CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHƯƠNG PHÁP CHI PHÍ MỤC TIÊU TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số lý luận cơ bản về kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp 1. Bản chất và vai trò của kế toán quản trị chi phí Kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hoạt động quản lý, là quá trình định dạng, đo lường, ghi chép và cung cấp các thông tin của chi phí hoạt động kinh tế của một tổ chức. Dưới góc độ kế toán quản trị, bộ phận kế toán chi phí có chức năng đo lường, phân tích về tình hình chi phí và cung cấp thông tin nhằm đánh giá khả năng sinh lời của các sản phẩm, dịch vụ, các hoạt động và các bộ phận của tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động kinh doanh.
Qua những phân tích trên có thể hiểu kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin về chi phí để mỗi tổ chức thực hiện chức năng quản trị, gồm xác định kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hoạt động và ra các quyết định hợp lý về các hoạt động của đơn vị. Bản chất của kế toán quản trị chi phí được thể hiện qua những nội dung sau: Thứ nhất, kế toán quản trị chi phí cung cấp các thông tin chi phí cho nhà quản trị trong việc hoạch định, kiểm soát chi phí, ra quyết định và đánh giá kết quả thực hiện. Thông tin do kế toán quản trị chi phí cung cấp vừa cụ thể, trung thực vừa xuất phát từ nhu cầu của các nhà quản trị nên rất hữu ích cho công tác quản trị doanh nghiệp. Thứ hai, thông tin do kế toán quản trị chi phí cung cấp có thể là thông tin tài chính hay phi tài chính.
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, các thông tin phi tài chính ngày càng được sử dụng rộng rãi trong quản trị chi phí. Thứ ba, kế toán quản trị chi phí tồn tại cùng với kế toán tài chính trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, có thể tổ chức kết hợp hoặc tách biệt với hệ thống kế toán tài chính. Thứ tư, các báo cáo của kế toán quản trị chi phí cung cấp cho nhà quản trị được cung cấp một cách định kỳ hoặc khi phát sinh nhu cầu. Các biểu mẫu của kế 5 toán quản trị chi phí không mang tính bắt buộc, pháp lý mà tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
Khác với báo cáo tài chính do kế toán tài chính cung cấp phải mang tính pháp lý và thống nhất chung cho tất cả các doanh nghiệp, kế toán quản trị chi phí cung cấp các báo cáo để nhằm phục vụ cho yêu cầu của quản trị, vì vậy các báo cáo này được thiết lập phù hợp và thỏa mãn nhu cầu của nhà quản trị trong từng doanh nghiệp cụ thể mà không cần tuân thủ theo nguyên tắc chung nào. Vai trò của kế toán quản trị chi phí trong thực hiện chức năng quản lý của doanh nghiệp. Ngày nay, khi nền kế toán thị trường càng phát triển, hệ thống quản trị trong mỗi doanh nghiệp càng được chú trọng thì sự cần thiết của kế toán quản trị lại càng được quan tâm nhiều hơn, đặc biệt là kế toán quản trị có liên quan đến việc kiểm soát và ra quyết định về chi phí. Do đó, kế toán quản trị chi phí ngày càng chứng tỏ được vai trò của nó trong hệ thống thông tin quản trị của mỗi doanh nghiệp, điều này thể hiện cụ thể qua các điểm sau: - Trong quá trình lập kế hoạch của nhà quản trị: Để lập được các kế hoạch ngắn hạn cũng như dài hạn cần sử dụng các thông tin do kế toán quản trị chi phí cung cấp cùng với các nguồn khác.
Để lập các kế hoạch ngắn hạn (kế hoạch hàng năm, quý, tháng) nhà quản trị căn cứ vào các định mức chi phí được lập để xây dựng dự toán về chi phí theo từng nội dung, từ đó là cơ sở để xây dựng dự toán tổng thể. Thông qua dự toán sẽ cho phép nhà quản trị dự đoán, liên kết các nguồn lực để đảm bảo mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận trong kỳ. Các kế hoạch đầu tư dài hạn cũng cần dựa trên các kỹ thuật của kế toán quản trị chi phí để xây dựng các kế hoạch đầu tư thỏa mãn chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Mục tiêu của doanh nghiệp trong dài hạn là tồn tại với vị thế cạnh tranh trên thị trường, cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính do hệ thống kế toán quản trị chi phí cung cấp rất cần thiết cho nhà quản trị trong việc lập kế hoạch dài hạn.
- Trong quá trình kiểm soát hoạt động của nhà quản trị: Nhà quản trị cần kiểm soát được các hoạt động của doanh nghiệp mình theo kế hoạch đã được xác định. Để thực hiện chức năng này, kế toán quản trị chi phí cung cấp các thông tin về 6 thực hiện và kế hoạch dưới các dạng báo cáo so sánh để nhà quản trị có thể nhận ra các điểm sai lệch lớn giữa thực hiện và kế hoạch, từ đó tập trung vào để kiểm soát chặt chẽ hơn các hoạt động. - Trong quá trình ra quyết định: Để có cơ sở ra quyết định, nhà quản trị cần có thông tin, trong đó rất nhiều thông tin do hệ thống kế toán quản trị cung cấp. Chẳng hạn, khi nhà quản trị thực hiện các quyết định liên quan đến việc chấp nhận một đơn hàng cụ thể, quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận/ sản phẩm, quyết định về đầu tư dài hạn,… thì các thông tin chi phí do hệ thống kế toán quản trị chi phí cung cấp là vô cùng cần thiết.
Các thông tin này phải được xử lý và báo cáo theo nhu cầu sử dụng trong tình huống cụ thể của nhà quản trị chứ không phải theo các dạng tiêu chuẩn, khuôn mẫu như trong kế toán tài chính. - Trong quá trình đánh giá kết quả thực hiện: Kế toán quản trị chi phí cung cấp các thông tin để nhà quản trị đánh giá được thành quả thực hiện của các bộ phận. Kế toán quản trị chi phí cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản lý nhằm xây dựng các chiến lược cạnh tranh bằng cách thiết lập hệ thống các báo cáo. Kế toán quản trị chi phí cung cấp nguồn thông tin chi phí để lập báo cáo định kỳ phản ánh về khả năng sinh lời của các bộ phận, các sản phẩm, dịch vụ, các thị trường tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin để nhà quản trị nắm rõ được nên đẩy mạnh kinh doanh bộ phận nào, có thể cắt giảm hoặc loại bỏ bộ phận nào để đạt lợi nhuận chung toàn công ty là tối ưu nhất.
Một số phương pháp kế toán quản trị chi phí hiện đại (1) Phương pháp kế toán chi phí theo hoạt động (Activity Based Costing) Hệ thống kế toán chi phí theo hoạt động phân bổ chi phí cho các sản phẩm trên cơ sở của loại hoạt động và số lượng các hoạt động phải thực hiện để tạo ra các sản phẩm đó. Hệ thống kế toán chi phí này tập hợp chi phí theo các trung tâm hoạt động theo nhiều các tổ hợp chi phí và ở các mức độ đa dạng (đơn vị sản phẩm, lô sản phẩm, và toàn doanh nghiệp) và sau đó phân bổ các chi phí này theo nhiều tiêu chuẩn phân bổ (cost drives), bao gồm cả tiêu chuẩn liên quan đến khối lượng và các tiêu chuẩn không liên quan đến khối lượng. Chính vì vậy mà các chi phí được phân 7 bổ chính xác hơn và các nhà quản trị có thể tập trung vào việc kiếm soát các hoạt động mà nó gây ra chi phí hơn là cố gắng để cắt giảm các chi phí là kết quả của các hoạt động. Sử dụng hệ thống kế toán chi phí theo hoạt động sẽ cung cấp một bức tranh hiện thực hơn về giá thành thực tế so với các hệ thống kế toán chi phí truyển thống có sẵn.
Hơn nữa, hệ thống kế toán chi phí theo hoạt động cho phép đánh giá lợi nhuận theo khách hàng, theo thị trường,… Trong hệ thống kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động, chi phí không được phân loại thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ như trong các hệ thống kế toán chi phí truyền thống mà được phân loại theo cấp độ chi phí, bao gồm các cấp độ: Cấp độ đơn vị sản phẩm; cấp độ lô sản phẩm; cấp độ loại sản phẩm / quy trình sản xuất; cấp độ toàn doanh nghiệp. Ngoài ra có thể xem xét chi phí ở cấp độ thị trường hoặc cấp độ khách hàng. Việc phân loại trên là cơ sở để tập hợp các chi phí theo hoạt động và sau đó phân bổ cho các sản phẩm/ dịch vụ. Các bước thực hiện trong hệ thống kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động: - Bước 1: Nghiên cứu quá trình hoạt động của doanh nghiệp và các khoản chi phí phát sinh.
- Bước 2: Xác định các hoạt động cơ bản - Bước 3: Nhận dạng các chi phí có thể ghi nhận cho các đối tượng chịu chi phí cuối cùng ( sản phẩm, dịch vụ,…) - Bước 4: Tập hợp và phân bổ các chi phí còn lại theo các hoạt động đã được xác định. Nếu các chi phí này không thể ghi nhận trực tiếp cho từng hoạt động thì kế toán cần phân bổ các chi phí này theo tiêu chuẩn mà các hoạt động này sử dụng chi phí. - Bước 5: Xác định tỷ lệ phân bổ chi phí của các hoạt động: Tổng chi phí của hoạt động được chia cho tổng tiêu thức phân bổ chi phí của hoạt động đó (theo mức độ sử dụng các hoạt động của các sản phẩm/dịch vụ.) - Bước 6: Phân bổ chi phí cho các đối tượng chịu chi phí cuối cùng (các đối tượng cần xác định chi phí hay cần tính giá thành – các sản phẩm/ dịch vụ…) (2) Phương pháp kế toán chi phí mục tiêu (Target costing) 8 Phương pháp kế toán chi phí mục tiêu ra đời để đáp ứng với môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt và chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng ngắn lại. Giai đoạn nghiên cứu và phát triển có ý nghĩa quan trọng đến chi phí trong toàn bộ chu kỳ sống của sản phẩm.
Do vậy, việc xem xét kỹ lưỡng giai đoạn này là rất cần thiết trong việc quản lý chi phí.