CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG Mã chương:MH27.03 Mục tiêu: - Nắm được nguyên tắc tổ chức và nội dung quản lý công tác văn thư ở UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương - Thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ công tác văn thư tại UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương - Thể hiện thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận và cầu thị trong quá trình học tập. Nội dung chính: 1. Tổ chức, quản lý công tác văn thư ở UBND tỉnh, TP trực thuộc Trung ương 1. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư - Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang.
- Công tác lưu trữ gồm toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 1. Tại văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. - UBND tỉnh thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quan trọng theo chương trình công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh và các công việc khác do các sở, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trình Uỷ ban nhân dân tỉnh.
- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các báo cáo theo sự phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh. 42 - Kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định của pháp luật. - Xây dựng, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt và đôn đốc thực hiện chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, kiến nghị với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo, điều hành các sở ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trong từng thời gian nhất định. - Kiến nghị với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao các sở, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng cơ chế, chính sách, các đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyền quyết định.
- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chương trình công tác của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và các công việc khác do các sở, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh. - Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh - Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh; thông báo thông tin để các thành viên Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân thành phố, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức liên quan về tình hình kinh tế - xã hội của địa phương, hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh, công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh. - Cung cấp thông tin cho công chúng về các hoạt động chủ yếu, những quyết định quan trọng của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, những sự kiện kinh tế, chính trị, xã hội nổi bật mà dư luận quan tâm theo quy định pháp luật và chỉ đạo của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh. - Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn của Uỷ ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật.
- Quản lý, xuất bản và phát hành Công báo cấp tỉnh. - Quản lý và duy trì hoạt động mạng tin học của Uỷ ban nhân dân tỉnh. - Quản lý tổ chức và hoạt động của các Trang Thông tin điện tử của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh. 43 - Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.
- Xây dựng, ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật. - Tổ chức việc phát hành và quản lý các văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh. - Tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng đối với Văn phòng các Sở, ngành, Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp huyện. Đối với cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND Tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) chịu trách nhiệm tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
Xây dựng, ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ * Xây dựng, ban hành và sửa đổi, bổ sung văn bản -Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức triển khai xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành: + Ban hành Danh mục hồ sơ năm của cơ quan, đơn vị; + Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị; + Xây dựng Danh mục thành phần tài liệu của cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử; + Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. - Chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị rà soát để sửa đổi hoặc thay thế Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. * Tổ chức các lớp tập huấn để giới thiệu văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành về công tác văn thư, lưu trữ. * Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ - Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hoạt động lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc (nếu có).
Tập trung vào những nội dung sau: 44 - Phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản khác của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó, việc tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ; triển khai thi hành Luật Lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức; - Công tác tổ chức, cán bộ (về tổ chức văn thư, lưu trữ; biên chế, trình độ cán bộ; việc thực hiện các chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước); - Ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ; - Thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư theo quy định; - Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ - Thực hiện và hướng dẫn các quy định đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc về: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; - Công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (tình hình kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản tài liệu lưu trữ); - Thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định của pháp luật; - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả. - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu; - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ; - Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ. * Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ - Các cơ quan, tổ chức cần tăng cường chỉ đạo thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đồng thời hướng dẫn các đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức công tác lập hồ sơ công việc theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tránh tình trạng tài liệu chất đống, bó gói, chưa lập hồ sơ như hiện nay. - Các cơ quan, tổ chức xây dựng và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc (nếu có) thực hiện công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ.
* Quản lý và sử dụng con dấu - Trưởng phòng Hành chính tổng hợp chịu trách nhiệm trong việc quản lý con dấu. 45 Con dấu phải được chuyên viên văn thư bảo quản tại phòng làm việc của Phòng Hành chính tổng hợp. Không đưa dấu ra khỏi phòng Hành chính tổng hợp và khỏi cơ quan. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
Khi đóng dấu xong, chuyên viên phụ trách văn thư phải cất con dấu vào tủ và khoá tủ đựng con dấu. - Chuyên viên văn thư quản lý con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. - Đóng dấu phải đúng chiều, rõ ràng, trùm 1/3 chữ ký ở phía trái. - Đối với các bản phụ lục kèm theo, đóng dấu vào góc trên bên trái phụ lục, đấu đè lên hàng chữ đầu trang bằng 1/3 đường kính con dấu (dấu treo).
Nếu phụ lục có từ 2 trang trở lên thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai. - Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không lưu ở văn thư (các hợp đồng, biên bản nghiệm thu, giấy chứng nhận.), văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.