Tổng quan nghiên cứu

Công tác lưu trữ là hoạt động mang tính khoa học và kỹ thuật, đòi hỏi sự chính xác và hiệu quả trong quản lý tài liệu lưu trữ. Từ năm 2009 đến 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã triển khai kế hoạch xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật (KTKT) cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ. Tuy nhiên, việc áp dụng các định mức này tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đồng bộ và thống nhất. Luận văn tập trung khảo sát, đánh giá việc áp dụng các định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trên phạm vi ba miền Bắc, Trung, Nam, với khoảng 95 phiếu khảo sát đạt yêu cầu từ các Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm làm rõ tầm quan trọng của việc áp dụng các định mức KTKT, khảo sát thực trạng áp dụng tại các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả áp dụng. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ Nội vụ ban hành từ năm 2010 đến 2014 và việc áp dụng các định mức KTKT tại các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trong giai đoạn 2009-2015. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống định mức KTKT, góp phần nâng cao năng suất lao động, quản lý hiệu quả nguồn lực và đảm bảo chất lượng công tác lưu trữ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các khái niệm và lý thuyết về định mức lao động và định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ. Định mức lao động được hiểu là lượng lao động sống cần thiết để hoàn thành một đơn vị sản phẩm theo tiêu chuẩn chất lượng và điều kiện tổ chức kỹ thuật xác định. Định mức KTKT bao gồm tổng hợp các mức hao phí lao động, vật tư, thiết bị để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc khối lượng công việc theo quy trình công nghệ hợp lý.

Các khái niệm chính bao gồm: thời gian chuẩn kết, thời gian tác nghiệp, thời gian phục vụ nơi làm việc, thời gian nghỉ ngơi và thời gian ngừng công nghệ. Nguyên tắc xây dựng định mức KTKT tuân thủ các quy định của pháp luật lao động, đảm bảo mức lao động trung bình tiên tiến, phù hợp với trình độ và điều kiện làm việc, được áp dụng thử nghiệm trước khi ban hành chính thức. Phương pháp xây dựng định mức bao gồm phân tích khảo sát, tính toán, so sánh điển hình, thống kê kinh nghiệm và tiêu chuẩn hóa.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu chính được thu thập từ các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ Nội vụ ban hành, các báo cáo khảo sát thực tế tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và phiếu khảo sát gửi đến 55 Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Cỡ mẫu khảo sát gồm 126 phiếu, trong đó 95 phiếu đạt yêu cầu để phân tích.

Phương pháp khảo sát sử dụng phiếu điều tra kết hợp khảo sát trực tiếp và gửi phiếu qua đường bưu điện. Phương pháp phân tích tổng hợp được áp dụng để xử lý số liệu khảo sát, sử dụng phần mềm SurveyMonkey để nhập liệu và phân tích dữ liệu. Ngoài ra, phương pháp xin ý kiến chuyên gia được vận dụng trong quá trình xây dựng bảng hỏi và hoàn thiện luận văn. Thời gian nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2009-2015, phù hợp với kế hoạch tổng thể xây dựng định mức KTKT của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Mức độ quan tâm đến xây dựng định mức lao động: 98,95% đối tượng khảo sát tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cho biết quan tâm đến vấn đề xây dựng định mức lao động, thể hiện nhận thức cao về tầm quan trọng của công tác này.

  2. Thực trạng áp dụng các định mức KTKT: Các định mức KTKT đã được Bộ Nội vụ ban hành dưới dạng Thông tư, bao gồm các lĩnh vực chỉnh lý tài liệu giấy, xử lý tài liệu hết giá trị, vệ sinh kho bảo quản, bồi nền tài liệu giấy, lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, phục vụ độc giả và giải mật tài liệu. Tuy nhiên, việc áp dụng các định mức này tại các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh chưa đồng bộ, với tỷ lệ áp dụng khác nhau giữa các địa phương.

  3. Khó khăn trong áp dụng định mức: Khoảng 31 phiếu khảo sát không đạt yêu cầu do trả lời không đầy đủ hoặc không logic, phản ánh một phần khó khăn trong việc tiếp cận và thực hiện các quy định về định mức KTKT. Ngoài ra, kinh phí đầu tư cho công tác xây dựng định mức còn hạn chế, dẫn đến khảo sát thực tế chưa rộng rãi và tính đại diện số liệu chưa cao.

  4. Ảnh hưởng của trình độ và điều kiện làm việc: Trình độ chuyên môn, thâm niên công tác và điều kiện kỹ thuật tại các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả áp dụng các định mức KTKT. Ví dụ, định mức lao động bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công mất trung bình 20,17 phút/tờ tài liệu khổ A4, với hệ số điều chỉnh cho tài liệu có tình trạng vật lý kém hoặc kích thước khác khổ A4.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy sự nhận thức rõ ràng về vai trò của định mức KTKT trong quản lý và tổ chức lao động tại các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Tuy nhiên, việc áp dụng chưa đồng bộ do nhiều nguyên nhân như hạn chế về kinh phí, thiếu quy trình nghiệp vụ chi tiết, và trình độ cán bộ chưa đồng đều. So sánh với các nghiên cứu trong nước và kinh nghiệm quốc tế, việc xây dựng và áp dụng định mức KTKT cần được thực hiện trên cơ sở quy trình nghiệp vụ khoa học, tiêu chuẩn sản phẩm rõ ràng và khảo sát thực tế có tính đại diện cao.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bố tỷ lệ áp dụng các định mức KTKT theo từng địa phương, bảng so sánh thời gian lao động tiêu chuẩn cho các quy trình nghiệp vụ khác nhau, và biểu đồ thể hiện mức độ khó khăn trong áp dụng định mức theo từng nhóm đối tượng khảo sát. Những kết quả này góp phần làm rõ thực trạng và đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ lưu trữ tại các cấp tỉnh nhằm đảm bảo hiểu và áp dụng đúng các định mức KTKT. Thời gian thực hiện: 1-2 năm; Chủ thể: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với các trường đào tạo chuyên ngành lưu trữ.

  2. Hoàn thiện và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ lưu trữ chi tiết, sát thực tế để làm cơ sở xây dựng và điều chỉnh định mức KTKT phù hợp với từng loại tài liệu và điều kiện làm việc. Thời gian: 2 năm; Chủ thể: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

  3. Tăng cường kinh phí đầu tư cho công tác xây dựng và khảo sát định mức KTKT, đảm bảo khảo sát thực tế có tính đại diện cao, phục vụ việc xây dựng định mức chính xác và khả thi. Thời gian: Ngay trong kế hoạch ngân sách hàng năm; Chủ thể: Bộ Nội vụ, các cơ quan quản lý ngân sách.

  4. Xây dựng hệ thống giám sát, đánh giá định kỳ việc áp dụng các định mức KTKT tại các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh để kịp thời điều chỉnh, bổ sung, nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực. Thời gian: Hàng năm; Chủ thể: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ các tỉnh.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý lưu trữ nhà nước: Giúp hiểu rõ vai trò và phương pháp xây dựng định mức KTKT, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành công tác lưu trữ.

  2. Viên chức, nhân viên lưu trữ: Nắm bắt các quy trình nghiệp vụ và tiêu chuẩn lao động, áp dụng đúng các định mức KTKT để nâng cao năng suất và chất lượng công việc.

  3. Các nhà hoạch định chính sách và cơ quan quản lý nhà nước: Cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để xây dựng, điều chỉnh các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác lưu trữ.

  4. Học viên, nghiên cứu sinh chuyên ngành lưu trữ học: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết, phương pháp nghiên cứu và thực tiễn áp dụng định mức KTKT trong lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

  1. Định mức kinh tế - kỹ thuật là gì và tại sao quan trọng trong lưu trữ?
    Định mức KTKT là lượng lao động, vật tư, thiết bị cần thiết để hoàn thành một đơn vị công việc lưu trữ theo tiêu chuẩn chất lượng. Nó giúp quản lý hiệu quả nguồn lực, nâng cao năng suất và đảm bảo chất lượng công tác lưu trữ.

  2. Các định mức KTKT đã được ban hành bao gồm những nội dung chính nào?
    Bao gồm chỉnh lý tài liệu giấy, xử lý tài liệu hết giá trị, vệ sinh kho bảo quản, bồi nền tài liệu giấy, lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, phục vụ độc giả và giải mật tài liệu.

  3. Phương pháp khảo sát áp dụng trong nghiên cứu này là gì?
    Sử dụng phiếu khảo sát kết hợp khảo sát trực tiếp và gửi phiếu qua bưu điện, thu thập ý kiến từ các cán bộ quản lý và nhân viên lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, phân tích dữ liệu bằng phần mềm chuyên dụng.

  4. Những khó khăn chính trong việc áp dụng định mức KTKT tại các lưu trữ cấp tỉnh là gì?
    Bao gồm hạn chế về kinh phí, thiếu quy trình nghiệp vụ chi tiết, trình độ cán bộ chưa đồng đều và chưa có hệ thống giám sát, đánh giá định kỳ.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả áp dụng các định mức KTKT trong lưu trữ?
    Cần tăng cường đào tạo cán bộ, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ, đầu tư kinh phí khảo sát thực tế, xây dựng hệ thống giám sát và đánh giá định kỳ để điều chỉnh kịp thời.

Kết luận

  • Định mức kinh tế - kỹ thuật là công cụ quản lý quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
  • Việc áp dụng các định mức KTKT đã được Bộ Nội vụ ban hành còn chưa đồng bộ và gặp nhiều khó khăn do hạn chế về kinh phí, trình độ và quy trình nghiệp vụ.
  • Nghiên cứu đã khảo sát thực trạng áp dụng tại 95 đơn vị lưu trữ cấp tỉnh, thu thập dữ liệu có tính đại diện và phân tích sâu sắc các vấn đề liên quan.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng định mức KTKT, bao gồm đào tạo, hoàn thiện quy trình, tăng cường kinh phí và xây dựng hệ thống giám sát.
  • Khuyến nghị các cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức lưu trữ phối hợp triển khai các bước tiếp theo trong giai đoạn 2024-2026 để hoàn thiện và áp dụng rộng rãi hệ thống định mức KTKT, góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ.

Quý độc giả và các cơ quan, tổ chức quan tâm có thể liên hệ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để nhận hỗ trợ và tài liệu hướng dẫn chi tiết về áp dụng định mức KTKT trong hoạt động lưu trữ.