Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và bối cảnh Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) năm 2006, các doanh nghiệp thương mại phải đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt, đặc biệt là những biến động từ cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu cuối năm 2008. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực phân phối và dịch vụ thương mại, tiêu thụ hàng hóa giữ vai trò quyết định sự tồn tại và phát triển. Hoạt động này vừa là khâu thực hiện giá trị sản phẩm, vừa tạo điều kiện thu hồi vốn để tái đầu tư kinh doanh.
Gắn liền với công tác tiêu thụ, việc tổ chức hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác, khoa học là công cụ thiết yếu cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám đốc nhằm đưa ra các quyết định quản trị phù hợp. Xuất phát từ thời gian thực tập 5 tuần tại Công ty TNHH Việt Bình, tác giả đã lựa chọn và thực hiện đề tài nhằm phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán bán hàng tại đơn vị.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề được xác định rõ:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại.
- Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Việt Bình.
- Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tại doanh nghiệp.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác hạch toán doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả kinh doanh.
- Phạm vi không gian: Công ty TNHH Việt Bình (Trụ sở tại số 1807 Đại lộ Hùng Vương, thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ cùng các đại lý và cửa hàng trực thuộc).
- Phạm vi thời gian: Số liệu nghiên cứu tập trung vào giai đoạn hoạt động 2006–2008, trong đó số liệu hạch toán chi tiết và tổng hợp được trích xuất cụ thể trong tháng 01 năm 2008.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Chuyên đề vận dụng hệ thống quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành tại thời điểm nghiên cứu, bao gồm:
- Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
- Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (đối với hệ thống chứng từ áp dụng).
- Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong hoạt động kinh doanh.
Các nguyên tắc kế toán cơ bản được công ty áp dụng trong thực tế gồm:
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân gia quyền cả kỳ).
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Phương pháp đường thẳng theo nguyên tắc nguyên giá.
Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai kết hợp giữa nghiên cứu tài liệu lý luận và khảo sát thực tiễn tại doanh nghiệp:
- Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập trực tiếp các chứng từ kế toán gốc phát sinh (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Phiếu chi), bảng biểu tổng hợp và sổ sách kế toán tại Phòng Kế toán Công ty TNHH Việt Bình.
- Phương pháp quan sát và phỏng vấn: Trực tiếp tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ, phương thức bán hàng và sự phân công lao động giữa các vị trí kế toán viên.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và đối chiếu: Phân tích quy trình ghi sổ từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết các tài khoản (TK 131, TK 156, TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 911), đối chiếu số liệu lên Sổ Cái và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tháng 01/2008.
Nội dung chính theo từng chương
Phần I: Tổng quan về Công ty TNHH Việt Bình
Chương này trình bày toàn diện về lịch sử hình thành, đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và bộ máy quản lý, kế toán của công ty:
- Lịch sử và tư cách pháp nhân: Công ty TNHH Việt Bình được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1802000695 do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Phú Thọ cấp ngày 26/09/2001, chính thức đi vào hoạt động ngày 01/10/2001. Vốn điều lệ ban đầu là 1.500 triệu đồng (gồm ông Kiều Đức Thuận góp 1.000 triệu đồng và ông Kiều Văn Thanh góp 500 triệu đồng).
- Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh thương mại và dịch vụ kỹ thuật, trọng tâm là phân phối mua vào - bán ra các dòng xe máy (SYM, Suzuki, Honda...), linh kiện, phụ tùng, dầu nhớt, mũ bảo hiểm và cung cấp dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa ô tô, mô tô. Địa bàn hoạt động mở rộng từ Phú Thọ sang các tỉnh Tuyên Quang, Yên Bái, Vĩnh Phúc, Hà Tây (cũ), phát triển hệ thống gồm 3 đại lý và 3 cửa hàng bán lẻ trên Đại lộ Hùng Vương (TP. Việt Trì).
- Tổ chức bộ máy quản trị: Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng gồm Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc) điều hành trực tiếp 4 bộ phận chuyên môn: Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Kỹ thuật - Bảo hành và Kho vật tư.
- Tổ chức công tác kế toán: Phòng Kế toán gồm 6 nhân sự hoạt động theo mô hình tập trung: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán hàng hóa và tiêu thụ, Kế toán công nợ, Kế toán TSCĐ và vật tư, Kế toán tiền lương, Kế toán kiêm thủ quỹ.
- Hình thức kế toán: Vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên hệ thống máy tính. Doanh nghiệp chỉ kinh doanh thương mại thuần túy nên không sử dụng các tài khoản chi phí sản xuất như TK 621, TK 622, TK 627, TK 154.
| Tiêu chí |
Thông tin chi tiết tại Công ty TNHH Việt Bình |
| Tên doanh nghiệp |
Công ty TNHH Việt Bình (VIET BINH Company Limited) |
| Trụ sở chính |
Số 1807, Đại lộ Hùng Vương, TP. Việt Trì, Tỉnh Phú Thọ |
| Mã số thuế |
2600363665 |
| Ngày thành lập |
26/09/2001 (Bắt đầu hoạt động: 01/10/2001) |
| Vốn điều lệ sáng lập |
1.500.000.000 VNĐ |
| Hình thức sổ kế toán |
Nhật ký chung (trên phần mềm kế toán máy) |
| Niên độ kế toán |
Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 |
Phần II: Thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Việt Bình
Tác giả đi sâu phân tích thực tế quy trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 01/2008 thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán chi tiết và sổ cái:
- Phương thức bán hàng:
- Bán buôn qua kho: Xuất hàng trực tiếp từ kho chính tại Việt Trì giao cho khách hàng khi có hợp đồng, lập Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho (mỗi loại 3 liên).
- Bán buôn vận chuyển thẳng: Giao hàng trực tiếp từ nhà cung cấp/hãng đến đại lý các tỉnh lân cận mà không qua kho công ty nhằm tiết kiệm chi phí bốc dỡ và lưu kho.
- Bán lẻ: Thực hiện tại văn phòng và 3 cửa hàng bán lẻ, áp dụng phương thức thu tiền tập trung thông qua Hóa đơn GTGT và Phiếu thu.
- Hạch toán doanh thu bán hàng (TK 511): Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra (TK 33311). Ví dụ điển hình: Nghiệp vụ xuất bán lẻ 01 xe máy Future Neo cho khách hàng Lê Thanh Sơn ngày 15/01/2008 theo Hóa đơn GTGT số 0000652 và Phiếu xuất kho số 126 với giá bán chưa thuế 22.000.000 đồng, thuế GTGT 10% (2.200.000 đồng), tổng giá thanh toán thu bằng tiền mặt là 24.200.000 đồng.
- Hạch toán giá vốn hàng bán (TK 632): Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên đơn giá bình quân được tính toán vào cuối tháng. Giá vốn của chiếc xe Future Neo xuất bán ngày 15/01/2008 được xác định là 19.800.000 đồng (ghi Nợ TK 632 / Có TK 156).
- Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Chi phí bán hàng (TK 641): Tập hợp trong tháng gồm chi phí chào hàng (19.400.000 đồng), lương nhân viên bán hàng (15.540.000 đồng), chi phí khác bằng tiền (11.500.000 đồng). Tổng chi phí bán hàng kết chuyển cuối kỳ sang TK 911 là 32.454.000 đồng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642): Tập hợp các khoản chi phí bến bãi, bốc dỡ linh kiện, tiếp khách, khấu hao TSCĐ (5.224.000 đồng), điện thoại, lương nhân viên quản lý (145.500.000 đồng). Tổng chi phí quản lý kết chuyển cuối kỳ sang TK 911 là 330.563.000 đồng.
- Hạch toán xác định kết quả kinh doanh (TK 911): Cuối tháng 01/2008, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí để xác định lợi nhuận kế toán trước thuế và sau thuế.
| Chỉ tiêu doanh thu theo mặt hàng chủ yếu |
Số lượng tiêu thụ (chiếc) |
Doanh thu chưa thuế (VNĐ) |
| Xe máy Future Neo |
95 |
2.090.000.000 |
| Xe máy Attila Elizabeth |
72 |
2.268.000.000 |
| Xe máy Honda SCR 110 |
86 |
2.752.000.000 |
| Xe máy Honda Air Blade |
48 |
1.680.000.000 |
| Xe máy Yamaha Sirius |
215 |
3.418.500.000 |
| Các dòng xe khác và phụ tùng linh kiện |
- |
6.457.950.000 |
| Tổng cộng doanh thu thuần tháng 01/2008 |
- |
18.666.450.000 |
Phần III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Việt Bình
Tác giả đưa ra các đánh giá khách quan về công tác kế toán và hệ thống hóa các đề xuất hoàn thiện:
- Đánh giá ưu điểm: Bộ máy quản lý tinh gọn, hệ thống kho bãi bảo quản tốt; công tác kế toán hàng hóa kết hợp đồng bộ giữa kế toán chi tiết và tổng hợp theo phương pháp thẻ song song; phần mềm kế toán máy xử lý dữ liệu nhanh chóng, liên kết phân hệ kho, bán hàng và công nợ.
- Chỉ ra các hạn chế còn tồn tại:
- Chưa xây dựng hệ thống mã số hàng hóa: Gây khó khăn trong việc quản lý danh mục xe máy và phụ tùng đa dạng, dễ dẫn đến nhầm lẫn trong nhập - xuất - tồn kho.
- Bất cập trong phương pháp tính giá xuất kho: Việc áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ khiến giá vốn chỉ được xác định vào cuối tháng, làm gián đoạn việc cung cấp thông tin giá trị tồn kho và kết quả kinh doanh tức thời trong tháng.
- Chưa trích lập dự phòng: Doanh nghiệp chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 159) và dự phòng nợ phải thu khó đòi, vi phạm nguyên tắc thận trọng của kế toán.
- Tổ chức bộ máy kế toán: Việc bố trí một nhân sự làm kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ tiềm ẩn nguy cơ sai phạm, thiếu sự kiểm soát độc lập.
- Hệ thống giải pháp đề xuất:
- Xây dựng bảng mã hóa vật tư hàng hóa chuẩn cho từng chủng loại phương tiện và phụ tùng.
- Tách biệt hoàn toàn vị trí thủ quỹ và kế toán tiền mặt để đảm bảo kiểm soát nội bộ; định kỳ luân chuyển phần hành kế toán để nâng cao trình độ nghiệp vụ tổng thể.
- Mở tài khoản và thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 159) vào cuối niên độ kế toán theo quy định tài chính.
- Hoàn thiện quản trị công nợ: Đánh giá định kỳ khả năng thanh toán của khách hàng, trích lập dự phòng phải thu khó đòi và áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán nhằm thúc đẩy thu hồi nợ nhanh.
Kết quả và đóng góp
Nghiên cứu đã phản ánh chi tiết các chỉ tiêu tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Việt Bình trong tháng 01/2008 thông qua Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Biểu số 2-14):
| STT |
Chỉ tiêu tài chính |
Mã số |
Số tiền tháng 01/2008 (VNĐ) |
| 1 |
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ |
01 |
18.666.450.000 |
| 2 |
Các khoản giảm trừ doanh thu |
02 |
0 |
| 3 |
Doanh thu thuần (05 = 01 - 02) |
05 |
18.666.450.000 |
| 4 |
Giá vốn hàng bán |
06 |
18.136.547.000 |
| 5 |
Lợi nhuận gộp về bán hàng (07 = 05 - 06) |
07 |
529.903.000 |
| 6 |
Chi phí bán hàng |
08 |
32.454.000 |
| 7 |
Chi phí quản lý doanh nghiệp |
09 |
330.563.000 |
| 8 |
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh |
10 |
166.886.000 |
| 9 |
Chi phí khác (TK 811) |
12 |
8.015.000 |
| 10 |
Lợi nhuận khác |
13 |
(8.015.000) |
| 11 |
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế |
14 |
158.871.000 |
| 12 |
Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp |
15 |
44.483.880 |
| 13 |
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp |
16 |
114.387.120 |
Đóng góp thực tiễn của chuyên đề:
- Làm rõ tính phù hợp và các điểm nghẽn của việc áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung và phương pháp tính giá tồn kho bình quân cả kỳ tại một doanh nghiệp thương mại kinh doanh xe máy.
