CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TOYOTA HẢI PHÒNG 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Toyota Hải Phòng 1. Danh mục hàng bán của Công ty Công ty TNHH Toyota Hải Phòng được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0201658078 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp ngày 01 tháng 12 năm 2016. Công ty hoạt động trong lĩnh vực lắp ráp & phân phối các sản phẩm xe thương mại nhãn hiệu Toyota - thương hiệu hàng đầu thế giới về xe thương mại & động cơ Diesel.
Công ty hiện đang cung cấp cho thị trường các sản phẩm đa dạng đáp ứng nhu cầu khách hàng bao gồm các dòng xe tải nhẹ, xe tải trung, xe tải nặng, khung gầm xe bus & xe bán tải. Các dòng sản phẩm trên hiện đang được phân phối thông qua hệ thống đại lý, các đối tác trải dài từ Bắc đến Nam của Toyota Việt Nam. Bên cạnh đó, công ty còn thực hiện các dịch vụ sửa chữa, bảo hành - bảo dưỡng & cung cấp phụ tùng chính hãng. Công ty luôn nỗ lực hết mình để giữ vững vị trí là một trong những thương hiệu xe thương mại hàng đầu thế giới.
Nhằm xây dựng lòng tin với khách hàng, đặc biệt với một thị trường phát triển tiềm năng như Việt Nam, chúng tôi cam kết cung cấp cho khách hàng những sản phẩm với chất lượng & độ bền ưu việt cũng như chế độ chăm sóc khách hàng tối ưu và chu đáo. Hàng hóa tại công ty nhập từ hàng Công ty ô tô Toyota Việt Nam gồm các dòng xe hơi, xe bán tải, xe du lịch…và các phụ tùng xe. Phụ tùng chính hãng Toyota sản xuất là những phụ tùng phải đáp ứng được các điều kiện sau: - Phụ tùng phải được sản xuất đúng với bản vẽ kỹ thuật hoặc theo tiêu chuẩn của Công ty Ôtô Toyota Nhật Bản. - Đã qua sự kiểm tra chặt chẽ về chất lượng và độ chính xác bởi Toyota Nhật Bản.
- Được bán theo hệ thống phân phối Toyota toàn cầu, trong các Đại lý hoặc Trung tâm bảo hành ủy quyền. SV: Hoàng Anh Minh Lớp: Kế toán 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán Biểu số 1.1: Danh mục hàng bán của Công ty STT Mã VLSPHH Tên VLSPHH Đơn vị 1 0288614450 Bu lông Chiếc 2 1096233800 Gioăng làm kín Chiếc 3 0903014060 Núm bơm mỡ Chiếc 4 0911105160 Đai ốc Chiếc 5 1095031542 Vòng đệm Chiếc 6 1095833830 Lò xo hồi vị Chiếc 7 1096250410 Phớt dầu trục trước Chiếc 8 1096253312 Phớt dầu trục sau Chiếc 9 1096254441 Phớt hộp số Chiếc 10 1096254840 Phớt cầu Chiếc … … …. 101 MPATFS86JGT007795 Xe ôtô con Yaris G CTV Chiếc 102 MPAUCR85GGT009372 Xe ô tô con WIGO 4AT Chiếc 103 RLE1KR55FH7100185 Xe ô tô con WIGO MT Chiếc 104 RLE1KR55FH7A00912 Xe ô tô con VIOS 1.5E 5MT Chiếc 105 RLE1KR55HH7A04165 Xe ôtô con Vios 1. Thị trường của Công ty Công ty luôn nỗ lực để các sản phẩm của mình có mặt trên toàn quốc và hướng ra thị trường ở các nước Đông Nam Á như Thái Lan, Lào, Campuchia.
