Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Khái niệm, đặc điểm, vị trí và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Kal Max gọi tắt mọi vật trong thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích của con người có thể tác động vào là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu.
Chỉ trong điều kiện đối tượng lao động có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tái tạo ra sản phẩm và đối tượng đó do lao động tạo ra mới trở thành vật liệu. Vậy nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Hay cũng có thể phát biểu nguyên vật liệu là tài sản lưu động được mua sắm, dự trữ để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh bằng nguồn vốn lưu động. - Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm.
Đặc điểm nổi bật của nguyên vật liệu là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và bị tiêu hao toàn bộ vào trong quá trình sản xuất, không giữ lại nguyên hình thác vật chất ban đầu, giá trị của chúng được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lao động. Nó là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 mới, là 1 trong 3 yếu tố không thể thiếu được khi tiến hành sản xuất sản phẩm. Vì vậy việc cung cấp nguyên vật liệu có kịp thời hay không đều có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất.
Mặt khác chất lượng sản phẩm cao hay thấp phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng nguyên vật liệu sử dụng. Qua đó, ta thấy nguyên vật liệu có vị trí quan trọng như thế nào đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp chúng là đối tượng lao động trực tiếp của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu sản xuất sẽ bị đình trệ, giá trị sản phẩm của Doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào tình hình biến động chi phí nguyên vật liệu vì chúng thường chiếm 60-80% giá thành sản phẩm. Từ đó cho thấy chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của Doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi các Doanh nghiệp phải chú trọng tới công tác kế toán nguyên vật liệu, để sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả nhất sao cho với cùng một khối lượng vật liệu nhất định có thể làm ra được nhiều sản phẩm hơn, chất lượng tốt hơn.
Điều đó giúp Doanh nghiệp có thể đứng vững và cạnh tranh trong cơ chế thị trường hiện nay. Muốn vậy Doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu: Thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm hạn thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho Doanh nghiệp. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu. - Xuất phát từ vị trí, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách liên tục thì phải đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời về mặt số lượng, chất lượng cũng như chủng loại vật liệu do nhu cầu sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi vât liêụ ngày càng nhiều để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm và kinh doanh có lãi là mục tiêu mà các Doanh nghiệp hướng tới. Vì vậy, quản lý tốt 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 ở khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận của Doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ cho sản xuất thường xuyên biến động. Do vậy, các Doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ quá trình thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu 1 cách có hiệu quả.
+ Ở khâu thu mua: Đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả hợp lý phản ánh đầy đủ chính xác giá thực tế của vật liệu ( giá mua, chi phí thu mua). + Khâu bảo quản: Doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý, đúng chế độ bảo quản với từng loại vật liệu để tránh hư hỏng, thất thoát, hao hụt, mất phẩm chất ảnh hướng đấn chất lượng sản phẩm. + Khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành, không bị ngừng trệ, gián đoạn. Doanh nghiệp phải dự trữ vật liệu đúng định mức tối đa, tối thiểu đảm bảo cho sản xuất liên tục bình thường không gây ứ đọng (do khâu dự trữ quá lớn) tăng nhanh vòng quay vốn.
+ Trong khâu sử dụng vật liệu: Sử dụng vật liệu theo đúng định mức tiêu hao, đúng chủng loại vật liệu, nhằm phát huy hiệu quả sử dụng vật liệu nâng cao chất lượng sản phẩm, chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm vì vậy đòi hỏi tổ chức tốt việc ghi chép, theo dõi phản ánh tình hình xuất vật liệu. Tính toán phân bổ chính xác vật liệu cho từng đối tượng sử dụng theo phương pháp thích hợp, cung cấp số liệu kịp thời chính xác cho công tác tính giá thành sản phẩm. Đồng thời thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu, trên cơ sở đề ra những biện pháp cần thiết cho việc quản lý ở từng khâu, nhằm giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất sản phẩm, là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu.
Vai trò của kế toán nguyên vật liệu. 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp là việc ghi chép, phán ánh đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ nhập xuất nguyên vật liệu. Mặt khác thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu còn biết được chất lượng, chủng loại có đảm bảo hay không? số lượng thừa hay thiếu đối với sản xuất để từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng nguyên vật liệu. - Thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu còn giúp cho việc kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng, cung cấp nguyên vật liệu, từ đó có các biện pháp đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất một cách có hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó, kế toán nguyên vật liệu còn ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán giá thành. - Làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình nguyên vật liệu, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu để có biện pháp điều chỉnh phù hợp. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu cũng như vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng thì kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây: - Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu về giá cả và hiện vật.
Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho yêu cầu lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ thuật về hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời hướng dẫn các bộ phận, các đơn vị trong Doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 nguyên vật liệu, phải hạch toán đúng chế độ, đúng phương pháp quy định để đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán nguyên vật liệu. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu từ đó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc hạch toán xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sản xuất sản phẩm.
Phân bố chính xác nguyên vật liệu đã tiêu hao vào đối tượng sử dụng để từ đó giúp cho việc tính giá thành được chính xác. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. - Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập xuất và quản lý nguyên vật liệu. Từ đó đáp ứng được nhu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước cũng như yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp trong việc tính giá thành thực tế của NVL đã thu mua và nhập kho đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ, kịp thời.
Tóm lại: Nếu hạch toán kế toán nói chung là công cụ đắc lực để quản lý tài chính thì hạch toán kế toán vật liệu nói riêng là công cụ đắc lực của công tác vật liệu. Kế toán vật liệu có chính xác kịp thời hay không nó ảnh hưởng đến tình hình hiệu quả quản lý doanh nghiệp. Vì vậy để tăng cường công tác quản lý vật liệu phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu.