Vai Trò Của Kế Toán Quản Trị Trong Các Trường Chuyên Nghiệp

Theo Luật Kế toán Việt Nam (2003), kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Theo định nghĩa của Viện Kế toán viên Quản trị Hoa Kỳ, kế toán quản trị là quá trình nhận diện, đo lường, tổng hợp, phân tích, soạn thảo, diễn giải và truyền đạt thông tin được nhà quản trị sử dụng để lập kế hoạch, đánh giá và kiểm tra trong nội bộ tổ chức, và để đảm bảo việc sử dụng hợp lý và có trách nhiệm đối với các nguồn lực của tổ chức đó. Tóm lại, kế toán quản trị cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của đơn vị. Hoạt động bao gồm việc thu thập, sắp xếp, phân loại, xử lý, phân tích và báo cáo thông tin cho nhà quản trị. Thông tin này khác với thông tin do kế toán tài chính cung cấp cho người sử dụng bên ngoài đơn vị.

Quá trình ra đời và phát triển của kế toán quản trị có thể chia thành nhiều giai đoạn. Trước năm 1950, kế toán quản trị tồn tại dưới hình thức kế toán chi phí. Cùng với sự phát triển của sản xuất và các doanh nghiệp, kế toán chi phí cũng phát triển với nhiều nội dung khác nhau. Mục tiêu chủ yếu của kế toán quản trị là xác định chi phí và kiểm soát tài chính bằng cách sử dụng phương pháp lập dự toán và phương pháp tính giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, giá thành sản phẩm được xác định trong giai đoạn này chủ yếu phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính. Từ những năm 1980, khái niệm kế toán quản trị mới chính thức được sử dụng rộng rãi. Trong giai đoạn này, kế toán quản trị tập trung vào việc giảm thiểu hao phí nguồn lực sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh bằng cách sử dụng kỹ thuật phân tích quá trình quản lý chi phí. Cuối cùng từ những năm 1990 trở đi, kế toán quản trị quan tâm nhiều hơn đến việc tạo ra giá trị gia tăng.

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học thông tin và nhu cầu sử dụng thông tin trong việc ra các quyết định kinh tế, yêu cầu về chất lượng, số lượng thông tin do kế toán cung cấp đòi hỏi ngày càng cao hơn, phong phú và đa dạng hơn, nhanh chóng và kịp thời hơn. Để đáp ứng yêu cầu đó, kế toán không ngừng phát triển về nội dung hạch toán, hình thức tổ chức và phương tiện xử lý và cung cấp thông tin. Nếu xét về phạm vi phục vụ chủ yếu của thông tin kế toán thì kế toán được phân chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị. Mối quan hệ này cần được hiểu rõ để áp dụng hiệu quả kế toán quản trị trong các trường chuyên nghiệp.

Nghị định 43/2006/NĐ-CP trao quyền tự chủ tài chính cho các đơn vị sự nghiệp công lập, trong đó có các trường chuyên nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc các trường phải tự chủ trong việc quản lý và sử dụng nguồn lực tài chính của mình. Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, các trường cần phải quản lý chi phí một cách chặt chẽ, từ chi phí đào tạo, chi phí cơ sở vật chất, đến chi phí quản lý. Kế toán quản trị cung cấp các công cụ và phương pháp để phân tích chi phí, xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí, và đưa ra các giải pháp để kiểm soát chi phí một cách hiệu quả.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, các trường chuyên nghiệp cần phải nâng cao chất lượng đào tạo để thu hút học sinh và đáp ứng nhu cầu của thị trường lao động. Để làm được điều này, các trường cần phải đánh giá hiệu quả hoạt động của mình một cách thường xuyên và liên tục. Kế toán quản trị cung cấp các thông tin và chỉ số để đánh giá hiệu quả hoạt động của các trường, từ hiệu quả sử dụng nguồn lực, hiệu quả đào tạo, đến hiệu quả nghiên cứu khoa học. Thông qua đó, các trường có thể xác định các điểm mạnh, điểm yếu của mình, và đưa ra các giải pháp để cải thiện chất lượng đào tạo.

Các trường chuyên nghiệp ngày nay không chỉ là đơn vị đào tạo mà còn là một tổ chức kinh doanh. Các trường cần phải ra các quyết định kinh doanh như quyết định mở rộng quy mô đào tạo, quyết định đầu tư vào cơ sở vật chất, quyết định tuyển dụng nhân viên, v.v. Để đưa ra các quyết định này một cách chính xác, các trường cần phải có thông tin đầy đủ và chính xác về tình hình tài chính của mình. Kế toán quản trị cung cấp các thông tin này, giúp các nhà quản lý trường ra quyết định một cách sáng suốt.

Để xây dựng dự toán chi phí hợp lý, các trường cần phải phân tích chi phí một cách chi tiết. Cần xác định các khoản chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định là những khoản chi phí không thay đổi theo quy mô hoạt động của trường (ví dụ: chi phí thuê nhà, chi phí lương nhân viên quản lý). Chi phí biến đổi là những khoản chi phí thay đổi theo quy mô hoạt động của trường (ví dụ: chi phí vật tư, chi phí lương giảng viên). Trên cơ sở đó, có thể dự toán chi phí cho từng hoạt động, từng bộ phận trong trường.

Việc dự báo doanh thu một cách chính xác là vô cùng quan trọng để xây dựng dự toán thu nhập. Cần xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu của trường, chẳng hạn như số lượng học sinh, mức học phí, số lượng các hoạt động dịch vụ, và các yếu tố kinh tế xã hội khác. Sử dụng các phương pháp dự báo phù hợp để ước tính doanh thu cho từng nguồn thu. Điều này giúp trường có cái nhìn tổng quan về khả năng thu nhập trong kỳ kế hoạch.

Sau khi lập dự toán, trường cần phải thường xuyên kiểm soát việc thực hiện dự toán ngân sách. So sánh thực tế với dự toán, xác định các khoản chênh lệch, và tìm hiểu nguyên nhân. Nếu phát hiện các khoản chênh lệch lớn, trường cần phải điều chỉnh dự toán cho phù hợp với tình hình thực tế. Điều này đảm bảo rằng trường đang sử dụng nguồn lực tài chính một cách hiệu quả nhất.

Để thực hiện kế toán trách nhiệm, trường cần phải thiết lập các trung tâm chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Trung tâm chi phí là bộ phận chịu trách nhiệm về chi phí (ví dụ: phòng đào tạo). Trung tâm doanh thu là bộ phận chịu trách nhiệm về doanh thu (ví dụ: phòng tuyển sinh). Trung tâm lợi nhuận là bộ phận chịu trách nhiệm về cả chi phí và doanh thu (ví dụ: khoa). Xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận giúp việc đánh giá hiệu quả trở nên khách quan và công bằng.

Cần xây dựng báo cáo trách nhiệm quản lý chi tiết cho từng bộ phận. Báo cáo này bao gồm các thông tin về chi phí, doanh thu, lợi nhuận (nếu có), và các chỉ tiêu khác liên quan đến hoạt động của bộ phận đó. Báo cáo nên được lập định kỳ (ví dụ: hàng tháng, hàng quý) và cung cấp cho người quản lý bộ phận đó. Các trường chuyên nghiệp cần chủ động theo dõi báo cáo để cải thiện tình hình quản lý tài chính của nhà trường.

Phân tích biến động là một công cụ quan trọng trong kế toán trách nhiệm. So sánh kết quả thực tế với kết quả dự kiến, xác định các khoản biến động (chênh lệch), và tìm hiểu nguyên nhân. Điều này giúp người quản lý bộ phận nắm bắt được tình hình hoạt động của bộ phận mình, và đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Qua đó đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

CVP là một công cụ quan trọng để ra quyết định về học phí, quy mô đào tạo, và các yếu tố khác ảnh hưởng đến lợi nhuận của trường. Công cụ này giúp trường xác định điểm hòa vốn, tức là mức doanh thu mà trường cần đạt được để bù đắp tất cả chi phí. Trên cơ sở đó, trường có thể đưa ra các quyết định về học phí và quy mô đào tạo để đạt được mục tiêu lợi nhuận mong muốn. Từ đó giúp các trường chuyên nghiệp cải thiện hiệu quả quản lý chi phí.

Trường có thể phải đối mặt với quyết định nên tự làm hay thuê ngoài một số dịch vụ, chẳng hạn như dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, dịch vụ ăn uống. Kế toán quản trị cung cấp thông tin để so sánh chi phí tự làm và chi phí thuê ngoài, giúp trường đưa ra quyết định phù hợp với tình hình thực tế của mình.

Trường cần phải thường xuyên đầu tư vào cơ sở vật chất để nâng cao chất lượng đào tạo. Kế toán quản trị cung cấp thông tin để đánh giá hiệu quả của các dự án đầu tư, giúp trường đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn.

Cần nâng cao nhận thức của các nhà quản lý trường, các cán bộ kế toán, và các bộ phận liên quan về vai trò của kế toán quản trị trong việc quản lý và điều hành trường. Tổ chức các buổi hội thảo, tập huấn, để giới thiệu về kế toán quản trị, và chia sẻ kinh nghiệm thực tế.

Cần đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực kế toán quản trị có trình độ chuyên môn cao, am hiểu về kế toán tài chính, kế toán quản trị, và các lĩnh vực liên quan. Tạo điều kiện cho cán bộ kế toán tham gia các khóa học, các chương trình đào tạo, để nâng cao trình độ chuyên môn.

Cần xây dựng hệ thống thông tin kế toán quản trị phù hợp với đặc điểm và yêu cầu của từng trường. Hệ thống này phải đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho việc ra quyết định. Nên ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán quản trị để nâng cao hiệu quả.