CHƯƠNG 1: TONG QUAN 1.1 Giới thiệu đề tài Trong thời đại số hóa hiện nay, ghi chú đã trở thành một phần quan trọng của cuộc song hàng ngày. Tuy nhiên, việc quan lý va theo dõi ghi chú trên nhiều nền tang và thiết bị có thé trở nên khó khăn. Mục tiêu của khoá luận này là xây dựng một hệ thống quản lý ghi chú đơn giản và linh hoạt, giúp người dùng tổ chức và truy cập ghi chú một cách hiệu quả, nhanh chóng thông qua chiếc smartphone của mình. Trong quá trình nghiên cứu, chúng em đã tiên hành các thử nghiệm.
Trước tiên, chúng em đã xem xét các ứng dụng và công cụ ghi chú hiện có trên thị trường đê hiêu rõ về các tính năng và ưu điêm của chúng. Sau đó, phân tích các yêu câu và nhu câu của người dùng trong việc quản lý ghi chú. Dựa trên các nghiên cứu và phân tích trên, chúng em đã lên ý tưởng thiết kế và triển khai một hệ thống kết hợp các tính năng ghi chú với các tính năng quản lý công việc cho một nhóm, tô chức thành một ứng dụng trên điện thoại di động giúp người dùng có thé linh hoạt quản lý được cả công việc cá nhân và nhóm trên cùng một hệ thống. Ngoài ra, nó cũng cung cấp tinh năng nhac nhở và phân loại ghi chú dé giúp người dùng tô chức công việc một cách hiệu quả, duy trì sự sắp xếp trong cuộc sống hàng ngày.2 Lý do chọn đề tài Ghi chú là một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.
Hầu hết mọi người sử dụng ghi chú để ghi lại thông tin quan trọng, tạo danh sách công việc hoặc ghi chú ý tưởng. Từ đó, tạo ra một hệ thống quản lý ghi chú hiệu quả có thê đáp ứng nhu cầu người dùng. Công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ và đã tạo ra nhiều công cụ và ứng dụng quản lý thông tin cá nhân. Áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý ghi chú có thể cung cấp một cách tiện lợi, linh hoạt và hiệu quả dé tổ chức va truy cập ghi chú.
Mặc dù có nhiều ứng dụng ghi chú hiện có trên thị trường, nhưng vẫn còn những thiếu sót và hạn chế. Một số ứng dụng quản lý ghi chú không đủ linh hoạt hoặc không cung cấp day đủ tính năng dé đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng. Do đó, việc nghiên cứu và phát trién một hệ thống quản lý ghi chú tốt hơn có thé mang lai lợi ích cho người dùng. Và cudi cùng là sự kết hợp giữa quan lý và ghi chú, Quản lý ghi chú không chỉ đơn thuần là việc ghi lại thông tin, mà còn liên quan đến việc tô chức, tìm kiếm và theo dõi các ghi chú.
Việc nghiên cứu cách kết hợp quan lý công việc và ghi chú trong một hệ thống có thé mang lại giá tri gia tăng cho người ding. Giúp người dùng vừa đạt được mục tiêu cá nhân mà bên cạnh đó cũng có thé theo dõi được tiến độ công việc của thành viên trong nhóm.3 Mục tiêu Ứng dụng được xây dựng với mục tiêu tạo ra giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng dành cho hệ thống quản lý ghi chú. Điều này giúp người dùng có thêm thiện cảm và tạo thói quen ghi chú công việc, bên cạnh đó cũng có thể quản lý công việc cùng nhau. Cung cấp tính năng linh hoạt và đa dạng, các tính năng như tạo danh sách công việc, tạo danh mục phân loại, đặt lịch nhắc nhở, quản lý các tài liệu, liên lạc trao đôi trực tiếp với nhau thông qua chatbot.
Điều này giúp người dùng tô chức công việc, theo dõi tiên trình và tăng cường hiệu suât làm việc. Ngoài những mục tiêu về tính ứng dụng, việc nghiên cứu, thực hiện đề tài góp phần phát triển vào khả năng tự học, tự nghiên cứu, mong muốn được trau dồi thêm kiến thức mới, tiếp thu những tiến bộ về kỹ thuật, bắt kịp xu hướng công nghệ trong thời đại kỹ thuật 4.4 Phạm vi Phạm vi của khoá luận hướng đến việc xây dựng ứng dụng di động tập trung phát triển trên hệ điều hành iOS va Android cùng với các chức năng chính sau: — Authentication (Đăng ký, đăng nhập, đổi mật khâu, quên mật khâu, xác thực email) — Note Management (Tìm kiếm, thêm, xoá, cập nhật, ghi chú loại chữ và ghi chú loại vẽ, tạo template, ghim, phân loại, tạo danh mục phân loại) — Reminder Management (Thêm, xoá, cập nhật, đặt thông báo lặp lại theo ngày, tuân, tháng, năm, hiên thi reminders và các tasks được assign cho người dùng trên màn hình calendar và màn hình timeline) — Project Management (Tìm kiém, thêm, xoá, cập nhật): + Wiki Management (Thêm, xoá, cập nhật các mô tả, những thông tin, tai liệu cho dự án, nhập thông tin từ ghi chú có sẵn) Task Management (Tim kiếm, thêm, xoá, cập nhật, ghi nhận lịch sử thay đối, lưu trữ thông tin tiến độ, có đề xuất thành viên phù hợp với công việc dựa vào chủ đề áp dung Content-based Recommendation System) Comment Management (Thêm, xoá, cập nhật, trao đối thông tin trong mỗi task giữa các thành viên, tag tên và thông báo đến các thành viên) Update History Management (Tự động lưu trữ các cập nhật khi các thông tin của task được thay đôi từ người dùng) Member Management (Thêm, xoá, phân quyền cho các thành viên trong dự án, giao việc cho thành viên, xem hồ sơ của thành viên) Chat Group, Chatbot (Trò chuyện thời gian thực giữa các thành thành viên và kết hợp chatbot OpenAI) File Management (Thêm, xoá, cập nhật các file với nhiều định dạng khác nhau) Weekly Report Management (Biểu đồ phân tích thống kê hoạt động của dự án và các thành viên, từ những thông tin được lưu trữ thông qua tiễn độ làm việc trên các task của các thành viên, tính toán thê hiển tổng quan tiến độ hiện tại của các công việc và các thành viên có trong tuần, thông tin tiến độ chỉ tiết của các thành viên) Personal Progress Management (Thống kê các công việc, các nhắc nhở hiện có và đã hoàn thành trong tuần, hiển thị thời gian, tiến độ hiện tai) App Setting Management (Cập nhật thông tin cá nhân, cai đặt ghi nhớ tai khoản cho lần đăng nhập tới, cài đặt cho thông báo đến người dùng, tính năng hỗ trợ người dùng) Notification Management (Gửi thông báo đến người dùng khi có thông báo) 1.5 Phương pháp thực hiện Nghiên cứu, tham khảo và tìm hiểu những phương pháp đã có, so sánh ưu điểm, nhược điểm dé chon ra các công cu và công nghệ phù hợp. Kế thừa những tính năng có sẵn, từ đó phát huy dựa trên các yếu tố đã tìm được phù hợp với dé tai, đưa ra giải pháp tốt nhất và lên ý tưởng phát trién. Nâng cấp và sáng tạo hơn trong cách xử lý, cách nhìn nhận dưới vai trò là một người dùng ứng dụng.
Chia nhỏ các công việc dé thực hiện theo từng giai đoạn, quản lý công việc trong thư mục lớn dé dễ dàng đánh giá tiễn độ, tạo kế hoạch làm việc theo từng mốc thời gian cụ thể và review chéo sau khi kết thúc một giai đoạn và chuẩn bị kế hoạch cho bước tiếp theo. Áp dụng mô hình tiếp cận lặp (Iterative Model) trong quá trình thực hiện và xây dựng ứng dụng. Một chuỗi quá trình thực hiện sẽ được lặp đi lặp lại từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành sản phẩm và báo cáo, sau mỗi chu kỳ sẽ có kết quả của quá trình đó, tiếp theo thực hiện review sau mỗi giai đoạn cho đến khi có sản phâm cuôi cùng.6 Kết quả dự kiến — Hiểu rõ về công nghệ, nam được các kiến thức cơ bản va cách hoạt động của công nghệ được sử dụng. — Nắm được vòng đời của một ứng dụng hiểu được cách vận hành, từ lúc khởi động đến khi kết thúc.
— Biết sử dụng các công cụ dé phát triển, hỗ trợ trong quá trình thực hiện dự án. — Ứng dụng có độ hoàn thiện cao, đáp ứng đủ các yêu cầu đã đề ra, người dùng có thé sử dụng ngay lập tức. — Giao diện thân thiện, đem lại trải nghiệm tốt với người dùng, dễ sử dụng. — Tài liệu và quá trình làm việc được ghi lại day đủ và rõ ràng đáp ứng cho việc cải tiễn và sửa lỗi sau này, có thê được kế thừa bởi những người sau.7 Hiện trạng bài toán Hiện trạng của đề tài "Quản lý và ghi chú" là một lĩnh vực có nhiều ứng dụng và công cụ hiện có.
Có rất nhiều ứng dụng di động và hay các phần mềm máy tính đã được phát triển để hỗ trợ quản lý ghi chú. Một số ứng dụng phố biến bao gồm Evernote, OneNote, Google Keep, Apple Notes hoặc ké đến các ứng đa nền tảng như Notion, Trello và còn nhiều ứng dụng khác. Các ứng dụng hiện có thường cung cấp các tính năng như tạo ghi chú văn bản, gan kết hình ảnh và tệp tin, sắp xếp ghi chú theo danh sách hoặc thẻ, và đôi khi cung cấp tính năng đồng bộ hóa và chia sẻ. Một số ứng dụng cũng cung cấp tính năng nhắc nhở và tích hợp với các công cụ khác như lịch và email.
Tuy nhiên, mặc dù có nhiêu ứng dụng hiện có, vẫn còn một số hạn chế và thiếu sót. Một sô ứng dụng có thê hạn chê tính linh hoạt trong việc tô chức và phân loại ghi chú. Ngoài ra, cũng có thê xảy ra van đê vê bảo mật và quyên riêng tư của dữ liệu ghi chú khi sử dụng các ứng dụng của bên thứ ba. Do đó, việc nghiên cứu và phát triển một hệ thống quản lý ghi chú tốt hơn kết hợp với việc quản lý công việc theo nhóm trên cùng một ứng dụng mà không cân thông qua bat kỳ trung gian nao vẫn có thé tạo nên một giá trị tốt.
Mục tiêu là cung cấp một giải pháp linh hoạt, an toàn và dé sử dụng hơn, đáp ứng các nhu cầu đa dang của người dùng và giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tổ chức thông tin cá nhân.1 Các ứng dụng liên quan Sau khi khảo sát hiện trạng, chúng em đã tìm hiểu được một số ứng dụng liên quan, có đáp ứng một phân trong việc giải quyêt hiện trạng được nêu ra: 1.1 Notion - Write, plan, and organize in one place [NÌ Notion Hình 1-1: Logo ứng dung Notion"“ Ứng dụng Notion!'®! là một công cụ quản lý thông tin linh hoạt và đa năng. Notion cung cấp một giao diện dễ sử dụng và mạnh mẽ cho người dùng tô chức, ghi chú, va làm việc với thông tin. Notion cho phép người dùng tạo ra các trang và bảng, t6 chức chúng vào danh mục và chủ đề khác nhau.