Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp, công tác kế toán thanh toán đóng vai trò huyết mạch nhằm phản ánh và kiểm soát sự vận động của các dòng tiền, gắn liền trực tiếp với quá trình mua vào vật tư, nguyên liệu và tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ. Đối với các doanh nghiệp hoạt động kết hợp giữa xây lắp, vận tải và kinh doanh vật tư xây dựng, các quan hệ kinh tế phát sinh với khách hàng (người mua) và nhà cung cấp (người bán) diễn ra với tần suất cao, quy mô giá trị lớn và phương thức thanh toán đa dạng. Việc tổ chức theo dõi chặt chẽ các khoản công nợ phải thu và nợ phải trả là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp xây dựng phương án thu hồi vốn, thanh toán nợ đến hạn kịp thời, hạn chế ứ đọng vốn và kiểm soát các rủi ro tài chính phát sinh.

Từ thực tiễn hoạt động tại Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng Vận tải Thức Quyên – một đơn vị kinh doanh đa ngành trong lĩnh vực xây dựng và thương mại vật liệu tại Hải Phòng, khóa luận tốt nghiệp được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Nghiên cứu và hệ thống hóa những cơ sở lý luận chung về công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo chế độ kế toán hiện hành.
  2. Tìm hiểu, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng Vận tải Thức Quyên thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán.
  3. Đánh giá những ưu điểm và hạn chế cơ bản trong công tác kế toán nói chung và kế toán công nợ nói riêng tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý công nợ tại doanh nghiệp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua (các khoản phải thu khách hàng) và kế toán thanh toán với người bán (các khoản phải trả nhà cung cấp).
  • Phạm vi nghiên cứu về không gian: Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng Vận tải Thức Quyên (địa chỉ: Tổ 6, phường Hòa Nghĩa, quận Dương Kinh, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Khóa luận sử dụng số liệu tài chính, chứng từ và sổ sách kế toán phát sinh trong năm tài chính 2019 của doanh nghiệp (thời gian thực hiện đề tài từ ngày 30/03/2020 đến ngày 30/06/2020).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên khung pháp lý và chế độ kế toán áp dụng cho khối doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hệ thống tài khoản hạch toán trọng tâm bao gồm Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng) và Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán), cùng các tài khoản liên quan như TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 156 (Hàng hóa), TK 211 (Tài sản cố định hữu hình), TK 337 (Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng), TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 3331 (Thuế giá trị gia tăng phải nộp), TK 133 (Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 635 (Chi phí tài chính), TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính), TK 2293 (Dự phòng phải thu khó đòi) và TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).
  • Phương pháp nghiên cứu thực tế:
    • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập hệ thống chứng từ kế toán gốc (hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, ủy nhiệm chi, phiếu nhập kho, biên bản đối chiếu công nợ) và hệ thống sổ kế toán (Sổ Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết công nợ) phát sinh trong năm 2019 tại công ty.
    • Phương pháp phân tích và tổng hợp: Xử lý dữ liệu từ chứng từ thực tế, tái hiện quy trình định khoản và ghi chép vào các sổ sách kế toán theo trình tự logic, đánh giá mức độ phù hợp giữa quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC với thực tế xử lý nghiệp vụ tại đơn vị.
    • Phương pháp đối chiếu, so sánh: So sánh số liệu giữa sổ kế toán chi tiết với sổ tổng hợp, giữa sổ cái với bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính nhằm đánh giá tính chính xác của công tác kế toán công nợ.
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ pháp lý thành lập doanh nghiệp (năm 2015), quy chế quản lý nội bộ, số liệu chứng từ kế toán và báo cáo tài chính năm 2019 của Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng Vận tải Thức Quyên.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chương 1 hệ thống hóa các nguyên tắc, chứng từ, tài khoản và phương pháp hạch toán công nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

  • Sự cần thiết và phương thức thanh toán: Phân tích vai trò của việc tổ chức công tác kế toán thanh toán trong việc duy trì chu chuyển vốn. Phân loại hai phương thức thanh toán cơ bản: thanh toán bằng tiền mặt (thường áp dụng cho giao dịch nhỏ dưới 20 triệu đồng) và thanh toán không dùng tiền mặt (ủy nhiệm chi, séc, nhờ thu phiếu trơn, tín dụng chứng từ L/C, nhờ thu kèm chứng từ).
  • Nguyên tắc kế toán thanh toán:
    • Với người mua (TK 131): Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung, từng lần thanh toán và theo dõi kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng). Phân loại theo dõi nợ khó đòi, nợ bằng ngoại tệ hoặc hiện vật quý.
    • Với người bán (TK 331): Theo dõi chi tiết theo từng nhà cung cấp, kiểm tra đối chiếu định kỳ bằng văn bản, theo dõi nợ phải trả theo thời gian thanh toán và xử lý chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.
  • Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
    • Bán hàng và cung cấp dịch vụ: Phản ánh doanh thu chưa thu tiền (Nợ TK 131 / Có TK 511, Có TK 3331), các khoản giảm trừ doanh thu (hàng bán trả lại, giảm giá, chiết khấu thương mại), chiết khấu thanh toán cho khách hàng (Nợ TK 635 / Có TK 131), thu hồi nợ (Nợ TK 111, 112 / Có TK 131).
    • Đặc thù hợp đồng xây dựng: Hạch toán theo tiến độ kế hoạch (sử dụng TK 337) hoặc theo khối lượng công việc hoàn thành được khách hàng xác nhận, các khoản thưởng hợp đồng và tiền bồi thường.
    • Mua hàng và dịch vụ: Mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ nhập kho chưa trả tiền (theo phương pháp kê khai thường xuyên ghi Nợ TK 152, 156, 211, Nợ TK 133 / Có TK 331; kiểm kê định kỳ ghi Nợ TK 611 / Có TK 331); mua hàng nhập khẩu phản ánh thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường; chiết khấu thanh toán được hưởng (Nợ TK 331 / Có TK 515); xử lý nợ không tìm ra chủ nợ (Nợ TK 331 / Có TK 711).
    • Nghiệp vụ ngoại tệ: Theo dõi tỷ giá thực tế tại thời điểm giao dịch, tỷ giá ghi sổ khi thanh toán và đánh giá lại số dư cuối kỳ qua TK 413.
  • Hệ thống sổ sách kế toán: Trình bày đặc điểm và sơ đồ trình tự ghi sổ theo 4 hình thức quy định tại Thông tư 133: Hình thức Nhật ký chung, hình thức Nhật ký – Sổ cái, hình thức Chứng từ ghi sổ và hình thức Kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại Xây dựng Vận tải Thức Quyên

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu hoạt động và thực tiễn tổ chức hạch toán thanh toán tại doanh nghiệp khảo sát:

  • Khái quát về công ty:
    • Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng Vận tải Thức Quyên.
    • Địa chỉ: Tổ 6, Hòa Nghĩa, Dương Kinh, Hải Phòng; Mã số thuế: 0201654002; Ngày thành lập: 20/11/2015.
    • Ngành nghề hoạt động: Xây dựng nhà các loại, xây dựng công trình đường sắt, đường bộ, công trình công ích, dân dụng; chuẩn bị mặt bằng; lắp đặt hệ thống điện; vận chuyển hàng hóa, hành khách đường bộ và đường thủy; kinh doanh vật liệu xây dựng; sản xuất vật liệu chịu lửa, sản phẩm từ đất sét, bê tông, xi măng và thạch cao.
    • Cơ cấu quản trị: Tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng dưới sự lãnh đạo của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc (Giám đốc, Phó giám đốc), 4 phòng ban chuyên môn (Phòng Kinh doanh, Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Kỹ thuật Thiết bị - Vật tư) và 3 Đội xây lắp.
  • Tổ chức bộ máy kế toán:
    • Mô hình tổ chức: Tập trung tại Phòng Tài chính Kế toán.
    • Phân công nhân sự: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp; Kế toán doanh thu, chi phí; Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán tiền lương; Thủ quỹ kiêm thủ kho.
  • Chính sách và hình thức kế toán áp dụng:
    • Chế độ kế toán: Thông tư 133/2016/TT-BTC; Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12; Đơn vị tiền tệ: VNĐ.
    • Phương pháp kế toán: Thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ; Hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên; Giá xuất kho tính theo phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO); Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
    • Hình thức sổ kế toán: Áp dụng hình thức Nhật ký chung. Hệ thống sổ bao gồm Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản (TK 131, TK 331, TK 111, TK 112, TK 511, TK 632...), Sổ chi tiết thanh toán với người mua/người bán, Bảng tổng hợp chi tiết công nợ, Bảng cân đối số phát sinh và hệ thống Báo cáo tài chính (B01a-DNN, B02-DNN, B03-DNN, B09-DNN).
  • Thực tế kế toán thanh toán công nợ:
    • Phương thức thanh toán: Áp dụng thanh toán tiền mặt và chuyển khoản. Quy định bắt buộc thanh toán bằng chuyển khoản đối với các hợp đồng mua vào có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên.
    • Đặc thù mảng xây lắp: Khách hàng ứng trước một tỷ lệ giá trị hợp đồng khi khởi công. Khi nghiệm thu bàn giao, công ty xuất hóa đơn và thu phần còn lại sau khi khấu trừ tiền bảo hành công trình (thông thường khách hàng giữ lại từ 5% đến 10% giá trị hợp đồng trong thời hạn bảo hành 01 năm).
    • Minh họa hạch toán TK 131: Trình bày quy trình xử lý nghiệp vụ từ chứng từ gốc đến sổ sách. Điển hình là nghiệp vụ ngày 02/04/2019: Công ty Cổ phần Vận tải Xây lắp Hoàng Anh chuyển khoản tạm ứng 30% giá trị hợp đồng thi công công trình Nhà khách với số tiền 390.000.000 đồng. Căn cứ Giấy báo Có số 231 của Ngân hàng Techcombank Hải Phòng, kế toán ghi Sổ Nhật ký chung (Nợ TK 112 / Có TK 131), vào Sổ cái TK 131, Sổ cái TK 112, đồng thời ghi Sổ chi tiết TK 131 mở cho Công ty Hoàng Anh và tổng hợp lên Bảng tổng hợp phải thu khách hàng.
    • Hạch toán TK 331: Mô tả trình tự luân chuyển chứng từ khi mua nguyên vật liệu, vật tư phục vụ thi công (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho số 0000510, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ ngân hàng, Bảng sao kê ngân hàng tháng 11/2019, Phiếu chi) để vào Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 331, Sổ chi tiết và Bảng tổng hợp nợ phải trả.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại Xây dựng Vận tải Thức Quyên

Chương 3 tổng kết các đánh giá thực tế và đề xuất định hướng:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, vận dụng phù hợp Thông tư 133/2016/TT-BTC; hệ thống chứng từ ban đầu đầy đủ, hợp pháp; ghi chép sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết đảm bảo tính đối chiếu, khớp đúng; theo dõi được các đợt tạm ứng công trình xây lắp.
    • Tồn tại: Việc theo dõi và đôn đốc các khoản nợ quá hạn, nợ đọng kéo dài (đặc biệt là các khoản giữ lại bảo hành công trình 5-10%) chưa thực sự chặt chẽ; công tác lập dự phòng nợ phải thu khó đòi chưa được thực hiện triệt để; mức độ tự động hóa trong khâu xử lý dữ liệu kế toán cần được nâng cấp.
  • Phương hướng và giải pháp đề xuất:
    • Tăng cường công tác kiểm tra, đối chiếu và lập biên bản xác nhận công nợ định kỳ vào cuối tháng/quý đối với tất cả các đối tượng khách hàng và nhà cung cấp có số dư lớn.
    • Thiết lập sổ theo dõi chuyên biệt đối với các khoản tiền giữ lại bảo hành công trình xây lắp (thời hạn 1 năm) để chủ động thu hồi khi hết hạn bảo hành.
    • Áp dụng triệt để quy định trích lập dự phòng phải thu khó đòi (TK 2293) theo đúng hướng dẫn chế độ kế toán nhằm phản ánh chính xác tình hình tài chính và bảo toàn vốn.
    • Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm kế toán máy nhằm tự động hóa quy trình kết xuất sổ sách, bảng tổng hợp công nợ và lập báo cáo quản trị kịp thời phục vụ điều hành kinh doanh.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh đầy đủ các đặc trưng về tổ chức kế toán và số liệu thực tế tại doanh nghiệp khảo sát:

Tiêu chí kế toán Đặc điểm thực tế tại Công ty CP TM XD Vận tải Thức Quyên
Chế độ kế toán áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung (kết hợp Sổ cái, Sổ chi tiết TK 131, TK 331)
Mô hình bộ máy kế toán Tổ chức tập trung (4 nhân sự nghiệp vụ)
Phương pháp tính thuế GTGT Phương pháp khấu trừ
Phương pháp hạch toán tồn kho Kê khai thường xuyên
Phương pháp xuất kho & khấu hao Nhập trước – xuất trước (FIFO); Khấu hao đường thẳng
Quy định thanh toán bắt buộc Chuyển khoản với hóa đơn mua vào từ 20.000.000 VNĐ trở lên
Đặc thù công nợ xây lắp Khách hàng ứng trước theo tiến độ; giữ lại 5% - 10% bảo hành trong 01 năm
  • Dữ liệu thực tế ghi nhận: Văn bản trích xuất các nghiệp vụ phát sinh trong năm 2019, tiêu biểu là nghiệp vụ nhận tạm ứng thi công 30% công trình Nhà khách từ Công ty Cổ phần Vận tải Xây lắp Hoàng Anh với số tiền 390.000.000 đồng (Giấy báo Có số 231 ngày 02/04/2019 của Techcombank Hải Phòng), hệ thống hóa qua Hóa đơn GTGT số 0000725, Hóa đơn GTGT số 000581, Phiếu nhập kho số 0000510, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ, Bảng sao kê tháng 11/2019 và Báo cáo tình hình công nợ phải thu đến ngày 31/12/2019.
  • Đóng góp của tác giả: Mô tả chi tiết và hoàn chỉnh đường đi của chứng từ và trình tự hạch toán kế toán công nợ theo hình thức Nhật ký chung tại một doanh nghiệp có mô hình hoạt động kết hợp xây lắp và thương mại; làm rõ tính đặc thù của công nợ xây lắp (tạm ứng và bảo hành công trình); đề xuất các giải pháp hoàn thiện bám sát thực trạng quản trị công nợ của đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu và khảo sát thực tiễn chỉ giới hạn tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng Vận tải Thức Quyên) với dữ liệu kế toán thuộc niên độ tài chính 2019. Đề tài chưa mở rộng khảo sát so sánh với các doanh nghiệp xây lắp quy mô lớn áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu khách hàng trong ngành xây dựng; phân tích sâu hơn việc xử lý tranh chấp nghiệm thu khối lượng xây lắp ảnh hưởng đến thời gian thanh toán công nợ; nghiên cứu mô hình ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý công nợ doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên, học viên ngành Kế toán – Kiểm toán, Tài chính – Ngân hàng làm tài liệu tham khảo cho các bài tập lớn, chuyên đề thực tập và khóa luận tốt nghiệp về kế toán công nợ.
  • Nội dung giá trị: Khóa luận cung cấp cấu trúc mẫu chuẩn mực về việc vận dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC vào thực tế hạch toán theo hình thức Nhật ký chung. Phần thực trạng tại Chương 2 là tài liệu minh họa trực quan về cách xử lý các nghiệp vụ công nợ đặc thù ngành xây lắp (nhận tạm ứng, xuất hóa đơn theo khối lượng bàn giao, khấu trừ tiền giữ lại bảo hành 5-10%).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng Vận tải Thức Quyên áp dụng chế độ kế toán và chính sách thuế nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp FIFO và trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.

2. Cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo hình thức nào và gồm những vị trí nào?
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung tại Phòng Tài chính Kế toán, gồm 4 vị trí chức danh: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp; Kế toán doanh thu, chi phí; Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán tiền lương; và Thủ quỹ (kiêm thủ kho).

3. Hoạt động xây lắp tại công ty có đặc điểm thanh toán công nợ với người mua như thế nào?
Khi ký kết hợp đồng, khách hàng sẽ chuyển tiền ứng trước một phần giá trị hợp đồng để công ty tiến hành thi công. Khi công trình hoàn thành, nghiệm thu và bàn giao, công ty xuất hóa đơn GTGT để làm thủ tục thanh toán số tiền còn lại, trong đó khách hàng thường giữ lại từ 5% đến 10% giá trị hợp đồng làm tiền bảo hành công trình trong thời hạn 01 năm.

4. Nghiệp vụ thanh toán công nợ tiêu biểu của Công ty Cổ phần Vận tải Xây lắp Hoàng Anh ngày 02/04/2019 được ghi nhận như thế nào?
Ngày 02/04/2019, Công ty Cổ phần Vận tải Xây lắp Hoàng Anh chuyển khoản tạm ứng 30% giá trị hợp đồng thi công công trình Nhà khách với số tiền 390.000.000 đồng. Căn cứ Giấy báo Có số 231 của Techcombank Hải Phòng, kế toán ghi Nợ TK 112 / Có TK 131 trên Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 131, TK 112 và Sổ chi tiết TK 131 chi tiết cho khách hàng Hoàng Anh.

5. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán theo hình thức Nhật ký chung tại đơn vị diễn ra qua các bước nào?
Hàng ngày, căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ, kế toán ghi vào Sổ Nhật ký chung và các Sổ chi tiết TK 131, TK 331. Từ Nhật ký chung, số liệu được ghi vào Sổ cái các tài khoản liên quan. Cuối kỳ, kế toán cộng số liệu trên Sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh, đồng thời từ các sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết công nợ, sau đó đối chiếu khớp đúng để lập hệ thống Báo cáo tài chính.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Anh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua và người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Thông qua số liệu thực tế năm 2019 tại Công ty Cổ phần Thương mại Xây dựng Vận tải Thức Quyên, tác giả đã phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ và kỹ thuật ghi sổ công nợ theo hình thức Nhật ký chung, làm nổi bật đặc thù tạm ứng và bảo hành công trình xây dựng. Các đánh giá và kiến nghị hoàn thiện được đề xuất bám sát thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, mang lại giá trị tham khảo rõ ràng cho sinh viên chuyên ngành kế toán và các nhà quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ.