CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG KIỂM TOÁN BCTC 1. Khái quát chung về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm, đặc điểm của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Theo “Chuẩn mực chung” - Chuẩn mực kế toán số 01 của hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành và công bố theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng BTC, và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2003, ở mục số 31, chi phí: “Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu”.
Khái niệm chi phí bán hàng Theo chế độ kế toán Việt Nam, TT 200/2014/TT-BTC: “Chi phí bán hàng là những khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,…”. Chi phí bán hàng bao gồm: - Chi phí nhân viên (6411): Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá,. bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,. - Chi phí vật liệu, bao bì (6412): Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,.
dùng cho bộ phận bán hàng. Sinh viên: Lê Thị Thu Hằng Lớp K19KTC 7 Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng - Chi phí dụng cụ, đồ dùng (6413): Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,. - Chi phí khấu hao TSCĐ (6414): Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,. - Chi phí bảo hành (6415): Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá.
Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này. - Chi phí dịch vụ mua ngoài (6417): Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,. - Chi phí bằng tiền khác (6418): Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng. Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp Theo chế độ kế toán Việt Nam, TT 200/2014/TT-BTC: “Chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,.); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ.); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng.
Sinh viên: Lê Thị Thu Hằng Lớp K19KTC 8 Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm: - Chi phí nhân viên quản lý (6421): Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của BGĐ, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp. - Chi phí vật liệu quản lý (6422): Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm. vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,. - Chi phí đồ dùng văn phòng (6423): Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).
- Chi phí khấu hao TSCĐ (6424): Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,. - Thuế, phí và lệ phí (6425): Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,. và các khoản phí, lệ phí khác. - Chi phí dự phòng (6426): Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài (6427): Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,. (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào CPQLDN; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ. - Chi phí bằng tiền khác (6428): Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,. Sinh viên: Lê Thị Thu Hằng Lớp K19KTC 9 Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng Đặc điểm của CPBH và CPQLDN (*) Đặc điểm chung - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí không liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm.
- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những căn cứ để tính chỉ tiêu lợi nhuận và số thuế TNDN phải nộp nên rất nhạy cảm với các gian lận, sai sót. - Cơ sở ghi nhận loại chi phí này là dựa vào các chính sách, quy định của Nhà nước và của đơn vị như quy định về công tác phí, quy định chi tiếp khách, quy định về chi quảng cáo,. - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là các chỉ tiêu trên BCKQHĐKD có mối quan hệ chặt chẽ với các chỉ tiêu phản ảnh trên BCĐKT như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng… là các yếu tố động và dễ xảy ra gian lận. (*) Đặc điểm của CPBH và CPQLDN ảnh hưởng đến công tác kiểm toán Một số đặc điểm chính của CPBH và CPQLDN ảnh hưởng đến công tác kiểm toán như sau: - Là khoản mục chi phí phát sinh nhiều, thường xuyên.
Vì vậy, trong công tác kiểm toán, KTV không thể kiểm tra hết 100% được mà phải tiến hành chọn mẫu. Điều này dựa trên xét đoán, kinh nghiệm của KTV nên không thể tránh khỏi rủi ro, không phát hiện được các gian lận, sai sót. - Trong CPBH và CPQLDN đều bao gồm nhiều loại chi phí nhỏ bên trong: chi phí nhân viên; chi phí vật liệu; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí khấu hao TSCĐ;. Do vậy, yêu cầu phải có sự kết hợp với nhau trong kiểm toán các phần hành có liên quan để tạo ra sự hiệu quả trong công tác kiểm toán.
- Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh lớn, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ. Do vậy, trong Sinh viên: Lê Thị Thu Hằng Lớp K19KTC 10 Khóa luận tốt nghiệp Học viện ngân hàng CPBH và CPQLDN tồn tại rất nhiều các gian lận, sai sót. Điều đó yêu cầu người làm kiểm toán trước khi thực hiện kiểm toán, phải tìm hiểu rõ ràng về đặc điểm, quy mô kinh doanh của khách hàng, để từ đó có sự xét đoán về chi phí phát sinh phù hợp với ngành nghề, quy mô kinh doanh của khách hàng. Từ đó nhanh chóng tìm ra các gian lận, sai sót.
- Ở từng doanh nghiệp, việc trình bày CPBH và CPQLDN là khác nhau. Do đó, KTV cần tìm hiểu rõ KSNB trong từng doanh nghiệp để từ đó khoanh vùng được các gian lận, sai sót. Kế toán đối với khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp a. Nguyên tắc hạch toán Đối với việc hạch toán CPBH và CPQLDN cần chú trọng các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến chi phí của doanh nghiệp phải được ghi nhận vào sổ kế toán tại thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền.
- Nguyên tắc phù hợp: Việc ghi nhận chi phí và doanh thu phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí liên quan đến việc tạo doanh thu đó tương ứng, gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và các chi phí của những kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu kỳ đó. - Nguyên tắc nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán mà doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng nhất quán ít nhất trong một năm tài chính như chính sách khấu khao và chính sách phân bổ. Trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trên thuyết minh BCTC.
- Nguyên tắc thận trọng: Là việc xem xét, cân nhắc và phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong điều kiện không chắc chắn. Kế toán phải phản ánh được các khoản chi phí khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí trong tương lai và không đánh giá thấp hơn giá trị của khoản chi phí đó.