Hoàn Thiện Công Tác Mua Hàng Cho Cảng Container Trung Tâm Sài Gòn (SPCT)

Luận văn thạc sĩ kinh tế phân tích kinh doanh hoàn thiện công tác mua hàng cho cảng container trung tâm sài gòn spct, đánh giá thực trạng, chỉ ra hạn chế, đề xuất giải pháp khả

• Tác giả: Đỗ Đăng Khoa
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
• Trường học: Đại học Bách Khoa - ĐHQG TP.HCM
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Hoàn thiện công tác mua hàng cho Cảng Container Trung Tâm Sài Gòn (SPCT)
• Loại tài liệu: khóa luận thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ
• LỜI CAM ĐOAN
• DANH SÁCH BẢNG
• DANH SÁCH HÌNH
• DANH MỤC VIẾT TẮT
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
• 1.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
• 1.2. LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI
• 1.3. MỤC TIÊU ĐỀ TÀI
• 1.4. Ý NGHĨA THỰC TIỄN ĐỀ TÀI
• 1.5. PHẠM VI THỰC HIỆN
• 1.6. PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN
• 1.7. BỐ CỤC ĐỀ TÀI
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
• 2.1. MÔ HÌNH LÝ THUYẾT
• 2.1.1. Mô hình five rights trong mua hàng
• 2.1.2. Quy trình mua hàng Van Weele (2009)
• 2.1.3. Chiến lược mua hàng theo mô hình Kraljic (1983)
• 2.2. TÓM TẮT CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG
• 3.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CẢNG CONTAINER TRUNG TÂM SÀI GÒN
• 3.2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH MUA HÀNG CẢNG SPCT
• 3.3. TÓM TẮT CHƯƠNG 3
• 4. CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ TRIỂN KHAI THỬ NGHIỆM
• 4.1. XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC MUA HÀNG
• 4.2. XÂY DỰNG DANH SÁCH NHÀ CUNG CẤP ĐẠT CHUẨN VÀ PHÂN LOẠI NHÀ CUNG CẤP
• 4.3. QUẢN LÝ, THEO DÕI HỢP ĐỒNG
• 4.4. TÓM TẮT CHƯƠNG 4
• 5. CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
• 5.1. KẾT QUẢ CHÍNH CỦA ĐỀ TÀI
• 5.2. KIẾN NGHỊ ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP
• 5.3. HẠN CHẾ CỦA ĐỀ TÀI VÀ HƯỚNG NGHIÊN CỨU TIẾP THEO
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC 1: DỰ BÁO NHU CẦU CHO SẢN PHẨM NHỚT- MỠ BƠI TRƠN, LỌC, VỎ XE, CÁP THÉP, ÁC QUY NĂM 2016
• PHỤ LỤC 2: MẪU YÊU CẦU MUA HÀNG TỪ BỘ PHẬN KHAI THÁC
• PHỤ LỤC 3: MẪU YÊU CẦU MUA HÀNG TỪ BỘ PHẬN KỸ THUẬT
• PHỤ LỤC 4: PHỎNG VẤN TRƯỞNG BỘ PHẬN KỸ THUẬT VỀ CÁCH THỨC XÁC ĐỊNH NHU CẦU MUA HÀNG
• PHỤ LỤC 5: PHỎNG VẤN TRƯỞNG BỘ PHẬN KỸ THUẬT VỀ NGUỒN CUNG, KHẢ NĂNG SỬ DỤNG SẢN PHẨM THAY THẾ HOẶC THAY THẾ NHÀ CUNG CẤP

Tóm tắt

I. Tổng Quan Quy Trình Mua Hàng Tại Cảng Container Cát Lái

Mua hàng là hoạt động then chốt trong mọi tổ chức. Nó không chỉ đơn thuần là nghiệp vụ mua bán, mà còn bao gồm chiến lược, nghiên cứu thị trường và quản lý chất lượng. Hoạt động mua hàng giúp tăng giá trị, giảm chi phí, xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp và tạo động lực thay đổi. Đối với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại, chi phí mua hàng chiếm tỷ trọng lớn. Do đó, quản trị tốt việc mua hàng giúp tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận. Một cách tiếp cận mới là xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp để cùng cắt giảm chi phí và gia tăng giá trị. Việc quản trị các nhà cung cấp tốt giúp cho chất lượng sản phẩm của công ty được duy trì và doanh nghiệp có thể tập trung vào năng lực cốt lõi của mình để tăng danh tiếng cho doanh nghiệp.

