Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn cầu, việc ứng dụng công nghệ số trong quản lý và sử dụng trang thiết bị dạy và học (TTBD&H) tại các cơ sở giáo dục đại học trở thành một yêu cầu cấp thiết nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và hiệu quả quản lý. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHKHXH&NV), Đại học Quốc gia Hà Nội, với sứ mệnh đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao và nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn, đã chú trọng đầu tư phát triển cơ sở vật chất, trong đó có TTBD&H, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của giảng viên và sinh viên. Tuy nhiên, thực trạng quản lý TTBD&H tại trường còn tồn tại nhiều hạn chế như quy trình chưa đồng bộ, ứng dụng công nghệ số chưa toàn diện, công tác bảo dưỡng và kiểm kê chưa kịp thời, dẫn đến hiệu quả sử dụng chưa tối ưu.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ số trong quản lý và sử dụng TTBD&H tại Trường ĐHKHXH&NV trong giai đoạn từ 2018 đến nay, làm rõ những khó khăn, hạn chế và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ số. Nghiên cứu tập trung vào các hoạt động xây dựng kế hoạch mua sắm, quản lý, bảo dưỡng, kiểm kê và thanh lý trang thiết bị, đồng thời phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ số trong trường. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ nhà trường hoàn thiện hệ thống quản lý TTBD&H, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, đồng thời cung cấp cơ sở khoa học cho các cơ sở giáo dục đại học khác trong quá trình chuyển đổi số.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết quản lý hiện đại và công nghệ số trong giáo dục. Trước hết, lý thuyết quản lý được vận dụng nhằm hiểu rõ các yếu tố cấu thành hoạt động quản lý TTBD&H, bao gồm chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, mục tiêu, phương pháp và công cụ quản lý. Mô hình quản lý theo Henri Fayol với 5 chức năng cơ bản: xây dựng kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát được áp dụng để phân tích quy trình quản lý TTBD&H.

Về công nghệ số, nghiên cứu sử dụng khái niệm công nghệ số theo Luật Khoa học và Công nghệ, nhấn mạnh việc số hóa dữ liệu và ứng dụng các nền tảng công nghệ như điện toán đám mây, Big Data, Internet of Things (IoT) và trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý giáo dục. Các khái niệm chính bao gồm: công nghệ số, ứng dụng công nghệ số, trang thiết bị dạy và học, quản lý TTBD&H, và chuyển đổi số trong giáo dục đại học.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp gồm nghiên cứu tài liệu, khảo sát bằng bảng hỏi và phỏng vấn sâu. Nguồn dữ liệu chính bao gồm số liệu báo cáo chất lượng của trường từ năm 2019 đến 2023, các văn bản pháp luật liên quan, và ý kiến của 50 cán bộ quản lý TTBD&H tại trường.

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập và phân tích các tài liệu, văn bản chính sách, báo cáo quản lý TTBD&H và các nghiên cứu liên quan để xây dựng cơ sở lý luận và khung phân tích.
  • Phương pháp khảo sát bằng bảng hỏi: Thiết kế bảng hỏi khoa học, thu thập ý kiến từ 50 cán bộ quản lý thuộc các phòng ban liên quan như Hành chính – Tổng hợp, Kế hoạch – Tài chính, các đơn vị đào tạo và Trung tâm Công nghệ Thông tin. Dữ liệu được tổng hợp và phân tích trên phần mềm Excel.
  • Phương pháp phỏng vấn sâu: Thu thập thông tin chi tiết từ các cán bộ quản lý và giảng viên nhằm làm rõ các vấn đề cốt lõi, khó khăn và đề xuất giải pháp.

Quy trình nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ 2018 đến 2024, tập trung vào thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ số trong quản lý TTBD&H tại Trường ĐHKHXH&NV.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hiệu quả xây dựng kế hoạch mua sắm TTBD&H
    92% cán bộ đồng ý rằng quy trình xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị được thực hiện hiệu quả và phù hợp với kế hoạch phát triển của nhà trường. Tuy nhiên, chỉ khoảng 33,6% đánh giá việc sử dụng công nghệ số trong lập kế hoạch mua sắm là hiệu quả, trong khi 21,6% không đồng ý, cho thấy ứng dụng công nghệ số trong bước này còn hạn chế.

  2. Ứng dụng công nghệ số trong quản lý TTBD&H
    52% cán bộ đồng ý rằng trường sử dụng phần mềm quản lý trang thiết bị thống nhất, nhưng vẫn có 30% ý kiến không đồng thuận. 90% đánh giá nhân lực quản lý có năng lực công nghệ tốt, quy trình quản lý được vận hành chặt chẽ. Tuy nhiên, việc sử dụng công nghệ số để theo dõi, phân công và tối ưu hóa sử dụng trang thiết bị chỉ đạt mức đồng thuận trung bình (khoảng 50-60%).

  3. Bảo quản, bảo dưỡng và sửa chữa TTBD&H
    Quy trình lập kế hoạch bảo dưỡng được đánh giá rõ ràng với 72% đồng ý và hoàn toàn đồng ý. Việc đáp ứng yêu cầu sửa chữa kịp thời được 52% đồng thuận. Tuy nhiên, chỉ 30% đồng ý việc sử dụng công nghệ số để theo dõi tình trạng thiết bị và báo cáo sự cố là hiệu quả, cho thấy công tác bảo dưỡng còn nhiều hạn chế trong ứng dụng công nghệ.

  4. Kiểm kê và thanh lý TTBD&H
    Việc sử dụng công nghệ số trong kiểm kê trang thiết bị được đánh giá ở mức trung bình, với 80% cán bộ đồng ý về hiệu quả kiểm kê nhanh chóng và chính xác, nhưng vẫn có 29% không đồng ý về khả năng tự động hóa và lưu trữ thông tin khoa học. Công tác thanh lý trang thiết bị tuân thủ quy trình rõ ràng với 76% đồng thuận, song việc ứng dụng công nghệ số trong đánh giá và xác định giá trị thanh lý chỉ đạt khoảng 62%.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy Trường ĐHKHXH&NV đã có những bước tiến trong việc ứng dụng công nghệ số vào quản lý TTBD&H, đặc biệt trong xây dựng kế hoạch và quản lý tổng thể. Tuy nhiên, mức độ ứng dụng công nghệ số trong các khâu bảo dưỡng, kiểm kê và thanh lý còn hạn chế, chủ yếu do thiếu phần mềm quản lý đồng bộ và hạ tầng công nghệ chưa hoàn chỉnh. So với các nghiên cứu trong nước và quốc tế, mức độ ứng dụng công nghệ số tại trường tương đối tương đồng với các cơ sở giáo dục đại học khác, nhưng vẫn chưa đạt được hiệu quả tối ưu.

Nguyên nhân chính bao gồm: thiếu đầu tư bài bản vào phần mềm quản lý tài sản, quy trình quản lý chưa chuẩn hóa hoàn toàn, năng lực ứng dụng công nghệ của một số cán bộ còn hạn chế, và nguồn lực tài chính chưa đủ mạnh để nâng cấp hạ tầng công nghệ. Việc quản lý bảo dưỡng và kiểm kê còn mang tính thủ công, dẫn đến chậm trễ trong xử lý sự cố và khó khăn trong việc theo dõi tình trạng thiết bị.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ tròn thể hiện tỷ lệ đồng thuận của cán bộ với từng tiêu chí, biểu đồ cột so sánh mức độ ứng dụng công nghệ số trong các khâu quản lý TTBD&H, và bảng tổng hợp các hạn chế chính. Những biểu đồ này giúp minh họa rõ ràng các điểm mạnh và điểm yếu trong thực trạng ứng dụng công nghệ số tại trường.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện quy trình quản lý TTBD&H trên nền tảng công nghệ số
    Xây dựng và chuẩn hóa quy trình quản lý trang thiết bị theo hướng tự động hóa, tích hợp phần mềm quản lý tài sản đồng bộ toàn trường. Mục tiêu nâng cao tỷ lệ sử dụng công nghệ số trong quản lý lên trên 80% trong vòng 2 năm tới. Chủ thể thực hiện: Ban Giám hiệu phối hợp Phòng Hành chính – Tổng hợp và Trung tâm Công nghệ Thông tin.

  2. Đầu tư nâng cấp hạ tầng công nghệ và phần mềm quản lý
    Đầu tư hệ thống máy chủ, mạng internet tốc độ cao, phần mềm quản lý TTBD&H hiện đại có khả năng liên thông dữ liệu giữa các phòng ban. Mục tiêu hoàn thành trong 18 tháng, giảm thiểu tình trạng quản lý rời rạc, tăng cường khả năng truy xuất và kiểm kê thiết bị. Chủ thể thực hiện: Ban Giám hiệu, Phòng Kế hoạch – Tài chính.

  3. Tăng cường đào tạo nâng cao năng lực công nghệ cho cán bộ, giảng viên và sinh viên
    Tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn về sử dụng phần mềm quản lý, kỹ năng ứng dụng công nghệ số trong quản lý và giảng dạy. Mục tiêu 100% cán bộ quản lý và 80% giảng viên, sinh viên được đào tạo trong vòng 1 năm. Chủ thể thực hiện: Phòng Đào tạo, Trung tâm Công nghệ Thông tin.

  4. Xây dựng chính sách khuyến khích đổi mới sáng tạo và ứng dụng công nghệ số
    Ban hành các chính sách hỗ trợ, khen thưởng các cá nhân, đơn vị có sáng kiến ứng dụng công nghệ số hiệu quả trong quản lý và sử dụng TTBD&H. Mục tiêu tạo động lực thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện trong trường. Chủ thể thực hiện: Ban Giám hiệu, Công đoàn trường.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý cơ sở giáo dục đại học
    Giúp hiểu rõ thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ số trong quản lý TTBD&H, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài sản và cải thiện chất lượng đào tạo.

  2. Giảng viên và nhân viên công nghệ thông tin trong trường đại học
    Cung cấp kiến thức về các nền tảng công nghệ số và phần mềm quản lý thiết bị, hỗ trợ triển khai các giải pháp công nghệ trong giảng dạy và quản lý.

  3. Nhà hoạch định chính sách giáo dục và chuyển đổi số
    Là tài liệu tham khảo để xây dựng các chính sách hỗ trợ chuyển đổi số trong giáo dục đại học, đặc biệt về quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị.

  4. Sinh viên ngành quản lý khoa học và công nghệ, quản lý giáo dục
    Giúp nâng cao nhận thức về vai trò của công nghệ số trong quản lý giáo dục, đồng thời cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để phát triển nghiên cứu chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao ứng dụng công nghệ số trong quản lý TTBD&H lại quan trọng?
    Công nghệ số giúp tự động hóa quy trình quản lý, nâng cao độ chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời cung cấp dữ liệu đáng tin cậy để ra quyết định hiệu quả hơn.

  2. Những khó khăn chính khi triển khai công nghệ số trong quản lý TTBD&H là gì?
    Bao gồm thiếu phần mềm quản lý đồng bộ, hạ tầng công nghệ chưa hoàn chỉnh, năng lực ứng dụng công nghệ của cán bộ còn hạn chế và nguồn lực tài chính chưa đủ mạnh.

  3. Các nền tảng công nghệ số nào được sử dụng phổ biến trong quản lý TTBD&H?
    Điện toán đám mây, Big Data, Internet of Things (IoT) và trí tuệ nhân tạo (AI) là những nền tảng chính giúp lưu trữ, phân tích và tự động hóa quản lý thiết bị.

  4. Làm thế nào để nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ số cho cán bộ và giảng viên?
    Tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý, khuyến khích học tập liên tục và tạo môi trường làm việc hỗ trợ đổi mới sáng tạo.

  5. Giải pháp nào giúp tối ưu hóa việc sử dụng trang thiết bị dạy và học?
    Áp dụng phần mềm quản lý thiết bị tích hợp, xây dựng quy trình chuẩn hóa, theo dõi tình trạng thiết bị định kỳ và đào tạo người dùng để sử dụng hiệu quả.

Kết luận

  • Ứng dụng công nghệ số trong quản lý và sử dụng TTBD&H tại Trường ĐHKHXH&NV đã đạt được những kết quả tích cực nhưng vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục.
  • Quy trình quản lý hiện tại được vận hành tương đối chặt chẽ, tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ số trong các khâu bảo dưỡng, kiểm kê và thanh lý chưa đồng bộ và hiệu quả.
  • Năng lực công nghệ của cán bộ quản lý được đánh giá tốt, nhưng cần tăng cường đào tạo và nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ số cho toàn bộ cán bộ, giảng viên và sinh viên.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý, đầu tư hạ tầng công nghệ, đào tạo nâng cao năng lực và xây dựng chính sách khuyến khích ứng dụng công nghệ số là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý TTBD&H.
  • Nghiên cứu mở ra hướng đi thực tiễn cho việc chuyển đổi số trong quản lý giáo dục đại học, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và phát triển bền vững của Trường ĐHKHXH&NV.

Hành động tiếp theo: Ban Giám hiệu và các phòng ban liên quan cần triển khai ngay các giải pháp đề xuất, đồng thời xây dựng kế hoạch giám sát, đánh giá định kỳ để đảm bảo hiệu quả chuyển đổi số trong quản lý TTBD&H.