Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền sản xuất xã hội, việc tạo ra của cải vật chất đóng vai trò là nền tảng cho sự tồn tại và phát triển của con người. Cùng với sự vận động của quá trình tái sản xuất xã hội, hoạt động tổ chức và quản lý kinh tế ngày càng đòi hỏi sự tham gia của công tác hạch toán nhằm kiểm soát hao phí lao động và đánh giá hiệu quả sản xuất. Khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường, hạch toán kế toán không chỉ đơn thuần dừng lại ở chức năng ghi chép các biến động về vốn mà đã trở thành bộ phận cốt lõi cấu thành hệ thống thông tin kinh tế, cung cấp dữ liệu phục vụ việc ra quyết định tài chính của doanh nghiệp và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước.

Tại các địa phương, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) kéo theo nhu cầu thành lập các đơn vị cung ứng thiết bị văn phòng, máy vi tính và đào tạo tin học nhằm đưa ứng dụng công nghệ tiếp cận với các trường học và cộng đồng dân cư. Khóa luận tốt nghiệp (báo cáo thực tập) của sinh viên Trần Thị Hường (Lớp KT06 – K01, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội) được xây dựng dựa trên quá trình khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Công nghệ Quang Tuấn nhằm làm rõ vai trò của công tác kế toán trong quản lý kinh tế tại một doanh nghiệp thương mại - dịch vụ CNTT.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Tìm hiểu quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ Quang Tuấn.
  2. Khảo sát và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại đơn vị, bao gồm mô hình bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ, tài khoản, hình thức sổ kế toán và quy trình hạch toán các phần hành chủ yếu (tài sản cố định, vốn bằng tiền, hàng tồn kho, lao động tiền lương).
  3. Đưa ra nhận xét, đánh giá về những ưu điểm, hạn chế và đề xuất một số ý kiến hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức kế toán và các quy trình hạch toán nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Công nghệ Quang Tuấn (Địa chỉ: Triệu Sơn – Thanh Hóa).
  • Phạm vi thời gian và số liệu: Số liệu hoạt động kinh doanh các năm 2007, 2008 và hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán phát sinh trong giai đoạn 2008 – 2009.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng các nguyên lý cơ bản của lý luận Mác - Lênin về hạch toán kinh tế gắn liền với quá trình tái sản xuất xã hội, cùng các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam:

  • Khung pháp lý áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Luật Kế toán và các quy định về quản lý thuế, trích lập các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn).
  • Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:
    • Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; kỳ hạch toán thực hiện theo tháng.
    • Đơn vị tiền tệ ghi sổ: Đồng Việt Nam (VNĐ).
    • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền; tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp Thẻ song song.
    • Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng.
    • Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp khấu trừ.
    • Hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung.

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp định tính và xử lý dữ liệu kế toán thực tế:

  • Phương pháp thu thập và quan sát chứng từ: Tiếp cận trực tiếp hệ thống hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng chấm công tại các phòng ban của Công ty TNHH Công nghệ Quang Tuấn.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp số liệu: Tập hợp số liệu từ các chứng từ gốc để phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, lập các sổ chi tiết, sổ cái và bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh.
  • Phương pháp so sánh: Đánh giá các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh các năm 2007 và 2008 để phân tích tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Khái quát về đặc điểm của Công ty TNHH Công nghệ Quang Tuấn

Công ty TNHH Công nghệ Quang Tuấn được thành lập chính thức vào ngày 22 tháng 04 năm 2004 với vốn điều lệ đăng ký là 1.000 (nghìn/triệu đồng theo đăng ký kinh doanh) và Mã số thuế: 2801408637. Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu bao gồm:

  • Cung cấp, sửa chữa máy vi tính, thiết bị máy văn phòng (máy in, máy fax).
  • Đào tạo công nghệ thông tin cho các đối tượng học viên.
  • Thực hiện các hợp đồng giảng dạy công nghệ thông tin cho các trường THCS, THPT trên địa bàn.

Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty được thiết lập theo mô hình trực tuyến - chức năng, đảm bảo sự chỉ đạo xuyên suốt từ Giám đốc đến các bộ phận nghiệp vụ:

  • Giám đốc: Là người có quyền hạn cao nhất, đại diện theo pháp luật, chỉ đạo và giám sát hoạt động thông qua trưởng các phòng ban.
  • Phó Giám đốc tài chính: Phụ trách công tác Tổ chức – Hành chính và hoạt động Kinh doanh theo phân công của Giám đốc.
  • Phó Giám đốc Kỹ thuật: Giúp Giám đốc quản lý và điều hành lĩnh vực kỹ thuật, chịu trách nhiệm về mặt nghiệp vụ kỹ thuật.
  • Phòng Kế toán (4 người): Gồm 1 Kế toán trưởng và 3 kế toán viên, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê tài chính, lập báo cáo, kê khai thuế và phối hợp giải quyết chế độ tiền lương, bảo hiểm.
  • Phòng Kỹ thuật (3 người): Gồm 1 Trưởng phòng và 2 nhân viên kỹ thuật, phụ trách kiểm tra kỹ thuật, sửa chữa, lắp đặt và bảo hành sản phẩm.
  • Bộ phận bán hàng (2 nhân viên): Tư vấn, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ công nghệ cho khách hàng.
  • Bộ phận giảng dạy (2 giáo viên): Trực tiếp giảng dạy tin học cho học viên theo phân công.

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2007 – 2008 thể hiện qua các chỉ tiêu tài chính tổng hợp:

Chỉ tiêu Năm 2007 (VNĐ) Năm 2008 (VNĐ)
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 676.148 888.630
Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0
Doanh thu thuần 676.148 888.630
Giá vốn hàng bán 406.959 –
Lợi nhuận gộp 270.189 –
Chi phí bán hàng 81.000 –
Chi phí quản lý doanh nghiệp 115.594 –
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 73.595 –
Tổng lợi nhuận trước thuế 73.959 –
Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 20.606 –
Lợi nhuận sau thuế 52.353 78.440

Phân tích số liệu cho thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2008 tăng 212.482 VNĐ (tương ứng mức tăng 31,44%) so với năm 2007. Lợi nhuận sau thuế năm 2008 tăng 26.087 VNĐ (tương ứng mức tăng 49,89%). Sự gia tăng của chi phí bán hàng và chi phí quản lý trong giai đoạn này phản ánh chính sách cải thiện thu nhập và điều kiện làm việc cho nhân viên công ty.

Chương II: Thực trạng về công tác kế toán tại Công ty TNHH Công nghệ Quang Tuấn

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, toàn bộ quy trình từ thu nhận chứng từ, ghi chép sổ sách đến lập báo cáo tài chính đều được thực hiện tập trung tại Phòng Kế toán gồm 4 nhân sự:

  • Kế toán trưởng: Điều hành toàn bộ công tác kế toán, kiểm soát tài chính, phân công công việc cho kế toán viên, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan quản lý Nhà nước.
  • Kế toán bán hàng (kiêm thủ kho): Theo dõi việc nhập - xuất hàng hóa, dịch vụ; theo dõi chấm công hàng ngày và tính lương hàng tháng, tính các khoản trích theo lương.
  • Kế toán công nợ: Theo dõi chi tiêu nội bộ, quản lý các khoản phải thu và phải trả, định kỳ hàng tháng đối chiếu công nợ và lập bảng kê nộp Kế toán trưởng.
  • Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, vào sổ quỹ tiền mặt, quy đổi tỷ giá ngoại tệ và lập báo cáo quỹ hàng tháng.

Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán tại đơn vị thực hiện theo hình thức Nhật ký chung:

Hàng ngày, căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra, kế toán ghi chép vào sổ Nhật ký chung và các sổ/thẻ chi tiết. Cuối quý/tháng, tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết vào Bảng tổng hợp chi tiết, đồng thời kết chuyển số liệu Nhật ký chung vào Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh, phục vụ lập Báo cáo tài chính.

Thực trạng các phần hành kế toán cơ bản tại công ty:

  1. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ):
    • TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp bao gồm nhà văn phòng và thiết bị máy chiếu, được theo dõi theo nguyên giá và giá trị còn lại, trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng theo từng tháng.
    • Minh họa nghiệp vụ: Ngày 15/06/2008, công ty mua 01 máy chiếu của Công ty máy tính Huy Hoàng với giá chưa thuế là 19.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10% (tổng giá thanh toán 21.000.000 VNĐ) theo Hóa đơn GTGT số 00912. TSCĐ được đưa vào sử dụng tại bộ phận giảng dạy với thời gian hữu dụng đăng ký là 4 năm. Kế toán lập Biên bản giao nhận TSCĐ số 041, Phiếu chi số 0245, mở Thẻ tài sản cố định số 152 và xác định mức khấu hao trích thêm trong tháng 06/2008 là 216.666 VNĐ để lập Bảng phân bổ khấu hao và vào Sổ Cái TK 211.
  2. Kế toán vốn bằng tiền:
    • Quản lý tập trung qua Thủ quỹ và tài khoản kế toán tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112).
    • Minh họa nghiệp vụ: Ngày 02/07/2008, bán thiết bị tin học cho Trường Trung cấp Nông lâm thu tiền mặt 9.438.000 VNĐ (Phiếu thu số 023); ngày 03/07/2008 thanh toán tiền mua hàng cho Công ty Huy Hoàng 12.120.000 VNĐ (Phiếu chi số 035 kèm Phiếu nhập kho số 106); ngày 05/07/2008 thu học phí 350.000 VNĐ từ học viên Hoàng Thị Hương Giang (Phiếu thu số 024). Các chứng từ này được phản ánh vào Sổ quỹ tiền mặt và Sổ kế toán chi tiết TK 111.
  3. Kế toán hàng tồn kho:
    • Đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền và hạch toán chi tiết bằng phương pháp Thẻ song song.
    • Minh họa nghiệp vụ: Ngày 15/07/2008, công ty mua lô hàng từ Công ty Máy tính Huy Hoàng gồm 03 màn hình LCD 15", 03 bàn phím Misu, 03 chuột Misu, 05 thanh RAM DDR 1Gb (tổng cộng tiền hàng 6.765.000 VNĐ, thuế GTGT 676.500 VNĐ, tổng thanh toán 7.441.500 VNĐ theo Hóa đơn số 0410). Hội đồng kiểm nghiệm lập Biên bản kiểm nghiệm số 0100, kế toán viết Phiếu nhập kho số 101 và Phiếu chi số 011. Ngày 25/07/2008, xuất bán 01 màn hình LCD 15" cho khách hàng Nguyễn Văn Hải với giá 1.300.000 VNĐ theo Phiếu xuất kho kiêm bảo hành số 105 (thời hạn bảo hành 12 tháng). Kế toán ghi Thẻ kho, Sổ chi tiết hàng hóa, lập Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn và phản ánh vào Sổ Cái TK 156.
  4. Kế toán lao động và tiền lương:
    • Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian dựa trên Bảng chấm công.
    • Mức lương bình quân ngày làm việc: Bộ phận Quản lý: 80.000 VNĐ/ngày; Bộ phận Kỹ thuật: 60.000 VNĐ/ngày; Bộ phận Kế toán: 55.000 VNĐ/ngày; Bộ phận Bán hàng: 45.000 VNĐ/ngày.
    • Phụ cấp trách nhiệm: Phó Giám đốc hưởng 40%; Trưởng phòng hưởng 30%; Phó phòng hưởng 25% lương bình quân.
    • Tỷ lệ các khoản trích theo lương:
      • Bảo hiểm xã hội (BHXH): 20% (Công ty chịu 15%, khấu trừ vào lương nhân viên 5%).
      • Bảo hiểm y tế (BHYT): 3% (Công ty chịu 2%, khấu trừ vào lương nhân viên 1%).
      • Kinh phí công đoàn (KPCĐ): 2% tính trên quỹ lương thực tế do công ty chịu.
    • Bảng chấm công tháng 06/2009 của bộ phận Kế toán theo dõi 4 lao động (Nguyễn Thị Thu Lan, Nguyễn Thị Mơ, Ngô Thị Hoa, Phan Thị Lan) với định mức 55.000 VNĐ/ngày, đều hoàn thành 30 ngày công trong tháng.

Chương III: Nhận xét đánh giá và kiến nghị

Căn cứ vào thực tế khảo sát, tác giả đưa ra những nhận định chung về công tác kế toán tại Công ty TNHH Công nghệ Quang Tuấn:

  • Đánh giá ưu điểm: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp với quy mô doanh nghiệp nhỏ và vừa; việc bố trí 4 nhân sự kế toán kiêm nhiệm hợp lý giúp giảm thiểu chi phí quản lý. Việc áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung và phương pháp Thẻ song song trong kế toán hàng tồn kho giúp kiểm soát kịp thời số lượng và giá trị vật tư, hàng hóa.
  • Hạn chế và kiến nghị: Doanh nghiệp cần tiếp tục chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ nội bộ, nâng cao tính bảo mật trong lưu trữ tài liệu kế toán và hoàn thiện việc phân bổ chi phí nhằm phản ánh chính xác giá thành dịch vụ và lợi nhuận kinh doanh.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa toàn bộ chu trình kế toán tài chính tại một doanh nghiệp thương mại - dịch vụ CNTT quy mô vừa và nhỏ:

  • Cung cấp số liệu tài chính cụ thể giai đoạn 2007 – 2008, phản ánh sự tăng trưởng của doanh nghiệp với doanh thu thuần năm 2007 đạt 676.148 VNĐ, lợi nhuận sau thuế đạt 52.353 VNĐ; năm 2008 doanh thu tăng 31,44% và lợi nhuận sau thuế tăng 49,89%.
  • Minh họa chi tiết quy trình xử lý 4 phần hành kế toán trọng điểm (TSCĐ, tiền mặt, hàng tồn kho, tiền lương) gắn liền với hệ thống biểu mẫu thực tế: Hóa đơn GTGT số 00912, Biên bản giao nhận TSCĐ số 041, Phiếu chi số 0245, Thẻ TSCĐ số 152, Phiếu thu số 023 và 024, Biên bản kiểm nghiệm số 0100, Phiếu nhập kho số 101, Phiếu xuất kho kiêm bảo hành số 105, Thẻ kho, Sổ chi tiết và Bảng chấm công.
  • Đóng góp của tác giả thể hiện ở việc mô tả rõ nét cơ chế kiêm nhiệm giữa thủ kho và kế toán bán hàng, cũng như sự kết hợp giữa phương pháp Thẻ song song và phương pháp bình quân gia quyền tại doanh nghiệp kinh doanh linh kiện máy tính.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi: Đề tài nghiên cứu giới hạn tại một doanh nghiệp thương mại dịch vụ quy mô nhỏ tại khu vực huyện Triệu Sơn, tỉnh Thanh Hóa, với cơ cấu bộ máy kế toán tinh gọn gồm 4 nhân sự.
  • Hạn chế về dữ liệu: Các số liệu kế toán và phân tích tài chính tập trung trong giai đoạn 2007 – 2009; chưa mở rộng sang các phần hành kế toán quản trị, kế toán chi phí phức tạp hoặc phân tích lưu chuyển tiền tệ chuyên sâu.
  • Hướng phát triển: Nghiên cứu có thể mở rộng khảo sát việc ứng dụng phần mềm kế toán tự động hóa thay thế việc ghi sổ thủ công, cũng như đánh giá tác động của các chuẩn mực kế toán mới đối với công tác quản lý tài chính doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị kinh doanh khi thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp về tổ chức bộ máy kế toán tại các doanh nghiệp thương mại - dịch vụ.
  • Cán bộ kế toán và nhà quản lý tại các công ty TNHH vừa và nhỏ có nhu cầu tham khảo quy trình hạch toán theo hình thức Nhật ký chung, phương pháp quản lý hàng tồn kho Thẻ song song và xây dựng quy chế trả lương theo thời gian kèm phụ cấp trách nhiệm.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Công nghệ Quang Tuấn áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

2. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty được phân công như thế nào?
Phòng Kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm 4 người: 1 Kế toán trưởng điều hành chung, 1 Kế toán bán hàng phụ trách nhập xuất hàng kiêm thủ kho và chấm công/tính lương, 1 Kế toán công nợ phụ trách các khoản chi tiêu và công nợ phải thu/phải trả, 1 Thủ quỹ phụ trách tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tỷ giá ngoại tệ.

3. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp nào để tính giá và quản lý chi tiết hàng tồn kho?
Công ty xác định giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền và hạch toán chi tiết vật liệu, hàng hóa theo phương pháp Thẻ song song (ghi song song số lượng tại Thẻ kho và số lượng/giá trị tại Sổ chi tiết hàng hóa, định kỳ lập Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn để đối chiếu).

4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2007 – 2008 tăng trưởng ra sao?
Năm 2008, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty tăng 212.482 VNĐ (tương ứng tăng 31,44%) và lợi nhuận sau thuế tăng 26.087 VNĐ (tương ứng tăng 49,89%) so với năm 2007.

5. Định mức chi trả lương theo thời gian và tỷ lệ các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Mức lương bình quân ngày công được quy định: Quản lý (80.000 VNĐ/ngày), Kỹ thuật (60.000 VNĐ/ngày), Kế toán (55.000 VNĐ/ngày), Bán hàng (45.000 VNĐ/ngày); tỷ lệ trích BHXH là 20% (doanh nghiệp chịu 15%, người lao động đóng 5%), BHYT là 3% (doanh nghiệp chịu 2%, người lao động đóng 1%), KPCĐ là 2% tính trên quỹ lương do doanh nghiệp chi trả.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Hường đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Công nghệ Quang Tuấn theo chuẩn mực Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Thông qua việc phân tích cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng, mô hình kế toán tập trung và các nghiệp vụ kinh tế cụ thể về tài sản cố định, tiền mặt, hàng tồn kho và tiền lương, đề tài đã làm rõ vai trò thiết yếu của công cụ kế toán trong quản lý kinh tế doanh nghiệp. Công trình là nguồn tài liệu hữu ích cho việc nghiên cứu và ứng dụng thực hành kế toán tại các doanh nghiệp thương mại - dịch vụ công nghệ quy mô vừa và nhỏ.