Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Bán Hàng Tại Công Ty TNHH Cửa Hàng Tiện Lợi Gia Đình Việt Nam

Trong bối cảnh cạnh tranh của ngành bán lẻ hiện đại, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý bán hàng… 55 trang · Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân · 2023.

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Bán Hàng Tại Công Ty TNHH Cửa Hàng Tiện Lợi Gia Đình Việt Nam
• Loại tài liệu: Đồ Án Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• MỞ ĐẦU
• DANH MỤC HÌNH
• DANH MỤC BẢNG
• DANH SÁCH CÁC KÝ TỰ, CHỮ VIẾT TẮT
• 1. CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH BÀI TOÁN
• 1.1. Mô tả bài toán: Khảo sát hiện trạng (giả định)
• 1.2. Vai trò các thành viên nhóm
• 1.3. Các chức năng cần quản lý trong hệ thống thông tin
• 1.3.1. Quản lý thông tin nhân viên
• 1.3.2. Quản lý hóa đơn
• 1.3.3. Quản lý thông tin khách hàng
• 1.3.4. Quản lý sản phẩm
• 2. CHƯƠNG 2: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
• 2.1. Thiết kế các bảng (Table)
• 2.2. Mối quan hệ (Relationship)
• 2.3. Nhập liệu cho bảng
• 2.4. Các câu truy vấn (Queries)
• 2.4.1. Liệt kê các sản phẩm có đơn giá từ 12000 đến 50000 và đơn vị tính là “Chai” hoặc “Lọ”. Sắp xếp đơn giá theo thứ tự tăng dần
• 2.4.2. Cho biết danh sách các sản phẩm có mã sản phẩm bắt đầu là “B” và có đơn vị tính là “Cái”
• 2.4.3. Tính thành tiền của chi tiết hóa đơn
• 2.4.4. Cho biết danh sách các sản phẩm (MASP,TENSP) không bán được
• 2.4.5. Cho biết số hóa đơn, trị giá các hóa đơn do nhân viên có mã nhân viên “NV02” hoặc “NV04” có ngày lập hoá đơn từ ngày 1/1/2022 đến ngày 31/12/2023
• 2.4.6. Cho biết tổng thành tiền của hóa đơn năm 2022 và năm 2023
• 2.4.7. Cho biết năm vào làm và giới tính của nhân viên
• 2.4.8. Nhập Mã nhân viên để tìm ra Mã sản phẩm, Số hóa đơn, thành tiền của hoá đơn
• 2.4.9. Cho biết lương của nhân viên trong năm 2022 (dùng Crosstab để thực hiện)
• 2.4.10. Cho biết thành tiền của các mã sản phẩm của từng khách hàng trong mỗi hóa đơn (dùng Crosstab để thực hiện)
• 2.4.11. Cho biết thành tiền của từng năm (dùng Total để thực hiện)
• 2.4.12. Cho biết tổng lương của từng nhân viên (dùng Total để thực hiện)
• 2.4.13. Kết quả của cập nhật giá sản phẩm (dùng Update để thực hiện)
• 2.4.14. Kết quả của cập nhật mã nhân viên (dùng Update để thực hiện)
• 3. CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ GIAO DIỆN
• 3.1. Các biểu mẫu (Form)
• 3.2. Các báo cáo (Report)
• 3.2.1. Report 1: Danh sách khách hàng theo hàng
• 3.2.2. Report 2: Danh sách nhân viên theo cột
• 3.2.3. Report 3: Danh sách sản phẩm theo đơn vị tính
• 3.2.4. Report 4: Thống kê địa chỉ của khách hàng tại Tân Phước Khánh
• 3.2.5. Report 5: Danh sách tiền thưởng của nhân viên
• 4. CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN
• 4.1. Kết luận
• 4.2. Các chức năng của dự án đã làm được
• 4.3. Hướng phát triển
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• TÀI NGUYÊN

Tóm tắt

I. Tổng quan hệ thống thông tin quản lý bán hàng FamilyMart

Trong bối cảnh cạnh tranh của ngành bán lẻ hiện đại, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiệu quả là yếu tố sống còn. Đối với chuỗi cửa hàng tiện lợi như FamilyMart Việt Nam, một hệ thống như vậy không chỉ là công cụ ghi nhận giao dịch mà còn là xương sống cho toàn bộ hoạt động. Hệ thống này tích hợp nhiều quy trình từ quản lý sản phẩm, theo dõi tồn kho, chăm sóc khách hàng đến phân tích hiệu quả kinh doanh. Mục tiêu chính là tối ưu hóa thời gian, nhân sự và chi phí, đồng thời nâng cao trải nghiệm mua sắm của người tiêu dùng. Một phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế tốt giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng hàng hóa, giảm thiểu thất thoát và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Theo nghiên cứu tại Trường Đại học Thủ Dầu Một, việc áp dụng hệ thống thông tin vào quản lý tại FamilyMart giúp chuẩn hóa các quy trình, từ khâu nhập hàng đến khi sản phẩm đến tay khách hàng. Hệ thống này bao gồm các module chính như quản lý sản phẩm và danh mục, quản lý nhân viên, quản lý hóa đơn và quản lý thông tin khách hàng. Việc triển khai thành công một hệ thống thông tin quản trị toàn diện là nền tảng giúp FamilyMart duy trì vị thế dẫn đầu và mở rộng quy mô một cách bền vững tại thị trường Việt Nam.

1.1. Tầm quan trọng của việc tối ưu hóa vận hành cửa hàng

Việc tối ưu hóa vận hành cửa hàng là mục tiêu hàng đầu của bất kỳ chuỗi bán lẻ nào. Một hệ thống quản lý hiệu quả giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như kiểm kê, lập hóa đơn, và cập nhật giá. Điều này giải phóng nhân viên khỏi các công việc thủ công, cho phép họ tập trung hơn vào việc tư vấn và hỗ trợ khách hàng. Hơn nữa, hệ thống giúp chuẩn hóa quy trình làm việc trên toàn chuỗi, đảm bảo tính nhất quán về dịch vụ và chất lượng sản phẩm. Dữ liệu từ hệ thống cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu suất của từng cửa hàng, từ đó ban lãnh đạo có thể đưa ra các chiến lược cải tiến phù hợp. Ví dụ, việc phân tích dữ liệu bán hàng có thể chỉ ra các sản phẩm bán chạy cần được bổ sung kịp thời, hoặc các sản phẩm tồn kho lâu ngày cần có chương trình khuyến mãi để đẩy hàng.

1.2. Phân tích case study FamilyMart Việt Nam trong ngành bán lẻ

FamilyMart Việt Nam, một công ty con của Tập đoàn FamilyMart UNY Holdings Nhật Bản, là một trong những chuỗi cửa hàng tiện lợi hàng đầu tại Việt Nam. Với mạng lưới rộng khắp, việc quản lý đồng bộ trở thành một thách thức lớn. Nghiên cứu điển hình (tương tự case study Circle K Vietnam) tại FamilyMart cho thấy việc áp dụng một giải pháp công nghệ cho bán lẻ là bắt buộc. Hệ thống của họ không chỉ xử lý giao dịch tại quầy mà còn là một hệ thống thông tin quản trị phức tạp, liên kết dữ liệu giữa các cửa hàng và trụ sở chính. Sứ mệnh của FamilyMart là mang đến môi trường mua sắm thân thiện và đáng tin cậy. Để làm được điều đó, hệ thống phải đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có, thông tin khách hàng được bảo mật và các chương trình khuyến mãi được áp dụng chính xác. Đây là một ví dụ tiêu biểu về việc công nghệ thông tin hỗ trợ trực tiếp cho mục tiêu kinh doanh.

II. Thách thức trong quản lý bán hàng tại chuỗi cửa hàng

Quản lý một chuỗi cửa hàng tiện lợi như FamilyMart phải đối mặt với nhiều thách thức vận hành phức tạp. Một trong những vấn đề lớn nhất là quản lý kho hàng bán lẻ. Việc không đảm bảo mức tồn kho tối ưu có thể dẫn đến hai kịch bản tiêu cực: tồn kho quá thấp gây thiếu hàng, mất doanh thu và làm khách hàng thất vọng; tồn kho quá cao làm tăng chi phí lưu kho, gây lãng phí nguồn lực, đặc biệt với các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn. Tài liệu nghiên cứu chỉ ra rằng "khi tồn kho quá nhiều, sản phẩm có thể bị hư hỏng, hết hạn sử dụng... gây lãng phí". Thêm vào đó, việc kiểm soát thất thoát hàng hóa do nhầm lẫn, hư hỏng hoặc gian lận là một bài toán khó khi chỉ dựa vào phương pháp thủ công. Một thách thức khác là thiếu khả năng phân tích dữ liệu bán hàng một cách hiệu quả. Nếu không có hệ thống tập trung, dữ liệu bán hàng sẽ bị phân mảnh tại từng cửa hàng, khiến việc tổng hợp và tạo báo cáo doanh thu theo thời gian thực trở nên bất khả thi. Điều này cản trở ban lãnh đạo trong việc nắm bắt xu hướng tiêu dùng và đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời. Cuối cùng, việc quản lý thông tin khách hàng và nhân viên một cách rời rạc cũng làm giảm hiệu quả của các chương trình khách hàng thân thiết và gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu suất của quản lý nhân viên bán hàng.

2.1. Khó khăn trong quản lý kho hàng bán lẻ và chuỗi cung ứng

Hoạt động quản lý kho hàng bán lẻ và quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là hai yếu tố then chốt nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Việc dự báo nhu cầu không chính xác dẫn đến tình trạng đặt hàng sai lệch. Quá trình kiểm kê thủ công tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến số liệu tồn kho thực tế. Việc thiếu một hệ thống theo dõi tập trung khiến việc điều chuyển hàng hóa giữa các cửa hàng để đáp ứng nhu cầu cục bộ trở nên khó khăn. Hơn nữa, việc không thường xuyên kiểm tra tình trạng sản phẩm có thể dẫn đến rủi ro về chất lượng và an toàn thực phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín thương hiệu.

2.2. Hạn chế của việc phân tích dữ liệu bán hàng thủ công

Khi không có một hệ thống tự động, việc phân tích dữ liệu bán hàng thường bị bỏ qua hoặc thực hiện một cách sơ sài. Dữ liệu được thu thập thủ công từ các sổ sách hoặc file Excel riêng lẻ, gây khó khăn cho việc tổng hợp và đối chiếu. Doanh nghiệp không thể có được báo cáo doanh thu theo thời gian thực, thay vào đó phải chờ đợi các báo cáo tổng kết theo tuần hoặc tháng, làm chậm quá trình ra quyết định. Việc thiếu các công cụ phân tích sâu cũng khiến doanh nghiệp bỏ lỡ các thông tin giá trị về hành vi mua sắm của khách hàng, các sản phẩm nào thường được mua cùng nhau, hoặc khung giờ mua sắm cao điểm. Điều này làm giảm hiệu quả của các chiến dịch marketing và sắp xếp sản phẩm.

III. Phương pháp thiết kế CSDL cho phần mềm quản lý bán hàng

Nền tảng của một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả là một cơ sở dữ liệu (CSDL) được thiết kế tốt. Trong dự án nghiên cứu cho FamilyMart, CSDL được xây dựng trên Microsoft Access, bao gồm các bảng dữ liệu cốt lõi để lưu trữ thông tin một cách có cấu trúc. Các bảng chính được thiết kế bao gồm: KHACHHANG (lưu thông tin khách hàng), NHANVIEN (lưu thông tin nhân viên), SANPHAM (lưu thông tin sản phẩm), HOADON (lưu thông tin chung của hóa đơn), và CTHOADON (chi tiết hóa đơn). Mỗi bảng được định nghĩa với các trường (Field) rõ ràng, kiểu dữ liệu (Field Type) và kích thước (Field Size) phù hợp để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Ví dụ, bảng SANPHAM chứa các trường như MASP, TENSP, DVT, NUOCSX, và GIA, cho phép quản lý sản phẩm và danh mục một cách chi tiết. Thiết kế này không chỉ giúp lưu trữ mà còn tạo điều kiện cho việc truy vấn và trích xuất thông tin một cách nhanh chóng. Một hệ thống thông tin quản trị mạnh mẽ phải bắt nguồn từ một CSDL logic và chặt chẽ, và đây chính là bước đầu tiên trong quy trình triển khai hệ thống thông tin.

3.1. Cấu trúc các bảng dữ liệu chính trong hệ thống

Cấu trúc CSDL được chia thành các bảng logic để tránh trùng lặp và đảm bảo tính nhất quán. Bảng KHACHHANG chứa MAKH, HOTEN, DIACHI, SODT. Bảng NHANVIEN gồm MANV, HOTEN, SODT, NGAYVL, LUONG. Bảng SANPHAM phục vụ việc quản lý sản phẩm và danh mục với các trường MASP, TENSP, DVT, GIA. Quan trọng nhất, bảng HOADON (SOHD, NGAYHD, MAKH, MANV) và bảng CTHOADON (SOHD, MASP, SOLUONG) tạo thành trung tâm của hệ thống, ghi lại mọi giao dịch. Thiết kế này tuân thủ các quy tắc chuẩn hóa CSDL, giúp hệ thống hoạt động ổn định và dễ dàng bảo trì, mở rộng trong tương lai.

3.2. Thiết lập mối quan hệ Relationship giữa các bảng

Sau khi tạo các bảng, việc thiết lập mối quan hệ giữa chúng là cực kỳ quan trọng. Mối quan hệ này phản ánh logic kinh doanh thực tế và đảm bảo tính toàn vẹn tham chiếu của dữ liệu. Trong mô hình của FamilyMart, bảng HOADON có mối quan hệ một-nhiều với bảng CTHOADON thông qua trường chung SOHD. Tương tự, bảng HOADON liên kết với bảng KHACHHANG qua MAKH và với bảng NHANVIEN qua MANV. Bảng CTHOADON cũng liên kết với bảng SANPHAM qua MASP. Những mối quan hệ này (như trong Hình 2.1 của tài liệu gốc) cho phép hệ thống thực hiện các truy vấn phức tạp, chẳng hạn như tìm tất cả sản phẩm trong một hóa đơn cụ thể hoặc thống kê doanh số bán hàng của một nhân viên. Đây là cốt lõi của một hệ thống thông tin quản trị hiệu quả.

IV. Hướng dẫn xây dựng chức năng cốt lõi cho hệ thống POS

Từ nền tảng CSDL vững chắc, các chức năng của hệ thống POS cho cửa hàng tiện lợi được xây dựng thông qua các truy vấn (Queries), biểu mẫu (Forms) và báo cáo (Reports). Các truy vấn đóng vai trò là công cụ để trích xuất và xử lý dữ liệu theo yêu cầu cụ thể. Ví dụ, tài liệu nghiên cứu đã xây dựng các truy vấn như "Liệt kê sản phẩm có đơn giá từ 12000 đến 50000" hay "Tính tổng thành tiền của hóa đơn năm 2022 và 2023". Những truy vấn này là cơ sở cho việc phân tích dữ liệu bán hàng và tạo báo cáo. Các biểu mẫu được thiết kế để cung cấp giao diện người dùng thân thiện, giúp nhân viên dễ dàng nhập liệu và quản lý thông tin. Form quản lý sản phẩm, Form quản lý nhân viên hay Form nhập hóa đơn giúp đơn giản hóa các tác vụ hàng ngày. Đặc biệt, các tính năng như quản lý nhân viên bán hàng và quản lý khách hàng được tích hợp chặt chẽ, cho phép theo dõi hiệu suất và triển khai các chương trình khách hàng thân thiết. Hệ thống cũng cần có khả năng tích hợp thanh toán điện tử để đáp ứng xu hướng tiêu dùng hiện đại. Toàn bộ các chức năng này hợp thành một phần mềm ERP cho ngành bán lẻ ở quy mô nhỏ, giúp tối ưu hóa vận hành cửa hàng.

4.1. Xây dựng module quản lý nhân viên và hệ thống CRM

Module quản lý nhân viên bán hàng cho phép lưu trữ thông tin cá nhân, ngày vào làm, mức lương và theo dõi hiệu suất làm việc. Các báo cáo về lương thưởng, như "Danh sách tiền thưởng của nhân viên" trong tài liệu gốc, có thể được tạo tự động. Song song đó, một hệ thống CRM cho chuỗi cửa hàng đơn giản được xây dựng dựa trên bảng KHACHHANG. Hệ thống này giúp thu thập thông tin khách hàng, phân loại khách hàng và theo dõi lịch sử mua hàng. Dữ liệu này là nền tảng để triển khai các chương trình khách hàng thân thiết, gửi các ưu đãi cá nhân hóa và nâng cao lòng trung thành của khách hàng.

4.2. Kỹ thuật truy vấn dữ liệu Query để phân tích bán hàng

Sức mạnh của hệ thống nằm ở khả năng truy vấn dữ liệu. Nghiên cứu đã trình bày nhiều loại truy vấn khác nhau: truy vấn lựa chọn (Select Query) để lọc dữ liệu, truy vấn tổng hợp (Totals Query) để tính toán (ví dụ: tổng lương, tổng thành tiền), và truy vấn chéo (Crosstab Query) để tóm tắt dữ liệu theo hai chiều (ví dụ: thống kê lương nhân viên theo năm). Các truy vấn như "Cho biết danh sách sản phẩm không bán được" giúp nhà quản lý đưa ra quyết định về quản lý kho hàng bán lẻ, xác định hàng tồn và lên kế hoạch giải phóng. Kỹ thuật này là cốt lõi của việc phân tích dữ liệu bán hàng hiệu quả.

V. Kết quả ứng dụng hệ thống quản lý bán hàng thực tiễn

Việc triển khai hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại FamilyMart mang lại những kết quả tích cực và có thể đo lường được. Một trong những lợi ích rõ ràng nhất là khả năng tạo ra các báo cáo quản trị một cách nhanh chóng và chính xác. Thay vì tổng hợp thủ công, hệ thống có thể xuất ra các báo cáo như "Danh sách khách hàng theo hạng", "Danh sách sản phẩm theo đơn vị tính", hay "Thống kê địa chỉ của khách hàng". Những báo cáo này cung cấp cho ban lãnh đạo một cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình kinh doanh, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định. Ví dụ, báo cáo doanh thu theo thời gian thực giúp quản lý cửa hàng nắm bắt ngay lập tức hiệu quả bán hàng trong ngày. Việc tự động hóa quy trình nhập liệu và tính toán giúp giảm thiểu sai sót của con người, đặc biệt trong việc quản lý hóa đơn và tính tiền thưởng cho nhân viên. Hệ thống cũng cải thiện đáng kể khả năng kiểm soát thất thoát hàng hóa thông qua việc theo dõi chặt chẽ số lượng nhập, xuất, tồn của từng sản phẩm. Nhìn chung, đây là một giải pháp công nghệ cho bán lẻ giúp tăng cường hiệu quả vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

5.1. Cải thiện quy trình tạo báo cáo doanh thu theo thời gian thực

Trước khi có hệ thống, việc tạo báo cáo doanh thu là một công việc tốn thời gian và thường có độ trễ. Với hệ thống mới, các báo cáo doanh thu theo thời gian thực có thể được tạo ra chỉ với vài cú nhấp chuột. Dữ liệu từ mọi giao dịch được ghi nhận ngay lập tức vào CSDL. Các truy vấn được thiết kế sẵn sẽ tự động tổng hợp dữ liệu theo ngày, tuần, tháng hoặc theo từng nhân viên, từng sản phẩm. Điều này cho phép quản lý theo dõi hiệu suất bán hàng một cách liên tục, phát hiện các xu hướng bất thường và phản ứng kịp thời. Ví dụ, báo cáo "Tổng thành tiền của từng năm" (Query 11 trong tài liệu) cung cấp một cái nhìn so sánh trực quan về tăng trưởng kinh doanh.

5.2. Hiệu quả từ việc tự động hóa quản lý và tối ưu vận hành

Tự động hóa là một trong những kết quả giá trị nhất của dự án. Hệ thống giúp tự động tính toán thành tiền hóa đơn, tiền thưởng cho nhân viên, và tổng hợp dữ liệu. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tính chính xác. Việc tối ưu hóa vận hành cửa hàng được thể hiện qua việc nhân viên có thể nhanh chóng tra cứu thông tin sản phẩm, xử lý giao dịch và quản lý thông tin khách hàng ngay trên một giao diện duy nhất. Quy trình triển khai hệ thống thông tin này đã chứng minh hiệu quả trong việc giảm bớt gánh nặng hành chính, cho phép đội ngũ tập trung vào các hoạt động tạo ra giá trị cao hơn như chăm sóc khách hàng và tư vấn bán hàng.

VI. Hướng phát triển tương lai cho hệ thống quản lý bán hàng

Hệ thống quản lý bán hàng được xây dựng trên Access là một nền tảng vững chắc, tuy nhiên vẫn có nhiều hướng để phát triển và nâng cấp trong tương lai. Để đáp ứng quy mô ngày càng mở rộng của chuỗi cửa hàng, việc chuyển đổi hệ thống lên nền tảng điện toán đám mây cho bán lẻ (Cloud Computing) là một bước đi chiến lược. Lưu trữ dữ liệu trên đám mây cho phép truy cập từ bất kỳ đâu, quản lý tập trung và dễ dàng mở rộng khi cần thiết. Một ưu tiên hàng đầu khác là tăng cường an toàn và bảo mật dữ liệu. Trong bối cảnh các mối đe dọa an ninh mạng ngày càng gia tăng, việc mã hóa dữ liệu khách hàng, phân quyền truy cập nghiêm ngặt và sao lưu định kỳ là cực kỳ quan trọng. Tương lai của hệ thống cũng có thể tích hợp các công nghệ tiên tiến hơn như trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích dự báo nhu cầu khách hàng, hoặc tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử để tạo ra trải nghiệm mua sắm đa kênh (omnichannel). Việc nâng cấp từ một hệ thống quản lý đơn lẻ thành một phần mềm ERP cho ngành bán lẻ toàn diện sẽ là mục tiêu cuối cùng, kết nối bán hàng, kho vận, kế toán và nhân sự thành một thể thống nhất.

6.1. Xu hướng ứng dụng điện toán đám mây cho bán lẻ

Xu hướng điện toán đám mây cho bán lẻ đang định hình lại cách các doanh nghiệp vận hành. Thay vì đầu tư vào hạ tầng máy chủ cồng kềnh tại mỗi cửa hàng, việc sử dụng các dịch vụ đám mây như AWS hoặc Azure giúp giảm chi phí ban đầu và đơn giản hóa việc bảo trì. Dữ liệu từ tất cả các cửa hàng được đồng bộ hóa lên một CSDL trung tâm trên đám mây, cho phép ban lãnh đạo truy cập báo cáo và phân tích dữ liệu từ xa theo thời gian thực. Hơn nữa, các nhà cung cấp dịch vụ đám mây thường cung cấp các tính năng bảo mật tiên tiến, giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm một cách tốt hơn.

6.2. Tầm quan trọng của an toàn và bảo mật dữ liệu khách hàng

Khi thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng, an toàn và bảo mật dữ liệu phải được đặt lên hàng đầu. Bất kỳ sự cố rò rỉ dữ liệu nào cũng có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín thương hiệu và dẫn đến các vấn đề pháp lý. Các biện pháp cần thực hiện bao gồm mã hóa dữ liệu giao dịch và thông tin cá nhân của khách hàng, thiết lập cơ chế xác thực đa yếu tố cho nhân viên truy cập hệ thống, và giới hạn quyền truy cập dựa trên vai trò của từng người. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật như PCI DSS (cho thanh toán thẻ) là bắt buộc nếu hệ thống có tích hợp thanh toán điện tử. Đầu tư vào bảo mật không phải là chi phí, mà là một khoản đầu tư để bảo vệ tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Đề tài "Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng của Công ty TNHH Cửa Hàng Tiện Lợi Gia Đình Việt Nam" được thực hiện trong khuôn khổ tiểu luận môn học Hệ thống thông tin quản lý tại Viện Kỹ thuật - Công nghệ, Trường Đại học Thủ Dầu Một (tháng 11 năm 2023), dưới sự hướng dẫn của ThS. Ngô Thị Ngọc Dịu. Nhóm tác giả gồm ba sinh viên: Thái Thị Thi (Nhóm trưởng - thực hiện báo cáo Word), Phạm Thị Quỳnh Như (thực hiện cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access) và Nguyễn Bích Hợp (thực hiện báo cáo trình chiếu PowerPoint).

Về bối cảnh thực tiễn, bán hàng đóng vai trò quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, vừa là thước đo tăng trưởng vừa là công cụ hỗ trợ kiểm soát, quản lý hàng hóa. Đối tượng khảo sát của đề tài là Công ty TNHH Cửa hàng Tiện Lợi Gia Đình Việt Nam (FamilyMart Việt Nam), có trụ sở tại Tầng 8, Tòa nhà An Khánh, Số 63 Phạm Ngọc Thạch, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh. Doanh nghiệp là công ty con của Tập đoàn FamilyMart UNY Holdings (Nhật Bản), thành lập năm 2009. Theo số liệu thống kê được nhóm tác giả ghi nhận đến ngày 31 tháng 3 năm 2023, mạng lưới của FamilyMart đã trải dài khắp 8 quốc gia và vùng lãnh thổ với hơn 24.500 cửa hàng (chủ yếu tập trung tại khu vực Châu Á). Hệ thống vận hành theo mô hình bán lẻ mở cửa 24/24 giờ và 365 ngày mỗi năm, cung ứng thực phẩm tươi sống, đồ ăn nhẹ, đồ uống, đồ gia dụng, cùng các dịch vụ tiện ích như giao hàng nhanh trong 30 phút, thanh toán thẻ và tích điểm đổi quà.

Khảo sát hiện trạng cơ cấu tổ chức và nhân sự tại doanh nghiệp bao gồm năm cấp bậc:

1. Ban giám đốc: Cấp cao nhất, chịu trách nhiệm chiến lược tổng thể và các quyết định quan trọng.
2. Ban điều hành: Chịu trách nhiệm hoạt động hàng ngày của toàn bộ chuỗi cửa hàng (vận hành, quản lý cửa hàng, sản phẩm, nhân sự).
3. Giám đốc khu vực: Đảm bảo hoạt động kinh doanh tại các khu vực phụ trách diễn ra suôn sẻ.
4. Quản lý cửa hàng: Quản lý trực tiếp các mặt nhân sự, hàng hóa, tài chính và khách hàng tại từng điểm bán.
5. Nhân viên cửa hàng: Trực tiếp bán hàng, tư vấn, bảo quản và sắp xếp hàng hóa.

Từ thực tế vận hành, nhóm tác giả chỉ ra ba tồn tại lớn trong công tác quản lý:

1. Công tác khảo sát khách hàng gặp khó khăn do thiết kế thông tin chưa đầy đủ, thiếu chính xác, chỉ mới thu thập ý kiến khách hàng hiện tại mà chưa phản ánh được góc nhìn của khách hàng tiềm năng.
2. Công tác kiểm soát mức tồn kho chưa tối ưu: Nếu tồn kho quá thấp sẽ thiếu hàng cung ứng và giảm doanh thu; nếu tồn kho quá cao sẽ phát sinh chi phí lưu kho, giảm lợi nhuận và tăng nguy cơ hư hỏng, hết hạn sử dụng.
3. Việc kiểm tra định kỳ và đột xuất tình trạng sản phẩm chưa thường xuyên, dẫn đến khó kiểm soát chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm, ảnh hưởng uy tín thương hiệu.

Mục tiêu nghiên cứu được xác định là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý bán hàng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian, nhân lực và chi phí bán hàng. Hệ thống tập trung giải quyết bốn phân hệ nghiệp vụ chính: quản lý thông tin nhân viên, quản lý hóa đơn, quản lý thông tin khách hàng và quản lý sản phẩm.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài dựa trên các nguyên lý thiết kế hệ thống thông tin quản lý (MIS) và mô hình quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS). Nghiên cứu phân rã bài toán bán lẻ thành bốn khối chức năng nghiệp vụ trọng yếu:

• Quản lý nhân viên: Theo dõi lý lịch cá nhân, vị trí công việc, mức lương, thời gian làm việc, ca kíp, số ngày nghỉ phép, giờ tăng ca, quá trình công tác, thành tích và thông tin tài khoản ngân hàng, thuế, bảo hiểm.
• Quản lý hóa đơn: Thu thập, lưu trữ, xử lý hóa đơn thương mại nhằm bảo đảm tính minh bạch, hạn chế thất thoát tài chính và tuân thủ pháp lý.
• Quản lý khách hàng: Thu thập thông tin định danh, bảo mật dữ liệu, phân tích hành vi tiêu dùng và phân loại đối tượng (khách hàng trong nước, khách hàng nước ngoài, thành viên tích điểm).
• Quản lý sản phẩm: Phục vụ nghiên cứu nhu cầu thị trường, phân tích dữ liệu bán hàng, theo dõi vòng đời sản phẩm và kiểm kê định kỳ các mặt hàng cận hạn dùng hoặc hết hạn.

Phương pháp nghiên cứu được áp dụng bao gồm:

• Phương pháp khảo sát và phân tích hiện trạng: Thu thập quy trình vận hành và cơ cấu nhân sự thực tế tại mô hình chuỗi cửa hàng tiện lợi.
• Phương pháp phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ: Chuẩn hóa dữ liệu thành các thực thể độc lập, xác định thuộc tính, kiểu dữ liệu, khóa chính và thiết lập mối liên kết giữa các bảng.
• Phương pháp cài đặt và kiểm thử ứng dụng: Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access để xây dựng bảng dữ liệu (Tables), thiết lập quan hệ toàn vẹn dữ liệu (Relationships), tạo các câu truy vấn xử lý dữ liệu (Queries), thiết kế giao diện tương tác (Forms) và xuất các biểu mẫu thống kê (Reports).

Nguồn dữ liệu sử dụng trong đề tài là tập dữ liệu giả định được nhóm tác giả xây dựng dựa trên thông tin hoạt động thực tế của chuỗi FamilyMart Việt Nam tính đến tháng 11 năm 2023.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Hệ thống được thiết kế và triển khai hoàn toàn trên nền tảng Microsoft Access, bao gồm các thành phần cấu trúc dữ liệu, tầng xử lý logic và tầng giao diện người dùng.

1. Cấu trúc bảng dữ liệu (Tables)

Cơ sở dữ liệu trung tâm gồm năm bảng dữ liệu chính và một bảng tài khoản quản trị:

Tên bảng	Tên trường (Field Name)	Kiểu dữ liệu (Field Type)	Kích thước (Field Size)	Diễn giải
CTHOADON	SOHD	Text	10	Số hóa đơn (Khóa liên kết)
	MASP	Text	10	Mã sản phẩm (Khóa liên kết)
	SOLUONG	Number	Integer	Số lượng sản phẩm bán ra
KHACHHANG	MAKH	Text	10	Mã khách hàng (Khóa chính)
	HOTEN	Text	50	Họ và tên khách hàng
	DIACHI	Text	200	Địa chỉ khách hàng
	SODT	Text	12	Số điện thoại liên hệ
NHANVIEN	MANV	Text	10	Mã nhân viên (Khóa chính)
	HOTEN	Text	50	Họ và tên nhân viên
	SODT	Text	12	Số điện thoại
	NGAYVL	Date/Time	Short Date	Ngày vào làm việc
	LUONG	Number	Long Integer	Mức lương cơ bản
	GIOITINH	Yes/No	Boolean	Giới tính
SANPHAM	MASP	Text	10	Mã sản phẩm (Khóa chính)
	TENSP	Text	50	Tên sản phẩm
	DVT	Text	20	Đơn vị tính
	NUOCSX	Text	20	Nước sản xuất
	GIA	Number	Long Integer	Đơn giá sản phẩm
HOADON	SOHD	Text	10	Số hóa đơn (Khóa chính)
	NGAYHD	Date/Time	Short Date	Ngày lập hóa đơn
	MAKH	Text	10	Mã khách hàng (Khóa ngoại)
	MANV	Text	10	Mã nhân viên (Khóa ngoại)
TableAccount	Username, Password	Text	-	Tài khoản đăng nhập hệ thống

Mối quan hệ dữ liệu (Relationship) được thiết lập chặt chẽ nhằm đảm bảo tính toàn vẹn tham chiếu:

• Bảng KHACHHANG liên kết một - nhiều (1 - n) với bảng HOADON qua trường MAKH.
• Bảng NHANVIEN liên kết một - nhiều (1 - n) với bảng HOADON qua trường MANV.
• Bảng HOADON liên kết một - nhiều (1 - n) với bảng CTHOADON qua trường SOHD.
• Bảng SANPHAM liên kết một - nhiều (1 - n) với bảng CTHOADON qua trường MASP.

2. Xây dựng logic truy vấn (Queries)

Hệ thống thiết lập 14 truy vấn phục vụ việc khai thác dữ liệu:

• Truy vấn trích lọc và sắp xếp: Query 1 lọc sản phẩm có đơn giá từ 12.000 đến 50.000 đồng với đơn vị tính là "Chai" hoặc "Lọ" (sắp xếp tăng dần theo giá); Query 2 lọc sản phẩm có mã bắt đầu bằng "B" và đơn vị tính là "Cái".
• Truy vấn tính toán và kiểm tra dữ liệu: Query 3 tính thành tiền chi tiết hóa đơn ([SOLUONG]*[GIA]); Query 4 tìm danh sách mã và tên sản phẩm không bán được; Query 5 lọc số hóa đơn và trị giá do nhân viên "NV02" hoặc "NV04" lập trong giai đoạn 01/01/2022 - 31/12/2023; Query 6 tính tổng doanh thu hóa đơn theo năm 2022 và 2023.
• Truy vấn chuyển đổi định dạng và tham số: Query 7 chuyển đổi trường giới tính sang chuỗi văn bản bằng hàm điều kiện IIf([GIOITINH]=Yes, "Nam", "Nữ") và tách năm tuyển dụng qua Year([NGAYVL]); Query 8 cho phép người dùng nhập mã nhân viên từ bàn phím để tra cứu mã sản phẩm, số hóa đơn và thành tiền.
• Truy vấn phân tích đa chiều và hàm gộp: Query 9 (Crosstab Query) thống kê bảng lương nhân viên năm 2022; Query 10 (Crosstab Query) hiển thị ma trận thành tiền của từng mã sản phẩm theo khách hàng trên mỗi hóa đơn; Query 11 (Total Query) tính tổng thành tiền theo năm; Query 12 (Total Query) tính tổng chi phí lương của từng nhân viên.
• Truy vấn hành động (Action Queries): Capnhat_GiaSP (Update Query cập nhật giá mặt hàng) và Capnhat_MaNV_Hoadon (Update Query cập nhật mã nhân viên trên hóa đơn).

3. Thiết kế giao diện (Forms và Reports)

Giao diện ứng dụng được cấu trúc theo mô hình phân cấp:

• Form đăng nhập (fDangNhap): Kiểm tra thông tin đăng nhập kết hợp bảng TableAccount và truy vấn QR1_SearchAccount. Trường mật khẩu được cấu hình mặt nạ nhập liệu Input Mask: Password để hiển thị ký tự ẩn (***), nút bấm thực thi lệnh kiểm tra tài khoản qua sự kiện On Click.
• Form điều hướng chính ("Quản lý bán hàng của Công ty TNHH Cửa Hàng Tiện Lợi Gia Đình Việt Nam"): Tích hợp các nút lệnh liên kết mở nhanh năm biểu mẫu chức năng con.
• Các biểu mẫu tác nghiệp: Gồm Biểu mẫu Chi tiết hóa đơn, Hóa đơn, Khách hàng, Nhân viên, Sản phẩm và Biểu mẫu quản lý hồ sơ nhân viên. Trên biểu mẫu bố trí các nút điều hướng bản ghi chuyên dụng: về bản ghi đầu (go to first record), lùi bản ghi (go to previous record), tiến bản ghi (go to next record), về bản ghi cuối (go to last record), đóng biểu mẫu (close Form) và xem báo cáo tương ứng (open Report).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Khảo sát và phân tích bài toán

Nội dung chương tập trung giới thiệu tổng quan về thương hiệu FamilyMart Việt Nam và hệ thống 24.500 cửa hàng trên phạm vi quốc tế tính đến 31/03/2023. Nhóm tác giả mô tả chi tiết mô hình cơ cấu quản lý năm tầng từ Ban giám đốc, Ban điều hành, Giám đốc khu vực, Quản lý cửa hàng đến Nhân viên trực tiếp. Phân tích hiện trạng chỉ rõ ba vướng mắc cốt lõi: công tác khảo sát ý kiến khách hàng tiềm năng chưa đạt hiệu quả, mất cân đối lượng hàng tồn kho (gây thiếu hàng hoặc lãng phí chi phí lưu trữ/hư hỏng), và quy trình kiểm soát chất lượng định kỳ tại điểm bán còn thiếu sót. Trên cơ sở đó, chương xác lập bốn nhóm chức năng quản lý chính cần số hóa: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hóa đơn mua bán, quản lý thông tin khách hàng và quản lý danh mục sản phẩm.

Chương 2: Thiết kế cơ sở dữ liệu

Chương 2 trình bày chi tiết bản đặc tả kỹ thuật của năm bảng cơ sở dữ liệu trung tâm (CTHOADON, KHACHHANG, NHANVIEN, SANPHAM, HOADON) cùng kiểu dữ liệu, độ dài trường và khóa chính, khóa ngoại. Mối quan hệ liên kết bảng được thiết lập bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu từ khách hàng, nhân viên tới hóa đơn và chi tiết hóa đơn. Điểm nhấn của chương là quy trình xây dựng và kết quả thực thi của 12 câu truy vấn chọn lọc, thống kê, phân tích đa chiều (Crosstab, Total) và 2 truy vấn cập nhật dữ liệu hàng loạt (Update Query), kèm theo các biểu thức tính toán doanh thu, lương và phân loại nhân sự.

Chương 3: Thiết kế giao diện

Chương này mô tả chi tiết quá trình trực quan hóa hệ thống thông qua các công cụ của Access:

• Thiết kế bảo mật với bảng tài khoản TableAccount, truy vấn lọc tài khoản và biểu mẫu đăng nhập fDangNhap.
• Xây dựng màn hình làm việc trung tâm điều hướng đến các biểu mẫu thành phần.
• Chuẩn hóa hệ thống năm báo cáo (Report) đầu ra:
  1. Report 1 (KHACHHANG): Thiết kế dạng hàng ngang (Tabular) liệt kê đầy đủ số thứ tự, mã khách hàng, họ tên, địa chỉ, số điện thoại, tổng số khách hàng, ngày giờ in và số trang.
  2. Report 2 (NHANVIEN_column): Thiết kế dạng cột (Columnar) hiển thị mã, họ tên, số điện thoại, ngày vào làm, mức lương và giới tính (thể hiện bằng ký hiệu đánh dấu đối với Nam).
  3. Report 3 (SANPHAM): Thiết kế dạng hàng ngang sử dụng tính năng "Group, Sort, and Total" để gom nhóm theo đơn vị tính (group on DVT) và sắp xếp đơn giá tăng dần (sort by GIA).
  4. Report 4 (Thống kê địa chỉ khách hàng tại Tân Phước Khánh): Dựa trên nguồn dữ liệu từ truy vấn lọc Query DiaChi KH_Rp, hiển thị danh sách khách hàng cư trú tại khu vực Tân Phước Khánh (dữ liệu mẫu gồm khách hàng Đỗ Quỳnh Anh - KH04 và Trần Thị Linh - KH10).
  5. Report 5 (Tien Thuong_NHANVIEN): Thống kê danh sách tiền thưởng và tổng thu nhập của nhân viên theo chính sách thâm niên.

Chương 4: Kết luận và hướng phát triển

Chương tổng kết toàn bộ kết quả triển khai dự án tiểu luận môn học, xác nhận hệ thống đã hoàn thành việc mô hình hóa cơ sở dữ liệu, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trích xuất thông tin, xử lý giao dịch bán hàng và cung cấp giao diện tương tác thuận tiện. Đồng thời, nhóm tác giả đề xuất định hướng phát triển hệ thống cho các giai đoạn tiếp theo nhằm đáp ứng yêu cầu vận hành thực tế của chuỗi bán lẻ.

Kết quả và đóng góp

Hệ thống quản lý bán hàng đã đạt được các kết quả cụ thể theo đúng hồ sơ thiết kế:

• Xây dựng thành công cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 5 bảng dữ liệu thực thể nghiệp vụ và 1 bảng quản trị tài khoản, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu thông qua liên kết khóa ngoại.
• Thiết lập thành công 14 câu truy vấn thực hiện các chức năng trích lọc phức tạp, tổng hợp doanh thu theo giai đoạn 2022 - 2023, phân tích ma trận dữ liệu chéo (Crosstab), tính toán chi phí lương và cập nhật dữ liệu đồng loạt.
• Hoàn thiện hệ thống giao diện gồm 1 form đăng nhập có bảo mật mật khẩu, 1 form điều hướng tổng thể, 6 form nhập liệu/quản lý hồ sơ có gắn nút điều hướng tự động, cùng 5 mẫu báo cáo chuyên đề.
• Áp dụng thành công các công thức xử lý logic nghiệp vụ tài chính trong báo cáo nhân sự (Report 5):
  • Tiền thưởng thâm niên cho nhân viên vào làm trước năm 2022: =IIf(Year([NGAYVL])<2022, 1500000, 0)
  • Tổng quỹ thưởng toàn cơ quan: =Sum(IIf(Year([NGAYVL])<2022, 1500000, 0))
  • Tổng thu nhập thực nhận cuối tháng: =[LUONG] + IIf(Year([NGAYVL])<2022, 1500000, 0)

Về mặt giải pháp, đề tài đóng góp một mô hình mẫu về tin học hóa quy trình quản lý bán lẻ cho chuỗi cửa hàng tiện lợi quy mô vừa và nhỏ. Mô hình giúp liên kết chặt chẽ thông tin giữa khách hàng, nhân viên và sản phẩm trên từng hóa đơn bán hàng, giải quyết bài toán tra cứu lịch sử mua bán và thống kê doanh thu định kỳ mà phương pháp ghi chép thủ công không đáp ứng được.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Dựa trên phạm vi và nội dung văn bản, đề tài còn tồn tại một số hạn chế nhất định:

• Dữ liệu khảo sát và số liệu giao dịch trong hệ thống chủ yếu là dữ liệu giả định được xây dựng để phục vụ yêu cầu môn học, chưa phản ánh toàn bộ quy mô giao dịch thực tế hàng ngày của hơn 24.500 điểm bán thuộc FamilyMart.
• Nền tảng cài đặt là Microsoft Access chạy trên môi trường máy tính đơn lẻ (Desktop Database), chưa hỗ trợ cơ chế đồng bộ dữ liệu thời gian thực giữa nhiều chi nhánh hoặc kết nối mạng diện rộng.
• Hệ thống chưa tích hợp các thiết bị ngoại vi chuyên dụng của điểm bán lẻ (máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền, máy in hóa đơn nhiệt) và chưa có cổng kết nối thanh toán điện tử.

Hướng phát triển được nhóm tác giả xác định trong Chương 4 bao gồm:

• Mở rộng phạm vi và quy mô quản lý của hệ thống để đáp ứng mô hình chuỗi nhiều cửa hàng.
• Nâng cấp và chuyển đổi nền tảng cơ sở dữ liệu lên các hệ thống mạng trực tuyến để hỗ trợ phân quyền đa người dùng và tăng cường tính bảo mật dữ liệu.
• Phát triển thêm các phân hệ phân tích chuyên sâu về dữ liệu khách hàng tiềm năng và dự báo nhu cầu tồn kho nhằm giải quyết triệt để các tồn tại đã chỉ ra trong khảo sát hiện trạng.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên thuộc các ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin, Quản trị kinh doanh và Thương mại điện tử đang học tập hoặc làm tiểu luận, đồ án môn học liên quan đến cơ sở dữ liệu Microsoft Access.
• Người học cần tài liệu hướng dẫn từng bước về: kỹ thuật thiết kế bảng và thiết lập khóa liên kết toàn vẹn tham chiếu; phương pháp xây dựng truy vấn tham số, truy vấn Crosstab và Total gộp nhóm; kỹ thuật tạo form phân cấp có nút bấm sự kiện và thiết lập báo cáo phân nhóm (Group/Sort) kết hợp công thức điều kiện IIf trong Access.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy mô hoạt động của doanh nghiệp khảo sát trong đề tài được ghi nhận như thế nào?

Theo số liệu thống kê được nhóm tác giả trích dẫn tính đến ngày 31 tháng 3 năm 2023, FamilyMart có mạng lưới trải dài khắp 8 quốc gia và vùng lãnh thổ với hơn 24.500 cửa hàng, chủ yếu tập trung tại khu vực Châu Á. Chuỗi bán lẻ này hoạt động liên tục 24/24 giờ và 365 ngày mỗi năm.

2. Các tồn tại chính trong công tác quản lý tại FamilyMart Việt Nam được nhóm tác giả chỉ ra là gì?

Văn bản nêu rõ ba tồn tại: (1) Khảo sát thông tin khó khăn, thiếu chính xác và chưa tiếp cận được khách hàng tiềm năng; (2) Quản lý tồn kho chưa tối ưu, dễ dẫn đến tình trạng thiếu hàng hóa làm giảm doanh thu hoặc tồn kho quá mức gây lãng phí chi phí lưu kho, hư hỏng sản phẩm; (3) Việc kiểm tra chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm chưa diễn ra thường xuyên, làm tăng rủi ro ảnh hưởng uy tín thương hiệu.

3. Cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm những bảng nào và mối liên kết giữa chúng được thiết lập ra sao?

Hệ thống gồm năm bảng dữ liệu chính: KHACHHANG, NHANVIEN, HOADON, SANPHAM, CTHOADON (cùng bảng hỗ trợ TableAccount). Mối quan hệ được thiết lập theo cấu trúc quan hệ 1 - n: một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn (KHACHHANG liên kết HOADON), một nhân viên có thể lập nhiều hóa đơn (NHANVIEN liên kết HOADON), một hóa đơn có thể chứa nhiều dòng chi tiết (HOADON liên kết CTHOADON), và một sản phẩm có thể xuất hiện trong nhiều chi tiết hóa đơn (SANPHAM liên kết CTHOADON).

4. Truy vấn Crosstab và Total trong hệ thống được ứng dụng cho các yêu cầu nghiệp vụ nào?

Nhóm tác giả sử dụng truy vấn Crosstab cho Query 9 (thống kê bảng lương nhân viên trong năm 2022) và Query 10 (thống kê ma trận hai chiều về thành tiền của từng mã sản phẩm theo từng khách hàng trong mỗi hóa đơn). Truy vấn Total được sử dụng cho Query 11 (tính tổng thành tiền theo từng năm) và Query 12 (tổng hợp tổng mức lương của từng nhân viên).

5. Tiêu chí và công thức tính tiền thưởng cho nhân viên trong Report 5 được quy định như thế nào?

Nhân viên có thời gian vào làm việc trước năm 2022 (nhân viên lâu năm) sẽ nhận mức thưởng 1.500.000 đồng, nhân viên vào làm từ năm 2022 trở về sau không có tiền thưởng (0 đồng). Công thức thiết lập trong báo cáo gồm:

• Tiền thưởng: =IIf(Year([NGAYVL])<2022, 1500000, 0)
• Tổng tiền thưởng: =Sum(IIf(Year([NGAYVL])<2022, 1500000, 0))
• Tổng thu nhập nhận cuối tháng: =[LUONG] + IIf(Year([NGAYVL])<2022, 1500000, 0)

Kết luận

Tiểu luận môn học đã khảo sát hiện trạng vận hành và giải quyết các bài toán tồn tại trong quản lý bán hàng tại chuỗi cửa hàng tiện lợi FamilyMart Việt Nam. Đề tài xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 5 bảng nghiệp vụ, 14 truy vấn chức năng và hệ thống giao diện gồm các biểu mẫu nhập liệu cùng 5 báo cáo chuyên đề trên nền tảng Microsoft Access. Kết quả nghiên cứu thể hiện đầy đủ quy trình phân tích, thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin quản lý cơ bản, đóng vai trò là tài liệu tham khảo thực hành cho môn học Hệ thống thông tin quản lý.

Trích đoạn nội dung tài liệu

MỞ ĐẦU iii ). vii DANH MUC BANG ix DANH SACH CAC kY TU, CHU VIET TAT x CHUONG 1. KHAO SAT VA PHAN TICH BAI TOAN 1 1.1, Mô tả bài tOáH:. Khao sat hién trang (918 din).

1 PA» ống nnc. Vai trò các thành viên nhóm. Các chức năng cần quản lý trong hệ thống thông tin. 5-5222 222121222222 2 a) Quan ly thong tin nhân vIÊn.

3 c) Quản lý thông tin khách hàng. 3 CHUONG 2: THIET KE CO SO DU LIEU 5 2. Thiét ké cdc bang (Table). Mối quan hệ (Relationship).

Nhập liệu cho bảng. Các câu truy vẫn (Queri€§). Liệt kê các sản phẩm có đơn giá từ 12000 đến 50000 và đơn vị tính là “Chai” hoặc “Lọ”. Sắp xếp đơn giá theo thứ tự tăng dân.

Cho biét danh sách các sản phẩm có mã sản phẩm bắt đầu là “B” và có đơn j§› ¡8 90U,ccẲồ. Tính thành tiền của chí tiết hóa đơn. Cho biết danh sách các sản phẩm (MASP,TENSP) không bán được. Cho biết số hóa đơn, trị gia các hóa đơn do nhân viên có mã nhân viên “NV02” hoặc “NV04” có ngày lập hoá đơn từ ngày 1/1/2022 đến ngày 31/12/2023._ Cho biết tông thành tiền của hóa đơn năm 2022 và năm 2023.

Cho biết năm vào làm và giới tính của nhân viên. Nhập Mã nhân viên để tìm ra Mã sản phẩm, Số hóa đơn, thành tiền của hoá đơn. Cho biết lương của nhân viên trone năm 2022. (đùng Crosstab để thực 200.

Cho biết thành tiền của các mã sản phẩm của từng khách hàng trong mỗi hóa đơn (dùng Crosstab để thực hiện). Cho biết thành tiền của từng năm. Cho biết tổng lương của từng nhân viên (dùng Total để thực hiện). Kết quả của cập nhật giá sản phẩm (dùng Update đề thực hiện.

Kết quả của cập nhật mã nhân viên (dùng Update dé thực hiện). CHUONG 3: THIET KE GIAO DIEN 3. Cac biéu mau (FOrM). Cac bao CAO (REPT).

Report 1: Danh sach khach hang theo hang. ccc eeeceeseeseeert ees 33 3.2 Report 2: Danh sách nhân viên theo cột.3 Report 3: Danh sách sản phẩm theo đơn vị tính.4 Report 4: Thống kê địa chi của khách hàng tại Tân Phước Khánh.5 Report 5: Danh sách tiền thưởng của nhân viên.- - 2c szcc 38 CHƯƠNG 4. KÉT LUẬN VA HUONG PHAT TRIEN 40 4. SH 1111121211 1111 1511112121211 11 E TH Hee 40 4.

Các chức năng của dự án đã làm được. - ST H211 11111511111 558151 1111112115185 E tt HH He Ha nrsye 40 4. Hướng phát triỂn. -- + s9 21121211111211112112121211 2121112012121 rre 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 TÀI NGUYÊN 43 vi DANH MỤC HÌNH Hinh 2.1: Quan hệ giữa các bảng.

cece 120121112211 1211011 11111111111 1111101 1211111111111 rru 6 Hinh 2.2: Nhập liệu cho bảng khách hàng.3: Nhập liệu bảng sản phẩm.4: Nhập liệu bảng nhân viên.5: Nhập liệu bảng hóa đơn.6: Nhap liéu bang chi tiết hóa đơn.7: Két quả đạt được của Query Ì.8: Két quả đạt được của Query 2.9: Kết quả đạt được của Query 3.10: Kết quả đạt được của Query 4.11: Kết quả đạt được của Query Š.12: Kết quả đạt được của Query Õ. c1 2012111221122 1Hn 19111111111 11111 1116 xkg 17 Hình 2.13: Kết quả đạt được của Query 7.14: Kết quả đạt được của Query 8. 0 2002112 HH H111111111 11111111 xkg 19 Hình 2.15: Kết quả đạt được của Query Ô.16: Kết quả đạt được của Query 10.s- 5: 21 11121121121121212211 21211 ng re 21 Hình 2.17: Kết quả đạt được của Query Ì Ì.18: Kết quả đạt được của Query 12.19: Kết quả của cập nhật giá của sản phâm.20: Kết quả của cập nhật mã nhân viên. -2- 2 ©2S2E92EE£EE2EE22E2221222222 222222 25 Hình 3.1: Thiết kế bảng Table Accouit.2: Thiết kế Form đăng nhập.3: Quản ly ban hàng của Công ty TNHH Cửa Hàng Tiện Lợi Gia Dinh Vist Nani.4: Biểu mẫu Chỉ tiết hóa đơn.6: Biểu mẫu Khách hàng.

5-5 5 S19 127121121121211112121221 210 1 re 31 vii Hình 3.7: Biểu mẫu Nhân viên.8: Bidu mau San phan.9: Biêu mâu quản lý hỗ sơ nhân viÊn.10 : Danh sách khách hàng theo hàng.11: Danh sách nhân viên theo cột. - c1 211v 11k TT SH n SE 2xx ng 35 Hinh 3.12: Danh sách các sản phẩm theo đơn vị tính. - - c2 121211111 Y SE ky 36 Hinh 3.13: Thống kê địa chỉ của khách hảng tại Tân Phước Khánh.14: Danh sách tiền thưởng của nhân viên. 52 9 2252111215 1127111221 1 1xe2 39 Vill DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Vai trò của các thành viên trong nhóm.3: Is/2 90 ái) iiđiäẢỶ.

DANH SACH CAC KY TU, CHU VIET TAT Từ viết tắt Giải thích Tiếng Việt TPHCM Thành phố Hồ Chí Minh TNHH Trach nhiém hitu han Chương l: Khảo sát và phân tích bài CHUONG 1. KHAO SAT VA PHAN TICH BAI TOAN 1. M6 ta bai toan: 1. Khảo sát hiện trang (giá dinh) Giới thiệu về Công ty TNHH Cửa Hàng Tiện Lợi Gia Đình Việt Nam: Công ty TNHH Cửa hàng Tiện Lợi Gia Đình Việt Nam (FamilyMart Việt Nam) là một công ty con của Tập đoàn FamilyMart UNY Holdinss, Nhật Bản.

Công ty được thành lập vào năm 2009 và là một trong những chuỗi cửa hàng tiện lợi hàng đầu tại Việt Nam. Địa chỉ: Tầng 8, Toa nha An Khánh, Số 63 Pham Ngọc Thạch, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh FamilyMart Việt Nam là hệ thống cửa hàng tiện lợi của Nhật theo mô hình bán lẻ hoàn toàn mới dựa trên kinh nghiệm hoạt động trên 30 năm. Theo thống kê gần đây nhất vào ngày 31 Tháng 3, năm 2023, mạng lưới của cửa hàng trai dai khắp 8 quốc gia và vùng lãnh thô trên thế giới, chủ yếu tập trung tại khu vực Châu Á, với hơn 24,500 cửa hàng. Cửa hàng mở cửa 24/24 và kinh doanh 365 ngày không có ngày nghỉ, vì vậy bạn có thê đến và mua hàng bắt kỳ lúc nao.

FamilyMart Việt Nam chuyên bán lẻ tại cửa hàng cung cấp nhiều loại sản phẩm, bao gồm thực phẩm tươi sống, đồ ăn nhẹ, đồ uống, đồ gia dụng. Kết quả khảo sát hiện trạng (quy trình quản lý/con người): Ban giám đốc: 1a cấp cao nhất trong tô chức FamilyMart, chịu trách nhiệm về chiến lược kinh doanh tổng thé và đưa ra các quyết định quan trọng cho toàn bộ công ty. Ban điều hành: Dưới Ban giam déc mét cap, Ban diéu hanh chiu trach nhiém vé hoat động hàng ngày của toàn bộ hệ thông cửa hàng, bao gồm quản lý cửa hàng, vận hành, quản lý sản phâm và nhân viên. Giám đốc khu vực: là người phụ trách khu vực quản lý của FamilyMart.

Người quản lý khu vực đảm bảo răng hoạt động của cửa hàng trong khu vực của họ diễn ra suôn sẻ và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Chương l: Khảo sát và phân tích bài Quản lý cửa hàng: Người quản lý trực tiếp cửa hàng tiện lợi FamilyMart. Người quản lý cửa hàng chịu trách nhiệm về các hoạt động hàng ngày của cửa hàng, bao gồm quản lý nhân sự, quản lý hàng hóa, quản lý tài chính, quản lý khách hàng,. Nhân viên cửa hàng: Đây là những người thực hiện công việc hàng ngay tại các cửa hàng FamilyMart như bán hàng, tư vẫn khách hàng, bảo quản hàng hóa, xếp hàng hóa lên kệ.

Các tồn tại trong quản lý - Khảo sát thường gặp khó khăn như thiết kế thông tin không đầy đủ, chính xác, khảo sát chỉ hướng tới khách hàng hiện tại của FamilyMart và không thê hiện quan điểm của khách hàng tiềm năng. - Không thê đảm bảo mức tồn kho: nếu mức tổn kho quá thấp, công ty có thê không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, dẫn đến tình trạng thiếu sản phẩm và giảm doanh thu hoặc nêu mức tồn kho quá cao, công ty sẽ phải tốn rất nhiều tiền để lưu kho hàng hóa, dan dén chi phi tăng và lợi nhuận giảm. Đồng thời, khi tồn kho quá nhiều, sản phẩm có thể bị hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc không còn sử dụng, sây lãng phí nguồn lực và chỉ phí. - Không thường xuyên kiểm tra tình trạng sản phẩm: khiến cho sản phâm, hàng hóa có tình trạng khó kiểm tra, kiếm soát theo thứ tự, đồng thời nếu không thường xuyên kiếm tra sản phâm đột xuất sẽ không đảm bảo được chất lượng hoặc an toàn vệ sinh thực phẩm, nó có thể gay ra các vấn đề về sức khỏe cho người tiêu dùng từ đó có thể gây ảnh hưởng đến danh tiếng và uy tín của doanh nghiệp.

- Các chức năng cần quản lý trong hệ thông thông tin: quản lý thông tin nhân viên, quản ly thông tin khách hàng, quản lý hoá don, quan lý sản phẩm. Vai trò các thành viên nhóm: Họ Nội dung STT MSSV Vai trò tên thực hiện 1 2225106050345 Thai Thi Thi Nhóm tưởng Lam Word 2 2225106051021 Pham Thi Quynh Nhu Thanh vién Lam Access 3 2225106050275 Nguyễn Bích Hợp Thành viên Làm PPT 1. Các chức năng cần quản lý trong hệ thống thông tin: Chương l: Khảo sát và phân tích bài Tiêu module quản lý a) Quản lý thông tin nhân viên Nắm bắt được thông tin cá nhân của nhân viên: họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, email, bang cap, ki nang. Về công việc: nắm bắt được vị trí, mức luong, thoi gian lam việc, ca làm việc, ngày bắt đầu làm việc, số ngày nghỉ phép, số giờ tăng ca của nhân viên.

Quá trình làm việc: có thể biết được kinh nghiệm làm việc của nhân viên, các dự án đã tham g1a và thành tích đã đạt được. Thông tin về tài khoản: nắm bắt được số tài khoản, thông tin ngân hàng, thuế, lương, thuế bảo hiểm. b) Quản lý hóa đơn Quản lý hóa don là quá trình thu thập, lưu trữ, xử ly và sử dụng thông tin hóa đơn thương mại. Hóa đơn là chứng từ quan trọng trone hoạt động kinh doanh, thể hiện việc mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên.

Quản lý hóa đơn hiệu quả sẽ piúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong kinh đoanh, tránh thất thoát tài chính và đáp ứng yêu cầu pháp ly. ©) Quản lý thông tin khách hàng Thu thập các thông tin về khách hàng: tên tuổi, giới tính, địa chi, số điện thoại, email. Bảo quản thông tin khách hàng một cách bảo mật, an toàn và có thé truy cập được khi cần thiết. Phân tích xửa lý thông tin khách hàng đề hiểu rõ hơn về nhu cầu cũng như hành ví mua sắm của khách hàng.

Phân loại khách hàng: khách hàng nước ngoài và khách hàng Việt Nam, ai sử dung va không sử dụng thẻ thành viên, thẻ tích điểm. d) Quan ly san pham La qua trinh phat trién, ra mat va duy tri cac san pham hoặc dịch vụ của doanh nghiệp Nghiên cứu thị trường: hiệu rõ hơn về thị trường và nhu cầu của khách hàng và đưa ra các quyết định đề phát triển các sản phâm phù hợp. 3 Chương l: Khảo sát và phân tích bài Phân tích dữ liệu: dữ liệu nghiên cứu thị trường, dữ liệu bán hàng và dữ liệu khách hàng.