cho tất cả các nhóm chi phí: Mở rộng phạm vi đánh giá rủi ro không chỉ cho chi phí sửa chữa tài sản mà còn cho chi phí nhân công, thuê cơ sở hạ tầng, điện nước, nhiên liệu và các chi phí khác. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do Ban Kiểm soát nội bộ phối hợp với phòng Kế toán và các bộ phận liên quan đảm nhiệm.

  2. Tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức về kiểm soát nội bộ cho nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ về quy trình kiểm soát chi phí, kỹ năng phát hiện rủi ro và gian lận. Mục tiêu nâng cao năng lực kiểm soát và tinh thần trách nhiệm của nhân viên trong vòng 12 tháng, do phòng Nhân sự phối hợp với Ban Kiểm soát nội bộ thực hiện.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giám sát chi phí: Triển khai phần mềm quản lý chi phí tích hợp với hệ thống kế toán hiện tại để tự động hóa quy trình kiểm soát, cảnh báo sớm các sai lệch chi phí. Thời gian triển khai dự kiến 9 tháng, do Ban Công nghệ thông tin phối hợp với phòng Kế toán thực hiện.

  4. Tăng cường công tác giám sát và kiểm tra định kỳ, đột xuất: Thiết lập kế hoạch giám sát thường xuyên và kiểm tra đột xuất nhằm phát hiện kịp thời các sai phạm, lãng phí trong quản lý chi phí. Thực hiện liên tục hàng năm, do Ban Kiểm soát nội bộ và Ban Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm.

  5. Xây dựng hệ thống báo cáo và truyền thông nội bộ hiệu quả hơn: Cải tiến hệ thống báo cáo chi phí theo định kỳ, đảm bảo thông tin minh bạch, kịp thời và dễ hiểu cho các cấp quản lý. Thời gian hoàn thiện trong 6 tháng, do phòng Kế toán phối hợp với Ban Truyền thông nội bộ thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp viễn thông: Giúp hiểu rõ về vai trò và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ chi phí, từ đó xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát phù hợp với đặc thù ngành.

  2. Phòng Kế toán và Kiểm soát nội bộ: Cung cấp các tiêu chí đánh giá, quy trình kiểm soát chi phí và các giải pháp thực tiễn để nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

  3. Chuyên gia tư vấn quản trị và kiểm toán nội bộ: Là tài liệu tham khảo để tư vấn, thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực viễn thông và công nghệ thông tin.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị kinh doanh: Hỗ trợ nghiên cứu chuyên sâu về kiểm soát nội bộ, quản lý chi phí trong doanh nghiệp viễn thông, đồng thời cung cấp ví dụ thực tiễn và phương pháp nghiên cứu khoa học.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ chi phí là gì và tại sao quan trọng?
    Kiểm soát nội bộ chi phí là hệ thống các biện pháp, quy trình nhằm quản lý và giám sát chi phí trong doanh nghiệp để đảm bảo chi phí hợp lý, hợp lệ và hiệu quả. Nó giúp giảm thiểu lãng phí, bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động, đặc biệt trong ngành viễn thông với chi phí đầu tư lớn và biến động cao.

  2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 là gì?
    Bao gồm năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của kiểm soát nội bộ chi phí?
    Đánh giá dựa trên ba tiêu chí chính: sự phù hợp của thiết kế kiểm soát, mức độ thực hiện liên tục và hiệu lực của các biện pháp kiểm soát. Việc đánh giá có thể sử dụng số liệu chi phí, phản hồi từ các bộ phận và kết quả kiểm tra nội bộ.

  4. Những nhóm chi phí nào chiếm tỷ trọng lớn trong doanh nghiệp viễn thông?
    Các nhóm chi phí chính gồm chi phí nhân công (10-15%), chi phí khấu hao tài sản cố định (28-35%), chi phí thuê cơ sở hạ tầng (20-25%), chi phí điện nước nhiên liệu (17-23%). Quản lý hiệu quả các nhóm chi phí này là yếu tố quyết định lợi nhuận và sự phát triển bền vững.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ chi phí tại Trung tâm Viễn thông 5?
    Bao gồm hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro toàn diện, tăng cường đào tạo nhân viên, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chi phí, tăng cường giám sát và kiểm tra, cải tiến hệ thống báo cáo và truyền thông nội bộ. Các giải pháp này giúp phát hiện sớm sai sót, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả quản lý chi phí.

Kết luận

  • Kiểm soát nội bộ chi phí là yếu tố then chốt giúp Trung tâm Viễn thông 5 – VNPT Hà Nội nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.
  • Môi trường kiểm soát tốt, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và quy trình kiểm soát chi phí chặt chẽ là nền tảng vững chắc cho hệ thống KSNB tại Trung tâm.
  • Việc đánh giá rủi ro hiện còn hạn chế phạm vi, cần mở rộng để bao phủ toàn bộ các nhóm chi phí nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro tiềm ẩn.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào hoàn thiện quy trình, nâng cao năng lực nhân viên, ứng dụng công nghệ và tăng cường giám sát nhằm tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.
  • Nghiên cứu mở ra hướng đi cho các bước tiếp theo trong việc triển khai và đánh giá hiệu quả các giải pháp kiểm soát nội bộ chi phí tại Trung tâm, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững của doanh nghiệp viễn thông.

Quý độc giả và các nhà quản lý được khuyến khích áp dụng các kết quả và giải pháp nghiên cứu trong thực tiễn để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình.