CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ KIỂM SOÁT THÔNG TIN VĂN BẢN TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1. Cơ sở lý luận về kiểm soát thông tin văn bản 1. Kiểm soát Kiểm soát là một khái niệm được sử dụng rộng rãi trong đời sống xã hội hiện nay. Nó xuất hiện ở rất nhiều nơi, nhiều lĩnh vực, từ những hoạt động rất nhỏ trong đời sống hàng ngày như: kiểm soát vé ra vào, vé lên tàu… đến những hoạt động mang tính vĩ mô như kiểm soát các hoạt động của Nhà nước đối với xã hội.
Hiện nay thuật ngữ kiểm soát được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau. Theo nghĩa rộng: Kiểm soát là một quá trình giám sát, điều chỉnh được thực hiện liên tục trong mọi cấp độ và hoạt động của tổ chức, được thực hiện ngay từ khi xác định mục tiêu và lập kế hoạch, cho đến khi đạt được mục tiêu và có mối quan hệ chặt chẽ với các chức năng khác [15]. Theo nghĩa này, kiểm soát là chức năng quan trọng trong quá trình quản lý một tổ chức. Ngày nay, các tổ chức đang hoạt động trong môi trường có những thay đổi nhanh chóng, điều đó khiến cho các tổ chức có nhu cầu đáp ứng các thay đổi để đạt hiệu quả.
Kiểm soát giúp cho các tổ chức sớm thích nghi với sự thay đổi của môi trường. Theo nghĩa hẹp: Kiểm soát là sự xem xét để phát hiện, ngăn ngừa kịp thời việc làm sai trái với thỏa thuận với quy định [17]. Theo cách định nghĩa này, việc kiểm soát chỉ là sự xem xét ở các địa điểm dễ xảy ra vi phạm ở một khâu trong quá trình hoạt động nhằm phát hiện ra những việc làm sai trái và kịp thời ngăn chặn những sai phạm trong quá trình thực hiện các quy định. Nhìn nhận kiểm soát ở góc độ của các nhà quản trị và hoạt động quản trị khái niệm kiểm soát được Henry Fayol, cha đẻ của lý thuyết quản trị hiện đại đúc kết từ năm 1916: kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc có được thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần phải điều chỉnh, đồng thời ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn.
Nhấn mạnh đến kiểm soát theo phạm vi rộng, từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi các kế hoạch này được thực hiện xong, kiểm soát được định nghĩa: Kiểm soát là một quá trình thực hiện một tập hợp đã thay đổi nhằm đạt được các mục tiêu đã định [44]. Nhìn nhận kiểm soát là chức năng cuối cùng của quản lý, tác giả Dương Hữu Hạnh nêu 7 z quan điểm: “Kiểm soát là tiến trình giám sát và điều chỉnh các hoạt động của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra” [6]. Ở một góc tiếp cận khác, tác giả Lưu Kiếm Thanh đề cập tới mục tiêu của kiểm soát: “Kiểm soát là hoạt động điều chỉnh kế hoạch nhằm giữ cho công việc tập trung và đi đúng mục tiêu. Kiểm soát cũng là các biện pháp, quy trình thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn cơ quan.
Như vậy, kết hợp các quan điểm nêu trên, tác giả nhận thấy các quan điểm đó có sự tương đồng nhau ở mục đích của kiểm soát đó là: kiểm soát nhằm ngăn ngừa những sai phạm và giữ cho các quy định đặt ra được thực hiện đúng mục tiêu. Tuy nhiên, theo quan điểm của tôi việc kiểm soát có thể hiểu theo nghĩa như sau: Kiểm soát là một quá trình áp dụng các cơ chế và biện pháp của nhà quản lý tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm nắm được, điều khiển, sử dụng, phát hiện, ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện mục tiêu và đảm bảo các hoạt động và kết quả hoạt động đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch và các chuẩn mực đã đặt ra của cơ quan, tổ chức. Bản chất của kiểm soát chính là một trong các chức năng hoạt động cơ bản của hoạt động quản trị. Trong đó, việc đưa ra các cơ chế và phương pháp kiểm soát trong quá trình thực hiện kế hoạch và mục tiêu nhằm phản ứng lại với các sự kiện xảy ra và giúp cho cơ quan, tổ chức đi đúng hướng.
Đồng thời dự tính được những sự kiện có thể xảy ra trong tương lai. Môi trường kiểm soát: là tất cả các nhân tố mang tính môi trường, có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát. Môi trường là nền tảng, là điều kiện cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng, một môi trường kiểm soát mạnh có thể phát huy hiệu quả, hạn chế thiếu sót của hoạt động quản lý. Còn môi trường yếu sẽ kìm hãm hoặc vô hiệu hoá các hoạt động kiểm soát khiến nó tồn tại chỉ còn hình thức.
Thông tin văn bản * Thông tin Thông tin là một khái niệm trừu tượng dùng để mô tả những gì mang lại cho con người sự nhận biết về sự vật khách quan [40]. Về khái niệm thông tin cho đến nay, đã có nhiều bài viết đề cập đến vấn đề này. Từ Latin “Informatio” , gốc của từ hiện đại “Information” (thông tin) có hai nghĩa. Một, nó chỉ một hành động rất cụ thể là tạo ra một hình dạng (forme).
Hai, tuỳ theo tình huống, nó có nghĩa là 8 z sự truyền đạt một ý tưởng, một khái niệm hay một biểu tượng. Tuy nhiên cùng với sự phát triển của xã hội, khái niệm thông tin cũng phát triển theo. Theo nghĩa thông thường: Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiên thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.
Trên quan điểm triết học: Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh v.hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người [22]. Tuy còn có nhiều cách kiến giải khác nhau, nhưng tựu chung đều thống nhất thừa nhận: thông tin là biểu hiện của quá trình tác động lẫn nhau giữa các đối tượng vật chất, nó gắn liền với quá trình phản ánh và mang tính khách quan. Như vậy, thông tin là thuộc tính vốn có của thế giới vật chất. Chỉ có điều, xét từ góc độ nhận thức luận, sự trao đổi thông tin giữa hai đối tượng vật chất khác nhau sẽ được chia thành vật truyền tin và vật mang tin.
Nhưng, nhìn theo góc độ khái quát, khi tác động đến một vật khác, mỗi một vật sẽ vừa là vật truyền tin, vừa là vật mang tin. Đây là tính chất cần được lưu ý khi phân tích quá trình quản lý. Vì quá trình quản lý cũng chính là quá trình trao đổi thông tin giữa đối tượng quản lý và đối tượng bị quản lý [7]. * Văn bản và thông tin văn bản Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học như ngôn ngữ học, văn bản học, hành chính học, luật học, quản trị văn phòng, v.v… Vì vậy khái niệm văn bản đã được đề cập trong nhiều văn bản của nhà nước và nhiều công trình nghiên cứu với những quan điểm khác nhau.
Ở nghĩa rộng nhất, văn bản là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của hoạt động giao tiếp dùng để ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ một chủ thể này đến một chủ thể khác, nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất định [8]. Với nghĩa này văn bản bao gồm rất nhiều loại như: sách, báo, câu đối, văn bia, gia phả… cho đến các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức. Ở nghĩa hẹp hơn, công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhất định, được sử dụng để quản lý, điều hành công việc thường được gọi chung là văn bản quản lý [18]. Văn bản hiểu theo nghĩa này, thì các chỉ thị, quyết định, chương trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo, biên 9 z bản, sổ sách, chứng từ… được hình thành trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn bản.
Dưới góc độ quản lý thông tin, TS. Lưu Kiếm Thanh đã khẳng định: “Thông tin là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản, không loại trừ văn bản quản lý nhà nước”[25]. Tiếp cận ở góc độ chức năng của văn bản, PGS. Vương Đình Quyền đã khẳng định: “chức năng thông tin là chức năng cao nhất của văn bản nói chung, văn bản quản lý nhà nước nói riêng”[19].
Thông tin có thể được truyền đạt với nhiều hình thức khác nhau trong đó văn bản là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin được sử dụng rộng rãi trong xã hội và sử dụng chủ yếu trong hoạt động quản lý. Văn bản là nguồn thông tin đặc biệt quan trọng bởi nó thể hiện được tình hình tổ chức, nhân sự, chương trình, kế hoạch, biện pháp công tác; nó phản ánh các hoạt động quản lý của nhà nước và xã hội, phản ánh toàn diện đời sống kinh tế - xã hội của đất nước. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể khai thác, sử dụng thông tin từ nguồn thông tin trong văn bản, tài liệu; thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng, thông tin truyền miệng… Trong đó, văn bản là nguồn tư liệu cung cấp thông tin quan trọng, phong phú, có độ tin cậy, chính xác cao và gắn liền với hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan quản lý. Kiểm soát thông tin văn bản Từ các khái niệm đã phân tích ở trên, thông tin văn bản là tất cả những thông tin mà người ban hành gửi đến người tiếp nhận thông tin bằng hình thức văn bản.
Ở mỗi góc độ quản lý, các nhà quản trị sẽ tập trung kiểm soát ở những vấn đề như: - Dưới góc độ của người lãnh đạo sẽ lưu ý và tập trung vào kiểm soát: + Kiểm soát thông tin về tình hình hoạt động chung của cơ quan, tổ chức mình đang quản lý. + Kiểm soát những nội dung thông tin quan trọng.