Khóa luận: Xây dựng Cloud ERP cho công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark

Khóa luận xây dựng hệ thống Cloud ERP trên nền tảng Odoo. Phân tích case study thực tế tại công ty Vietmark, demo phân hệ quản lý nhân sự.

• Tác giả: Hoàng Phương Dung
• Người hướng dẫn: TS. Chu Thị Hồng Hải
• Trường học: Học viện Ngân hàng
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý
• Đề tài: Xây dựng Cloud ERP trên Odoo: Case Study công ty Vietmark
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp đại học
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Giới thiệu về Cloud ERP và nền tảng Odoo

Cloud ERP là giải pháp quản lý doanh nghiệp hiện đại, cho phép các công ty tích hợp toàn bộ quy trình kinh doanh trên một nền tảng duy nhất được lưu trữ trên đám mây. Điều này mang lại sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý so với các hệ thống ERP truyền thống. Odoo là một trong những nền tảng Cloud ERP phổ biến nhất hiện nay, cung cấp các mô-đun quản lý toàn diện từ quản lý bán hàng, nhân sự, kế toán đến quản lý dự án. Với kiến trúc mở và tính linh hoạt cao, Odoo trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn số hóa quy trình quản lý.

1.1. Định nghĩa và đặc điểm Cloud ERP

Cloud ERP là hệ thống quản lý doanh nghiệp được triển khai trên môi trường đám mây, cho phép truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu. Các đặc điểm chính bao gồm: chi phí vận hành thấp, bảo mật dữ liệu cao, khả năng mở rộng linh hoạt, và hỗ trợ cập nhật tự động. Công nghệ này giúp doanh nghiệp giảm đầu tư vào cơ sở hạ tầng CNTT và tập trung vào phát triển kinh doanh cốt lõi.

1.2. Lợi ích của Odoo trong quản lý doanh nghiệp

Odoo mang lại nhiều lợi ích: giao diện thân thiện với người dùng, tích hợp các mô-đun đa chức năng, chi phí triển khai thấp hơn các ERP thương mại, và cộng đồng hỗ trợ mạnh. Đặc biệt, Odoo cho phép tùy chỉnh cao để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

II. Phân tích tình hình công ty Vietmark trước khi triển khai

Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ và phát triển bất động sản, đang gặp những thách thức trong quản lý dữ liệu và quy trình kinh doanh. Trước khi triển khai Cloud ERP trên Odoo, công ty đang sử dụng các hệ thống quản lý thủ công và rời rạc, dẫn đến thiếu sự liên kết giữa các bộ phận. Điều này gây ra sự không đồng bộ trong dữ liệu, chậm trễ trong quy trình ra quyết định, và giảm hiệu suất làm việc chung. Nhu cầu số hóa và tích hợp hệ thống quản lý trở thành yêu cầu cấp thiết để nâng cao khả năng cạnh tranh.

2.1. Tình hình ứng dụng CNTT hiện tại tại Vietmark

Vietmark hiện đang sử dụng các ứng dụng riêng rẽ cho từng bộ phận: quản lý bán hàng, kế toán, và nhân sự chạy trên các nền tảng khác nhau. Điều này tạo nên sự phân tán dữ liệu, khó khăn trong báo cáo tổng hợp, và tăng chi phí duy trì hệ thống. Đội IT của công ty cũng gặp khó khăn trong việc tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống.

2.2. Các thách thức và nhu cầu cấp thiết

Các thách thức chính mà Vietmark phải đối mặt bao gồm: dữ liệu phân tán, thiếu tính toàn vẹn dữ liệu, quy trình thủ công mất thời gian, và khó khăn trong theo dõi hiệu suất kinh doanh. Nhu cầu triển khai Cloud ERP là để thống nhất quản lý, tự động hóa quy trình, và cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

III. Thiết kế và triển khai Cloud ERP trên Odoo tại Vietmark

Quá trình thiết kế Cloud ERP trên Odoo cho Vietmark bao gồm các bước phân tích nhu cầu, lập kế hoạch, tùy chỉnh hệ thống, và đào tạo người dùng. Các mô-đun chính được triển khai bao gồm: quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý kho hàng, và kế toán tài chính. Mỗi mô-đun được cấu hình để phù hợp với quy trình kinh doanh cụ thể của công ty. Việc triển khai từng giai đoạn giúp giảm rủi ro và cho phép điều chỉnh linh hoạt theo nhu cầu thực tế. Đặc biệt, mô-đun quản lý nhân sự được demo chi tiết để minh họa cách hệ thống hoạt động và mang lại giá trị cho công ty.

3.1. Phân tích và thiết kế kiến trúc hệ thống

Kiến trúc Cloud ERP được thiết kế với các lớp dữ liệu tập trung, ứng dụng đa mô-đun, và giao diện người dùng thân thiện. Hệ thống được tối ưu hóa cho hiệu suất, bảo mật dữ liệu, và khả năng mở rộng. Việc sử dụng Odoo cho phép tùy chỉnh dễ dàng thông qua giao diện cấu hình mà không cần viết mã quá phức tạp.

3.2. Triển khai mô đun quản lý nhân sự và các tính năng chính

Mô-đun quản lý nhân sự trên Odoo bao gồm: quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, quản lý lương, tuyển dụng, và phát triển nhân lực. Tính năng này giúp tự động hóa quy trình lương, theo dõi hiệu suất nhân viên, và cải thiện quy trình tuyển dụng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự tại Vietmark.

IV. Kết quả và lợi ích đạt được từ Cloud ERP Odoo

Sau khi triển khai Cloud ERP trên Odoo, Vietmark đã đạt được những kết quả đáng kể trong nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp. Dữ liệu được tập trung và đồng bộ hóa, cho phép các bộ phận truy cập thông tin thực tế một cách nhanh chóng. Quy trình quản lý nhân sự, từ tuyển dụng đến xử lý lương, được tự động hóa, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian. Báo cáo kinh doanh được tạo tự động và chính xác hơn, hỗ trợ ra quyết định kịp thời. Ngoài ra, chi phí vận hành CNTT giảm đáng kể do sử dụng dịch vụ đám mây, và công ty có thể mở rộng hệ thống dễ dàng theo sự phát triển của kinh doanh.

4.1. Cải thiện hiệu quả quản lý và tối ưu quy trình kinh doanh

Cloud ERP Odoo đã giúp Vietmark tối ưu hóa các quy trình kinh doanh chính: quản lý đơn hàng, xử lý bán hàng, quản lý kho hàng được tự động hóa và theo dõi theo thời gian thực. Thời gian xử lý đơn hàng giảm từ nhiều ngày xuống còn vài giờ, nâng cao sự hài lòng khách hàng và tăng doanh số bán hàng.

4.2. Tiết kiệm chi phí và khả năng mở rộng tương lai

Việc sử dụng Cloud ERP giúp Vietmark tiết kiệm chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng, chi phí bảo trì hệ thống, và chi phí nhân lực IT. Mô hình subscription linh hoạt cho phép công ty thanh toán chỉ cho những tính năng sử dụng. Hơn nữa, hệ thống có thể dễ dàng mở rộng các mô-đun mới khi doanh nghiệp phát triển, không gây gián đoạn hoạt động hiện tại.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP 1. Tổng quan về ERP 1. Khái niệm về ERP ERP là một hệ thống phần mềm nhằm mục đích tích hợp tất cả các chức năng của một doanh nghiệp hay tổ chức vào một hệ thống duy nhất.

Thay vì sử dụng các phần mềm độc lập như bán hàng, kế toán, nhân sự. thì ERP quản lý tất cả các chức năng vào một phần mềm mà giữa chúng có sự liên thông với nhau. Lịch sử hình thành và phát triển Hình 1. Các giai đoạn hình thành và phát triển Khái niệm ERP đã được hình thành vào những năm 1960.

Kể từ đó hệ thống ERP luôn mở rộng và phát triển với các giai đoạn: Giai đoạn 1: Kiểm soát hàng tồn kho bắt đầu vào những năm 1960 để lập kế hoạch lịch trình sản xuất, đảm bảo rằng họ có tất cả các nguồn cung cấp cần thiết cho hoạt động sản xuất và theo dõi hàng tồn kho đã hoàn thành, bao gồm các công việc: xác định các yêu cầu kiểm kê, lập mục tiêu, cung cấp kỹ thuật và các tùy chọn bổ sung, giám sát việc sử dụng hàng, đối chiếu số dư hàng tồn kho, và báo cáo tình trạng hàng tồn kho. Giai đoạn 2: Hệ thống Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu - Material Requirement Planning (MRP) trong những năm 1970. MRP sử dụng các phần mềm ứng dụng cho các giai đoạn tiền sản xuất. Với các hệ thống MRP, một lịch trình tổng thể được xây dựng cho các sản phẩm cuối cùng được chuyển dịch thành các yêu cầu cơ bản theo từng mốc thời gian tương ứng với các hoạt động sản xuất như lắp ráp, lập kế hoạch nguyên vật liệu và linh kiện, và mua sắm.

Giai đoạn 3: Vào giữa những năm 1980, sự cạnh tranh trong lĩnh vực sản xuất đang bùng nổ và các công cụ mới được yêu cầu. Phần mềm MRP II mới tích hợp kế Hoàng Phương Dung – K20HTTTB 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark toán và tài chính, bán hàng, mua hàng, kiểm kê và lập kế hoạch sản xuất - cung cấp cho nhà sản xuất một hệ thống tích hợp. Giai đoạn 4: Gần cuối những năm 1990, Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp – Enterprise Resource Planning (ERP) được giới thiệu. ERP đã chuyển đổi lĩnh vực công nghệ bằng cách phục vụ nhiều ngành khác nhau và bằng cách kết hợp MRP II, nguồn nhân lực, kế toán dự án và báo cáo người dùng cuối.

Mục tiêu của ERP: Cắt giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh. Giai đoạn 5: Cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, một thế hệ mới của ERP còn gọi ERP II, là phần mềm cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin và hoạt động xử lý qua mạng cũng như cho các đối tượng bên ngoài truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Giai đoạn 6: ERP đã phát triển trở thành một bộ phận quan trọng của hầu hết các doanh nghiệp. Họ có nhiều lựa chọn hơn về mở rộng, bổ sung, tùy biến.

Rất nhiều dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, có thể truy cập và sử dụng dễ dàng chỉ cần có mạng Internet. Kiến trúc của hệ thống ERP Đặc trưng chung của phần mềm ERP đều có cấu trúc phân hệ, mỗi phân hệ có một tập hợp các chức năng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP nên các phân hệ được kết nối với nhau để tự động chia sẻ nhằm tạo nên một hệ thống đồng nhất. Kiến trúc tổng thể của ERP được mô hình hóa như sau: Hình 1.

Kiến trúc tổng thể của ERP − Tầng trình bày: Giao diện người dùng đồ họa (GUI) hoặc trình duyệt để nhập dữ liệu hoặc truy cập các chức năng hệ thống. Hoàng Phương Dung – K20HTTTB 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark − Tầng ứng dụng: Các quy tắc, chức năng, logic và chương trình nghiệp vụ hoạt động trên dữ liệu nhận / truyền từ / đến các máy chủ cơ sở dữ liệu − Tầng cơ sở dữ liệu: Quản lý của tổ chức dữ liệu giao dịch hoặc giao dịch, bao gồm siêu dữ liệu để thực hiện được các yêu cầu từ người dùng thông qua giao diện các chức năng ở tầng ứng dụng. Các hệ thống ERP ngày nay, về cơ bản, đã cung cấp các chức năng đáp ứng được nhu cầu tối thiểu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự phát triển của xã hội, của công nghệ.

cần phát triển hệ thống ERP lên một tầm cao mới, ERP ứng dụng các công nghệ mới để giải quyết những bài toán của doanh nghiệp trong thời đại 4.0 và bước vào thời kỳ số hóa. Lợi ích của hệ thống ERP Các giải pháp ERP ngày nay có các bộ tính năng phong phú mang lại vô số lợi ích cho doanh nghiệp. Mặc dù mỗi một công ty cá nhân coi là giá trị lớn nhất của công nghệ này sẽ khác nhau, nhưng những lợi thế chung chính mà ERP mang lại: − Tiết kiệm chi phí: Bằng cách tự động hóa nhiều công việc đơn giản, lặp đi lặp lại, làm giảm thiểu sai sót và giảm nhu cầu tăng thêm nhân viên với tốc độ tăng trưởng kinh doanh dẫn đến việc triển khai tốt hơn tất cả các nguồn lực, từ lao động đến hàng tồn kho đến thiết bị. − Khả năng hiển thị quy trình làm việc: Nhân viên có quyền truy cập vào hệ thống để có thể thấy trạng thái của các dự án và hiệu suất của các chức năng kinh doanh khác nhau có liên quan đến công việc của họ.

Đối với các nhà quản lý và lãnh đạo, đồng thời làm nhanh hơn và dễ dàng hơn nhiều so với việc tìm kiếm các tài liệu phù hợp và liên tục yêu cầu nhân viên báo cáo. − Báo cáo / phân tích: Giải pháp ERP có các công cụ báo cáo và phân tích ấn tượng cho phép người dùng không chỉ theo dõi KPI mà còn hiển thị bất kỳ số liệu hoặc so sánh nào mà họ có thể mơ ước. Vì ERP là toàn bộ, nó giúp một doanh nghiệp hiểu được sự thay đổi hoặc vấn đề của một quy trình của một bộ phận ảnh hưởng đến các bộ phận còn lại của công ty như thế nào. − Tuân thủ quy định: Các báo cáo tài chính và quy định của chính phủ và ngành cụ thể thay đổi thường xuyên và hệ thống ERP luôn an toàn và tuân thủ theo các tiêu chuẩn.

− Quản lý rủi ro: Công nghệ ERP làm giảm rủi ro theo một vài cách. Kiểm soát truy cập chi tiết và quy trình phê duyệt xác định có thể tăng cường kiểm soát tài chính và giảm gian lận. Ngoài ra, dữ liệu chính xác hơn sẽ tránh được những sai lầm có thể dẫn đến mất doanh thu hoặc tiền phạt. Và cuối cùng, khả năng nhìn Hoàng Phương Dung – K20HTTTB 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark thấy trạng thái của toàn bộ hoạt động giúp nhân viên có thể nhanh chóng xử lý các rủi ro do gián đoạn kinh doanh gây ra.

− Bảo mật dữ liệu: Các nhà cung cấp ERP luôn thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo nó được an toàn. Điều này quan trọng hơn bao giờ hết khi số lượng và quy mô của các cuộc tấn công mạng ngày càng tăng. − Hợp tác: Các giải pháp ERP giúp dễ dàng chia sẻ thông tin - như đơn đặt hàng, hợp đồng và hồ sơ hỗ trợ khách hàng - giữa các nhóm. Nó đánh sập các bức tường giữa các phòng ban bằng cách cho phép nhân viên truy cập thích hợp vào dữ liệu về các chức năng kinh doanh liên quan.

− Tính linh hoạt: Hệ thống cung cấp khả năng xây dựng quy trình làm việc cụ thể của công ty và tạo các báo cáo tự động quan trọng đối với các phòng ban và giám đốc điều hành khác nhau. − Quản lý khách hàng và đối tác: ERP cung cấp thông tin chi tiết về các nhà cung cấp, hãng vận chuyển và nhà cung cấp dịch vụ, cho phép trao đổi thông tin tốt hơn, thuận tiện hơn. Điện toán đám mây (Cloud Computing) 1. Khái niệm Điện toán đám mây có thể được định nghĩa là một phương pháp tính toán nhằm cung cấp điện toán như một tiện ích đáp ứng các nhu cầu hàng ngày của cộng đồng doanh nghiệp nói chung.

Điện toán đám mây đề cập đến các ứng dụng, phần cứng và phần mềm được cung cấp dưới dạng dịch vụ qua Internet. Các mô hình dịch vụ điện toán đám mây cung cấp gồm: Phần mềm như một dịch vụ (SaaS), Nền tảng như một dịch vụ (PaaS) và Cơ sở hạ tầng như một dịch vụ (IaaS), hình 1.6 cho thấy các mô hình dịch vụ đám mây. Các mô hình dịch vụ đám mây Hình 1. Các mô hình dịch vụ điện toán đám mây Hoàng Phương Dung – K20HTTTB 6 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Xây dựng Cloud ERP cho Công ty TNHH Dịch vụ và Phát triển Vietmark 1.

Cơ sở hạ tầng như một dịch vụ (IaaS – Infrastructure as a Service) Mô hình thứ nhất là IaaS, doanh nghiệp làm chủ hệ điều hành, lưu trữ và tự cài đặt Cloud ERP. IaaS chỉ cung cấp dịch vụ cơ bản bao gồm năng lực tính toán, không gian lưu trữ, kết nối mạng tới doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị tất cả từ cơ sở hạ tầng phần cứng, phần mềm và nhân lực. Mô hình này được đánh giá là khó với các doanh nghiệp và được khuyên không nên sử dụng.

Nên sử dụng giải pháp này khi doanh nghiệp là nhà cung cấp dịch vụ Cloud ERP. Một số nhà cung cấp dịch vụ trên thế giới như Amazon EC2, Microsoft Azure và Google Compute Engine. Một số nhà cung cấp dịch vụ hạ tầng tại Việt Nam: Viettel IDC, Viễn Thông FPT, VNPT IDC. Ưu điểm − Giảm thiểu chi phí: Triển khai mô hình đám mây IaaS loại bỏ nhu cầu triển khai phần cứng tại chỗ để giảm chi phí.

− Khả năng mở rộng nâng cao: Là mô hình điện toán đám mây linh hoạt nhất, IaaS cho phép mở rộng tài nguyên máy tính lên hoặc xuống tùy theo nhu cầu. − Triển khai đơn giản: Dễ dàng triển khai các máy chủ, xử lý, lưu trữ và mạng để thiết lập và chạy ngay lập tức. Nhược điểm − Các vấn đề về kỹ thuật: Các tổ chức đôi khi phải đối mặt với thời gian chết (ngừng hoạt động) của IaaS, và nó sẽ hạn chế quyền truy cập của họ đến ứng dụng và dữ liệu.