1.1. Vai trò quan trọng của Quy trình mua hàng Cảng Cát Lái hiệu quả

Hoạt động mua hàng hiệu quả mang lại lợi ích to lớn. Nó giúp giảm chi phí, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng cường uy tín cho doanh nghiệp. Quản trị mua hàng tốt còn giúp tiết kiệm thời gian trong nhiều khâu, từ thiết kế đến sản xuất, giúp sản phẩm đến tay khách hàng nhanh hơn. Việc số hóa quy trình mua hàng cũng là một xu hướng tất yếu. Digital transformation cảng Cát Lái sẽ là bước tiến quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh.

1.2. Sự cần thiết tối ưu hóa Quy trình Mua Hàng tại Cảng container

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, với các hiệp định thương mại tự do (FTA), việc cải tiến quy trình mua hàng càng trở nên cấp thiết. Cảng Container Trung Tâm Sài Gòn (SPCT), hay còn gọi là Cảng Cát Lái, đang tiến hành tái cấu trúc để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng. Do đó, cần có một cuộc cải cách để hoàn thiện khâu mua hàng, phối hợp với kế hoạch và chiến lược chung của cảng, đảm bảo hoạt động mua hàng diễn ra khoa học, bài bản và có kế hoạch.

II. Vấn Đề Thường Gặp trong Quy Trình Mua Hàng Cảng Cát Lái

Công tác mua hàng tại SPCT hiện đang đối mặt với nhiều thách thức. Thời gian mua hàng kéo dài, giá mua còn tương đối cao. Nguyên nhân chính là do bộ phận mua hàng chưa nắm bắt được nhu cầu, cách thức xác định nhu cầu của các bộ phận liên quan. Việc này dẫn đến khó khăn trong việc dự báo số lượng sản phẩm cần mua, ảnh hưởng đến việc thương lượng giá tốt và làm phát sinh chi phí không cần thiết. Theo Bảng 1.1 từ tài liệu gốc, thời gian giao hàng ước tính cho các mặt hàng mới dao động từ 15-60 ngày, gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất.

2.1. Khó khăn trong thủ tục mua hàng Cảng Cát Lái và giải pháp

Một số mặt hàng cần nhập khẩu mất nhiều thời gian. Bộ phận mua hàng chưa có dự báo, không có hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp để ràng buộc họ trữ hàng sẵn. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu hụt vật tư, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Giải pháp cần tập trung vào dự báo nhu cầu và xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược với các nhà cung cấp.

2.2. Thiếu sót trong Quản lý Nhà Cung Cấp tại Cảng Container

Ngoài ra, còn tồn tại nhiều vấn đề khác cần cải thiện: chưa có phương pháp đánh giá nhà cung cấp, chưa xây dựng được danh sách nhà cung cấp đạt chuẩn, không có hoạt động đánh giá nhà cung cấp sau khi mua hàng, việc lưu trữ hồ sơ, đơn hàng chưa khoa học. Việc xây dựng một quy trình đánh giá và quản lý nhà cung cấp chặt chẽ sẽ giúp nâng cao hiệu quả mua hàng.

2.3. Chi phí Logistics Cảng Cát Lái tác động đến Quy trình mua hàng

Chi phí logistics, bao gồm chi phí vận chuyển, lưu kho, bốc xếp, cũng ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí mua hàng. Việc tối ưu hóa quy trình logistics, tìm kiếm các đối tác vận chuyển uy tín, giá cả cạnh tranh là một yếu tố quan trọng để giảm chi phí. Phân tích và kiểm soát chi phí Logistics cảng Cát Lái là bước quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả mua hàng.

III. Cách Xây Dựng Chiến Lược Mua Hàng Hiệu Quả Tại Cảng Cát Lái

Để giải quyết các vấn đề trên, việc xây dựng chiến lược mua hàng bài bản là vô cùng quan trọng. Theo tóm tắt khóa luận, ba bước đầu của quy trình mua hàng thuộc về phần chiến lược (theo Weele, 2009) là khâu cần cải thiện nhiều nhất, đặc biệt là bước đầu tiên, xác định nhu cầu. Việc phân loại các nhóm sản phẩm theo ma trận Kraljic giúp xác định nhu cầu của bộ phận kỹ thuật và xây dựng chiến lược tương ứng.

3.1. Phân tích Nhu Cầu Mua Hàng theo Ma Trận Kraljic tại Cảng SPCT

Ma trận Kraljic chia sản phẩm thành bốn nhóm: chiến lược, đòn bẩy, hàng thiết yếu và rủi ro. Mỗi nhóm đòi hỏi một chiến lược mua hàng khác nhau. Ví dụ, với các sản phẩm chiến lược (giá trị cao, rủi ro cao), cần xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược với nhà cung cấp, đảm bảo nguồn cung ổn định. Các sản phẩm thiết yếu (giá trị thấp, rủi ro thấp) có thể được mua thông qua quy trình đơn giản, tập trung vào giá cả.

3.2. Xác định Nhu Cầu Mua Hàng Bộ Phận Kỹ Thuật và Chiến lược tương ứng

Khóa luận tập trung vào bộ phận Kỹ thuật của cảng SPCT, vì đây là bộ phận có giá trị mua hàng lớn nhất. Việc xác định nhu cầu của bộ phận này, phân loại sản phẩm theo ma trận Kraljic, và xây dựng chiến lược mua hàng phù hợp sẽ giúp tiết kiệm chi phí, đảm bảo nguồn cung và nâng cao hiệu quả hoạt động. Phụ lục 4 và 5 chứa thông tin phỏng vấn Trưởng bộ phận Kỹ thuật về cách xác định nhu cầu mua hàng, nguồn cung và khả năng thay thế.

IV. Hướng dẫn Đánh Giá và Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Uy Tín Tại Cảng Cát Lái

Một yếu tố quan trọng khác là xây dựng danh sách nhà cung cấp đạt chuẩn và phân loại nhà cung cấp. Cần xây dựng phương pháp, tiêu chí đánh giá nhà cung cấp để có thể lập danh sách theo xếp hạng A, B, C, giúp quản lý nhà cung cấp dễ dàng hơn. Hoạt động đánh giá nhà cung cấp sau khi mua hàng cũng rất quan trọng để cải tiến quy trình.

4.1. Tiêu Chí Đánh Giá Nhà Cung Cấp và Quy trình Thanh toán tại cảng

Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp cần dựa trên các yếu tố như: chất lượng sản phẩm, giá cả, thời gian giao hàng, dịch vụ sau bán hàng, khả năng đáp ứng nhu cầu. Quy trình thanh toán cũng cần được xem xét, đảm bảo thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Cần thiết lập quy trình thanh toán minh bạch, rõ ràng.

4.2. Quản Lý Hồ Sơ Hợp Đồng Sau Mua Hàng khoa học tại Cảng SPCT

Việc lưu trữ hồ sơ, đơn hàng, hợp đồng sau khi hoàn tất đơn hàng cần được thực hiện khoa học, giúp dễ dàng trích lục khi cần thiết. Nên sử dụng phần mềm quản lý để số hóa hồ sơ, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và tăng tốc độ tìm kiếm. Sử dụng Phần mềm quản lý quy trình mua hàng cảng là một giải pháp hiệu quả.

V. Bí Quyết Ứng Dụng Công Nghệ Số vào Quy Trình Mua Hàng Cảng

Ứng dụng công nghệ thông tin là một xu hướng tất yếu trong thời đại số. Việc sử dụng phần mềm quản lý mua hàng giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả. Ngoài ra, cần đào tạo nhân viên về các kỹ năng sử dụng công nghệ để tận dụng tối đa lợi ích mà công nghệ mang lại.

5.1. Lợi ích của Ứng dụng công nghệ trong quy trình mua hàng

Sử dụng các phần mềm quản lý Quy trình giao nhận hàng hóa tại cảng Cát Lái, đơn hàng, hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu giấy tờ, tăng cường tính minh bạch. Việc tích hợp dữ liệu từ các bộ phận khác nhau giúp dự báo nhu cầu chính xác hơn, xây dựng kế hoạch mua hàng hiệu quả hơn.

5.2. Digital Transformation cảng Cát Lái và những thách thức đi kèm

Quá trình chuyển đổi số đòi hỏi sự thay đổi về tư duy, quy trình, công nghệ và con người. Cần có sự đầu tư về hạ tầng công nghệ, đào tạo nhân viên, và xây dựng văn hóa đổi mới. Digital transformation cảng Cát Lái là một quá trình lâu dài, cần có sự kiên trì và quyết tâm.

