chương 1, ta đã nắm những kiến thức nền tảng về Data Mart và giải pháp kinh doanh thông minh IBM Cognos. Data Mart là kho dữ liệu hướng chủ đề, có thể được xây dựng độc lập hoặc hình thành từ một tập con dữ liệu của kho dữ liệu. Về kiến trúc, Data Mart được thiết kế dựa trên mô hình dữ liệu đa chiều, hiển thị dữ liệu dưới dạng các data cube. Do đó, cơ sở hạ tầng của Data Mart hỗ trợ rất tốt cho việc xuất, nhập cũng như các thao tác cơ bản trên dữ liệu.
IBM Cognos BI là giải pháp BI dẫn đầu thế giới về những ứng dụng tạo báo cáo, dự báo, các phân tích giả lập và quản lý hiệu năng của doanh nghiệp. Hệ thống báo cáo IBM Cognos cung cấp cho phép khai thác dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau được mô hình hóa thành các package trong Data Mart. Từ đó, người dùng có thể phân tích/sử dụng các dữ liệu này thành các nguồn thông tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ việc ra quyết định một cách chính xác và hiệu quả. Nguyễn Thị Thanh Hoa – HTTT.A – K14 Trang 15/80 Khóa luận tốt nghiệp Sử dụng công cụ Cognos để xây dựng hệ thống Dashboard cho khối bán lẻ Ngânhàng BIDV CHƢƠNG 2 TÌM HIỂU VỀ IBM COGNOS DASHBOARD 2.
Dashboard là gì? Dashboard - bảng điều khiển kỹ thuật số - là một giao diện số được sử dụng để thu thập và tổng hợp dữ liệu của toàn bộ tổ chức. Một dashboard thường cung cấp các báo cáo phân tích sâu về hoạt động kinh doanh, đồng thời đưa ra một cái nhìn nhanh về năng suất của từng bộ phận, các xu hướng, các hoạt động, các chỉ số KPI (Key Performance Indicator - chỉ số đánh giá thực hiện công việc). Với các báo cáo linh hoạt tùy biến, nhà quản lý có thể thấy được các thước đo chỉ số sức khỏe của doanh nghiệp mình bằng hình ảnh đồ thị đa chiều. Tựu chung lại, dashboard là bảng thông tin tổng hợp kết hợp nhiều báo cáo trên một màn hình hiển thị, giúp cho người xem có cái nhìn tổng quát, trực quan và nhanh chóng về những thông tin quản trị khác nhau.1: IBM Cognos Dashboard 2.
Tính năng của Dashboard Phù hợp với nhiều hình thức kinh doanh, ngành nghề. Nguyễn Thị Thanh Hoa – HTTT.A – K14 Trang 16/80 Khóa luận tốt nghiệp Sử dụng công cụ Cognos để xây dựng hệ thống Dashboard cho khối bán lẻ Ngânhàng BIDV Khả năng tùy biến cao, phù hợp với tính chất công việc. Cụ thể, bảng điều khiển của giám đốc sẽ khác với bảng điều khiển dùng cho nhân viên, của nhân viên bán hàng sẽ khác với nhân viên nhân sự. Một hình vẽ hơn ngàn lời nói, các thông số vận hành doanh nghiệp được trình bày đầy đủ, đơn giản, dễ hiểu bằng các đồ thị, bảng biểu.
Thông tin trên bảng điều khiển được truy xuất từ Data Mart nên rất đáng tin cậy, tất cả các con số, đồ thị được diễn giải (drilldown) đến mức chi tiết nhất nếu cần. Khi nhân sự thay đổi, bảng điều khiển cũng thay đổi tùy theo cá tính, phương pháp điều hành doanh nghiệp. Bảng điều khiển độc lập và có thể gắn kết với bất kỳ phần mềm nào. Các loại Dashboard Bước đầu tiên của việc thiết kế Dashboard là xác định mục đích của người sử dụng.
Dựa trên tiêu chí này, Dashboard được chia làm 3 loại: Dashboard chiến lƣợc: Dashboard chiến lược cung cấp cho các nhà quản lý và điều hành tại tất cả các cấp của tổ chức những thông tin phản ánh sức khỏe doanh nghiệp, giúp họ nhanh chóng xác định được các cơ hội tiềm năng để mở rộng kinh doanh. Dashboard chiến lược sẽ không thể hiện tất cả các thông tin chi tiết dẫn đến những quyết định phức tạp. Theo đó, Dashboard dạng này cần được thiết kế đơn giản và chứa số liệu tổng hợp thể hiện sức khỏe của tổ chức. Thông thường, dữ liệu trên bảng điều khiển chiến lược được cập nhật hàng tháng và ít kèm theo các tính năng tương tác.
Nguyễn Thị Thanh Hoa – HTTT.A – K14 Trang 17/80 Khóa luận tốt nghiệp Sử dụng công cụ Cognos để xây dựng hệ thống Dashboard cho khối bán lẻ Ngânhàng BIDV Hình 2.2: Dashboard chiến lƣợc ngành bán lẻ Dashboard phân tích: Không giống như Dashboard chiến lược, Dashboard phân tích được thiết kế phục vụ cho các mục đích cụ thể hơn. Theo đó, Dashboard phân tích cung cấp cho người sử dụng các dữ liệu về xu hướng liên quan đến các mục tiêu của công ty và nguyên nhân dẫn đến những xu hướng đó bằng cách so sánh các tiêu chí trong những khoảng thời gian nhất định. Dashboard phân tích thường chứa nhiều thông tin hơn Dashboard chiến lược và hoạt động bởi mục đích của Dashboard phân tích là phức tạp hơn. Ngoài ra, các bảng điều khiển phân tích còn có thêm các điều kiện tương tác với dữ liệu, bao gồm việc xem dữ liệu ở mức chi tiết.
Tính năng này là rất quan trọng để đảm bảo khả năng so sánh dữ liệu theo thời gian và theo các chỉ tiêu cụ thể. Nguyễn Thị Thanh Hoa – HTTT.A – K14 Trang 18/80 Khóa luận tốt nghiệp Sử dụng công cụ Cognos để xây dựng hệ thống Dashboard cho khối bán lẻ Ngânhàng BIDV Hình 2.3: Dashboard phân tích của hệ thống khách sạn Dashboard hoạt động: Về cơ bản, Dashboard chiến lược và phân tích được thiết kế cho các giám đốc điều hành, còn Dashboard hoạt động được sử dụng chủ yếu bởi các phòng ban hoạt động (trong một bộ phận nhất định, bởi các nhân viên). Đó là lý do tại sao các bảng điều khiển dạng này luôn cung cấp những thông tin chi tiết chứ không thể hiện các đánh giá chung về tình hình kinh doanh của tổ chức. Dashboard hoạt động được sử dụng để giám sát các hoạt động theo thời gian thực và cảnh báo với người sử dụng về những sai lệch so với các tiêu chuẩn đã đặt ra.
Điều này đòi hỏi Dashboard dạng này cần phải được cập nhật thường xuyên và thiết kế sao cho không thể bỏ qua hoặc cảnh báo sai khi một chỉ tiêu nào đó lệch ra khỏi định mức. Ngoài việc đưa ra các cảnh báo cụ thể cho người dùng, Dashboard hoạt động còn cung cấp cho họ những thông tin cần thiết để điều chỉnh các hoạt động bình thường trở lại một cách chính xác và nhanh chóng. Nguyễn Thị Thanh Hoa – HTTT.A – K14 Trang 19/80 Khóa luận tốt nghiệp Sử dụng công cụ Cognos để xây dựng hệ thống Dashboard cho khối bán lẻ Ngânhàng BIDV Hình 2.4: Dashboard hoạt động của nhà máy sản xuất ô tô 2. Các tiêu chí khi thiết kế Dashboard Có thể nói, dashboard là tính năng quan trọng nhất, kết quả của cả quá trình vận hành BI.
Theo đó, một Dashboard tốt cần đảm bảo các yêu cầu tối thiểu: Phản ánh hoạt động kinh doanh Bảng điều khiển là hình ảnh trực quan phản ánh hiệu quả kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp, Dashboard là chìa khóa để nắm bắt các xu hướng hoặc sự cố bất thường trong hoạt động kinh doanh. Thông tin trên Dashboard được tổng hợp và sắp xếp theo một cách hợp lý để người dùng có thể dễ dàng theo dõi. Hiển thị thông tin quan trọng, tập trung Đối tượng sử dụng BI Dashboard thường là người phân tích, người quản trị doanh nghiệp nên các thông tin đưa lên Dashboard cần phải cô đọng, chỉ thể hiện các KPI quan trọng.
Các KPI này chính là các phương thức quyết định đã được đề ra từ yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. KPI được tập trung vào từng chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng khác nhau. Người phân tích tài chính đầu tư thì cần các chỉ số về đầu tư, người phân tích hoạt động thì cần biết sâu sắc hơn về chi phí hoạt động, doanh thu lợi nhuận trong quá trình bán Nguyễn Thị Thanh Hoa – HTTT.A – K14 Trang 20/80 Khóa luận tốt nghiệp Sử dụng công cụ Cognos để xây dựng hệ thống Dashboard cho khối bán lẻ Ngânhàng BIDV hàng, người phân tích về cổ đông thì cần biết nhiều chỉ số liên quan đến chứng khoán hoạt động cổ đông. Không nên dàn trải quá nhiều thông tin không liên quan trên Dashboard.
Tổng hợp đến chi tiết Người sử dụng BI Dashboard luôn cần góc nhìn nhiêu chiều trong phân tích, nên số liệu hiển thị trên Dashboard phải đảm bảo yếu tố tổng hợp và chi tiết. Có thể, trong một thời điểm, tại một màn hình không thể đáp ứng đồng thời, nhưng Dashboard phải sẳn sàng có thông tin khi người dùng cần về chi tiết, và số tổng hợp luôn hiển thị. Sử dụng linh hoạt Là nơi thao tác trung tâm cho một giải pháp BI, không chỉ tập hợp các báo cáo tĩnh, Dashboard còn phải linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu cá nhân của người dùng. Theo đó, Dashboard cần có các tính năng: - Drill down - Drill through - Drill anywhere - Bộ lọc - Thanh trượt dòng thời gian - Chọn hàng loạt chỉ số Bộ thao tác này là tiêu chí tối thiểu khi thiết kế BI Dashboard.
Qua đó, người dùng có thể tự do thêm các yếu tố vào Dashboard như các báo cáo, hình ảnh, văn bản, hoặc các bộ lọc trượt. Ngoài ra, họ còn có thể tương tác với các báo cáo để sắp xếp hoặc lọc dữ liệu, bổ sung và thay đổi list hay crosstab. Tổng hợp thông tin từ các nguồn khác nhau Dashboard kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau dữ liệu khác nhau (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, quản lý quan hệ khách hàng, kho dữ liệu, siêu thị dữ liệu khác nhau,…) để cung cấp cho người dùng một cái nhìn đầy đủ về hiệu quả kinh doanh. Chức năng tạo dashboard của IBM Cognos Business Intelligence IBM Cognos Business Intelligence cung cấp cho doanh nghiệp đầy đủ các nghiệp vụ (BI) dựa trên một kiến trúc hướng dịch vụ (SOA) linh hoạt.
Các tính năng chính có thể kể đến như: tạo báo cáo, phân tích, xây dựng bảng điểm và dashboard. Trong đó, xây dựng Dashboard được sử dụng để tổng hợp các báo cáo liên quan tới các quy trình nghiệp vụ phục vụ nhu cầu theo dõi và giám sát hiệu quả hoạt động của từng bộ phận cụ thể hay của toàn bộ doanh nghiệp. Nguyễn Thị Thanh Hoa – HTTT.A – K14 Trang 21/80 Khóa luận tốt nghiệp Sử dụng công cụ Cognos để xây dựng hệ thống Dashboard cho khối bán lẻ Ngânhàng BIDV Hình 2.5: Giao diện của IBM Cognos BI Manager Các thành phần cần thiết của Cognos để xây dựng hệ thống Dashboard là: Cognos Connection: Cổng thông tin Web và truy cập vào chức năng của Cognos. Từ đây người dùng có thể quản lý, tổ chức và xem các nội dung hiện tại.