CHƯƠNG 1: MÔ TẢ HỆ THÓNG 4 sô Uhố. h0 N8 N n J;°hGadađadđđađiaiaáadảảảÝÝỶÝỶÝÝỶŸỶ. — Vai trò hệ thống.Sc 2 HH HH 10111212121 5 4, l0) 0)19)01:8/120)/))00400fCCưaiiÝÝỶÝỶÝŸÝẢÝ43. Quy tie mghisp VU.dlẦlẦlägẩúœúĂắẠaaa.-00PadđiidiiđiiẳiaiẳảảảẢảảẢảảá.-Ô 11 7 Mô tả đối tượng người dùng và thao tác trên hệ thống.
YÊU CÂU NGƯỜI DÙNG.rngiaađaađdaảả. Véu cau mguad Quam WY. ccc cccccecccessseccsesesesessetsteesesseressretssessessessrearersecsesees 15 CHUONG 2: PHAN TICH HE THONG 16 L YÊU CÂU CHỨC NĂNG. Mô hình hóa chức nắng.
- SH HH H1 H1 H1 1111111111111 kg 16 2. = YEU CAU PHI CHUC NANG ooo. Yêu cầu khả năng sử dụng. 52 S212 11222 8121221112 ng ng ng rag 53 An (‹.
53 CHUONG 1: MO TA HE THONG I. Mục tiêu hệ thống Mục tiêu của đề tài là áp dụng Công nghệ thông tin vào quản lý thư viện trường thay thế cho việc quán lý của thư viện cũ, với việc nâng cấp thành hệ thống mới thì thư viện sẽ hoạt động tốt hơn cho hoạt động của trường giúp trường hoàn thành nhiệm vụ Chính trị-xã hội của mình trong thời đại của công nghệ, tri thức việc xây dựng dự án công nghệ thông tin cho thư viện của trường là một nhiệm vụ cấp bách và lâu dài. Việc này cần phải tiến hành một cách tuần tự từng bước và đưa vào vận hành ngay đề thấy được hiệu quá của nó. Ngoài ra yêu cầu của phần mềm quán lý thư viện mới là: Giao diện: Phải thân thiện, đễ sử dụng, đẹp.
Tốc độ xử lý: phải nhanh, không dé người đùng chờ quá lâu Khi thay đổi I chức năng thì không làm ánh hưởng đến các chức năng khác. Có khả năng sao lưu & phục hồi CSDL khi có sự có. Khá năng thay đôi chức năng & giao điện để dàng._ Mô tả hiện trạng Chức năng của thư viện Thư viện của trường Đại Học Công Nghiệp thành phó Hồ Chí Minh có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiền bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thư viện. Nhiệm vụ của thư viện + B6 sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học; thu nhận, lưu trữ và phô biến các tải liệu của Trường.
+ Tham mưu giúp lãnh đạo Nhà trường xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của thư viện; tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong nhà trường. + Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của hiệu trưởng; bảo quán, kiếm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của thư viện; tiến hành thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định 3. Vai trò hệ thống Website quán lý thư viện trường đại học có vai trò quan trọng trong việc quán lý và cung cấp thông tin về tài liệu và dịch vụ thư viện cho cán bộ, giảng viên và sinh viên. Cụ thê, website này CÓ Các vai trò sau: Cung cấp thông tin về tài liệu: Website quán lý thư viện trường đại học cung cấp danh mục, thông tin chỉ tiết và trạng thái của các tài liệu trong thư viên.
Người đùng có thê tra cứu và tìm kiếm các tài liệu theo tiêu đề, tác giả, từ khóa, danh mục sách và nhiều tiêu chí khác. Quan lý người dùng: Website thư viện cho phép quản lý thông tin cá nhân của cán bộ, giảng viên, và sinh viên. Nó bao gồm lịch sử mượn/trá sách và quyền truy cập vào các địch vụ thư viện, giúp quán lý đễ dàng theo đối và cung cấp địch vụ cá nhân hóa. Tìm kiếm thông tin: Website cung cấp công cụ tìm kiếm tiện lợi, giúp người dùng tìm kiếm tài liệu dựa trên nhiều tiêu chí như tên tác giả, tiêu dé, thể loại, và từ khóa, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
Quán lý mượn trả: Website này cung cấp chức năng đăng ký mượn và trả tài liệu, cho phép người dùng kiểm tra số lượng sách mượn được, thời hạn trả sách và làm các thủ tục mở rộng hoặc trả sách quá hạn. Hỗ trợ dịch trực tuyến: Website quản lý thư viện cũng cung cấp dịch vụ mua tài liệu trực tuyến. Người dùng có thể tìm kiếm, đặt mua và thanh toán tài liệu một cách thuận tiện và nhanh chóng. Tạo cộng đồng và tương tác: Website quán lý thư viện cũng tạo một không gian tương tác cho người đùng.
Người đùng có thể gửi ý kiến, đánh giá tài liệu, cùng nhau thảo luận và chia sẻ kinh nghiệm tìm kiếm tải liệu. Thống kê và báo cáo: Website thư viện giúp theo đối hoạt động mượn/trả sách, số lượng sách còn lai, và xu hướng sử dụng tài liệu. Nó cung cấp các báo cáo và thống kê hữu ích để quán lý thư viện có cái nhìn tổng quan về hoạt động. Cập nhật thông tin về thư viện: Website quan ly thư viện cung cấp thông tin về các địch vụ mới, chính sách mượn sách, giới thiệu về các dự án và công trình nghiên cứu của thư viện.
Nhờ vậy, người dùng có thế nắm được thông tin mới nhất và sử dụng địch vụ của thư viện một cách hiệu quả. „_ Quy trình nghiệp vụ Xây dựng vốn tài liệu: Tạo lập, củng cố và nâng cao chất lượng nguồn thông tin thư viện đáp ứng nhu câu đa dạng và luôn thay đôi của người dùng tin. Vốn tài liệu xây đựng bao gồm các nội đung chủ yếu sau: + Xác định chính sách phát triển vốn tài liệu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đối tượng người sử dụng mà thư viện có trách nhiệm phục vụ; Tổ chức thu thập tài liệu: Tìm kiếm và thu thập tài liệu từ các nguồn đáng tin cậy như thư viện số, cơ sở dữ liệu trực tuyến, và tài liệu in ấn. Xác định cách tiếp cận và thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau: mua, mượn, trao đổi hoặc tặng.
Thực hiện thanh lọc tài liệu: Đánh giá chất lượng và tính hữu ích của tài liệu thu thập được. Loại bỏ tài liệu lỗi thời, không phù hợp hoặc không đáp ứng nhu cầu của độc giả. Đảm bảo tài liệu được chọn có độ tin cậy cao và đáng tin cậy. Xử lý tài liệu: Tài liệu bố sung vào thư viện được xử lý theo quy tắc, quy trình của nghiệp vụ thư viện dé phục vụ cho việc quán lý, tra cứu và sử dụng.
Xử lý tài liệu bao gồm: + Xử lý kỹ thuật: Trước khi tài liệu được hiển thị trên website, quá trình xử lý kỹ thuật đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả của các tệp tài liệu. Việc này bao gồm việc gán mã số đuy nhất cho mỗi tài liệu để quản lý, đồng thời gắn nhãn vị trí lưu trữ giúp người dùng dễ dang tim thay tài liệu. Đảm bảo rằng các tài liệu có định đạng phù hợp đề tương thích với cầu trúc và giao diện của trang web là một phần quan trọng trong quá trình này. Xử lý hình thức: Tạo mô ta chỉ tiết và hấp dẫn cho mỗi tài liệu, giới thiệu nội đung và giá tri cua nd bang cách thêm hình ảnh bìa sách hoặc hình ảnh minh họa, tạo sự trực quan va thu vi.
Déng thời, việc định đạng văn bản, tạo tiêu đề, đoạn văn và các yếu tổ trang khác nhau giúp tài liệu dé doc va tiép can. Xử lý nội dung: Đám bảo rằng thông tin trên trang web là chính xác, cập nhật và hữu ích cho người sử dụng. Kiểm tra thông tin như tên sách, tác gia, nam xuất bản và tóm tất để dam bao tinh chính xác. Băng cách thêm liên kết liên quan đến các tài liệu khác hoặc tài liệu tham khảo, giúp người dùng mớ rộng kiến thức và hiểu biết.
Tổ chức bộ máy tra cứu: Bộ máy tìm kiếm của thư viện giúp người dùng tra cứu, tìm kiếm thông tin, tài liệu trong và ngoài thư viện. Công cụ tìm kiếm bao gồm các dạng chính sau: + Hệ thống truy tìm mục lục truyền thống giúp người đùng tra cứu, tìm tài liệu trong thư viện thông qua mô tả tai liệu, bao gồm: mục lục sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái (tên tác giả, tên tài liệu); mục lục phân loại; mục lục chủ đề; + Hệ thống tìm kiếm điện tử giúp người dùng tìm kiếm và định vị tài liệu trong và ngoài thư viện thông qua máy tính và mạng máy tính, đồng thời cung cấp quyển truy cập vào cơ sở đữ liệu thư mục và toàn văn cho mọi loại tải liệu. Báo, tạp chí, bài báo và các loại tài liệu khác; + Kho tài liệu tra cứu: Cung cấp một kho tài liệu tra cứu để người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập vào các tải liệu có trong thư viện. Tổ chức tài liệu: Việc xác định vị trí tài liệu trong thư viện giúp cho công tác quản lý, bảo quản và phục vụ người đùng được nhanh chóng, để dàng, thuận tiện.
Các kiểu tô chức tệp thư viện: + Tài liệu giấy chủ yếu được tô chức theo các hình thức: Kho mở; Kho đóng + Tài liệu số được tô chức dưới dạng cơ sở đữ liệu; + Tài liệu đa phương tiện được tổ chức thành kho/phòng đọc riêng đi kèm với trang thiết bị chuyên dụng phù hợp. Kiểm kê tài liệu + Kiếm kê tài liệu nhằm đánh giá hiện trạng vốn tài liệu của thư viện trong một giai đoạn, từ đó đề ra các biện pháp củng có, hoàn thiện, nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện; + Kiểm kê tải liệu được thực hiện đối với tắt cả các kho tài kho tài liệu được tổ chức trong thư viện + Kiếm kê tài liệu phải được thực hiện thường xuyên, theo định kỳ, gắn với công tác thanh lọc tài liệu trong thư viện. Thanh lọc tài liệu: + Thanh loc tai liệu thư viện nhằm nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện, tiết kiệm chỉ phí cho công tác tô chức kho và bảo quản tài liệu; góp phần giảm bớt thời gian lấy tài liệu phục vụ người sử dụng; + Việc thanh lọc tài liệu thư viện phải được thực hiện thường xuyên, theo định kỳ và được tiến hành đối với các kho tải liệu được tô chức trong thư viện. Tổ chức dịch vụ thư viện: Là một trong những hoạt động nghiệp vụ và kinh doanh quan trọng nhất của thư viện nhằm cung cấp thông tin, tri thức đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, làm việc và giải trí của người dùng tin.