VI. Kết Luận và Hướng Nghiên Cứu Tiếp Theo Về Mua Hàng Tại Cảng

Khóa luận đã phân tích thực trạng quy trình mua hàng tại cảng SPCT, đưa ra các giải pháp cải tiến dựa trên lý thuyết và thực tiễn. Tuy nhiên, đề tài còn một số hạn chế, như chỉ tập trung vào bộ phận Kỹ thuật, giải pháp còn mang tính chủ quan. Hướng nghiên cứu tiếp theo là mở rộng phạm vi nghiên cứu sang các bộ phận khác, áp dụng các giải pháp vào thực tế và đánh giá hiệu quả.

6.1. Điều kiện Triển Khai Giải Pháp Cải Thiện Quy trình Xuất nhập khẩu

Để triển khai thành công các giải pháp, cần có sự ủng hộ của ban lãnh đạo, sự phối hợp của các bộ phận liên quan, và sự đầu tư về nguồn lực. Cần xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết, có lộ trình cụ thể, và thường xuyên theo dõi, đánh giá tiến độ. Cần tìm hiểu kỹ về Quy trình làm thủ tục hải quan tại cảng Cát Lái.

6.2. Hạn Chế Của Đề Tài và Hướng Nghiên Cứu Supply Chain Cảng Cát Lái

Đề tài còn hạn chế về phạm vi, chưa xem xét đến các yếu tố bên ngoài như biến động thị trường, chính sách của nhà nước. Hướng nghiên cứu tiếp theo là phân tích chuỗi cung ứng của cảng SPCT, tìm kiếm các giải pháp tối ưu hóa chuỗi cung ứng, nâng cao năng lực cạnh tranh. Nghiên cứu Supply chain cảng Cát Lái sẽ mang lại cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động mua hàng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU - Giới thiệu tổng quan để tài, lý do hình thành đề tài, mục tiêu đề tài, phạm vi và ý nghĩa đề tài, phương pháp thực và quy trình thực hiện đề tài. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT - Đưa ra các khái niệm được sử dụng trong đề tài. Các lý thuyết nền tảng mà tác giả sử dụng để áp dụng trong đề tài này và khung nghiên cứu đề tài như lý thuyết về chiến lược mua hàng của Kraljic (1983), quy trình mua hàng của Weele (2009), Quy trình lựa chọn nhà cung cấp của Scheuing (1989)… CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG - Giới thiệu về công ty, các hoạt động chức năng chính của công ty, sản phẩm dịch vụ cung cấp cho thị trường. - Phân tích quy trình mua hàng của công ty và nêu ra những vấn đề cần giải quyết cho bộ phận mua hàng trong công ty.

CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ TRIỂN KHAI THỬ NGHIỆM - Xây dựng giải pháp nhằm cải tiến quy trình mua hàng tại cảng SPCT. CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ - Nêu lên các kết quả chính của đề tài đạt được, đề xuất những hỗ trợ để các giải pháp của để tài được triển khai thuận lợi - Những hạn chế của đề tài và hướng giải quyết tiếp theo. 8 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 CÁC KHÁI NIỆM Định nghĩa công tác mua hàng: Công tác mua hàng không chỉ đơn thuần là chỉ về các hoạt động nghiệp vụ mua hàng hoá mà nghĩa của nó bao hàm rộng hơn gồm cả trách nhiệm về chiến lược mua hàng như nghiên cứu thị trường, quản lý chất lượng. Đứng ở khía cạnh thương mại, mua hàng bao gồm các hoạt động như tìm kiếm và mua hàng hoá, dịch vụ và các nguồn lực cần thiết để phục vụ cho việc vận hành và phát triển doanh nghiệp.

Nhưng thực tế nó bao gồm tất cả các giai đoạn của quá trình mua hàng từ trước cả công đoạn xác định nhu cầu mua hàng (số lượng, hàng hoá, thông số kỹ thuật, thời gian giao hàng….) cho đến bước mua hàng, theo dõi đơn hàng và đánh giá sau khi mua hàng. Và chức năng của mua hàng theo Monczka (2005) bao gồm:  Khía cạnh kỹ thuật: lựa chọn nhà cung cấp, soạn thảo hợp đồng, quản lý chất lượng…  Khía cạnh thị trường: tập trung vào chiến lược như nghiên cứu thị trường, đánh giá, thương lượng với nhà cung cấp…  Khía cạnh logistic: các công việc liên quan đến giao nhận hàng hoá.  Khía cạnh quản lý: liên quan đến quản lý hồ sơ, giấy tờ, nhà cung cấp, hoá đơn, quản lý giao hàng.1: Chức năng mua hàng (Monczka, 2008) Trải qua nhiều thập kỷ, chức năng mua hàng phát triển từ giai đoạn đầu tiên đơn giản nhất như những công việc thuần tuý về nghiệp vụ: tìm kiếm nhà cung cấp, đặt hàng cho đến gian đoạn phát triển hơn, chức năng mua hàng kết nối nhiều bộ phận trong một tổ chức, xây dựng mối quan hệ chiến lược với nhà cung cấp và tham gia nhiều hơn vào chuỗi cung ứng toàn cầu. Keough (1993) đã xuất bản bài báo “Buying your way to top” trong đó mô tả các bước phát triển của công tác mua hàng qua 5 giai đoạn:  Phục vụ nhu cầu cơ bản của nhà máy (Serve the factory): đây là giai đoạn đơn giản nhất trong các doanh nghiệp, nhà máy nhỏ với những đơn hàng đơn giản.

Công việc mua hàng chỉ là liên hệ nhà cung cấp, đặt hàng cho doanh nghiệp.  Thương lượng chi phí đơn vị thấp nhất (Lowest unit cost): Giai đoạn này mới cần sự có mặt của bộ phận mua hàng. Công việc như phân tích chi phí, thương lượng đàm phán để có giá tốt nhất. 10  Chức năng mua hàng phối hợp (Coordinated purchasing): Mua hàng là một tổ chức có chức năng chuyên biệt trong doanh nghiệp, các mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp được thiết lập.

 Nhóm liên kết chức năng mua hàng (Cross-functional purchasing): Bộ phận mua hàng được phát triển hơn, các nhóm liên kết chức năng (cross-functional team) được thành lập liên kết các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Mối quan hệ với nhà cung cấp cũng được phát triển hơn, doanh nghiệp có thể hỗ trợ đối tác của mình cùng phát triển.  Quản trị chuỗi cung ứng toàn cầu (World-class supply chain management): Nhóm liên kết chức năng liên kết chặt chẽ với nhà cung cấp để đạt được kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Ra những quyết định chiến lược như tự sản xuất hay mua (made or buy).2: Mô hình các giai đoạn phát triển của công tác mua hàng (Keough, 1993) Vào năm 1998 Rozemeijer và Weele đã phát triển mô hình của Keough lên một bậc.

Họ chia quá trình phát triển công tác mua hàng thành 6 bậc.3: Mô hình các giai đoạn phát triển của công tác mua hàng (Rozemeijer & Weele, 1998) Bậc 1 Bậc 2 Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 Bậc 6 Đảm bảo sự liên Giảm chi Giảm chi phí. Phát triển Phát triển Sử dụng được tục của quá trình phí. Rút ngắn thời nhóm liên mối quan hệ các nhóm liên cung ứng, việc Tiết kiệm gian giao kết chức với nhà cung kết chức năng hoạt động của tổ cho tổ chức. cấp chặt chẽ của nhà cung chức không bị Tăng chất Cải thiện hơn.

lượng sản hiệu quả Tham gia Nâng cao năng phẩm. công tác mua vào quá trình lực nhà cung Phối hợp giữa hàng. phát triển sản cấp. Gia tăng sự phẩm mới Hợp tác với nhà Xây dựng thoã mãn của của nhà cung cung cấp về việc chính sách và khách hàng.

phát triển sản hệ thống mua Cải thiện các Nâng cao phẩm mới và hàng. kênh giao năng lực công nghệ mơi. Giảm chi phí tiếp. nhân viên Liên tục cải tiến, hoạt động nội Giảm tổng mua hàng, đo lường năng bộ.

chi phí cho nhà cung cấp lực nhà cung toàn hệ và khách cấp. hàng Thoã mãn khách hàng cuối cùng của tổ chức.2 MÔ HÌNH LÝ THUYẾT 2.1 Mô hình five rights trong mua hàng. Mô hình 5 rights là một nguyên tắc nền tảng mô tả mục tiêu của công tác tác mua hàng cần hướng đến đó là: mua đúng hàng (right goods), đúng nhà cung cấp (right suppliers), sản phẩm được giao đúng nơi (right place), đúng lúc (right time) và với giá cả hợp lý (right price). Tuy nhiên trong thực tế khó mà thực hiện được cùng lúc cả 5 nguyên tác trên và 5 nguyên tắc trên không phải lúc nào cũng được đánh giá quan trọng như nhau.

Trong nhiều tình huống thì một hay một vài nguyên tác sẽ được ưu tiên hơn ví dụ trong những trường hợp cần nguồn hàng gấp thì tiêu chí đúng lúc là quan trọng nhất, công ty chấp nhận chi phí cao hơn để có sản phẩm sớm hơn.2 Quy trình mua hàng Van Weele (2009) Quy trình mua hàng là một hệ thống gồm các bướctheo thứ tự miêu tả cụ thể công việc cần làm: Lựa chọn Xúc tiến & Theo dõi và Xác định Soạn thảo nhà cung Đặt hàng nhận đơn đánh giá nhà nhu cầu hợp đồng cấp hàng cung cấp Phần chiến thuật (Tactical) Phần vận hành (Operating) Hình 2.4: Quy trình mua hàng Van Weele 2009 Bước 1: Xác định rõ nhu cầu của người dùng như đặc điểm, thông số kỹ thuật, số lượng sản phẩm cần mua, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, quy cách đóng gói. Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp. Đầu tiên phải tìm kiếm các nhà cung cấp có khả năng cung cấp sản phẩm yêu cầu.Ban đầu có thể sẽ có một danh sách nhiều nhà cung cấp có thể cung cấp sản phẩm yêu cầu, ta có thể dựa vào một vài phương pháp đánh giá sơ bộ để rút ngắn danh sách nhà cung cấp tiềm năng xuống như: biểu hiện nhà cung cấp 13 trong quá khứ, danh tiếng nhà cung cấp, nhà cung cấp đã được công ty ghé thăm và đánh giá, nhà cung cấp được cấp chứng nhận chất lượng từ một tổ chức thứ ba, đã đánh giá sản phẩm dùng thử… Sau khi có được một danh sách vài nhà cung cấp tiềm năng, ta sẽ tiến hành gửi yêu cầu báo giá. Một số điều kiện thường dùng để tham khảo khi lựa chọn nhà cung cấp như: chất lượng, giá cả, vấn đề giao hàng, dịch vụ, vấn đề thanh toán…Và sau cùng ta đi đến lựa chọn một nhà cung cấp chính để tiến hành thương lượng.

Bước 3: Soạn thảo hợp đồng. Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp công ty sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng, đựa ra các điều khoản để thương lượng với nhà cung cấp. Bước 4: Đặt hàng. Sau khi thống nhất hợp đồng, công ty sẽ gửi đơn hàng đến nhà cung cấp và theo dõi quá trình đặt hàng trong suốt quá trình sản xuất, giao hàng.

Bước 5: Xúc tiến & nhận đơn hàng.Ở bước này công ty sẽ nhận sản phẩm từ nhà cung cấp và tiến hành các phương pháp kiểm tra, thẩm định sản phẩm xem có đạt yêu cầu hay không. Bước 6: Theo dõi & đánh giá nhà cung cấp. Bước cuối cùng là sẽ đánh giá biểu hiện, năng lực của nhà cung cấp xem có đạt yêu cầu hay không để quyết định sẽ tiếp tục duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp hay không.3 Quy trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp theo Scheuing(1989) Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp công việc quan trọng đối với bộ phận mua hàng và là một trong những chức năng chính của quy trình mua hàng. Theo Scheuing (1989) thì bất kì vì lý do gì mà một tổ chức cần phải tìm kiếm nhà cung cấp thì giám đốc mua hàng cũng phải trải qua một quá trình lựa chọn quan trọng và phức tạp để xác định và tìm được nguồn cung cấp tốt nhất để thoả mãn yêu cầu của tổ chức.

Bắt đầu bằng việc 14 tham khảo các nguồn thông tin và kết thúc bằng việc đưa ra được danh sách nhà cung cấp đạt chuẩn (Hình 2. Giám đốc mua hàng có nhiều nguồn thông tin về nhà cung cấp, những nguồn này bao gồm:  Các nhà cung cấp sẵn có.  Các mối quan hệ riêng cá nhân của giám đốc mua hàng.  Thông qua các đại diện bán hàng.

 Từ kinh nghiệm của công ty: kinh nghệm, mối quan hệ của nhân viên trong công ty.  Tạp chí thương mại.  Danh bạ thương mại: trang vàng, các trang web cung cấp danh bạ công ty…  Hội chợ triễn lãm chuyên ngành.  Thông qua đối tác giới thiệu.

(second parties)  Tìm kiếm trên internet. Bước tiếp theo sẽ xây dựng các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp.