CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP THEO THÔNG TƯ 200/214 TT-BTC 1. Tổng quan về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: 1. Sự cần thiết của vốn bằng tiền: Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền của doanh nghiệp vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hay thu hồi các khoản nợ. Thiếu vốn là một trong những trở ngại và cũng là nguyên nhân chính gây kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp.
Do đó, vốn bằng tiền đóng một vai trò hết sức quan trọng và to lớn trong việc đảm bảo cho công tác sản xuất kinh doanh được liên tục và đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Đối với bất kì doanh nghiệp lớn hay nhỏ một khi đã bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải cần một lượng vốn bằng tiền nhất định. Nhờ có vốn bằng tiền mà doanh nghiệp mới mua sắm được các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó hoạt động sản xuất kinh doanh mới được tiến hành. Do đó, doanh nghiệp cần phải quản lý vốn bằng tiền một cách thường xuyên và hiệu quả.
Khái niệm và đặc điểm vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: ➢ Khái niệm vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Vốn bằng tiền là tài sản của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển với tính linh hoạt cao nhất, vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí hoạt động. ➢ Đặc điểm vốn bằng tiền: Trong quá trình kinh sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua, bán và thu hồi các khoản nợ.
Việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các quy định nguyên tắc trong pháp luật của nhà nước Việt Nam cần được rõ ràng, minh bạch. SV: Hoàng Đức Trung – QTL2401K 10 Luan van KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Tiền vốn trong doanh nghiệp được phân loại theo các các khác nhau và theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền Việt Nam: Là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc và đồng xu do Ngân hàng nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu.
Đây là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như: Đồng Đô La Mỹ (USD), đồng tiền chung Châu Âu (EURO), đồng yên Nhật (JPY)… - Vàng tiền tệ: Là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không có khả năng thanh khoản cao. Nó được sử dụng chủ yếu vì mục đích cất trữ. Mục tiêu đảm bảo một lượng trữ an toán trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. Và theo trạng thái tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm : - Tiền mặt tại quỹ: Gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ hiện đang giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
- Tiền gửi ngân hàng: Là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ mà doanh nghiệp gửi tại tài khoản Ngân hàng của doanh nghiệp. - Tiền đang chuyển: Là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. Vai trò của kế toán vốn bằng tiền: Vai trò của việc quản lý tốt vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán đó là góp phần phát triển và lưu thông hệ thống tiền tệ trong doanh nghiệp. Bởi vậy, kế toán về vốn bằng tiền là một bộ phận rất quan trọng trong bộ máy kế toán tại doanh nghiệp.
- Quản lý vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo tốt các mối quan hệ tác động qua lại giao dịch giữa các thành phần kinh tế. Nó cũng góp phần kích thích nền kinh tế phát triển nhanh hơn. Góp phần giúp SV: Hoàng Đức Trung – QTL2401K 11 Luan van KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, có sức cạnh tranh và đứng vững trên thị trường. - Vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán là cơ sở để đánh giá thực lực tài chính của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
Từ đó nhằm tạo niềm tin của các đối tác có quan hệ với doanh nghiệp. - Là cơ sở đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Điều này sẽ thể hiện thông qua vòng lưu chuyển tiền tệ có nhanh chóng hiệu quả hay không. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: - Phản ánh kịp thời các khoản thu chi vốn bằng tiền, thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu thường xuyên với thủ quỹ nhằm đảm bảo tính chặt chẽ của vốn bằng tiền.
- Phản ánh tình hình tăng giảm khi sử dụng tiền ngân hàng thanh toán các hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân khiến tiền đang chuyển bị chậm để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp để chuyển tiền kịp thời. - Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán kế toán vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ và phát hiện chêch lệch vốn bằng tiền. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo thông tư 200/214/TT BTC: 1.Những quy định khi hạch toán vốn bằng tiền: - Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam.
- Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch để ghi sổ kế toán. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và cá đủ chữ ký của người nhận, người giao, người ghi chép, xuất quỹ theo quỹ định của chế độ chứng từ kế toán. SV: Hoàng Đức Trung – QTL2401K 12 Luan van KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế đối chiếu với số liệu quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.
Nếu có chêch lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và nghĩ biện pháp để xử lý chêch lệch.2 Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ: Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: Giấy bạc Ngân hàng Việt Nam, các loại ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt doanh nghiệp được tập chung tại quỹ. Mọi nghiệp vụ liên quan tới thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.1 Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp (TK 111): Tài khoản 111 dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ.
Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”. Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.
Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. SV: Hoàng Đức Trung – QTL2401K 13 Luan van KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: - Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 111 - Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá bình quân gia quyền di động hoặc tỷ giá giao dịch thực tế. Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan.
Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.