Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường mở mang lại nhiều cơ hội đan xen thách thức, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững cần xây dựng chiến lược, định hướng cụ thể và kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Đối với doanh nghiệp thương mại hoạt động dựa trên mạng lưới phân phối, hoạt động quản trị bán hàng giữ vai trò trực tiếp quyết định khả năng thâm nhập thị trường, tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao uy tín thương hiệu.

Công ty TNHH Thương mại Huy Vũ là đơn vị chuyên phân phối phân bón, thuốc thú y và sản xuất, kinh doanh nguyên liệu, thức ăn chăn nuôi. Sau quá trình mở rộng quy mô và thị phần sang các khu vực Đông Nam Bộ và Tây Nam Bộ, bộ máy nhân sự kinh doanh gia tăng đòi hỏi công tác quản trị bán hàng phải được chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả. Báo cáo thực hành nghề nghiệp lần 2 với đề tài "Khảo sát hoạt động quản trị bán hàng tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại Huy Vũ" do nhóm sinh viên Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Tài chính - Marketing thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Thế Nam nhằm giải quyết yêu cầu thực tiễn này.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Vận dụng hệ thống lý thuyết quản trị bán hàng vào phân tích hoạt động thực tế tại doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản trị bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Huy Vũ, làm rõ các mặt đạt được và những điểm còn hạn chế.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác quản trị bán hàng cho công ty trong giai đoạn tiếp theo.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  • Hệ thống hóa các hoạt động quản trị bán hàng bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức lực lượng bán hàng, tuyển dụng - đào tạo và triển khai bán hàng.
  • Thu thập, xử lý và phân tích số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu nguồn lực và tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty giai đoạn 2018 – 2020.
  • Nhận diện cơ hội, thách thức và đề xuất giải pháp hoàn thiện từng khâu nghiệp vụ bán hàng gắn liền với định hướng phát triển đến năm 2026.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị bán hàng và quy trình tổ chức, triển khai bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Huy Vũ.
  • Phạm vi không gian: Trụ sở chính và các văn phòng đại diện, chi nhánh của Công ty TNHH Thương mại Huy Vũ tại TP. Hồ Chí Minh, Đồng Nai và Bình Dương.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu thứ cấp và tình hình hoạt động kinh doanh được khảo sát, thu thập trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2020; các định hướng và dự toán kế hoạch mở rộng đến năm 2021 và giai đoạn 2021 – 2026.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình tiếp cận: Nghiên cứu tiếp cận quản trị bán hàng theo tiến trình 4 giai đoạn chức năng cốt lõi:

  • Xây dựng mục tiêu và lập kế hoạch bán hàng: Thực hiện qua chuỗi 4 bước tuần tự gồm dự báo bán hàng, xác định mục tiêu bán hàng, xây dựng chương trình/hoạt động bán hàng và lập ngân sách bán hàng.
  • Tổ chức lực lượng bán hàng: Phân tích cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng theo khu vực địa lý/địa bàn, phân bổ hạn ngạch và quy mô lực lượng bán.
  • Tuyển dụng và đào tạo lực lượng bán hàng: Thiết lập tiêu chuẩn tuyển chọn, quy trình phỏng vấn, chính sách huấn luyện kỹ năng và kiến thức sản phẩm.
  • Triển khai và kiểm soát bán hàng: Phối hợp chính sách đãi ngộ, nghiệp vụ bán lẻ, giao nhận, chăm sóc khách hàng và phát triển kênh phân phối trực tiếp kết hợp trực tuyến.

Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Quan sát quy trình làm việc, hoạt động tư vấn, giao dịch và quản lý bán hàng tại trụ sở và các chi nhánh, cửa hàng của doanh nghiệp.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, số liệu tiêu thụ sản phẩm, cơ cấu tài sản, vốn và nhân sự từ phòng Kế toán, phòng Kinh doanh và phòng Hành chính - Nhân sự.
  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và nhân viên bán hàng về thực trạng phân bổ chỉ tiêu, chính sách đãi ngộ, chương trình đào tạo và các trở ngại trong tiếp cận khách hàng.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Thống kê, so sánh biến động các chỉ tiêu tài chính, sản lượng tiêu thụ qua các năm (2017 – 2020) nhằm rút ra kết luận về hiệu quả vận hành bộ máy bán hàng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Thương mại Huy Vũ

Công ty TNHH Thương mại Huy Vũ được thành lập năm 2001 (khởi đầu từ cơ sở kinh doanh phân bón), trụ sở chính đặt tại 776/47D Nguyễn Kiệm, Phường 4, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh. Đến năm 2005, công ty mở rộng mạng lưới với 2 văn phòng đại diện tại Đồng Nai và Bình Dương; đến năm 2019 mở rộng thêm lĩnh vực kinh doanh thuốc thú y và sản xuất nguyên liệu, thức ăn cho gia súc, gia cầm, thủy sản.

Nguồn lực doanh nghiệp tính đến năm 2020:

  • Nhân sự: Tổng số 30 cán bộ công nhân viên (Ban điều hành 3 người; Phòng Nhân sự 2; Phòng Tài chính - Kế toán 3; Phòng Kinh doanh 3; Văn phòng Đồng Nai 6; Văn phòng Bình Dương 5; Nhân viên bảo vệ và tạp vụ 6). Trình độ đại học chiếm 40%, trung cấp chiếm 50%.
  • Nguồn vốn: Tổng nguồn vốn đạt 78.832 nghìn đồng. Trong đó, vốn cố định chiếm tỷ trọng cao nhất với 41.000 nghìn đồng (53%), vốn lưu động đạt 25.731 nghìn đồng (32,13%), và vốn điều lệ là 11.101 nghìn đồng (14,87%).
  • Cơ sở vật chất: 1 phân xưởng sản xuất chính tại Đồng Nai diện tích 1.000 x 1.500 m (công suất tối đa 150 tấn/năm); 2 kho bãi diện tích 500 x 500 m tại Đồng Nai và Bình Dương; 2 xe container trọng tải 5 tấn tại mỗi chi nhánh. Hệ thống máy móc nhập khẩu phục vụ chế biến thức ăn gồm 2 máy trộn (Nhật Bản), 2 máy cân (Nhật Bản), 2 máy nghiền (Đài Loan), 2 máy ép (Nhật Bản), 2 máy sấy (Nhật Bản) cùng trang thiết bị văn phòng.
Loại tài sản / Thiết bị Xuất xứ Số lượng Giá trị (đồng)
Máy trộn thức ăn chăn nuôi Nhật Bản 2 16.000
Máy cân nguyên vật liệu Nhật Bản 2 9.000
Máy nghiền Đài Loan 2 15.000
Máy ép Nhật Bản 2 50.000
Máy sấy Nhật Bản 2 24.000
Máy tính Hàn Quốc 5 35.000
Máy in Việt Nam 2 6.000
Điện thoại bàn Việt Nam 3 3.000
Camera quan sát Việt Nam 4 9.000

Tình hình tiêu thụ sản phẩm giai đoạn 2017 – 2019: Tổng sản lượng tiêu thụ năm 2018 đạt 421.667 kg, tăng 42,7% so với năm 2017 (295.574 kg). Tuy nhiên, sang năm 2019, tổng sản lượng giảm 20,8% xuống còn 333.911 kg do thị trường phân bón đi xuống.

Nhóm sản phẩm Sản lượng 2017 (kg) Sản lượng 2018 (kg) Sản lượng 2019 (kg) So sánh 2018/2017 (%) So sánh 2019/2018 (%)
Phân bón chứa hợp chất nitơ 75.241 108.465 60.652 +44,16% -44,08%
Phân lân 40.864 62.817 30.194 +53,70% -51,93%
Thức ăn chăn nuôi 122.144 205.208 210.615 +68,00% +2,60%
Thuốc thú y 57.325 45.177 32.450 -21,20% -28,20%
Tổng cộng 295.574 421.667 333.911 +42,70% -20,80%

Năm 2020, do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 và việc đóng cửa biên giới làm gián đoạn nguồn nguyên liệu nhập khẩu, sản lượng thuốc thú y giảm 26,3%, thức ăn chăn nuôi giảm 0,9%, trong khi phân bón phục hồi nhẹ (phân bón chứa nitơ tăng 16,8%, phân lân tăng 4,1%).

Chương 2: Phân tích công tác quản trị bán hàng của Công ty TNHH Thương mại Huy Vũ

Chương này tập trung phân tích 4 trụ cột trong công tác quản trị bán hàng thực tế tại công ty:

1. Xây dựng mục tiêu và lập kế hoạch bán hàng:

  • Kế hoạch bán hàng được xây dựng theo quy trình 4 bước: Dự báo nhu cầu -> Xác định mục tiêu -> Xây dựng chương trình -> Lập ngân sách.
  • Công tác dự báo dựa trên nghiên cứu thị trường qua 2 kênh: khảo sát trực tuyến (Online Surveys) và thử nghiệm thực địa tại các trang trại (Field Trials).
  • Mục tiêu bán hàng được áp đặt từ trên xuống (top-down), lấy mục tiêu doanh số làm trọng tâm tối cao.
  • Dự toán ngân sách bán hàng hàng tháng năm 2021 phân bổ: Chi phí nhân viên 165.000 đồng; Chi phí tài chính 920.000 đồng; Chi phí bán hàng (quảng cáo, bảo hành, giới thiệu sản phẩm) 2.000.000 đồng. Doanh nghiệp chưa xây dựng ngân sách kết quả bán hàng theo các kịch bản doanh số.

2. Tổ chức lực lượng bán hàng:

  • Công ty áp dụng mô hình tổ chức lực lượng bán hàng theo địa bàn địa lý.
  • Cơ cấu nhân sự bán hàng năm 2020 gồm 1 Trưởng phòng kinh doanh, 2 Giám sát bán hàng, 5 Nhân viên bán hàng và 4 Nhân viên vận chuyển. Lực lượng lao động có độ tuổi trẻ (đa phần từ 22 – 30 tuổi), thâm niên dưới 3 năm chiếm tỷ lệ lớn, trình độ trung cấp - cao đẳng chiếm 80% lực lượng bán hàng trực tiếp.
Chức danh Độ tuổi 25 - 30 Độ tuổi > 30 Thâm niên < 3 năm Thâm niên > 3 năm Trình độ TC/CĐ Trình độ Đại học
Trưởng phòng kinh doanh 01 01 00 02 00 02
Giám sát bán hàng 01 01 01 01 01 01
Nhân viên bán hàng 03 02 02 03 04 01
Nhân viên vận chuyển 03 01 03 01 04 00

3. Tuyển dụng và đào tạo:

  • Nhu cầu tuyển dụng tăng dần qua các năm (năm 2016: 2 người; năm 2017: 3 người; năm 2018: 4 người; năm 2019: 5 người).
  • Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên bán hàng: Trình độ Cao đẳng/Đại học, độ tuổi 22 – 30, trên 1 năm kinh nghiệm bán hàng, kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống tốt.
  • Phương thức đào tạo chủ yếu là huấn luyện tại chỗ qua công việc thực tế (on-the-job training) và nhân viên tự nghiên cứu.

4. Đánh giá chung:

  • Ưu điểm: Quy trình bán hàng trực tiếp kết hợp giao hàng miễn phí tận nơi giúp giữ chân khách hàng đại lý truyền thống; đội ngũ trẻ, năng động; cơ chế phân quyền trực tuyến giúp mệnh lệnh điều hành rõ ràng.
  • Hạn chế: Quản lý tuyến bán hàng lỏng lẻo gây hiện tượng nhân viên bán hàng đi chồng chéo tuyến; mức định mức bán hàng áp đặt quá cao gây áp lực tâm lý; công tác dự báo còn phụ thuộc vào dữ liệu quá khứ; chưa đầu tư đồng bộ cho kênh bán hàng thương mại điện tử; công tác quản lý tồn kho nguyên liệu nhập khẩu thiếu phương án dự phòng khi xảy ra đứt gãy chuỗi cung ứng.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Huy Vũ

Dựa trên định hướng phát triển đến năm 2026 (đưa công ty lọt vào Top 5 đơn vị phân phối phân bón, thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi tại khu vực TP. Hồ Chí Minh với mức tăng trưởng doanh số bình quân 30%/năm), tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp:

[Hoàn thiện Quản trị Bán hàng tại Huy Vũ]
  • Hoàn thiện công tác dự báo và lập kế hoạch: Chuyển đổi sang quy trình dự báo từ dưới lên (bottom-up), kết hợp dữ liệu thu thập từ đại lý của nhân viên kinh doanh với phương pháp chuyên gia và thống kê kinh nghiệm. Bổ sung các mục tiêu phi tài chính (phát triển thương hiệu, duy trì khách hàng trung thành).
  • Hoàn thiện xây dựng ngân sách bán hàng: Xác định chi tiết các khoản mục chi phí (bổ sung chiết khấu trung gian, hoa hồng bán hàng); kết hợp phương pháp dựa trên chi phí kỳ trước với phương pháp khả chi; áp dụng phương pháp hạn ngạch trong lập ngân sách kết quả bán hàng theo mức tăng trưởng doanh số dự kiến.
  • Hoàn thiện tổ chức và phát triển lực lượng bán hàng: Tái cơ cấu địa bàn để tránh chồng chéo tuyến; điều chỉnh định mức bán hàng phù hợp với sức mua từng vùng; mời chuyên gia đào tạo định kỳ về kỹ thuật sản phẩm và nghiệp vụ đàm phán; thiết lập chính sách lương cứng kết hợp thưởng doanh số minh bạch và tổ chức hoạt động gắn kết tinh thần.
  • Đẩy mạnh triển khai bán hàng và thương mại điện tử: Xây dựng nền tảng bán hàng trực tuyến, tối ưu hóa website công ty, mở rộng gian hàng trên sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada) và mạng xã hội (Facebook, Zalo); tích hợp các giải pháp thanh toán điện tử và liên kết ngân hàng.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính:

  • Khái quát toàn diện bức tranh tài chính và nguồn lực của Công ty TNHH Thương mại Huy Vũ với quy mô 30 nhân sự, tổng vốn 78.832 nghìn đồng (trong đó vốn cố định chiếm 53%).
  • Phản ánh chính xác thực trạng sụt giảm sản lượng tiêu thụ năm 2019 (-20,8%) và các tác động tiêu cực của gián đoạn chuỗi cung ứng năm 2020 đối với hai mặt hàng thuốc thú y và thức ăn chăn nuôi.
  • Chỉ rõ các điểm nghẽn trong công tác quản trị bán hàng: định mức doanh số thiếu thực tế, quản lý tuyến bán hàng chồng chéo, ngân sách bán hàng chưa chi tiết hóa và sự thiếu hụt phương án ứng phó đứt gãy tồn kho.

Hệ thống giải pháp đề xuất:

  • Đề xuất quy trình dự báo kết hợp giữa dữ liệu nhân viên thị trường (từ dưới lên) và định hướng của ban giám đốc.
  • Đưa ra mô hình hoàn thiện ngân sách bán hàng thông qua phương pháp khả chi và phương pháp hạn ngạch.
  • Xây dựng lộ trình ứng dụng thương mại điện tử đa kênh và chuẩn hóa tiêu chuẩn tuyển dụng, đào tạo nhân viên bán hàng chuyên nghiệp.

Đóng góp của báo cáo: Báo cáo cung cấp nguồn tư liệu thực tế chi tiết về hoạt động quản trị bán hàng của một doanh nghiệp phân phối vật tư nông nghiệp và thức ăn chăn nuôi quy mô vừa và nhỏ; đồng thời đóng vai trò như một bản đề xuất cải tiến quy trình vận hành nội bộ cho Ban giám đốc Công ty TNHH Thương mại Huy Vũ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dữ liệu nghiên cứu tập trung chủ yếu vào chuỗi số liệu thứ cấp giai đoạn 2018 – 2020; các công cụ dự báo và đánh giá định lượng chưa áp dụng các mô hình kinh tế lượng phức tạp mà chủ yếu dựa trên phương pháp thống kê mô tả và phân tích định tính.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi khảo sát hành vi mua hàng của hệ thống đại lý cấp 1, cấp 2 tại các tỉnh miền Tây; xây dựng mô hình định lượng đo lường mức độ hài lòng của khách hàng và đánh giá hiệu quả kinh tế khi triển khai hệ thống bán lẻ đa kênh (Omnichannel).

Giá trị tham khảo

Báo cáo là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Bán hàng, Marketing tham khảo cấu trúc trình bày một báo cáo thực hành nghề nghiệp/khóa luận tốt nghiệp về phân tích hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp thương mại.
  • Giảng viên và người học cần tư liệu nghiên cứu tình huống (case study) về việc tổ chức lực lượng bán hàng theo địa bàn và các vấn đề phát sinh trong quản lý kênh phân phối vật tư nông nghiệp.
  • Cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp phân phối vừa và nhỏ tham khảo các giải pháp điều chỉnh định mức bán hàng và kiểm soát chi phí bán hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Thương mại Huy Vũ tổ chức lực lượng bán hàng theo mô hình nào? Công ty áp dụng mô hình tổ chức lực lượng bán hàng theo địa bàn địa lý. Cấu trúc quản lý trực tuyến từ Giám đốc đến Trưởng phòng kinh doanh, Giám sát bán hàng tại từng khu vực (Đồng Nai, Bình Dương) và trực tiếp quản lý các Nhân viên bán hàng cùng Nhân viên vận chuyển.

2. Cơ cấu nguồn vốn của Công ty Huy Vũ trong năm 2020 được phân bổ như thế nào? Tổng nguồn vốn của công ty là 78.832 nghìn đồng. Trong đó: Vốn cố định chiếm tỷ trọng lớn nhất với 41.000 nghìn đồng (53%), Vốn lưu động là 25.731 nghìn đồng (32,13%), và Vốn điều lệ là 11.101 nghìn đồng (14,87%).

3. Nguyên nhân chính khiến sản lượng tiêu thụ thuốc thú y và thức ăn chăn nuôi của công ty sụt giảm trong năm 2020 là gì? Nguyên nhân bắt nguồn từ ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 khiến các biên giới đóng cửa. Do phần lớn nguyên liệu đầu vào để sản xuất thức ăn chăn nuôi và thuốc thú y của công ty phải nhập khẩu từ nước ngoài, việc bị động trong kế hoạch dự trữ tồn kho đã dẫn đến thiếu hụt nguồn cung cung ứng ra thị trường.

4. Doanh nghiệp áp dụng các phương pháp nào để dự báo nhu cầu bán hàng? Doanh nghiệp sử dụng phương pháp nghiên cứu thị trường thông qua hai hình thức: Khảo sát trực tuyến (Online Surveys) trên trang web/mạng xã hội và Thử nghiệm thực địa (Field Trials) bằng cách cung cấp thức ăn chăn nuôi cho các trang trại dùng thử rồi ghi nhận phản hồi.

5. Mục tiêu kinh doanh dài hạn đến năm 2026 của Công ty Huy Vũ được xác định ra sao? Công ty đặt mục tiêu phấn đấu lọt vào Top 5 công ty phân phối phân bón, thuốc thú y và thức ăn chăn nuôi tại khu vực TP. Hồ Chí Minh, duy trì tốc độ tăng trưởng doanh số bình quân đạt 30%/năm trong giai đoạn 2021 – 2026.

Kết luận

Báo cáo thực hành nghề nghiệp của nhóm sinh viên Trường Đại học Tài chính - Marketing đã phản ánh toàn diện thực trạng quản trị bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Huy Vũ giai đoạn 2018 – 2020. Nghiên cứu đã làm rõ mối liên hệ giữa lý thuyết quản trị chức năng với thực tiễn điều hành kênh phân phối, chỉ ra các nguyên nhân dẫn đến sự biến động doanh số và sự cố đứt gãy chuỗi cung ứng. Hệ thống giải pháp đề xuất tập trung vào việc đổi mới phương pháp dự báo, phân bổ lại định mức, hoàn thiện chính sách đãi ngộ và đẩy mạnh thương mại điện tử, tạo cơ sở nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển mới.