Chương I: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp Chương II: Phân tích thực trạng kiểm soát chỉ phí tại công ty TNHH Thái An Thành Chương III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kiểm soát chỉ phí tại công ty TNHH Thái An Thành. CƠ SỞ LÝ LUẬN VE KIEM SOÁT CHI PHI TAI DOANH NGHIEP 1.1 Khái niệm chi phi va phan loại chỉ phí 1.1 Khái niệm chi phí Chỉ phí là một phạm trù khá là quen thuộc trong đời sống của tất cả mọi người và nó cũng là một khái niệm quan trọng xuyên suốt của quá trình thực hiện kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Theo Phạm Văn Sinh và Phạm Quang Phan (2009), chi phí được định nghĩa là: “Một bộ phận của giá trị hàng hóa, là số tư bản đê sản xuât ra hàng hóa ay”. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01, chi phí định nghĩa là: “Chi phí là tong giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chỉ ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.” (Bộ tài chính, 2002) Đề có cái nhìn cụ thé hon, chi phí tiếp cận theo lĩnh vực tài chính được định nghĩa: “Chi phí của doanh nghiệp là biêu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống, hao phí lao động vật hóa và chi phí cần thiết mà doanh nghiệp đã bỏ ra dé tiền hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định.12 Phan loại chi phí Theo Vũ Quang Kết và cộng sự, chi phí trong doanh nghiệp được phân loại theo nhiều tiêu chí, ứng với các hoạt động khác nhau dé thực hiện các công việc khác nhau.
Xem xét về nội dung kinh tế, phân loại chi phí gồm: chi phí vật liệu mua ngoài; chỉ phí lương và các khoản trích dựa theo lương; chi phí khẩu hao của TSCĐ; chi phí cho dịch vụ mua bên ngoài; chi phí bằng tiền khác;. Phân theo mối quan hệ giữa chỉ phí với sản xuất kinh doanh, chỉ phí bao gồm: - Chi phí cô định: là những loại chi phí không biến đổi cho dù doanh nghiệp có tạm ngừng hay thay đổi quy mô kinh doanh, sản xuất. Đây là những khoản chi 3 phí mà doanh nghiệp khó tác động vào nhằm mục đích thay đổi. Những chi phí này bao gồm: chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí lãi vay; chi phí mượn văn phòng, công xưởng.
- Chi phí biến đổi: là những loại chi phí mà khi doanh nghiệp có quy mô san xuất thay đôi thì nó cũng thay đổi theo. Đây là những chi phí doanh nghiệp tác động được nhằm mục đích tối ưu hóa chi phí. Bao gồm các loại chi phí: chi phí NVL; tiền lương nhân công trực tiếp;. Phân theo công dụng của kinh tế, chi phí bao gồm: chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung.
- Chi phí NVL trực tiếp: là chi phí nguyên liệu, vật tư sử dụng trực tiếp trong sản xuất để tạo ra sản phẩm. - Chi phí công nhân trực tiếp: bao gồm chi phí tiền công, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân công, người trực tiếp tham gia sản xuất, tạo ra sản phẩm. - Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: là tat cả các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa và chi phí cho bộ máy thực hiện quan lý và điều hành doanh nghiệp. - Chi phí sản xuất chung: là chi phí sử dung cho hoạt động san xuất, dịch vụ như: chi phí vật liệu, khấu hao TSCĐ, chi phí của dịch vụ mua bên ngoài, chi phí khác phát sinh ở phân xưởng.2 Kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp 1.1 Khái niệm kiểm soát, kiểm soát chỉ phí Kiểm soát là một trong những chức năng quan trọng của nhà quản lý, vì vậy nhà quản lý phải cần hiểu rõ kiểm soát là gì? Dé làm rõ điều này, ta sẽ xem xét khái niệm của kiểm soát.
Nguyễn Thi Ngọc Huyền và cộng sự (2015, tr.865) đã đưa ra khái niệm kiểm soát: “Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhăm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch.” Kết quả Kết quả Do lường kết So sánh với £_ |" Kk Ƒ——* 2 £ | on en A mong muôn thuc té qua thuc té các tiêu chuân Thực hiện Xây dựng Phân tích các Xác định điều chỉnh #“—| chương trình {| nguyênnhân |*“—T các sai điêu chỉnh sai lêch lêch Hình 1.1 Vòng liên hệ ngược của kiểm soát Nguồn: Nguyễn Thị Ngọc Huyễn và cộng sự, 2015 Kiểm soát chi phí là quá trình kiểm tra, đánh giá việc sử dụng các loại chi phi từ đó có những điều chỉnh phù hợp dé doanh nghiệp tối đa hiệu quả hoạt động. Dé tiễn hành kiểm soát chi phí, các ban lãnh đạo của doanh nghiệp cần thực hiện các công việc như đưa ra các tiêu chuẩn, lên kế hoạch nội dung cho kiểm soát, từ đó xây dựng hệ thống cho công tác kiểm soát chi phí.2 Mục tiêu và nguyên tắc kiếm soát chỉ phí tại doanh nghiệp s* Mục tiêu kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp Mục tiêu chung của kiểm soát trong các tổ chức, doanh nghiệp là tìm thấy, giải quyết được những sai sót trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp so với các kế hoạch và tìm tòi những cơ hội có thê khai thác để hoàn thiện, cải tiến không ngừng mọi yếu tố của hệ thống (Nguyễn Ngọc Huyền và cộng sự, 2015). Trong doanh nghiệp, mục tiêu của kiểm soát chi phí cũng giống như của kiểm soát đó là kiểm tra, phát hiện các sai sót liên quan đến chi phí của doanh nghiệp, từ đó sửa chữa, điều chỉnh dé hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp có hiệu quả cao. Cụ thê, kiêm soát chi phí của doanh nghiệp có các mục tiêu sau: - _ Tối ưu hóa các chức năng trong ngân sách của doanh nghiệp.
- _ Tối ưu hóa và tinh giản các hoạt động của doanh nghiệp. - _ Thông tin về các loại chi phí là trung thực và đáng tin cậy. - Bảo đảm tuân thủ luật pháp, quy định, quy chế. s* Nguyên tắc kiểm soát chỉ phí tại doanh nghiệp Nguyên tắc kiểm soát chi phí bao gồm: giám sát chi phí trong kha năng kiếm soát, khai thác đạt hiệu quả cao nhất các chi phí mà doanh nghiệp không thể biến đối, lập báo cáo thường xuyên, nguyên tắc khách quan, có chuẩn mực, nguyên tac kinh tế (Lê Quang Vũ, 2003).
- Giám sát chi phí trong khả năng kiểm soát: các khoản chi phí trong doanh nghiệp rất phức tạp, da dang và không phải loại chi phí nào cũng thay đổi được theo mong muốn. Vì vậy doanh nghiệp cần tập trung, chú trọng vào các khoản chỉ phí quan trọng. Nhà quản lý phải xác định rõ tầm kiêm soát của tổ chức để lập nên kế hoạch kiểm soát hợp lý với năng lực của doanh nghiệp. - Khai thác đạt hiệu quả cao nhất những loại chi phí mà doanh nghiệp không thé làm biến đổi: những loại chi phí được xác định qua các hợp đồng lao động, mượn mặt bằng, khấu hao.
là các chi phí mà doanh nghiệp khó có thé thay đổi. Dù vậy các nhà quản lý cần có các giải pháp dé sử dụng hiệu quả tối da các loại chi phí này. - Lập báo cáo thường xuyên cho các loại chi phí trong doanh nghiệp: Dé có được hoạt động kiểm soát chi phí đạt hiệu quả cao, nhà quản lý phải có được thông tin kịp thời, chính xác. Thông tin là điều kiện tiên quyết cho công tác kiểm soát.
Chính vi vậy việc cập nhật, phan ánh kịp thời của các phòng ban về các khoản chi phí là rat cần thiết dé có được các giải pháp kịp thời, phù hợp. - _ Nguyên tắc khách quan, có chuẩn mực: đây là nguyên tắc cơ bản, chung nhất cho chức năng kiểm soát. Nguyên tắc này rất quan trong trong kiểm soát chi phí vì chi phí là một van đề phức tạp, chi phối đến nhiều lợi ích. Vì vậy việc đánh giá khách quan, dựa vào các chuẩn mực là rất cần thiết.
- Nguyên tắc kinh tế: để tiến hành thực hiện một công tác, nhiệm vu gi trong một doanh nghiệp thì đều cần có chi phí và kiểm soát chi phí cũng vậy. Kiểm soát chi phí của doanh nghiệp là một quá trình xuyên suốt, lâu dài cần có một nguồn kinh phí phù hợp dé duy trì. Thực hiện nguyên tắc kinh tế là tính toán dé lợi ích từ hiệu quả kiểm soát chi phí mang lại cao hơn chi phí phải bỏ ra. Bộ máy kiểm soát chỉ phí tại doanh nghiệp Theo Nguyễn Ngọc Huyền và cộng sự (2015), bộ máy kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm: HĐQT; Ban kiểm soát; Giám đốc doanh nghiệp; các nhà quản lý bộ phận và chức nang; kiểm tra của hội viên; kiểm tra của người làm công.
Tương tự như vậy, kiểm soát chi phí của doanh nghiệp cũng gồm: HĐQT; Ban kiểm soát công ty; Giám đốc doanh nghiệp; các quản lý bộ phận và chức năng. HĐQT trong doanh nghiệp là cơ quan cấp cao nhất, nhận trách nhiệm cao nhất về mọi kế hoạch kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Chức năng của HĐQT trong bộ máy kiểm soát chi phí là thực hiện kiêm soát chiến lược, tổ chức và giám sát, kiểm tra. HĐQT chỉ quan tâm đến kết quả thực hiện đối với mục tiêu bao quát thay vì quan tâm tới các hoạt động mang tính cụ thé.
Ban kiêm soát là cơ quan kiêm soát được bâu ra bởi hội đông nhăm thực hiện các công việc kiêm soát các hoạt động kinh doanh sản xuât của doanh nghiệp. Thực hiện kiêm soát trong kiêm soát chi phí, Ban kiêm soát có quyên hạn và nhiệm vụ: - _ Kiểm tra các số sách kế toán về những loại chi phí, triệu tập đại hội đồng khi cần có vấn đề giải quyết. - Trinh đại hộ đồng báo cáo thâm tra những chi phí trong các hoạt động kinh doanh và sản xuất của công ty. - Báo cáo các sự kiện về chi phí bat thường xảy ra, về ưu và nhược điểm trong quản trị nguồn lực của HĐQT.
Giám đốc doanh nghiệp trong bộ máy kiểm soát chỉ phí có trách nhiệm triển khai và thực hiện kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ, chính sách về chi phí, giải quyết các yêu cầu, phan ánh về chi phí trong doanh nghiệp. Các quản lý bộ phận và chức năng là các trưởng phòng ban và các phó giám đốc.