Những năm đầu tiên do mới thành lập nên, phạm vi kinh doanh của công ty vẫn còn thu hẹp. Do vậy công ty chọn thị trường mục tiêu của mình là thị trường phía Bắc, đặc biệt là Hải Phòng vì đây là nơi công ty đặt trụ sở chính, hoạt động kinh doanh thuận lợi. Hải Phòng là nơi dân số đông nên các phương tiện giao thông có số lượng lớn, nhu cầu mua sắm và sửa chữa của người dân ngày càng tăng. Qua những quá trình hoạt động, kinh doanh và phát triển không ngừng, hiện nay công ty đã có được thị phần rộng lớn, hàng hóa của công ty ngày càng quen thuộc với người dân trong nước.
SV: Hoàng Anh Minh Lớp: Kế toán 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán 1. Cách thức bán hàng của Công ty Toyota Hài Phòng thực hiện ban hàng trực tiếp, các nhân viên trực tiếp giới thiệu sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng không qua một phương thức nào. Điều đó giúp công ty nắm bắt được nhu cầu, mong muốn cũng như ý kiến đóng góp, phản ánh của khách hàng, trên cơ sở đó Công ty hoàn thiện hơn nữa các chính sách hỗ trợ, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Toàn bộ hệ thống văn phòng, nhà xưởng của Toyota Hải Phòng được thiết kế hiện đại, tiện nghi cho việc giao dich và linh hoạt.
Văn phòng làm việc của cán bộ quản lý, các nhân viên được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất hiện đại như: máy vi tính cá nhân, có hệ thống kết nối Internet, các thiết bị văn phòng, trang bị nội thất tiện nghi, trang trọng, hiện đại. Các phòng bán, cá nhân có thể liên hệ trực tiếp với nhau, thông qua đó hoạt động kinh doanh thực sự năng động, linh hoạt. Khách hàng khi đến với Toyota Hải Phòng sẽ thông qua các cố vấn dịch vụ để tìm hiểu sản phẩm mình cần mua. Sau khi xem xét và quyết định mua sẽ thông qua phòng kinh doanh.
Nếu quyết định mua khách hàng sẽ chờ hoàn thiện các thủ tục về chứng từ mua bán như ký đơn đặt hàng, và chờ để nhận hàng hóa. Mặc dù Toyota Hải Phòng là đối thủ cạnh tranh của nhiều đại lý Toyota khác, nhưng các đại lý này vẫn có quan hệ hỗ trợ lẫn nhau nhằm hợp tác cùng phát triển. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Toyota Hải Phòng Mua bán và trao đổi hàng hóa là một trong những khâu vô cùng quan trọng của chu trình kinh doanh tại công ty. Chính vì vậy công ty luôn chú ý đến tình hình chung của việc bán hàng và hoàn thành tốt chức năng của mình.
Quá trình bán hàng được hoàn tất khi Công ty TNHH Toyota Hải Phòng giao đầy đủ hàng đến khách hàng và khách hàng cũng đã chấp nhận thanh toán cho Công ty. Mỗi khi tiến hành một nghiệp vụ bán hàng, Công ty đều phải quản lý đầy đủ các khía cạnh như: quản lý doanh thu; quản lý giá vốn. tình hình công nợ và thanh toán công nợ của các khoản phải thu của khách hàng. Chính vì thế, mỗi bộ phận trong Công ty TNHH Toyota Hải Phòng đều có những chức năng đặc thù riêng biệt nhưng lại phối hợp chặt chẽ với nhau giúp cho công tác bán hàng diễn ra hợp lý; khoa học, gọn nhẹ và hiệu quả nhất.
SV: Hoàng Anh Minh Lớp: Kế toán 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán + Giám đốc: là người xem xét các hợp đồng kinh tế do Phòng kinh doanh đệ trình lên; và là người xem xét, kí duyệt các hợp đồng kinh tế đó. Tổng Giám đốc đóng vai trò rất quan trọng trong các chu trình bán hàng. Tổng Giám đốc cũng là người quyết định các quy định; chính sách của Công ty liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. + Phòng kinh doanh: Có vai trò tiến hành các chương trình quảng cáo, quảng bá sản phẩm.
Lập và thực hiện các kế hoạch giao hàng; theo dõi tình hình sản xuất và bán hàng tại Công ty. Luân chuyển các chứng từ cần thiết để hoạt động bán hàng được diễn ra đúng quy cách, trình tự. + Bộ phận bán hàng: Bộ phận bán hàng đảm nhiệm toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc đóng gói, giao hàng như: +) Kiểm soát và theo dõi số lượng hàng hóa, chủng loại xuất bán. +) Kiểm tra chứng từ xuất có phù hợp với quy định của Công ty và Nhà nước hay không? +) Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc về hàng hóa khi cần thiết.
+) Cung cấp các thông tin, chứng từ cần thiết cho các phòng ban liên quan. + Bộ phận kho: Khi tiến hành xuất bán, thủ kho sẽ xem xét các thông tin, số lượng chủng loại sản phẩm có khớp đúng hay không. Sau đó sẽ tiến hành xuất kho theo đúng yêu cầu rồi ghi vào thẻ kho để theo dõi, đối chiếu với Phòng kế toán. + Phòng kế toán: +) Hạch toán quá trình bán hàng, ghi nhận doanh thu, giá vốn và các tài khoản liên quan tại Công ty.
+) Ghi chép sổ sách, báo cáo kế hoạch theo quy định của Công ty và Nhà nước. +) Báo cáo hoạt động chi tiêu tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty trong tháng, quý, năm. +) Báo cáo về hoạt động quyết toán thuế hằng năm tuân thủ đúng yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước (thuế, thống kê. +) Tổ chức mạng lưới kế toán khoa học hợp lý, hướng dẫn ghi chép số liệu kế toán một cách đầy đủ; chính xác và kịp thời.
SV: Hoàng Anh Minh Lớp: Kế toán 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Viện Kế toán – Kiểm toán +) Thực hiện việc trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, công nhân sản xuất theo đúng chế độ, đúng thời hạn. +) Chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng; và nhà cung cấp. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận đúng nơi quy định và thời gian lưu trữ tối thiểu cho phép tại Công ty. Bán hàng là một trong những khâu quan trọng nhất trong hoạt động của công ty.
Vì vậy, Công ty TNHH Toyota Hải Phòng luôn cố gắng tìm ra những, cách thức bán hàng sao cho phù hợp với đặc điểm của công ty đồng thời thu hút khách hàng. Hiện tại, công ty đang áp dụng các chính sách về giá, xúc tiến bán hàng cụ thể như sau: Về mục tiêu, các chính sách giá: Nhận thấy được vai trò của việc xác định mục tiêu bán hàng và xây dựng chính sách giá Công ty luôn định hướng rõ các đối tượng khách hàng mục tiêu và các mức giá áp dụng cho từng nhóm khách hàng mục tiêu, dựa vào quy mô, số lượng hàng mua và đặc biệt là khả năng tài chính của khách hàng. Việc áp dụng mức giá nào là hoàn toàn linh động do bộ phận kinh doanh quyết định thông qua sự giám sát chặt chẽ của Ban giám đốc, sao cho đảm bảo lợi nhuận tối ưu và uy tín tốt nhất đối với khách hàng. Về quảng cáo và hoạt động Maketing: Quảng cáo là một trong những công cụ hữu ích để đưa thông tin ,về sản phẩm của công ty đến gần hơn với người tiêu dùng.
Nhận thức được tầm quan trọng của Maketing online mang lại, công ty tăng cường việc quảng cáo qua mạng, website bán hàng … Công ty có chuyên viên bán hàng online, đồng thời thường xuyên có những chính sách giảm giá khi đặt hàng qua mạng để xúc tiến việc tiếp thị sản phẩm, mở rộng thị trường, và nâng cao thương hiệu của mình.