- Đề xuất các giải pháp kỹ thuật kế toán cụ thể (mở mã hàng, mở tài khoản dự phòng 159, tách vị trí thủ quỹ) có tính ứng dụng trực tiếp giúp doanh nghiệp nâng cao tính tuân thủ pháp lý và năng lực kiểm soát nội bộ.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Số liệu khảo sát thực tế và các biểu mẫu kế toán chi tiết của chuyên đề tập trung chủ yếu vào kỳ kế toán tháng 01 năm 2008, chưa bao quát toàn bộ chuỗi số liệu qua các quý trong năm hoặc so sánh biến động chi tiết theo nhiều niên độ.
- Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu việc chuyển đổi phương pháp tính giá xuất kho từ bình quân cả kỳ sang phương pháp bình quân liên hoàn (sau mỗi lần nhập) hoặc phương pháp đích danh (theo số khung, số máy của từng xe máy) nhằm cung cấp số liệu giá vốn tức thời; nghiên cứu quy trình kiểm soát rủi ro tín dụng đối với chương trình bán hàng trả góp 6 tháng của công ty.
Giá trị tham khảo
Tài liệu là nguồn tư liệu thực tế hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tham khảo cấu trúc chuyên đề thực tập tốt nghiệp, phương pháp mô tả quy trình luân chuyển chứng từ và cách thức trình bày các biểu mẫu sổ sách (Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 511, 632, 641, 642, Sổ Cái TK 911).
- Cán bộ kế toán tại doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Tham khảo phương thức thiết lập hệ thống tài khoản không qua tài khoản sản xuất, quy trình xử lý hóa đơn bán buôn - bán lẻ và quy trình khóa sổ xác định kết quả kinh doanh hàng tháng.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty TNHH Việt Bình áp dụng hình thức ghi sổ và chế độ kế toán nào?
Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung trên hệ thống phần mềm máy tính và vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC cùng hệ thống chứng từ theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
2. Tổng doanh thu thuần và lợi nhuận sau thuế của công ty trong tháng 01/2008 đạt bao nhiêu?
Trong tháng 01/2008, tổng doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty đạt 18.666.450.000 đồng, lợi nhuận kế toán trước thuế đạt 158.871.000 đồng, chi phí thuế TNDN là 44.483.880 đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 114.387.120 đồng.
3. Tại sao hệ thống tài khoản của công ty không sử dụng các tài khoản như TK 621, 622, 627, 154?
Vì Công ty TNHH Việt Bình là doanh nghiệp thuần kinh doanh thương mại và dịch vụ (mua xe máy và linh kiện về để phân phối lại và cung cấp dịch vụ bảo dưỡng), không có hoạt động sản xuất chế tạo, do đó không phát sinh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp hay chi phí sản xuất chung.
4. Khóa luận chỉ ra những điểm hạn chế lớn nhất trong khâu tính giá xuất kho và quản lý tiền mặt tại công ty là gì?
Hạn chế trong tính giá xuất kho là việc áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ khiến giá vốn không được ghi nhận hàng ngày mà phải chờ đến cuối tháng mới tính toán được. Về quản lý tiền mặt, công ty bố trí nhân sự kế toán tiền mặt kiêm nhiệm thủ quỹ, vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ.
5. Tác giả đã kiến nghị gì về việc xử lý dự phòng giảm giá hàng tồn kho?
Tác giả đề xuất công ty cần mở và theo dõi tài khoản TK 159 (Dự phòng giảm giá hàng tồn kho), thực hiện trích lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính đối với những mặt hàng có bằng chứng giảm giá nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng.
Kết luận
Chuyên đề tốt nghiệp đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Việt Bình trong tháng 01/2008. Thông qua hệ thống hóa số liệu chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính, tác giả đã chỉ rõ những ưu điểm trong việc ứng dụng kế toán máy cũng như các mặt hạn chế về mã hóa danh mục hàng hóa, phương pháp tính giá vốn và kiểm soát nội bộ. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất có căn cứ thực tế, phù hợp với quy định của chế độ kế toán và quy mô hoạt động của doanh nghiệp thương mại.
