CHƯƠNG 1 Từ khi thành lập vào năm 1997, Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST luôn nhận được sự đón nhận rộng rãi của khách hàng, thể hiện bằng sự tăng trưởng về số lượng khách hàng vượt trội qua từng năm. Các sản phẩm có chất lượng ngày càng hoàn thiện, nhiều ưu điểm, liên tục được cập nhật cùng các chương trình liên kết, hỗ trợ, hợp tác và các tour đào tạo miễn phí đã làm cho thương hiệu FAST khẳng định chỗ đứng của mình trong cộng đồng người dùng phần mềm kế toán. Đồng thời Công ty FAST cũng tự hào là công ty đi đầu trong lĩnh vực phát triển, tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm và giải pháp quản trị doanh nghiệp trên nền tảng CNTT. Với tôn chỉ chiến lược nhanh hơn – thông minh hơn FAST luôn không ngừng thay đổi tìm tòi phát triển những chức năng mới, đi đôi với chuyển biến công nghệ thông tin không ngừng của thị trường phần mềm.
Hằng năm, FAST đạt được các giải thưởng khen ngợi vì các tính năng ưu việt nổi bật của sản phẩm như Giải thưởng Top 5 Đơn vị Phần mềm, Giải thưởng Sao Khuê của Hiệp Hội phần mềm Việt Nam (VINASA)… 17 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIẢI PHÁP ERP VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2.1 Cơ sở lí luận về giải pháp ERP 2.1 Khái niệm ERP “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP– Enterprise Resource Planning) bao gồm các khái niệm và phương pháp kỹ thuật bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức, tích hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh từ việc xem xét, quản lý hiệu quả các nguồn lực (bao gồm vật lực, nhân lực và tài lực) đến việc cải tiến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ,… Phần mềm ERP hay gọi chính xác hơn là hệ thống ERP được tích hợp (bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh) trong phần mềm trọn gói hỗ trợ cho các khái niệm ERP nói trên. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự–tiền lương, quản trị sản xuất. song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gom tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.
Khởi đầu thì ERP nhắm tới ngành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng hoạch định và quản lý các hoạt động kinh doanh cốt lõi như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính,… Tuy nhiên, những năm trở lại đây, sự thích nghi đó không chỉ dành cho ngành sản xuất mà còn cho các ngành nghề kinh doanh khác nhau và mở rộng triển khai và sử dụng hệ thống phần mềm ERP tiếp tục phát triển trên phạm vi toàn cầu.2 Quá trình hình thành ERP “Khái niệm ERP đã có từ những năm 60 hồi đó ERP mới đóng vai trò như một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Kể từ đó đến này, hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau: 18 Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu - Material Requirements Planning (MRP) Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra một phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi kiểu như sau: Sản xuất cái gì? Để sản xuất cần làm những gì? Hiện này đã có những gì? Cần phải có gì nữa để sản xuất? Giai đoạn 2: Closed-Loop MRP Ở giai đoạn này, không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn có 1 loạt các chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó. Sau khi thực hiện theo kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu dự trù và phản hồi ngược trở lại tới kế hoạch.
Sau đó, nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên. Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất - Manufacturing Resource Planning (MRP II) Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các công ty, nhà máy sản xuất một cách có hiệu quả. Ở giai đoạn này, hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như "Cái gì sẽ.
Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng và nguyên vật liệu. 19 Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện trên các báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng… Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP cũng giống như MRP II. Tuy nhiên do sự phát triển mạnh của các doanh nghiệp phần mềm nên ERP hỗ trợ các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng hơn, quản lý hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban.
Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn. Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia,. Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ Với sự phát triển của công nghệ Internet, ERP tiếp tục phát triển: Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation Mục tiêu: Tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa trên dây chuyền cung ứng (SCM) Giai đoạn 4c: Collaborative Business Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh” 2.3 Chức năng của ERP “ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất có thể phục vụ các nhu cầu khác nhau của từng phòng ban. Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các quy trình cơ bản của công ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của tất cả các phòng ban trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối phức tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thống máy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau.
Việc tích hợp một cách 20 xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống không những được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý bởi toàn bộ doanh nghiệp. Trong thực tế rất khó khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất phục vụ các nhu cầu khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho. Các phòng ban này hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để điều hành công việc của mình. Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, vận hành các cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ và tiếp cận thông tin với nhau.
Giải pháp tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách hợp lý.4 Cấu trúc của ERP “ Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm: Kế toán tài chính (Finance) Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution) Quản lý mua hàng (Purchase Control) Quản lý hàng tồn kho (Stock Control) Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control) Quản lý dự án (Project Management) Quản lý dịch vụ (Service Management) Quản lý nhân sự (Human Resouce Management) Báo cáo quản trị (Management Reporting) 21 Báo cáo thuế (Tax Reports). Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp.5 Lợi ích của ERP “Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp (DN) có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông.
Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN. Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp.
DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ.2 Cơ sở lí luận về hệ thống thông tin kế toán 2.1 Tổng quan chung hệ thống thông tin kế toán 22 “Hệ thống thông tin kế toán (AIS– Accounting Information System) là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng. Với chức năng kế toán cung cấp các thông tin hỗ trợ hoạch định, thực hiện, kiểm soát, đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp.